雅居樂物業(yè)行政公文管理規(guī)定
雅居物業(yè)行政公文管理規(guī)定
一、管理范圍:
1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。
2、內(nèi)部公文以公司名義發(fā)至上級或兄弟單位、政府機關、相關單位或發(fā)至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規(guī)章制度的頒布等。
3、各部門下發(fā)至物業(yè)管理中心的有關通告等規(guī)定性文件。
4、各部門、物業(yè)管理中心的會議紀要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進行拆封。
2)按來文機關進行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數(shù)、附件是否齊全,如不全應提出索補的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。
3、擬辦
所有公文登記后報送綜合管理部負責人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內(nèi)辦完的公文,應注明催辦及檢查時間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報總經(jīng)理進行批示,總經(jīng)理同意綜合管理部擬辦意見時,可在'公文閱辦單'批示欄內(nèi)簽字,如認為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經(jīng)過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關人員和部門傳閱。
2)傳閱時各部門應在公文閱辦單內(nèi)簽字并注明接件日期,文員應在傳閱登記表上進行登記,以便查閱傳閱進展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時,傳閱人如發(fā)現(xiàn)有必要補充和糾正事項應通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實。
1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規(guī)定時間內(nèi)完成。
2)對于不屬于本部門所承辦時,應立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔責任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合管理部負責人匯報。
7、回復、存檔
1)辦理完的公文,需要回復時,由承辦部門起草回文,經(jīng)審批后發(fā)出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。
8、擬稿
1)公司名義發(fā)文(紅頭文件)應在文稿前用公文稿紙,逐項填寫清楚,公文稿紙的內(nèi)容包括:標題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領導審批、簽發(fā)人、會簽等(見附表)。
2)擬稿內(nèi)容應符合國家法律、法規(guī)、方針政策及已下發(fā)的各項規(guī)定,如與已發(fā)布規(guī)定不一致時,應聲明原規(guī)定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確。
4)公文的標題應與公文內(nèi)容一致,人名、地名、數(shù)字、引文準確。
5)請示問題的公文應采取一文一事。
6)對內(nèi)對外發(fā)放公文,由主管業(yè)務部門草擬,對外來公文的復文,由承辦部門草擬。
7)草擬公文部門負責人應對所擬公文進行審核:
8)文中情況無虛假不實之詞;
9)數(shù)字準確,人名、地名、專用術語正確并書寫清楚;
10)公文中內(nèi)容正確。
9、會簽
公文中的內(nèi)容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。
10、核稿
公文草擬部門將經(jīng)部門經(jīng)理審查簽字的或經(jīng)會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達到公文的基本要求,并著重審查下列問題:
1)公文的政策性;
2)有關部門是否協(xié)商一致,與已發(fā)布的規(guī)定是否矛盾;
3)無錯別字、語法上的病句等。
12、審核及簽發(fā)
1)公司名義下放的內(nèi)容重要,涉及面廣,對公司工作有指導意義的公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2)以公司名義發(fā)出屬公司某方面工作的文件,由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
3)業(yè)務部門代替主管領導起草的發(fā)文稿,應由主管總經(jīng)理審核后由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
4)各職能部門或項目物業(yè)處自行發(fā)文(非紅頭文件),經(jīng)分管總經(jīng)理審批后由部門負責人簽發(fā)。
5)簽發(fā)公文應注意以下幾方面:
a、簽發(fā)人對文件在政策、指導思想等方面負有完全責任,因此,必須對文稿從內(nèi)容到文字進行嚴格的審核、修改,確保準確無誤;
發(fā)意見明確、具體,如簽署'發(fā)'、'同意'、'速印發(fā)'等;
修改簽發(fā)文稿應力求字跡清楚;
13、印制、發(fā)送、登記、存檔
1)經(jīng)簽發(fā)的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負責打印,首頁用專用公文紙,續(xù)頁用a4復印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應在發(fā)文簿上登記按編號存檔。
2)簽發(fā)的文件,公司名文發(fā)文及部門發(fā)的規(guī)定性文件,應將草稿及原件一份填寫《發(fā)文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門所發(fā)非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發(fā)文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-*-001)
2、《發(fā)文記錄》(wh-zh-*-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-*-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-*-004)
