第1篇 公司文件管理辦法范本
為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定公司文件管理辦法,請閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的下文。
1.文件的發(fā)放:
(1)財務部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時,必須將文件打印并復印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在,由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉(zhuǎn)給部門負責人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員,再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。
2.文件的更改:
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改,且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可),連同編制形成部門負責人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡情況,可到現(xiàn)場為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。
3.文件的換頁:
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改,需換頁的,由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好,由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間,將原頁銷毀。
4.文件的回收、作廢:
(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制形成部門負責人,安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時,必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5.其它規(guī)定:
(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進行修改,確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執(zhí)行的員工,認為有必要復印下發(fā)到相關員工時,須向原發(fā)放部門提出申請,由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。
(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。
(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊,妥善保管,以便備查或回收時使用。保存期限為三年。
6.任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準,不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外,對由此造成的一切后果負責。
7.本規(guī)定各條款如有違犯,對責任人每次罰款50元,由其直接領導開通用罰款單收繳。
辦法 公司財務管理制度條款
第2篇 公司文件資料賬號密碼管理辦法
賬號密碼管理辦法
為維護網(wǎng)絡安全運行，確保公司各項文件資料不受侵害，促進各類密碼統(tǒng)一管理，特制訂此制度。
一、賬號、密碼設置對象
1．服務器（域名、阿里云、教師行動網(wǎng)、云平臺、中考中招、各部門存檔）賬號密碼等；
2.公司網(wǎng)站用戶（云平臺、教師行動網(wǎng)、中考中招）、后臺賬號等；
3．公司官網(wǎng)、微信、微博等與公司宣傳有關的賬號、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機構等網(wǎng)站注冊的賬號、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關的賬號密碼。
二、密碼的設置
1．公司各項密碼，由直接責任人及部門負責人商議確定，密碼可由直接責任人設定，并報部門負責人知曉及備案。
2．密碼內(nèi)容設置規(guī)則：必須由數(shù)字、字符和特殊字符組成；密碼長度不能少于8個字符；機密級對象，設置的密碼長度不得少于10個字符；設置密碼時應盡量避開有規(guī)律、易破譯的數(shù)字或字符組合。
三、密碼的修改
1．公司因?qū)嶋H需求，修改（更換）各項密碼，須向直接責任人申請，并得到部門負責人同意才允許更改密碼。
2．所有離職的員工須履行密碼交執(zhí)程序，及時上交公司各項賬戶密碼。由部門負責人通知相關人員及時修改相應密碼。
3．定期更換密碼:一般服務器密碼更換周期不得超過60天。
四、賬號和密碼的保存
1．公司設置的各項用戶密碼由直接責任人自行保存，嚴禁將各項密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應按程序請示上級領導，經(jīng)上級領導批示后方可告知相應密碼。一旦對方工作完成，直接責任人必須及時更改密碼，確保密碼安全。
2．公司的各項密碼均由各部門負責人負責建立《密碼信息表》（詳見附表）、管理保存、及時更新，須將《密碼信息表》（詳見附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進行核查。
3．各項密碼直接責任人對所管理的密碼，嚴禁通過各種渠道漏密，切勿出現(xiàn)忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔相應工作失職的責任，部門負責人亦將承擔部門管理連帶責任。
4．如發(fā)現(xiàn)密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責任人應立刻報告上級領導，并嚴查泄密源頭、修補系統(tǒng)漏洞，采取一切可行的方式規(guī)避公司損失，并將詳細情況以書面形式及時上報上一級領導。
五、處罰
針對上述條款，違反者公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予50元至1000元罰款，情節(jié)嚴重者將移送司法機關。
附表：
密碼信息表
序號
名稱/用途
管理部門
責任人
賬號/用戶名
密碼
備注
**********
**********
網(wǎng)址、地址等
第3篇 某有限公司文件管理辦法
第一章總則
第一條為加強公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運轉(zhuǎn)，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進依法治企，結合公司經(jīng)營管理實際，特制定本辦法。
第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。
第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關部門依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和上級有關規(guī)定，結合自身實際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標準”、“實施細則”、“實施意見”等。
第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開展。
第二章職責與分類
第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負責公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設計劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開展文件管理調(diào)研，定期對文件執(zhí)行情況進行匯總評估并提出改進建議。
第七條各部門負責各自職責范圍內(nèi)的文件的制定，按要求上報年度文件建設計劃，及時做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導，確保業(yè)務管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務文件的執(zhí)行督查與評估工作。
第八條各部門應切實做好文件的貫徹落實工作，及時將文件傳達給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見或文件建設建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設與管理工作。同時，應結合本單位實際，建立內(nèi)部文件管理體系，定期對內(nèi)部文件進行梳理，在此基礎上，提出文件建設計劃，制定相關操作規(guī)章或細則。
第九條公司文件按業(yè)務性質(zhì)和功能分為組織人事類（包括機構崗位職責、干部人事管理）、行政事務類、生產(chǎn)管理類、營業(yè)服務類、工程建設類、財務經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。
第三章文件建設計劃的制訂
第十條文件建設計劃指新制定或修訂文件的計劃。一般按年實施，必要時可以更長，但不得超過3年。
第十一條各部門根據(jù)公司實際，結合職責管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設計劃（建議）交文件管理部門。各基層也應根據(jù)實際，明確本單位文件建設計劃，并交公司文件管理部門備案。
第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設（計劃）建議，結合文件執(zhí)行與管理實際需要，擬訂出公司年度文件建設計劃，提交辦公會議討論后實施，并列入各部門考核目標。
第十三條文件建設計劃包括以下內(nèi)容：
（一）文件名稱；
（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位；
（三）制定文件的目的、依據(jù)；
（四）文件的主要內(nèi)容；
（五）文件制訂或修訂的進度安排。
第四章文件的起草
第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務部門負責起草。對文件內(nèi)容涉及幾個部門管理職能的，由業(yè)務歸口管理部門牽頭組織有關部門共同擬定。
第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行，起草部門應對其起草項目進行深入調(diào)查研究，掌握國家有關法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應對其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預測。
第十六條文件草案應包括以下主要內(nèi)容：
（一）文件制定目的；
（二）文件的適用范圍；
（三）各相關部門應履行的職責；
（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；
（五）負責文件解釋的部門；
（六）實施生效日期；
（七）其他事項。
第十七條文件應符合文件制定的技術要求，內(nèi)容合法，結構嚴謹，文字簡明，標點符號正確。文件一般用條文表達，每條可分為項、目、款，款不編序號，另起自然段；項的序號用中文數(shù)字加括號依次表述；目的序號用阿拉伯數(shù)字依次表述。內(nèi)容較多的，可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號規(guī)定如下：
質(zhì)量手冊編號為gh/zl--□□□
程序性文件為gh/xc--□□□
管理性文件為gh/gl--□□□
作業(yè)指導書文件為gh/zy--□□□
外來文件編號為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號。
第十八條文件中職責劃分應該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時應盡可能附操作流程圖，操作流程應清晰易懂。
第十九條文件在起草過程中，應當廣泛聽取有關領導和部門的意見，對涉及職工利益的應當聽取職工代表的意見。意見不一致時，要進行協(xié)商完善。文件草案意見征詢，一般由文件起草部門負責落實。
第五章文件的審核與發(fā)布
第二十條文件在意見征詢完善后，應送文件管理部門審核，必要時文件管理部門應組織相關專業(yè)人員或提請企業(yè)法律顧問論證，對內(nèi)容有爭議的應退回原起草部門進一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括：
（一）是否征求相關部門、單位和管理服務對象的意見；
（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接；有無沖突、重復；
（三）文件草案體例結構、條款、文字等是否符合文件的要求；
（四）是否切合企業(yè)實際和體現(xiàn)權責利對等原則；
（五）邏輯是否嚴密，流程是否順暢，是否具備可操作性；
（六）其他要審核事項。
第二十二條為提高文件的嚴肅性，根據(jù)有關法規(guī)、制度的要求，以及公司職責分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。
第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件，應注明生效時間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時間，并建立發(fā)放與回收記錄。
第六章文件的執(zhí)行督查與評估
第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴格執(zhí)行。文件執(zhí)行應和文件建設一起列入各部門目標考核。具體由文件管理部門、業(yè)務部門與目標考核管理部門共同配合做好。
第二十六條各部門對本單位文件執(zhí)行情況負責。業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務管理范圍對相關文件的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，及時跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進意見。
第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對各項文件執(zhí)行情況進行抽查，并對抽查結果及時進行反饋。檢查結果與考核掛鉤。
第二十八條文件發(fā)布后,應按年對文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進行評估,為公司文件體系的進一步完善提供依據(jù)。文件評估由文件管理部門結合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關單位意見基礎上完成，并形成評估報告后提交公司領導班子。
第七章文件的修訂與廢止
第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實際提出，對文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運營實際不符的，文件管理部門可以提請文件的制定部門進行修改。
第三十條凡涉及責任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關業(yè)務部門負責落實。
第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時，應在文件中注明予以廢止。對因企業(yè)發(fā)展實際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應在文件匯編說明中予以明確廢止。
第八章文件的匯編
第三十二條本著統(tǒng)一、精簡、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負責。各基層單位可根據(jù)實際，對本單位具體操作文件進行梳理匯編。
第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進行。文件管理部門每年一季度，對上年度公布實施文件進行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊后下發(fā)。每五年對企業(yè)文件進行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。
第4篇 科技公司文件資料管理辦法
z科技公司文件資料管理辦法
本辦法對文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進行了具體規(guī)定。
一、文件歸檔范圍
1、以下各類文件資料由技術質(zhì)量部歸檔管理:
(1)涉及公司開發(fā)、經(jīng)營、工程、管理等技術性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料。
(2)涉及公司對外簽訂的經(jīng)濟合同、技術建議書、投標書、各種協(xié)議等。
(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。
2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:
(1)公司業(yè)務活動中收到的文件、函件等。
(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。
(3)外來文件的回復文件。
(4)各部門工作中向公司領導提交的請示、報告、批件等。
3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理:
(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關文檔。
(2)各部門提交的請示、報告及批示的復印件。
4、對外簽訂的經(jīng)濟合同技術質(zhì)量部和財務部均留原件歸檔。
二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報批。
公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報批由綜合辦統(tǒng)一負責,詳見文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。
三、文件編號規(guī)定
1、綜合辦對文件在收發(fā)時統(tǒng)一進行編號、登記以便管理。
2、編號格式為:z*字[****]第y號。
*表示文件來源部門。開--技術開發(fā)部,支--技術支持部,市--市場部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質(zhì)--質(zhì)量部,企--企發(fā)部,財--財務部。
y表示文件的編號,發(fā)文按發(fā)放的順序進行流水編號。對于發(fā)文或修改的文件,各部門按順序進行流水編號。
[****]-表示年號,如;2022、2022。
四、文件資料的移交
各部門移交文件時,應辦理移交手續(xù),交接均由專人負責,并填寫移交文件清單,見附表。
五、規(guī)章制度、管理辦法的報批及下發(fā)
各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法,經(jīng)征求公司各相關部門意見并通過后,填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報公司領導審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關部門。未獲批準的,綜合辦將公司領導簽署的意見反饋給相關部門。綜合辦保留原始批件,并做記錄。
六、文件管理機構及職責
1、公司技術資料管理由技術質(zhì)量專人負責。
2、公司收發(fā)文件及各項規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負責。
3、各部門的質(zhì)量員應負責收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關文件資料。
七、文件保管制度
1、技術質(zhì)量部,綜合辦應有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔文件要進行分類登記。
3、文檔管理員要熟悉所負責的文檔資料,了解使用者的需求。
4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。
(1)技術性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。
(2)文檔性資料保管期為5年。
(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。
5、涉及行業(yè)標準,技術規(guī)范等方面的文件資料應蓋上'受控文件'章。將已過期文件資料蓋上'作廢文件'章,報批予以銷毀。
6、嚴格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護工作。
7、文件管理人員要定時檢查文件專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I,丟失等情況,及時向公司領導反映,妥善處理。
8、根據(jù)公司的實際情況,新項目(例如:建議書、投標書、合同等)要求項目完成后應及時歸檔,對于項目周期較長的,建議各部門3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。
八、文件保密級別
文件級別分為兩級:機密和一般。
文件保密級別由文件制作部門確定,技術質(zhì)量部或綜合辦審核。
九、檔案借閱制度
1、屬于公司機密檔案的,未經(jīng)許可不得外借、外傳。
2、借閱文檔資料屬機密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經(jīng)技術質(zhì)量部審核并報副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。
5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術質(zhì)量部及時予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴重程度及所帶來的后果,追究有關人員的責任,依據(jù)公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
z科技有限公司
第5篇 公司文件發(fā)放存檔管理辦法
公司文件發(fā)放、存檔管理辦法
一、公司各職能部門設有專人負責文件的發(fā)放、存檔工作;
二、文件起草打印完畢,需經(jīng)本部門主管審核簽字,報公司總經(jīng)理審批簽字后,方可下發(fā)。
三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時間及各部門、收件人等內(nèi)容。
四、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門收件人簽字后領取文件。
五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。
六、各部門建立本年度各類文件文件夾,文件根據(jù)文號編排順序放入文件夾。
七、每月對文件夾內(nèi)的文件進行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補齊。
八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類、裝訂成冊,存入文件柜備查。
九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊,存入文件柜中,在文件柜門上附有柜內(nèi)文件目錄。
十、凡借閱重要文件者,經(jīng)部門負責人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。
十一、借閱文件要按時歸還,撤消借條。
十二、對于重復、過時和無保存價值的文件,經(jīng)部門主管審核同意,報辦公室粉碎銷毀。
執(zhí)行部門:責任人簽名:
第6篇 某某公司文件管理辦法
第一章總則
第一條為加強公司文件的管理工作,建立和完善公司文件體系,使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化,執(zhí)行管理規(guī)范化,督促檢查常態(tài)化,實現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運轉(zhuǎn),從而不斷優(yōu)化管理流程,提高工作效率,促進依法治企,結合公司經(jīng)營管理實際,特制定本辦法。
第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求,明確了文件的工作計劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。
第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關部門依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和上級有關規(guī)定,結合自身實際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的規(guī)范性文件,文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標準”、“實施細則”、“實施意見”等。
第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本辦法,確保文件管理工作順利有效開展。
第二章職責與分類
第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門,主要負責公司文件管理辦法的制訂與完善,建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設計劃、組織文件草案審核與發(fā)布,開展文件管理調(diào)研,定期對文件執(zhí)行情況進行匯總評估并提出改進建議。
第七條各部門負責各自職責范圍內(nèi)的文件的制定,按要求上報年度文件建設計劃,及時做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導,確保業(yè)務管理文件健全規(guī)范,流程清晰順暢,并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務文件的執(zhí)行督查與評估工作。
第八條各部門應切實做好文件的貫徹落實工作,及時將文件傳達給本單位員工,并將文件執(zhí)行意見或文件建設建議反饋給文件制訂與管理部門,配合做好文件建設與管理工作。同時,應結合本單位實際,建立內(nèi)部文件管理體系,定期對內(nèi)部文件進行梳理,在此基礎上,提出文件建設計劃,制定相關操作規(guī)章或細則。
第九條公司文件按業(yè)務性質(zhì)和功能分為組織人事類(包括機構崗位職責、干部人事管理)、行政事務類、生產(chǎn)管理類、營業(yè)服務類、工程建設類、財務經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。
第三章文件建設計劃的制訂
第十條文件建設計劃指新制定或修訂文件的計劃。一般按年實施,必要時可以更長,但不得超過3年。
第十一條各部門根據(jù)公司實際,結合職責管理范圍和已有文件執(zhí)行情況,每年年底前將下一年度的文件建設計劃(建議)交文件管理部門。各基層也應根據(jù)實際,明確本單位文件建設計劃,并交公司文件管理部門備案。
第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設(計劃)建議,結合文件執(zhí)行與管理實際需要,擬訂出公司年度文件建設計劃,提交辦公會議討論后實施,并列入各部門考核目標。
第十三條文件建設計劃包括以下內(nèi)容:
(一)文件名稱;
(二)起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位;
(三)制定文件的目的、依據(jù);
(四)文件的主要內(nèi)容;
(五)文件制訂或修訂的進度安排。
第四章文件的起草
第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務部門負責起草。對文件內(nèi)容涉及幾個部門管理職能的,由業(yè)務歸口管理部門牽頭組織有關部門共同擬定。
第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行,起草部門應對其起草項目進行深入調(diào)查研究,掌握國家有關法律、政策及公司現(xiàn)狀,并應對其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預測。
第十六條文件草案應包括以下主要內(nèi)容:
(一)文件制定目的;
(二)文件的適用范圍;
(三)各相關部門應履行的職責;
(四)文件的具體規(guī)范或操作程序;
(五)負責文件解釋的部門;
(六)實施生效日期;
(七)其他事項。
第十七條文件應符合文件制定的技術要求,內(nèi)容合法,結構嚴謹,文字簡明,標點符號正確。文件一般用條文表達,每條可分為項、目、款,款不編序號,另起自然段;項的序號用中文數(shù)字加括號依次表述;目的序號用阿拉伯數(shù)字依次表述。內(nèi)容較多的,可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié),并按條表述。各類文件編號規(guī)定如下:
質(zhì)量手冊編號為gh/zl--□□□
程序性文件為gh/*c--□□□
管理性文件為gh/gl--□□□
作業(yè)指導書文件為gh/zy--□□□
外來文件編號為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號。
第十八條文件中職責劃分應該明確,盡可能減少職能交叉。為便于操作,新訂或修訂文件時應盡可能附操作流程圖,操作流程應清晰易懂。
第十九條文件在起草過程中,應當廣泛聽取有關領導和部門的意見,對涉及職工利益的應當聽取職工代表的意見。意見不一致時,要進行協(xié)商完善。文件草案意見征詢,一般由文件起草部門負責落實。
第五章文件的審核與發(fā)布
第二十條文件在意見征詢完善后,應送文件管理部門審核,必要時文件管理部門應組織相關專業(yè)人員或提請企業(yè)法律顧問論證,對內(nèi)容有爭議的應退回原起草部門進一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括:
(一)是否征求相關部門、單位和管理服務對象的意見;
(二)是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接;有無沖突、重復;
(三)文件草案體例結構、條款、文字等是否符合文件的要求;
(四)是否切合企業(yè)實際和體現(xiàn)權責利對等原則;
(五)邏輯是否嚴密,流程是否順暢,是否具備可操作性;
(六)其他要審核事項。
第二十二條為提高文件的嚴肅性,根據(jù)有關法規(guī)、制度的要求,以及公司職責分工的規(guī)定,各類文件一律由公司董事長、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。
第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件,應注明生效時間,以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時間,并建立發(fā)放與回收記錄。
第六章文件的執(zhí)行督查與評估
第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴格執(zhí)行。文件執(zhí)行應和文件建設一起列入各部門目標考核。具體由文件管理部門、業(yè)務部門與目標考核管理部門共同配合做好。
第二十六條各部門對本單位文件執(zhí)行情況負責。業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務管理范圍對相關文件的執(zhí)行情況進行監(jiān)督,及時跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進意見。
第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對各項文件執(zhí)行情況進行抽查,并對抽查結果及時進行反饋。檢查結果與考核掛鉤。
第二十八條文件發(fā)布后,應按年對文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進行評估,為公司文件體系的進一步完善提供依據(jù)。文件評估由文件管理部門結合文件督查執(zhí)行情況,在全面征詢各有關單位意見基礎上完成,并形成評估報告后提交公司領導班子。
第七章文件的修訂與廢止
第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實際提出,對文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運營實際不符的,文件管理部門可以提請文件的制定部門進行修改。
第三十條凡涉及責任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化,該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行,并由各相關業(yè)務部門負責落實。
第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時,應在文件中注明予以廢止。對因企業(yè)發(fā)展實際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件,文件管理部門應在文件匯編說明中予以明確廢止。
第八章文件的匯編
第三十二條本著統(tǒng)一、精簡、節(jié)約的原則,公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負責。各基層單位可根據(jù)實際,對本單位具體操作文件進行梳理匯編。
第三十三條文件匯編一般按一年一小編,五年一大編原則進行。文件管理部門每年一季度,對上年度公布實施文件進行統(tǒng)一分類匯編,印制成冊后下發(fā)。每五年對企業(yè)文件進行一次全面梳理,重新分類匯編下發(fā)。
第7篇 某客運公司文件管理辦法
客運公司文件管理辦法
第一章總則
第一條為適應公司規(guī)范化管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第二條公司文件是傳達方針、發(fā)布指示、請示和答復問題,指導和商洽工作,報告情況、交流經(jīng)驗、申報計劃、方案的重要工具,各部室及下屬公司必須認真做好文件管理工作。
第三條文件處理必須做到準確、及時、簡便。
第四條文件管理工作必須嚴格執(zhí)行保密制度,確保公司機密。
第二章文件主要種類
第五條公司文件種類主要有:
(一)決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、函、批復、會議紀要、工作計劃、總結等。
(二)公司合同、協(xié)議、采購計劃、報告、方案。
(三)其它需要領導批示的書面材料。
第三章文件格式
第六條公文格式:公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機關、附注等部分組成。
(一)公文標題,應當準確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容,一般應標明發(fā)文機關和文件種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,一般不加書名號。
(二)發(fā)文字號,包括機關代字、年份、順序號。
1、公司本部的發(fā)文字號
(1)公司文件,分為4種:
張環(huán)客:用于向市、區(qū)政府、有關職能部門、各股東方、董事會等請求指示、批準,報告工作,反映情況,提出意見或建議,答復詢問等事項;
張環(huán)客發(fā):用于傳達貫徹上級單位的方針、政策、指示,部署全局性工作,發(fā)布重要決定,批轉(zhuǎn)有關部門的涉及全局、有指導意義的文件,以及必須以公司名義發(fā)布的事項;
張環(huán)客人:用于涉及公司人事任免等事項;
張環(huán)客函:用于與景區(qū)內(nèi)、外不相隸屬或者平行的單位、部門商洽工作、詢問和答復問題、請求批準等事項。
(2)公司安委會文件:張環(huán)客安發(fā);
(3)公司黨總支文件:張環(huán)客黨發(fā);
(4)公司團總支文件:張環(huán)客團發(fā);
(5)公司工會文件:張環(huán)客工發(fā);
(6)公司總經(jīng)理辦公室文件,分為2種:張環(huán)客辦發(fā)、張環(huán)客辦函。
2、下屬公司的發(fā)文字號要求
下屬公司不得使用“易程天下”字樣的發(fā)文字號。湖南易程國旅公司可用“易程國旅”字樣作為發(fā)文字號,高速事業(yè)部可用“易程高速”字樣作為發(fā)文字號,易程天下信息技術有限公司可用“易程信息”字樣作為發(fā)文字號。
3、年份、序號
年份應用阿拉伯數(shù)碼標注全稱,用六角括號;序號不編虛位,不加“第”字。
(三)文件一律加蓋印章,上報的文件應注明簽發(fā)人。
(四)秘密文件應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。
(五)緊急文件分別標明“特急”、“急”。
(六)請示一般只寫一個主送部門,如需同時送其他部門,應用抄報形式。
(七)文件如有附件,應在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發(fā)文部門寫全稱或規(guī)范化簡稱,公司規(guī)范化簡稱為“環(huán)?？瓦\公司”。公司內(nèi)各部門的對內(nèi)規(guī)范化簡稱為“公司各部室、分部、中心,信息技術公司、國旅公司、高速客運事業(yè)部”。
(九)會議通過的文件,應在標題之下,正文之前注明會議名稱和通過日期。
(十)文字從左至右橫寫,橫排。
第七條文件用紙統(tǒng)一用a4型,左側裝訂。“通告”、“通知”用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第八條合同、協(xié)議的起草和簽訂應符合《合同法》的有關要求。
第九條采購計劃、報告、方案及其它需要領導批示的書面材料須按規(guī)范的格式起草,如采購計劃,必須注明事由、數(shù)量、品名、型號、單價等。
第四章文件辦理
第十條公司文件由各有關部門起草,并經(jīng)部門第一負責人核稿后送總經(jīng)理辦公室按程序上報。
第十一條凡需辦理的文件,由總經(jīng)理辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)統(tǒng)一送公司總經(jīng)理、其他分管領導審批,或交有關部門辦理,并提出辦理時限。其他部門或人員不得擅自傳遞公司文件,不得擅自以部門名義對外發(fā)文。
第十二條已送公司總經(jīng)理或其他分管領導批示的文件,應在兩日內(nèi)批辦,緊急文件應當日批辦,交有關業(yè)務部門辦理的文件,總經(jīng)理辦公室應根據(jù)辦理時限檢查催辦,防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者,由相關責任人承擔責任。
第十三條公司發(fā)出的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權的其他分管領導簽發(fā);公司安委會文件由安委會主任簽發(fā);公司黨總支文件由黨總支書記簽發(fā);公司團總支文件由團總支書記簽發(fā);公司工會文件由工會主席簽發(fā);總經(jīng)理辦公室發(fā)出的文件,由行政分管領導或總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。
第十四條公司領導或有關部門審批文件要認真負責、及時,文件主批人應簽署自己明確具體的意見、姓名和時間,不得無故壓文件。總經(jīng)理辦公室負責對文件的會簽進行督促。
第十五條草擬和簽批文件,應使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十七條總經(jīng)理辦公室在將文件送領導簽發(fā)之前,應認真做好審核工作,審核的重點為:是否需要行文,文件內(nèi)容,文字表達,文種使用,格式等是否符合國家、省、市及本辦法有關規(guī)定。然后上報公司有關分管領導及總經(jīng)理簽批。文件的擬辦由總經(jīng)理辦公室主任或其授權的其他人員簽署,其他部門或人員不得隨意簽署擬辦意見。
第十八條秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文件時,必須采取相應的保密措施,確保文件安全。
第十九條收文的處理。公司收文歸口總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,由總經(jīng)理辦公室負責文件的擬辦、送審、督辦,總經(jīng)理辦公室要嚴格做好收文登記備查和督促辦理工作,其他各部門應及時對所收到的文件送總經(jīng)理辦公室按程序處理。
第二十條各部室起草的對外文件,由起草文件的相關部室負責對外報送;公司內(nèi)部管理文件,由總經(jīng)理辦公室負責下發(fā)到各部室。
第五章文件立卷和銷毀
第二十一條文件辦完后,應及時將文件正本和有關材料按照檔案管理有關規(guī)定進行歸檔。
第二十二條公司文件歸口總經(jīng)理辦公室歸檔,其它部門原則上不得保留文件,對技術性較強或為方便日常管理而需由本部門臨時保管的文件,負責保管部門應定期(兩年一次)轉(zhuǎn)交公司檔案室統(tǒng)一存檔。
第二十三條沒有存檔價值和存查必要的文件經(jīng)過鑒別并報公司主管領導批準,可定期銷毀,銷毀秘密文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
第六章附則
第二十四條本辦法修改、解釋權歸公司總經(jīng)理辦公室。
第二十五條本辦法從發(fā)文之日起施行。
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