某客運公司文件管理辦法
客運公司文件管理辦法
第一章總則
第一條為適應(yīng)公司規(guī)范化管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第二條公司文件是傳達方針、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題,指導(dǎo)和商洽工作,報告情況、交流經(jīng)驗、申報計劃、方案的重要工具,各部室及下屬公司必須認真做好文件管理工作。
第三條文件處理必須做到準確、及時、簡便。
第四條文件管理工作必須嚴格執(zhí)行保密制度,確保公司機密。
第二章文件主要種類
第五條公司文件種類主要有:
(一)決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、函、批復(fù)、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等。
(二)公司合同、協(xié)議、采購計劃、報告、方案。
(三)其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書面材料。
第三章文件格式
第六條公文格式:公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機關(guān)、附注等部分組成。
(一)公文標題,應(yīng)當(dāng)準確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標明發(fā)文機關(guān)和文件種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,一般不加書名號。
(二)發(fā)文字號,包括機關(guān)代字、年份、順序號。
1、公司本部的發(fā)文字號
(1)公司文件,分為4種:
張環(huán)客:用于向市、區(qū)政府、有關(guān)職能部門、各股東方、董事會等請求指示、批準,報告工作,反映情況,提出意見或建議,答復(fù)詢問等事項;
張環(huán)客發(fā):用于傳達貫徹上級單位的方針、政策、指示,部署全局性工作,發(fā)布重要決定,批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的涉及全局、有指導(dǎo)意義的文件,以及必須以公司名義發(fā)布的事項;
張環(huán)客人:用于涉及公司人事任免等事項;
張環(huán)客函:用于與景區(qū)內(nèi)、外不相隸屬或者平行的單位、部門商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準等事項。
(2)公司安委會文件:張環(huán)客安發(fā);
(3)公司黨總支文件:張環(huán)客黨發(fā);
(4)公司團總支文件:張環(huán)客團發(fā);
(5)公司工會文件:張環(huán)客工發(fā);
(6)公司總經(jīng)理辦公室文件,分為2種:張環(huán)客辦發(fā)、張環(huán)客辦函。
2、下屬公司的發(fā)文字號要求
下屬公司不得使用“易程天下”字樣的發(fā)文字號。湖南易程國旅公司可用“易程國旅”字樣作為發(fā)文字號,高速事業(yè)部可用“易程高速”字樣作為發(fā)文字號,易程天下信息技術(shù)有限公司可用“易程信息”字樣作為發(fā)文字號。
3、年份、序號
年份應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標注全稱,用六角括號;序號不編虛位,不加“第”字。
(三)文件一律加蓋印章,上報的文件應(yīng)注明簽發(fā)人。
(四)秘密文件應(yīng)分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。
(五)緊急文件分別標明“特急”、“急”。
(六)請示一般只寫一個主送部門,如需同時送其他部門,應(yīng)用抄報形式。
(七)文件如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發(fā)文部門寫全稱或規(guī)范化簡稱,公司規(guī)范化簡稱為“環(huán)?？瓦\公司”。公司內(nèi)各部門的對內(nèi)規(guī)范化簡稱為“公司各部室、分部、中心,信息技術(shù)公司、國旅公司、高速客運事業(yè)部”。
(九)會議通過的文件,應(yīng)在標題之下,正文之前注明會議名稱和通過日期。
(十)文字從左至右橫寫,橫排。
第七條文件用紙統(tǒng)一用a4型,左側(cè)裝訂。“通告”、“通知”用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第八條合同、協(xié)議的起草和簽訂應(yīng)符合《合同法》的有關(guān)要求。
第九條采購計劃、報告、方案及其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書面材料須按規(guī)范的格式起草,如采購計劃,必須注明事由、數(shù)量、品名、型號、單價等。
第四章文件辦理
第十條公司文件由各有關(guān)部門起草,并經(jīng)部門第一負責(zé)人核稿后送總經(jīng)理辦公室按程序上報。
第十一條凡需辦理的文件,由總經(jīng)理辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)統(tǒng)一送公司總經(jīng)理、其他分管領(lǐng)導(dǎo)審批,或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時限。其他部門或人員不得擅自傳遞公司文件,不得擅自以部門名義對外發(fā)文。
第十二條已送公司總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文件應(yīng)當(dāng)日批辦,交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文件,總經(jīng)理辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時限檢查催辦,防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者,由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。
第十三條公司發(fā)出的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的其他分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);公司安委會文件由安委會主任簽發(fā);公司黨總支文件由黨總支書記簽發(fā);公司團總支文件由團總支書記簽發(fā);公司工會文件由工會主席簽發(fā);總經(jīng)理辦公室發(fā)出的文件,由行政分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。
第十四條公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門審批文件要認真負責(zé)、及時,文件主批人應(yīng)簽署自己明確具體的意見、姓名和時間,不得無故壓文件?？偨?jīng)理辦公室負責(zé)對文件的會簽進行督促。
第十五條草擬和簽批文件,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十七條總經(jīng)理辦公室在將文件送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)認真做好審核工作,審核的重點為:是否需要行文,文件內(nèi)容,文字表達,文種使用,格式等是否符合國家、省、市及本辦法有關(guān)規(guī)定。然后上報公司有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽批。文件的擬辦由總經(jīng)理辦公室主任或其授權(quán)的其他人員簽署,其他部門或人員不得隨意簽署擬辦意見。
第十八條秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文件時,必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。
第十九條收文的處理。公司收文歸口總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,由總經(jīng)理辦公室負責(zé)文件的擬辦、送審、督辦,總經(jīng)理辦公室要嚴格做好收文登記備查和督促辦理工作,其他各部門應(yīng)及時對所收到的文件送總經(jīng)理辦公室按程序處理。
第二十條各部室起草的對外文件,由起草文件的相關(guān)部室負責(zé)對外報送;公司內(nèi)部管理文件,由總經(jīng)理辦公室負責(zé)下發(fā)到各部室。
第五章文件立卷和銷毀
第二十一條文件辦完后,應(yīng)及時將文件正本和有關(guān)材料按照檔案管理有關(guān)規(guī)定進行歸檔。
第二十二條公司文件歸口總經(jīng)理辦公室歸檔,其它部門原則上不得保留文件,對技術(shù)性較強或為方便日常管理而需由本部門臨時保管的文件,負責(zé)保管部門應(yīng)定期(兩年一次)轉(zhuǎn)交公司檔案室統(tǒng)一存檔。
第二十三條沒有存檔價值和存查必要的文件經(jīng)過鑒別并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準,可定期銷毀,銷毀秘密文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
第六章附則
第二十四條本辦法修改、解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公室。
第二十五條本辦法從發(fā)文之日起施行。
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