公司文件發(fā)放存檔管理辦法

公司文件發(fā)放存檔管理辦法

公司文件發(fā)放、存檔管理辦法

一、公司各職能部門(mén)設(shè)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作;

二、文件起草打印完畢,需經(jīng)本部門(mén)主管審核簽字,報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后,方可下發(fā)。

三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱(chēng)、發(fā)放時(shí)間及各部門(mén)、收件人等內(nèi)容。

四、發(fā)文部門(mén)持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門(mén)收件人簽字后領(lǐng)取文件。

五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。

六、各部門(mén)建立本年度各類(lèi)文件文件夾,文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。

七、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門(mén)聯(lián)系補(bǔ)齊。

八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類(lèi)、裝訂成冊(cè),存入文件柜備查。

九、公司重要文件按年度、類(lèi)別裝訂造冊(cè),存入文件柜中,在文件柜門(mén)上附有柜內(nèi)文件目錄。

十、凡借閱重要文件者,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。

十一、借閱文件要按時(shí)歸還,撤消借條。

十二、對(duì)于重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,經(jīng)部門(mén)主管審核同意,報(bào)辦公室粉碎銷(xiāo)毀。

執(zhí)行部門(mén):責(zé)任人簽名: