科技公司文件資料管理辦法
z科技公司文件資料管理辦法
本辦法對文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進行了具體規(guī)定。
一、文件歸檔范圍
1、以下各類文件資料由技術質量部歸檔管理:
(1)涉及公司開發(fā)、經營、工程、管理等技術性文件資料和質量管理體系方面的文件資料。
(2)涉及公司對外簽訂的經濟合同、技術建議書、投標書、各種協議等。
(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。
2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:
(1)公司業(yè)務活動中收到的文件、函件等。
(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。
(3)外來文件的回復文件。
(4)各部門工作中向公司領導提交的請示、報告、批件等。
3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理:
(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關文檔。
(2)各部門提交的請示、報告及批示的復印件。
4、對外簽訂的經濟合同技術質量部和財務部均留原件歸檔。
二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報批。
公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報批由綜合辦統(tǒng)一負責,詳見文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。
三、文件編號規(guī)定
1、綜合辦對文件在收發(fā)時統(tǒng)一進行編號、登記以便管理。
2、編號格式為:z*字[****]第y號。
*表示文件來源部門。開--技術開發(fā)部,支--技術支持部,市--市場部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質--質量部,企--企發(fā)部,財--財務部。
y表示文件的編號,發(fā)文按發(fā)放的順序進行流水編號。對于發(fā)文或修改的文件,各部門按順序進行流水編號。
[****]-表示年號,如;2022、2022。
四、文件資料的移交
各部門移交文件時,應辦理移交手續(xù),交接均由專人負責,并填寫移交文件清單,見附表。
五、規(guī)章制度、管理辦法的報批及下發(fā)
各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法,經征求公司各相關部門意見并通過后,填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報公司領導審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關部門。未獲批準的,綜合辦將公司領導簽署的意見反饋給相關部門。綜合辦保留原始批件,并做記錄。
六、文件管理機構及職責
1、公司技術資料管理由技術質量專人負責。
2、公司收發(fā)文件及各項規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負責。
3、各部門的質量員應負責收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關文件資料。
七、文件保管制度
1、技術質量部,綜合辦應有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔文件要進行分類登記。
3、文檔管理員要熟悉所負責的文檔資料,了解使用者的需求。
4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據此進行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。
(1)技術性資料、合同協議等保管期為10年。
(2)文檔性資料保管期為5年。
(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。
5、涉及行業(yè)標準,技術規(guī)范等方面的文件資料應蓋上'受控文件'章。將已過期文件資料蓋上'作廢文件'章,報批予以銷毀。
6、嚴格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護工作。
7、文件管理人員要定時檢查文件專柜,核對件數,發(fā)現異?；虮槐I,丟失等情況,及時向公司領導反映,妥善處理。
8、根據公司的實際情況,新項目(例如:建議書、投標書、合同等)要求項目完成后應及時歸檔,對于項目周期較長的,建議各部門3周內將現有文件歸檔。
八、文件保密級別
文件級別分為兩級:機密和一般。
文件保密級別由文件制作部門確定,技術質量部或綜合辦審核。
九、檔案借閱制度
1、屬于公司機密檔案的,未經許可不得外借、外傳。
2、借閱文檔資料屬機密的,需由公司總經理或副總經理批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術質量部及時予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據情況嚴重程度及所帶來的后果,追究有關人員的責任,依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
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