- 目錄
第1篇 管理處物業(yè)管理收費(fèi)通知單使用程序
管理處《物業(yè)管理收費(fèi)通知單》使用程序
為規(guī)范物業(yè)管理中心各種收費(fèi)行為,物管處設(shè)計(jì)印制了《物業(yè)管理收費(fèi)通知單》并正式于20**年1月13日投入使用,所有物業(yè)管理收費(fèi)均以該收費(fèi)通知單按如下程序處理:
1、《物業(yè)管理收費(fèi)通知單》一式四聯(lián),由物管處保安隊(duì)、保潔隊(duì)、維修隊(duì)主管及辦公室信息檔案員根據(jù)收費(fèi)要求填制,并在制單人一項(xiàng)簽名。
2、填制好的《物業(yè)管理收費(fèi)通知單》經(jīng)交費(fèi)單位(租戶)確認(rèn)付費(fèi)方式是現(xiàn)金還是轉(zhuǎn)帳,然后根據(jù)權(quán)限需租戶具備簽字權(quán)的授權(quán)人簽字。簽字后第四聯(lián)由交費(fèi)單位(租戶)留存。其余三聯(lián)交物管處信息檔案員。
3、以上程序完成后,《物業(yè)管理收費(fèi)通知單》由物管處審核簽字,第一聯(lián)由信息檔案員留存,第二聯(lián)、第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收費(fèi)(現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬或其他方式),收取費(fèi)用后由財(cái)務(wù)部在第三聯(lián)(回執(zhí)單)蓋章并將回執(zhí)聯(lián)轉(zhuǎn)物管處信息檔案員。
4、信息檔案員收到財(cái)務(wù)部蓋章的《回執(zhí)聯(lián)》即確認(rèn)該收費(fèi)已執(zhí)行,可為租戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。
5、如屬先提供服務(wù)后收取費(fèi)用的,或轉(zhuǎn)賬方式收費(fèi)的,財(cái)務(wù)部接收《收費(fèi)通知單》時(shí),需在第一聯(lián)簽字后交物管處,物管處信息檔案員留存?zhèn)洳椤?/p>
簽署人:物業(yè)管理有限公司
第2篇 管理處物業(yè)檔案操作流程10
管理處物業(yè)檔案操作流程(十)
●收集資料(歸檔范圍):
一、工程技術(shù)資料:1、項(xiàng)目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開(kāi)竣工、綜合驗(yàn)收等報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要;5、物業(yè)接管驗(yàn)收記錄;6、其他合同、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務(wù)協(xié)議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗(yàn)房表; 4、裝修資料(包括申請(qǐng)、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請(qǐng)、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務(wù)單;2、報(bào)修、約修記錄。
四、安全維護(hù)管理資料:
1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來(lái)人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):
1、購(gòu)銷合同;2、安裝圖紙;3、說(shuō)明書;4、養(yǎng)護(hù)計(jì)劃;5、運(yùn)行、維修、養(yǎng)護(hù)、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃;4、檢查記錄。
七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:
1、工作計(jì)劃;2、檢查記錄。
八、社區(qū)文化資料:
1、活動(dòng)計(jì)劃;2、活動(dòng)通知;3、活動(dòng)圖片。
九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政文件資料:
1、規(guī)章制度;2、總結(jié)、通知、通報(bào)、決定等相關(guān)文件資料。
十一、業(yè)主委員會(huì)資料:
1、籌備、成立等文件資料;2、會(huì)議紀(jì)要、決議等。
十二、財(cái)務(wù)管理資料:
各種收費(fèi)資料(包括綜合服務(wù)費(fèi)、日常維修費(fèi)、車輛管理費(fèi)等報(bào)表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國(guó)住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進(jìn)行整理,然后歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
范王碼●檔案的銷毀:
根據(jù)文檔的保存期限,定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對(duì)已過(guò)期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀,同時(shí)建立銷毀的文檔清單備查。
第3篇 某管理處物業(yè)檔案管理流程
管理處物業(yè)檔案管理流程
1、檔案文件的歸檔范圍
1.1業(yè)主資料、工程技術(shù)資料。
1.2各項(xiàng)管理制度。
1.3公司企劃和相關(guān)推廣資料。
1.4內(nèi)部文件、資料、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要。
1.5外來(lái)文件。
1.6員工檔案。
2、檔案文件的分類立卷歸檔
2.1客戶資料的立卷歸檔。
2.1.1客戶房屋購(gòu)/租合同的立卷歸檔。
2.1.2客戶房屋的工程技術(shù)資料的立卷歸檔。
2.1.3客戶家庭成員健康資料的立卷歸檔。
2.1.4所管理區(qū)域工程技術(shù)資料、圖紙,以及相應(yīng)整改方案的立卷歸檔。
3、外來(lái)文件及公司內(nèi)部文件的立卷歸檔
4、管理處制度的立卷歸檔
4.1文件起草。
4.2簽發(fā)打印。
4.3發(fā)放執(zhí)行。
5、操作層員工檔案的立卷歸檔
5.1招聘表、簡(jiǎn)歷、相關(guān)證件的復(fù)印件。
5.2員工月度年度考評(píng)表。
5.3員工培訓(xùn)、晉升等相關(guān)資料。
5.4檔案文件的立卷歸檔由各部門將文件資料編制成冊(cè),并存檔。
5.5公司、管理處內(nèi)部文件、制度、資料的立卷歸檔在每月30日前完成,年終統(tǒng)一歸入相對(duì)應(yīng)的檔案資料中。
6、檔案的管理
6.1管理處檔案由專人管理。
6.2檔案管理的工作任務(wù)是:
6.2.1便于查閱。
6.2.2保證檔案的安全。
6.2.3防止檔案的損壞。
6.2.4采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
7、檔案文件的借閱
7.1借閱程序。
7.2填寫檔案借閱登記表。
7.3部門負(fù)責(zé)人簽字同意后借出。
7.4借閱檔案文件需注明歸還時(shí)間,逾期未歸還的將對(duì)其借閱人實(shí)施處罰。
7.5借閱的檔案要認(rèn)真保管,不得損壞,不經(jīng)允許,不得涂改。
7.6不經(jīng)允許,不得對(duì)借閱的檔案進(jìn)行復(fù)印、摘抄。
7.7檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案追收工作。
8、相關(guān)記錄
qpi-**-c-f037《檔案借閱登記表》
9、物業(yè)檔案管理流程圖:(略)
第4篇 陽(yáng)城管理處物業(yè)資料管理
太陽(yáng)城管理處物業(yè)資料管理
物業(yè)資料是物業(yè)管理的重要資源。我們將本著'集中化,有序化,信息化,科學(xué)化'的管理原則,實(shí)行原始檔案和電腦檔案管理的雙軌制,建立檔案管理系統(tǒng)。
小區(qū)運(yùn)作伊始,我們就將建立詳盡完善的物業(yè)檔案資料,為以后的管理打下良好的基礎(chǔ)。以機(jī)電設(shè)備資料為例:
(一)原始基礎(chǔ)資料
包括各設(shè)備設(shè)施的原始技術(shù)資料、技術(shù)參數(shù),竣工圖紙,檢驗(yàn)合格證書和質(zhì)量保證書,單機(jī)試運(yùn)轉(zhuǎn)報(bào)告,系統(tǒng)加壓測(cè)試報(bào)告等。
(二)運(yùn)行管理資料
對(duì)所有設(shè)備設(shè)施及機(jī)房、管井進(jìn)行編號(hào)掛牌,各類管道、流向、閥門狀態(tài)等清楚標(biāo)示,各類安全警示牌放置到位;劃分責(zé)任區(qū),指定責(zé)任人,并記錄在案。
按設(shè)備的具體情況制訂操作規(guī)程、機(jī)房管理規(guī)定,繪制各類系統(tǒng)流程示意圖,放置在適當(dāng)位置,并復(fù)制存檔。
建立設(shè)備卡,除抄錄設(shè)備的原始技術(shù)資料外,每次維修保養(yǎng)的過(guò)程特別是原始技術(shù)資料中無(wú)法反映的零配件型號(hào)等均需記錄在卡,便于日后維修。
日常運(yùn)行資料:如運(yùn)行數(shù)據(jù)記錄表,設(shè)備巡查記錄,都應(yīng)忠實(shí)記錄并留存在檔。
工程改造資料:在小區(qū)運(yùn)作中,不可避免的會(huì)發(fā)生各種工程改造,所有的技術(shù)資料、圖紙均需詳細(xì)編目留存,以備日后詢查。
詳細(xì)檔案資料的分類管理(見(jiàn)表一、表二)
表一物業(yè)接管移交資料
名稱資 料 內(nèi) 容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證
c:拆遷安置資料
工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告
c:工程合同、工程預(yù)決算
d:工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單
e:竣工圖:1、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
2、消防、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
f:房屋、消防竣工驗(yàn)收證明書
g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
i:供水、供電、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及技術(shù)資料
j:綠化工程竣工圖
k:其他技術(shù)資料
表二 管理檔案資料
名稱資料內(nèi) 容
物業(yè)資料房屋基本資料、分區(qū)資料
事務(wù)資料a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表
c:日常事務(wù)巡視記錄 d:事務(wù)回訪登記表
e:搬出(入)物品登記表
維修資料a:日常維修記錄表 b:公共設(shè)施維修記錄表c:大中修記錄表
護(hù)管交通
管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄
c:物資搬運(yùn)放行記錄、
d:車輛管理記錄e:緊急事件處理記錄
設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄
c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄d:設(shè)備檢查記錄
員工管理資料a:員工個(gè)人資料、聘用表 b:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄
c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄d:員工培訓(xùn)考核記錄
f:重要崗位員工地址、電話等記錄
客戶反饋資料a:客戶意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
b:客戶投訴及處理記錄表
行政文件資料a:主管人員值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件及兄弟單位資料
d:管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
e:管理處榮譽(yù)一覽表
f:管理處會(huì)議記錄
第5篇 某小區(qū)管理處物業(yè)驗(yàn)收程序
小區(qū)管理處物業(yè)驗(yàn)收程序
1.1驗(yàn)收準(zhǔn)備工作
a) 在未驗(yàn)收前,管理處經(jīng)理須聯(lián)同工程主任與發(fā)展商、承包商招開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議;
b) 由承包商及供應(yīng)商呈交一份竣工驗(yàn)收及交接計(jì)劃表和組織架構(gòu);
c) 管理處經(jīng)理組織管理處各部門制定樓宇接收聯(lián)檢方案,提交發(fā)展商審批。
d) 按《圖紙資料移交清單》對(duì)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資料進(jìn)行對(duì)照檢查,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資料有缺漏的,應(yīng)以書面形式通知發(fā)展商及/或承包商提供。
1.2移交驗(yàn)收
1、按《設(shè)備移交清單》對(duì)樓宇各類設(shè)備按規(guī)格進(jìn)行對(duì)照檢查;
2、發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施與移交清單不符或有缺漏的,管理處應(yīng)以書面形式通知發(fā)展商及/或承包商予以解決。
a) 對(duì)各單元的水、電、土建部分進(jìn)行全面檢查,并將檢查結(jié)果記錄在《接管檢查記錄表》中,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)書面通知發(fā)展商/及承包商予以解決。
b) 將所有有關(guān)資料歸檔。
c) 在保修期內(nèi)因施工、安裝、設(shè)備因素產(chǎn)生的質(zhì)量問(wèn)題,管理處應(yīng)報(bào)發(fā)展商及/或承包商限期解決。
第6篇 物業(yè)項(xiàng)目管理處物業(yè)管理責(zé)任書
物業(yè)公司項(xiàng)目管理處物業(yè)管理責(zé)任書
確保管理處責(zé)任目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn),經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理辦公會(huì)與管理處共同協(xié)商,確定了年度工作責(zé)任目標(biāo),并由管理處主任作為責(zé)任人代表管理處與項(xiàng)目物業(yè)分公司總經(jīng)理簽訂本責(zé)任書。
第一條基本狀況
管理處名稱
物業(yè)類型管理總建筑面積
商業(yè)用房面積管理用房面積
寫字樓面積住宅面積
綠化面積用戶戶數(shù)
車位數(shù)量人員編制
管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)月工資額度
一)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)
第二條責(zé)任目標(biāo)
1、轄區(qū)物業(yè)管理費(fèi)收費(fèi)面積為m2,租金收費(fèi)面積為m2,
每年收費(fèi)總額萬(wàn)元,實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)
元。
2、責(zé)任期內(nèi)管理費(fèi)總收繳率不低于%。
3、租金收繳率不低于%。
4、全年各項(xiàng)開(kāi)支控制在萬(wàn)元。二)安全目標(biāo)
1、全年不發(fā)生重大安全責(zé)任事故;
注:重大安全責(zé)任事故是指:
萬(wàn)元或每年虧損不超過(guò)萬(wàn)
因失職或玩忽職守引發(fā)的員工死亡事故;
因失職或玩忽職守引發(fā)的公司重要財(cái)產(chǎn)報(bào)廢、損毀事故;
因失職或玩忽職守引發(fā)的火災(zāi)事故;因失職或玩忽職守引發(fā)的水浸事故;因失職或玩忽職守引發(fā)的惡性治安事件。
三)管理目標(biāo):
1、在責(zé)任期內(nèi)實(shí)施并健全管理處所建立的管理體系運(yùn)作;
2、責(zé)任期內(nèi)達(dá)到(保持)級(jí)優(yōu)秀物業(yè)管理(生態(tài)示范)小區(qū)(大廈)的稱號(hào);
四)質(zhì)量目標(biāo)
1、公司組織的業(yè)主(用戶)綜合滿意度調(diào)查的滿意率達(dá)到%以上,
2、月檢考核評(píng)定未出現(xiàn)連續(xù)兩個(gè)月'不合格'或累計(jì)三個(gè)月'不合格'。
一)責(zé)任人權(quán)力
1、人事管理權(quán):
第三條管理權(quán)限及義務(wù)
1)對(duì)管理處主管級(jí)以下員工(不含主管級(jí)員工和財(cái)務(wù)人員)的獎(jiǎng)罰權(quán)、任免權(quán)、解聘權(quán);
2)對(duì)主任助理、主管級(jí)員工和財(cái)務(wù)人員任免、調(diào)配、解聘和獎(jiǎng)罰的建議權(quán)。
2、獎(jiǎng)金分配權(quán):在管理處核定的工資總額內(nèi)有權(quán)對(duì)員工工資與獎(jiǎng)金額度進(jìn)行調(diào)整與分配。
二)項(xiàng)目物業(yè)分公司權(quán)力
1、人事管理權(quán):對(duì)管理處主任及以下各級(jí)員工的獎(jiǎng)罰權(quán)、任免權(quán)、解聘權(quán)和調(diào)配權(quán)。
2、財(cái)務(wù)管理權(quán):對(duì)管理處財(cái)務(wù)運(yùn)作狀況的審計(jì)權(quán)、監(jiān)控權(quán)。
3、考核權(quán):
1)對(duì)管理處運(yùn)作狀況的督導(dǎo)、檢查權(quán);
2)對(duì)管理處主管(含)以上級(jí)別人員的績(jī)效考評(píng)權(quán)、獎(jiǎng)罰權(quán)。
三)管理處主任義務(wù)
1、接受項(xiàng)目物業(yè)分公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo);
2、確保責(zé)任目標(biāo)的逐步實(shí)現(xiàn);
3、向項(xiàng)目物業(yè)分公司總經(jīng)理匯報(bào)工作;
4、自覺(jué)接受公司各職能部門的監(jiān)控、考評(píng)、檢查;
5、保證物業(yè)公司各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的貫徹執(zhí)行;
6、保證管理處員工的生活、工作次序;
7、保證管理處員工的整體操作技能和工作質(zhì)量的提高。四)項(xiàng)目物業(yè)分公司義務(wù)
1、及時(shí)提供合適的業(yè)務(wù)支持;
2、提供信息支持;
3、提供資金支持。
第四條目標(biāo)考評(píng)
一)項(xiàng)目物業(yè)分公司財(cái)務(wù)部定期(不定期)監(jiān)控、審計(jì)、檢查管理處資金的運(yùn)作、成本控制情況和其他財(cái)務(wù)工作。檢查標(biāo)準(zhǔn)、辦法依據(jù)行業(yè)法規(guī)和集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)規(guī)定;檢查結(jié)果作為績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
二)項(xiàng)目物業(yè)分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)管理處主任的績(jī)效考評(píng)?？荚u(píng)標(biāo)準(zhǔn)辦法依據(jù)項(xiàng)目
物業(yè)分公司績(jī)效考評(píng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程、制度,日常工作檢查情況和本目標(biāo)管理責(zé)任書。
一)獎(jiǎng)勵(lì)措施
第五條獎(jiǎng)懲條款
1、如果責(zé)任目標(biāo)完成,則管理處主任可按項(xiàng)目物業(yè)分公司的獎(jiǎng)金分配方案對(duì)員工發(fā)放獎(jiǎng)金。
2、超額獎(jiǎng)勵(lì):二)懲罰措施
1、如果本責(zé)任書所列的三類責(zé)任目標(biāo)不能全部完成,則每不能完成其中一項(xiàng)(不含管理目標(biāo)第1條款內(nèi)容)指標(biāo),扣減項(xiàng)目責(zé)任人獎(jiǎng)勵(lì)措施第1條款中個(gè)人應(yīng)得目標(biāo)獎(jiǎng)金的10%,直至扣除全部獎(jiǎng)金,并承擔(dān)相應(yīng)的行政處罰;
2、責(zé)任期內(nèi)發(fā)生重大安全責(zé)任事故,上級(jí)公司將追究管理處主任及相應(yīng)責(zé)任人責(zé)任,視情節(jié)扣罰一定比例的獎(jiǎng)金,并承擔(dān)相應(yīng)的行政處罰。
第六條目標(biāo)的調(diào)整
一)若發(fā)生不可抗力致使責(zé)任目標(biāo)無(wú)法完成,則本目標(biāo)管理責(zé)任書失效,遺留問(wèn)題由項(xiàng)目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會(huì)與管理處主任共同協(xié)商處理;
二)責(zé)任目標(biāo)的調(diào)整按《物業(yè)管理手冊(cè)》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第七條其他
一)本目標(biāo)管理責(zé)任書一式肆份,項(xiàng)目所在公司備案壹份,項(xiàng)目物業(yè)分公司存檔壹份,管理處存檔壹份,管理處主任壹份。
二)未盡事宜由管理處主任同項(xiàng)目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會(huì)協(xié)商解決,補(bǔ)充條款與責(zé)任書具有同等效力。
三)在責(zé)任期內(nèi)管理處主任違反公司其它制度按相關(guān)規(guī)定處理。
四)若責(zé)任書簽署人發(fā)生變動(dòng),繼任者有責(zé)任繼續(xù)履行責(zé)任書所規(guī)定事項(xiàng),并承擔(dān)相關(guān)責(zé)權(quán)。
五)項(xiàng)目物業(yè)分公司總經(jīng)理辦公會(huì)對(duì)相應(yīng)目標(biāo)管理責(zé)任書有最終解釋權(quán)。
六)本目標(biāo)管理責(zé)任書期限從 年 月 日起至 年 月 日止,雙方簽字生效。
項(xiàng)目物業(yè)分公司總經(jīng)理:
管理處主任:日期:日期:
第7篇 某管理處物業(yè)部巡查程序
管理處物業(yè)部巡查程序
(1)日檢
a.物業(yè)部助理每日按要求對(duì)責(zé)任區(qū)至少進(jìn)行一次巡視和檢查,具體檢查內(nèi)容包括:
_公用設(shè)施是否保持正常使用功能;
_轄區(qū)內(nèi)各裝修施工隊(duì)有無(wú)違章作業(yè)現(xiàn)象;
_有無(wú)私自占用、使用公共場(chǎng)地現(xiàn)象;
_轄區(qū)內(nèi)環(huán)境是否保持清潔、衛(wèi)生;
b.物業(yè)助理應(yīng)將每日檢查情況如實(shí)記錄在物業(yè)部《日檢記錄表》內(nèi);
c.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng),物業(yè)助理應(yīng)及時(shí)向管理處主管領(lǐng)導(dǎo)反映;
(2)周檢
管理處每周對(duì)分管部門工作進(jìn)行一次全面檢查,并在周檢記錄表上作出相應(yīng)的記錄和評(píng)價(jià)。
(3)月檢
物業(yè)經(jīng)理每月組織相關(guān)人員進(jìn)行檢評(píng)。
(1)在服務(wù)過(guò)程中由檢查人員按標(biāo)準(zhǔn)要求重新檢驗(yàn)并做記錄。
(2)記錄的歸檔和保存
