管理處物業(yè)檔案操作流程10

管理處物業(yè)檔案操作流程10

管理處物業(yè)檔案操作流程(十)

●收集資料(歸檔范圍):

一、工程技術資料:1、項目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;5、物業(yè)接管驗收記錄;6、其他合同、資料。

二、客戶資料:

1、前期服務協(xié)議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗房表; 4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。

三、維修資料:

1、任務單;2、報修、約修記錄。

四、安全維護管理資料:

1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

五、設施、設備管理資料(包括消防):

1、購銷合同;2、安裝圖紙;3、說明書;4、養(yǎng)護計劃;5、運行、維修、養(yǎng)護、巡查記錄。

六、綠化管理資料:

1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護工作計劃;4、檢查記錄。

七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:

1、工作計劃;2、檢查記錄。

八、社區(qū)文化資料:

1、活動計劃;2、活動通知;3、活動圖片。

九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

十、行政文件資料:

1、規(guī)章制度;2、總結、通知、通報、決定等相關文件資料。

十一、業(yè)主委員會資料:

1、籌備、成立等文件資料;2、會議紀要、決議等。

十二、財務管理資料:

各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。

●資料整理、歸檔:

按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。

●檔案借閱:

文檔查閱須經檔案管理部門負責人批準。

范王碼●檔案的銷毀:

根據文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經主管領導核實報公司領導審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。