公司5s管理規(guī)范
公司5s管理規(guī)范草案
第一條 、總則:
為了給員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境,使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次,特制定如下制度。
第二條、 本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。
第三條 、整理:
1. 每月對文件(包括電子文檔)作盤點,把文件分為必要(有效)和不要(過期無效)的,不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。
2. 每月對表單記錄(包括電子文檔)作盤點,盤點后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書部送檔案室歸檔。
3. 對所轄區(qū)域的物品、設備、空間做盤點,并區(qū)分其“要”和“不要”。
分類如下:
1) 設備:電腦、打印機、文具、書籍等。
2) 空間:柜架、桌椅、儲物箱等。
3) 物品:個人用品、裝飾品。
4. 依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的“要”與“不要” 。
5. “不要”物品經(jīng)各部門主管判定后,集中報廢或拍賣。
必要品的使用頻率和常用程度基準表
常用程度 使用頻率 處理方法
低 ---
a、過去一年都沒有使用過的物品,而且不能再用 丟棄。
中---
a、在過去的6個月中只使用過一次的物品。
b、一個月使用一次的物品 集中存放(例如歸檔或存放在庫房中)。
高 ---
a、 一周使用一次的物品。
b、每天都使用的物品。
c、每小時都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶。
第四條 整頓
卡座區(qū)整頓:
1. 辦公桌:桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外,不允許放其他物品;文具必須豎放。辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器,可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi),電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置;人離開半小時以上應將桌面收拾干凈。
2. 抽屜:抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放a4的文件、資料;把這個空間從充分利用起來,可以放下面這些東西:
a、個人的東西。
b、個人的參考資料(文件夾、辭典、手冊、商品目錄等)。
c、文件卷宗(各種信息、草擬的文件材料等)。
d、空白稿紙、不常使用的文具等。
3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人離開時椅子調(diào)正,離開半個小時以上,椅子應放回桌洞內(nèi)。
4. 電腦:電腦置寫字臺左前角,豎式主機置桌面下。
5. 卡座屏風:內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼。
6. 垃圾簍:罩塑料袋,置寫字臺下右前角。
7. 桌洞下不得堆積雜物。
8. 外衣手袋:請置掛于衣帽間或抽屜內(nèi),嚴禁隨意放在辦公桌椅上。
辦公室整頓:
1. 辦公室:桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品。
2. 抽屜:同卡座區(qū)規(guī)范。
3. 電腦:桌面呈45度角貼墻放置,豎式主機置桌面下。
4. 垃圾簍:置于桌后。
5. 飲水機:放指定地點,不得隨意移動。
6. 報刊:必須上報架,或閱完后放入辦公桌內(nèi)。
7. 外衣手袋:同卡座區(qū)規(guī)范。
文件、資料管理整頓:
1. 檔案管理依據(jù)《集團檔案管理制度》執(zhí)行。
2. 將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置,此外還有機密類文件。根據(jù)應用情況應將分為每日必用、常用和常不用三種,常不用的文件要盡快處置。
3. 硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰,電子文件需要永久、長期保存的,應形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存。
4. 儲存公用信息的軟盤采取保護措施,使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系,建議在軟盤的標簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后,一定要注明標題、日期。同時軟盤也應該像保存文件一樣,保存在專用的夾子里。
信件、電子郵件(oa)整頓:
1. 做一個臨時性的信夾,把不能立即處理的信件放在里面,必須保存的東西則放在信件保存冊里。
2. 辦公自動化里面重要郵件應該及時備份;電腦硬盤中應專門建立一個文件夾,不能處理的郵件存放在里面。
3. 為了減輕服務器負擔,提高響應速度,辦公自動化中已看郵件不要超過一定數(shù)量,經(jīng)理、處長不得超過100封,部長不得超過50封,員工不得超過20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。
第五條 、清掃:
公司新辦公樓有專門的保潔人員,公共區(qū)域(如通道、樓梯)不需清掃,清掃的對象主要是個人辦公區(qū)域:桌面,桌洞;辦公設備:電腦、傳真機、復印機、打印機等等。
清掃基準:
a、對象 清掃標準要求 周期 清掃時間。
b、個人區(qū)域 桌面干凈整潔、桌洞內(nèi)無垃圾、無雜物遺落 每天5分鐘清掃 每天下班后5分鐘。
c、辦公設備 主機和重點部位的正面、背面、送風口無污垢 每周一次 每周五下班前15分鐘。
d、文檔 桌面、電腦中不能有失效文件,不可輕易看到機密文件。
e、超過保管年限的表單及時集中銷毀,保管年限內(nèi)的表單裝訂送秘書部歸檔。
f、無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等。
g、無用的手稿與工作無關的文件。
每月一次
月末
第六條 、清潔:
落實整理、整頓、清掃工作。
1、 徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。
2、利用文化宣傳活動,保持新鮮活躍的活動氣氛。
3、保持5s意識。
第七條 、素養(yǎng):
1、 遵守《集團員工手冊》有關規(guī)定。
2、 遵守《公司日常管理規(guī)定》。
素養(yǎng)巡查
1、行政部每天兩次例行巡查(早晨、中午)。
2、每月底5s推行委員會對整個公司的5s執(zhí)行情況進行檢查。
3、5s推行委員會主任委員對公司不定期巡查。
獎懲條例:
1、采取
記分制,每人每月基準分100分,凡違反上述整理、整頓、清掃管理規(guī)范一次者扣5分,違反《公司日常管理規(guī)定》者扣10分。
2、行政部每天進行檢查,對違規(guī)者在辦公自動化上予以公布。月末進行統(tǒng)計,對被扣5分者給予警告處分,被扣10分者扣發(fā)當月工資50元,15分者100元,以此類推。
3、每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、處室每月得分,對連續(xù)兩個月排名第一名的公司、處室的員工給予當月平均獎金10%的獎勵;對連續(xù)兩個月排名最后的公司、處室的員工扣發(fā)當月平均獎金的10%。
