建筑企業(yè)費(fèi)用報銷流程管理規(guī)定
建筑施工企業(yè)費(fèi)用報銷流程管理規(guī)定
第一條為明確各類費(fèi)用在報銷付款中的管理責(zé)任、權(quán)限和流程，根據(jù)制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各獨(dú)立核算單位、全資子公司和控股子公司(以下簡稱“各單位”)。
第三條各單位可根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定相應(yīng)的費(fèi)用報銷細(xì)則或?qū)嵤┺k法，并報公司審核后在本單位實(shí)施。
第四條本規(guī)定所稱費(fèi)用報銷是指日常發(fā)生的差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、汽車費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)、郵電通信費(fèi)、水電費(fèi)、租賃費(fèi)、會議費(fèi)、保險費(fèi)、低值易耗品、各種規(guī)費(fèi)、咨詢訴訟費(fèi)、檢測測繪費(fèi)、證照費(fèi)、年檢費(fèi)、其他營業(yè)費(fèi)用和其他管理費(fèi)用等。
第五條權(quán)簽人
1、本規(guī)定的權(quán)簽人是指部門經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長等，名單以控股公司、集團(tuán)公司、公司及各單位的任命文件為準(zhǔn)。
2、權(quán)簽人享有在規(guī)定管理權(quán)限內(nèi)對報銷付款簽字審核審批的權(quán)利，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和對費(fèi)用真實(shí)、合法、合理性負(fù)責(zé)的義務(wù)(公司權(quán)簽人的授權(quán)待進(jìn)一步明確后修改本制度再上報控股公司)。
第六條員工借款
1、日常費(fèi)用開支原則上不允許員工借款，應(yīng)由個人先墊支，事后報銷;符合《貨幣資金管理制度》或大額開支確需借備用金的，根據(jù)費(fèi)用預(yù)算，填報《借款審批表》報批后，到所屬財務(wù)部門申領(lǐng)借款。但需在事項(xiàng)完畢后5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。
當(dāng)年12月31日前的借款尚未核銷的，如無特殊情況，一律從工資或獎金中先扣回。
2、借款實(shí)行“前款不清，后款不借”原則。員工在財務(wù)部門有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的，除非有特殊情況，否則不允許再次借款;費(fèi)用報銷時，如無特殊理由，應(yīng)先歸還借款，扣除借款后有余額的，按余額付款。
3、公司員工借款經(jīng)部負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批;各單位員工借款經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司派出財務(wù)負(fù)責(zé)人審核同意后，報經(jīng)理(或指定的副經(jīng)理)審批;各單位經(jīng)理、公司總經(jīng)理、董事長借款由各單位公司派出財務(wù)負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)審核簽字;公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理兼任下屬單位董事長的，指定在公司借款，所有人員嚴(yán)禁多單位(多頭)借款和多頭報銷。
4、財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對員工借款的管理，定期催收。
5、出差借款按照《差旅費(fèi)管理規(guī)定》執(zhí)行。
第七條報銷的要求
1、發(fā)票的基本要求
①發(fā)票必須合法、真實(shí)、有效。
②發(fā)票不得涂改、挖補(bǔ)、大小寫金額必須相符，字跡清楚。發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)當(dāng)退回重開或更正，更正處應(yīng)加蓋開票單位公章。
③發(fā)票用膠水分類、整齊地粘貼在報銷粘貼單上，防止原始憑證在傳遞過程中丟失。
④發(fā)票抬頭與公司名稱應(yīng)一致，并具有規(guī)定印章(公章或財務(wù)專用章或發(fā)票專用章等)。
⑤其它要求參見《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范制度》和國家相關(guān)法律、法規(guī)。
財務(wù)部門有權(quán)拒收不合法不合規(guī)的票據(jù)，應(yīng)當(dāng)扣留虛假票據(jù)，并及時通報相關(guān)責(zé)任人。
2、報銷憑證的填寫要求
①必須按費(fèi)用報銷單要求填寫相關(guān)內(nèi)容。
②報銷事項(xiàng)的內(nèi)容、用途說明必須清晰準(zhǔn)確，并注明費(fèi)用歸屬(屬于哪個單位或項(xiàng)目，便于分類核算或轉(zhuǎn)賬)，必要時附清單詳細(xì)說明。
③凡是費(fèi)用需要在公司和各單位之間分?jǐn)偟?，報銷人應(yīng)該根據(jù)原始憑證抬頭與費(fèi)用歸屬關(guān)系，分別歸集后，填寫相應(yīng)的報銷憑證，確不能歸集應(yīng)給予適當(dāng)分配比例。
④報銷金額大小寫必須一致，不得涂改，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水筆填寫。
⑤財務(wù)在審核時按相關(guān)制度規(guī)定有權(quán)去除不符合要求的票據(jù)(如白條、不符合要求的發(fā)票等)，可以核小報銷金額;但審核金額超過原報銷金額時，應(yīng)退回經(jīng)辦人重填或按申報金額報銷。
⑥費(fèi)用報銷單分差旅費(fèi)報銷單、招待費(fèi)用報銷單和費(fèi)用報銷單，差旅費(fèi)報銷填差旅費(fèi)報銷單，其他所有費(fèi)用填費(fèi)用報銷單;
3、其他報銷附件要求
①除發(fā)票外，其他附件、報表必須合法、合規(guī)，有相關(guān)責(zé)任人的簽字審批，業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報銷報銷人對應(yīng)說明的事項(xiàng)根據(jù)管理需要要求填寫費(fèi)用說明清單，但費(fèi)用說明清單不做為原始入帳憑證。
②差旅費(fèi)報銷除當(dāng)天往返等特殊情況外應(yīng)當(dāng)附出差審批單，汽車費(fèi)用報銷應(yīng)當(dāng)附派車單。
③簽有合同的費(fèi)用報銷(如廣告費(fèi)、設(shè)計費(fèi)等)附件必須符合合同付款流程管理規(guī)定。
4、報銷的時效要求
①當(dāng)月費(fèi)用一般應(yīng)在當(dāng)月報銷處理完畢，部分費(fèi)用如電話費(fèi)等可以延至下月。
②當(dāng)年費(fèi)用一般應(yīng)在當(dāng)年12月31日前報銷處理完畢。部分費(fèi)用的發(fā)票如當(dāng)年無法取得，只能在次年1月取得的，應(yīng)在1月取得時立即辦理報銷;財務(wù)部門如果賬務(wù)處理允許，應(yīng)進(jìn)入當(dāng)年費(fèi)用。
③申請先由公司預(yù)付支票的，經(jīng)辦人應(yīng)在5個工作日內(nèi)拿回相應(yīng)發(fā)票按此報銷流程辦理簽字核銷手續(xù)，否則視同個人借款按相關(guān)規(guī)定處理。
第八條報銷審批付款流程
1、經(jīng)辦人：根據(jù)本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要，在費(fèi)用事項(xiàng)發(fā)生后，按照報銷流程管理要求分類粘貼原始憑證，填寫報銷單，交部門負(fù)責(zé)任審核。經(jīng)辦人對其發(fā)生費(fèi)用的真實(shí)、合理、合法、完整性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報、假公濟(jì)私。
2、部門負(fù)責(zé)人：按管理及責(zé)任權(quán)限對本部門發(fā)生費(fèi)用的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)審核并簽字，對費(fèi)用是否符合部門計劃、預(yù)算承擔(dān)責(zé)任;部門負(fù)責(zé)人可以根據(jù)事項(xiàng)、金額的重要性，讓部門業(yè)務(wù)主管先行審核簽字，并落實(shí)責(zé)任。對審核不通過的予以退回。
3、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人(或授權(quán)主辦會計)對報銷憑證的相關(guān)內(nèi)容，根據(jù)財務(wù)制度要求、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核;并復(fù)核報銷的金額、是否有備用金或其他借款，是否從報銷款中扣回相關(guān)借款;根據(jù)本單位的各項(xiàng)具體管理制度對票據(jù)的合法、合規(guī)性負(fù)責(zé)審核簽字，對審核不通過的予以退回。
5、財務(wù)總監(jiān)：對財務(wù)負(fù)責(zé)人(或授權(quán)主辦會計)審核后的報銷憑證，根據(jù)控股公司、行業(yè)集團(tuán)、公司相關(guān)規(guī)定、本單位的制度進(jìn)行整體審核，并結(jié)合本單位月度、年度預(yù)算的使用情況和實(shí)際資金情況，簽署審核付款意見，對整個報銷的合法性、合規(guī)性承擔(dān)責(zé)任。對不符合要求，有損本單位利益的要堅(jiān)決予以拒絕和退回，如有弄虛作假的，應(yīng)當(dāng)扣留票據(jù)并及時上報。
有財務(wù)總監(jiān)的單位，財務(wù)總監(jiān)是財務(wù)負(fù)責(zé)人;沒有財務(wù)總監(jiān)的，財務(wù)部部門負(fù)責(zé)人(或授權(quán)副經(jīng)理、主辦會計)行使財務(wù)負(fù)責(zé)人職責(zé)。
6、各單位經(jīng)理、公司總經(jīng)理：根據(jù)控股公司、行業(yè)集團(tuán)、公司相關(guān)規(guī)定、董事長的授權(quán)，對授權(quán)范圍內(nèi)所有費(fèi)用予以審批，并對費(fèi)用的真實(shí)性、合理性承擔(dān)責(zé)任;對授權(quán)給副總經(jīng)理審批的事項(xiàng)負(fù)管理責(zé)任并要有授權(quán)書;對還需要董事長、集團(tuán)公司、公司審批費(fèi)用的真實(shí)、合理性負(fù)責(zé)審核簽字。對審批、審核不通過的予以退回。
經(jīng)理、總經(jīng)理的費(fèi)用，由財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，交由董事長審批。
7、董事長：根據(jù)控股公司、行業(yè)集團(tuán)、公司相關(guān)規(guī)定或授權(quán)，對費(fèi)用具有最終審批權(quán)，并以法人代表身份對所有費(fèi)用的真實(shí)、合理、合法合規(guī)性承擔(dān)責(zé)任。
董事長的費(fèi)用由財務(wù)負(fù)責(zé)人審核。
8、出納：審核報銷單是否完成上述簽字流程，是否本人簽字，對審批簽字手續(xù)不全的堅(jiān)決予以退回。對報銷金額再次復(fù)核，復(fù)核金額(付款金額)只能小于等于報銷人申報金額，對復(fù)核金額大于申報金額的，予以退回給經(jīng)辦人重新辦理(或按申報金額辦理)。報銷費(fèi)用沖抵借款的部份，出納應(yīng)開具收據(jù);收回多余的現(xiàn)金，收據(jù)中的一聯(lián)應(yīng)作為憑證附件。
9、上述流程見附圖(費(fèi)用報銷流程圖)。
第九條若員工為本單位其他職員代為辦理報銷或借款手續(xù)，報銷人應(yīng)填被代辦人，并按被代辦人的職別進(jìn)行審批，同時在報銷單上注明由代辦人代辦。員工借款在領(lǐng)款時必須由本人親筆簽字確認(rèn)領(lǐng)款。
第十條本規(guī)定由公司財務(wù)處負(fù)責(zé)解釋和修改。
第十一條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
附圖：費(fèi)用報銷流程圖
財務(wù)總監(jiān)(或授權(quán)付經(jīng)理)審核
財務(wù)部門負(fù)責(zé)人(或授權(quán)主辦會計)審核
部門負(fù)責(zé)人審核
費(fèi)用發(fā)生
經(jīng)辦人填制費(fèi)用單據(jù)
經(jīng)理或經(jīng)理審核、審批
董事長審批
出納復(fù)核付款
費(fèi)用報銷流程圖
