愛暮家養(yǎng)老院辦公區(qū)管理規(guī)定
北京市海淀區(qū)愛暮家養(yǎng)老院
制度編號：AM—AD—120—[2009]1030—A
編寫人：
批準：
辦公區(qū)管理規(guī)定
一、目的：為規(guī)范辦公區(qū)管理，保持良好的辦公秩序和環(huán)境，特制定本規(guī)定。
二、適用范圍：辦公區(qū)域全體員工。辦公區(qū)域，即B座東配樓一至三層（醫(yī)療保健室內(nèi)醫(yī)生辦公室屬辦公區(qū)域，其它屬營業(yè)區(qū)域，圖書館、會議室、會客室視為辦公區(qū)域，其它屬營業(yè)區(qū)域。）；工程辦公室；房務(wù)及餐飲辦公室；中控室；客服中心工位；門崗。
三、規(guī)定范圍：
3.1辦公區(qū)員工行為、舉止；
3.2辦公區(qū)清潔、衛(wèi)生；
3.3辦公區(qū)鑰匙；
3.4節(jié)能管理；
3.5辦公區(qū)安全、保衛(wèi)。
四、內(nèi)容
4.1行為規(guī)范：
4.1.1辦公區(qū)工作人員應(yīng)嚴格遵守養(yǎng)老院的作息安排，上下班實行考勤制度。（具體規(guī)定詳見《考
勤休假管理制度》）；
4.1.2員工在工作時間內(nèi)不得擅離崗位，午休結(jié)束后應(yīng)按時返回工作崗位。因公外出必須事前請假并做好外出登記，如有未獲批準外出或人員外出并沒有登記等情況，對擅離崗位人員處予每人100元/次的處罰（具體規(guī)定詳見《考勤休假管理制度》）；
4.1.3養(yǎng)老院組織的各項會議或活動，與會人員應(yīng)提前3-5分鐘到場，遲到者將給予處罰。
4.1.4員工上班時須著職業(yè)服，衣服要整潔、得體并佩戴證章。（具體規(guī)定詳見《員工著裝規(guī)定》。男員工必須刮凈胡須，發(fā)長不得覆蓋耳朵或衣領(lǐng)；女員工的頭發(fā)必須梳理整齊，業(yè)務(wù)部門的女員工，發(fā)長不得過肩，不可編辮子，不得染指甲或染發(fā)，不得燙發(fā)，不化濃妝，須淡妝上崗；員工不準戴手鐲、耳環(huán)等飾物；
4.1.5客服中心接到致高管人員的電話時，應(yīng)仔細詢問對方姓名，單位，來電事由等，了解基本情況后，再致電高管人員，詢問是否接聽（另有交代的除外）。原則上，不允許未經(jīng)詢問直接將陌生拜訪電話轉(zhuǎn)接高管人員；
4.1.6辦公電話須在鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽外部來電時需統(tǒng)一問候語：“您好！愛暮家”；接聽內(nèi)部來電時須統(tǒng)一問候語：“您好！××部門”。通話過程中，語言清晰、簡練，音量適中，時間不宜過長；態(tài)度要熱情、有禮貌、有耐心；
4.1.7辦公區(qū)手機鈴聲應(yīng)調(diào)低，會議期間關(guān)閉手機或者設(shè)定在震動狀態(tài)；
4.1.8不得將與工作無關(guān)的物品帶入養(yǎng)老院；
4.1.9所有外部來訪人員需在門崗進行登記（已辦理完離職交接手續(xù)的人視為外來人員），門崗在開門前應(yīng)判別來訪者身份，保險員、推銷員等不得進入，門崗確認拜訪對象在辦公室內(nèi)并得到許可后方可發(fā)放臨時出入證允許來訪人員進入；明確訪客身份后，門崗轉(zhuǎn)由客服中心安排等候及會面，非特殊原因不應(yīng)允許外來人員直接進入辦公區(qū)域，尤其是機房、財務(wù)部、高管辦公室。
任何人不可私帶他人進入養(yǎng)老院參觀，違者將根據(jù)《員工獎懲制度》給予處罰；凡出入辦公室不關(guān)門或未經(jīng)養(yǎng)老院領(lǐng)導批準私自放入外來人員者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予50元/次處罰；
4.1.10辦公區(qū)嚴禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天；不得使用不文明語言,待人接物文明禮貌、主動熱情，做到來有迎聲，問有回聲，走有送聲。非緊急情況,不得在辦公區(qū)奔跑，喊人；
4.1.11辦公區(qū)域、圖書館、會議室、會客室、更衣室、衛(wèi)生間內(nèi)嚴禁吸煙，辦公時間在辦公區(qū)域內(nèi)嚴禁吃東西；
4.1.12下班或辦公室無人時，須關(guān)閉所有用電器具，將資料、印章、票據(jù)鎖入抽屜內(nèi)，抽屜內(nèi)嚴禁存放現(xiàn)金，關(guān)窗、鎖門后方可離開；
4.1.13要愛護養(yǎng)老院固定資產(chǎn)，發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時向人力行政部報修，無法修復的由人力行政部按資產(chǎn)報廢流程做報廢處理。因故意或使用不當損壞公物者，應(yīng)予以相應(yīng)賠償；
4.1.14辦公電話只能用于工作聯(lián)系用，工作期間接聽私人電話應(yīng)務(wù)求簡短，嚴禁利用辦公電話撥打私人電話，尤其是長途電話，
否則，一經(jīng)查實，將按違紀處理，同時給予所產(chǎn)生話費十倍處罰；
4.1.15節(jié)約使用紙張，對內(nèi)存檔或傳閱的文件應(yīng)使用一面作廢的紙張；
4.1.16飲水機放置于辦公區(qū)域內(nèi)，供員工和客人飲用。而飲水杯是供給客人使用的，辦公區(qū)員工應(yīng)自帶水杯。
4.2會議室、圖書館及會客室管理
4.2.1人力行政部負責會議室及會客室管理，圖書館管理人員在業(yè)務(wù)上接受辦公室協(xié)調(diào)指導；
4.2.2因工作需要使用圖書館及需提供會議設(shè)備的，應(yīng)提前與服務(wù)部預約；
4.2.3使用會議室、會客室及圖書館時，應(yīng)愛護該場所內(nèi)的公用設(shè)施，保持環(huán)境衛(wèi)生，用畢恢復原貌；
4.2.4圖書館內(nèi)所有設(shè)施由服務(wù)部管理，未經(jīng)允許，不得擅自挪用。
4.3辦公設(shè)施管理
4.3.1辦公區(qū)域設(shè)施由人力行政部統(tǒng)一規(guī)劃管理，各部門需調(diào)整辦公設(shè)施時，應(yīng)向人力行政部提出申請，由人力行政部進行辦公區(qū)內(nèi)部調(diào)配，辦公區(qū)沒有的資源由人力行政部填寫《辦公設(shè)備配置（轉(zhuǎn)移）單》協(xié)調(diào)服務(wù)部給予配備調(diào)整或由人力行政部申請購買。所有設(shè)施新購、調(diào)配、轉(zhuǎn)移等必須遵循《固定資產(chǎn)管理制度》要求；
4.3.2辦公桌是養(yǎng)老院的固定資產(chǎn)，由人力行政部統(tǒng)一管理，員工個人未經(jīng)許可，不得擅自調(diào)換；如有特殊要求，需報人力行政部批準；
4.3.3辦公桌面須保持整潔。電腦應(yīng)按統(tǒng)一要求擺放：主機擺放在辦公桌下或電腦桌內(nèi)，顯示器擺放在臺面中間，保持電腦清潔；
4.3.4辦公區(qū)各類工程設(shè)施出現(xiàn)問題時，各部門首先上報人力行政部，再由人力行政部通知工程人員給予維修。
4.4辦公區(qū)清潔、衛(wèi)生規(guī)定
4.4.1衛(wèi)生管理責任劃分
4.4.1.1養(yǎng)老院辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生由人力行政部歸口管理，人力行政部行政管理人員監(jiān)督保潔員對養(yǎng)老院辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行日常清潔工作，制定衛(wèi)生清潔標準，指導養(yǎng)老院各部門衛(wèi)生責任區(qū)的衛(wèi)生維護工作，并定期組織檢查、考核和評比工作；
4.4.1.2養(yǎng)老院各部門以辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責任區(qū)，按本規(guī)定有關(guān)衛(wèi)生維護要求負責本部門辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的日常維護工作。公共辦公區(qū)域的衛(wèi)生維護工作由人力行政部負責；
4.4.1.3養(yǎng)老院員工以個人辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責任區(qū)，按本規(guī)定有關(guān)衛(wèi)生維護要求負責個人辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的日常維護工作。養(yǎng)老院領(lǐng)導辦公區(qū)域衛(wèi)生維護工作由人力行政部負責（地毯清洗工作除外）；
4.4.1.4各部門負責各自辦公室內(nèi)衛(wèi)生，樓道、樓梯、公共衛(wèi)生間以及尚未分配到各部門的公共辦公區(qū)域衛(wèi)生由人力行政部負責，各部門及員工個人對所使用的公共辦公區(qū)域公共設(shè)施承擔維護責任。
4.4.2衛(wèi)生清潔要求
4.4.2.1辦公室嚴格要求保潔人員按日常保潔細則執(zhí)行（保潔細則另見《養(yǎng)老院日常保潔計劃》），保持地面、墻面、門窗、燈具、辦公家具、辦公設(shè)備、辦公器具日常清潔整齊，無灰塵，無損壞。
4.4.3衛(wèi)生維護要求
4.4.3.1員工個人辦公區(qū)域環(huán)境維護要求
員工應(yīng)注意保持所在工作區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境的整潔、有序和完好無損，具體要求為：
4.4.3.1.1愛護養(yǎng)老院財產(chǎn)，辦公家具、辦公設(shè)備使用時不允許亂寫亂劃；
4.4.3.1.2辦公桌面各種資料、工具、文件、配件等均應(yīng)放置整齊美觀，對內(nèi)流通文件不得隨意丟放在桌面，對外往來文件或信函等禁止存放在辦公位上；
4.4.3.1.3文明使用衛(wèi)生間，及時沖洗。嚴禁往水池、抽水馬桶內(nèi)亂扔垃圾；
4.4.3.1.4嚴禁往洗手池及普通垃圾桶內(nèi)傾倒飯菜殘渣等；
4.4.3.1.5參加會議（洽談）結(jié)束后，應(yīng)自覺清理好面前的雜物，放置好自已的座位，必要時要及時通知保潔人員進行清潔，恢復會議（洽談室）的潔凈；
4.4.3.1.6下班時，應(yīng)整理干凈辦公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有廢棄物品必須投放于清潔袋中；
4.4.3.1.7保持辦公區(qū)良好工作氛圍，打電話和談話以能聽到為宜，禁止大聲喧嘩或高聲叫喊、影響他人工作，不得聚堆閑談與工作無關(guān)的事情。
4.4.3.2各部門辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護要求
各部門應(yīng)負責維護本部門辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的整潔、有序和完好無損，具體要求為：
4.4.3.2.1負責按養(yǎng)老院規(guī)定教育和加強本部門人員保護環(huán)境衛(wèi)生的思想意識和行為規(guī)范；
4.4.3.2.2負責本部門共用辦公家具、辦公設(shè)備安全衛(wèi)生使用；
4.4.3.2.3本部門共用的各種書籍、資料、工具、文件、配件等均應(yīng)放置整齊美觀，不隨意堆放物品；
4.4.3.2.4本部門組織會議（洽談）后，應(yīng)負責清理遺留的雜物，放置好桌椅，通知保潔人員進行清潔，恢復會議（會客室）的潔凈有序；
4.4.3.2.5文件柜里的資料要排放整齊，逾期或廢棄文件要定期處理或銷毀，避免多余物品占用文件柜的使用空間；文件柜頂不得私自擺放任何物品，以保持辦公區(qū)整體形象；
4.4.4.2.6各部門有責任保持部門公告欄（白板）整潔，不得亂涂亂畫，通知通告應(yīng)粘貼擺正，超過兩周以上的通知應(yīng)取下存檔；
4.4.3.3公共辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護要求
4.4.3.3.1養(yǎng)老院在圖書館組織（非部門組織）的會議（洽談）后，服務(wù)部應(yīng)負責清理遺留的雜物，放置好桌椅，通知服務(wù)人員進行清潔，恢復圖書館的潔凈有序；
4.4.3.3.2公共辦公區(qū)域內(nèi)須保持整潔，不得任意堆積物品、廢紙箱或垃圾；廢棄物必須放置于規(guī)定的場地或垃圾筐內(nèi)；嚴禁從窗口向外拋棄廢棄物；
4.4.3.3.3飲水機及洗手間內(nèi)的公用設(shè)施，要愛惜使用。洗手池內(nèi)不得扔棄污物（如煙頭、廢紙、茶葉、飯菜殘渣、口香糖等）；
4.4.3.3.4嚴禁在辦公區(qū)域（包括前臺接待、走廊、衛(wèi)生間、會議室等場所）內(nèi)吸煙，自覺維護良好環(huán)境衛(wèi)生；
4.4.3.3.5各類車輛要服從保安人員指揮，按指定車位停放。自行車要停放到指定位置，不得亂放。
4.4.4衛(wèi)生管理工作要求和有關(guān)獎懲規(guī)定
4.4.4.1．人力行政部行政管理人員負責衛(wèi)生管理工作，應(yīng)按本規(guī)定要求負責養(yǎng)老院范圍內(nèi)的所有環(huán)境衛(wèi)生清潔維護的指導和檢查工作，并有責任和權(quán)力要求辦公區(qū)各部門、各員工遵循本規(guī)定的執(zhí)行；
4.4.4.2．人力行政部行政管理人員負責按規(guī)定對保潔人員進行考核和管理；
4.4.4.3．人力行政部行政管理人員應(yīng)于每天上班前，巡視檢查辦公區(qū)范圍內(nèi)的所有環(huán)境衛(wèi)生情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決并進行記錄，并于每周一和每月5日前將上周/月衛(wèi)生檢查情況上報部門負責人審核后形成衛(wèi)生通報發(fā)養(yǎng)老院各部門，衛(wèi)生通報內(nèi)容按責任區(qū)域反映上述各項清潔和維護工作情況，衛(wèi)生評價采用以下標準：
（1）優(yōu)良：連續(xù)三周/月“正常“；
（2）合格：符合各項衛(wèi)生要求；
（3）較差：有一至二項不符合衛(wèi)生要求；
（4）很差：有三項以上不符合衛(wèi)生要求。
衛(wèi)生檢查如有較差或極差情況，應(yīng)注明責任部門或個人以及衛(wèi)生不符合要求的具體情況。
4.4.4.4．養(yǎng)老院各部門全體人員及保潔人員應(yīng)積極配合和執(zhí)行上述清潔工作及維護工作，衛(wèi)生考核將作為部門考核和員工考核內(nèi)容之一，模范遵守或有違反行為，將按以下辦法實施管理和獎懲：
（1）衛(wèi)生評價為“優(yōu)良“部門或個人，將在衛(wèi)生通報上予以表揚，全年“優(yōu)良“部門或個人將評為“優(yōu)秀衛(wèi)生部門“或“優(yōu)秀衛(wèi)生員工“，人力行政部將專項提請養(yǎng)老院給予一定經(jīng)濟獎勵。
（2）衛(wèi)生檢查為“較差“和“很差“的部門或個人，人力行政部行政管理人員應(yīng)當面指出不足之處并立即要求相關(guān)部門和個人進行改正，不聽從指正者將于本周/月衛(wèi)生通報中提出批評。
（3）衛(wèi)生檢查連續(xù)三次以上為“較差“和“很差“的部門或個人，將于本月衛(wèi)生通報中提出批評；月通報二次以上“較差“和“很差“的部門和個人，將記入部門考核和個人考核中，試用人員將記入轉(zhuǎn)正考核中，并作為有關(guān)獎金發(fā)放的考核內(nèi)容之一；全年“較差“和“很差“次數(shù)最多的部門和個人，將評為“衛(wèi)生最差部門“和“衛(wèi)生最差員工“，并提請養(yǎng)老院于年終獎金中進行一定懲罰減額。
（4）保潔人員的清潔工作不符合養(yǎng)老院衛(wèi)生要求的，第一次給予批評，第二次給予警告，第三次給予勸退處理。
4.5辦公區(qū)鑰匙管理
4.5.1管理組織
4.5.1.1辦公區(qū)鑰匙由人力行政部統(tǒng)一管理；
4.5.1.2門鑰匙由部門負責人管理；
4.5.2管理內(nèi)容
4.5.2.1保管原則:誰使用，誰負責
4.5.2.2鑰匙領(lǐng)用
4.5.2.2.1人力行政部對鑰匙進行編號（家具鑰匙按家具的資產(chǎn)編號，門鑰匙自行編號）后，張貼在鑰匙上。
4.5.2.2.2員工領(lǐng)用鑰匙需填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
4.5.2.3鑰匙分類保管
4.5.2.3.1辦公家具鑰匙（包括文件柜、推柜等）：由使用人保管鑰匙；
4.5.2.3.2大門、會議室等公用鑰匙：由辦公室保管；
4.5.2.3.3獨立辦公室鑰匙：由使用者保管；
4.5.2.3.4保險柜鑰匙：由指定專人保管。
4.5.2.4鑰匙管理
人力行政部對辦公區(qū)域所有鑰匙統(tǒng)一登記造冊，建立詳細的鑰匙領(lǐng)用庫存臺帳，定期
盤點上報鑰匙管理使用狀況，詳細審查離職員工鑰匙退還事宜。
4.5.2.4.1中控室保留辦公區(qū)備用鑰匙一套（財務(wù)保險柜備用鑰匙由財務(wù)負責人保管），在臨時需要時提供使用；
4.5.2.4.2如需要動用當事人使用鑰匙的備用鑰匙，當事人應(yīng)填寫《備用鑰匙使用登記表》，由當事人、人力行政部雙方簽字后使用；
4.5.2.4.3如需要動用他人使用鑰匙的備用鑰匙，必須征得主管領(lǐng)導同意后，方可使用備用鑰匙，同時填寫《備用鑰匙使用登記表》；
4.5.2.4.4任何鑰匙不得任意復制或借予他人使用；
4.5.2.4.5領(lǐng)用的鑰匙如有丟失，必須及時報請人力行政部采取補救措施。并予以20元罰款；
4.5.2.4.6人力行政部如需復制鑰匙，應(yīng)填寫《鑰匙復制申請單》，由人力行政總監(jiān)簽字后方可復制。
4.5.2.4.7辦公區(qū)員工離職或調(diào)離時，應(yīng)將鑰匙退交人力行政部，方可辦理離職、調(diào)離手續(xù)；
4.5.2.4.8除人力行政部主管人員因鑰匙管理使用需要外，其他人不得以任何借口擅自加配辦公區(qū)鑰匙、改裝門鎖。一經(jīng)查出，將給予50元的罰款，情節(jié)嚴重者給予解除勞動關(guān)系處理。
4.5.2.4.9一旦發(fā)現(xiàn)門鎖或鑰匙出現(xiàn)故障，盡早報請人力行政部派人修理，以免造成更大的損失。
4.5.2.5獎懲措施：
4.5.2.5.1如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失情況，該員工需按價賠償其直接損失；
4.5.2.5.2連續(xù)發(fā)現(xiàn)3次丟失鑰匙情況，將記過失一次。
4.5.3附件
4.5.3.1《鑰匙領(lǐng)用登記表》
4.5.3.2《備用鑰匙使用登記表》
4.5.3.3《鑰匙復制申請單》
4.6安全管理
4.6.1各辦公區(qū)域工作人員必須提高警惕，防止不法分子闖入室內(nèi)。重要的文件、資料要及時送存，個人存放文件、資料要妥善保管，不要亂放亂丟，嚴防泄密；
4.6.2辦公室的鑰匙不得轉(zhuǎn)交本室以外的人員使用，嚴禁將外人單獨留在辦公室內(nèi)看書、學習或玩耍。
4.6.3個人辦公桌上的鑰匙要隨身攜帶，人離時注意關(guān)鎖門窗；
4.6.4下班后，行政值班經(jīng)理應(yīng)認真檢查辦公區(qū)安全狀態(tài)，并確保天黑后，核心辦公區(qū)樓道燈處于開啟狀態(tài)；
4.6.5不準在辦公區(qū)內(nèi)焚燒雜物、紙張，不準亂接電源、燒電爐，人離時注意關(guān)閉電源，認真做好防火工作；
4.6.7嚴禁隨意觸動防火、防煙報警設(shè)施；嚴禁攜帶危險品進入養(yǎng)老院；
4.6.8下班時，須切斷電腦及其他用電設(shè)施電源（含插線板電源）；妥善保管重要物品；
4.6.9來訪客人須在洽談區(qū)等候，會客地點應(yīng)在洽談區(qū)。特殊情況經(jīng)允許，方可進入辦公室；
4.6.10如攜帶物品（帶包裝）離開，需由辦公室或接待中心確認，開具攜物出門條，門崗方可放行。
4.7節(jié)能管理
4.7.1節(jié)電管理
4.7.1.1夏季室內(nèi)溫度低于30攝氏度（含）時禁止啟動空調(diào)，高于30攝氏度啟動空調(diào)后，應(yīng)將空調(diào)溫度設(shè)置在26攝氏度；冬季室內(nèi)溫度低于于16攝氏度時方可啟動空調(diào)，啟動空調(diào)后，溫度設(shè)置不應(yīng)超過18度；
4.7.1.2各辦公室均應(yīng)采用節(jié)能燈作為照明光源；
4.7.1.3各部門應(yīng)做到人走燈滅，避免出現(xiàn)長明燈現(xiàn)象（另有規(guī)定的公共辦公區(qū)域除外）。
4.7.2節(jié)水管理
全體員工均應(yīng)注重節(jié)約用水，對衛(wèi)生間馬桶或水龍頭出現(xiàn)的長流水情況應(yīng)及時匯報。
4.7.3其它
4.7.3.1夏季啟用空調(diào)后，禁止開窗；
4.7.3.2冬季供暖期間，除每日上午上班后統(tǒng)一的15分鐘通風時間外，其它時間禁止開窗；
4.7.3.3各部門負責人為本部門節(jié)能管理第一責任人；
4.7.3.4各辦公室應(yīng)指定節(jié)能管理責任人，并報人力行政部備案；
4.7.3.5違反節(jié)能管理各條款規(guī)定的，視為中度違紀；因違反本規(guī)定，違規(guī)操作空調(diào)設(shè)備造成損壞的，屬嚴重違紀，以上均按《員工獎懲制度》給予處理。
五、處罰措施
5.1養(yǎng)老院全體人員必須嚴格遵守以上規(guī)定。人力行政部負責督查養(yǎng)老院全員執(zhí)行本規(guī)定的情況，經(jīng)指出后仍未改正者，將視情節(jié)輕重處以20-100元不等罰款；損壞公物須照價賠償；對情節(jié)嚴重者除要求賠償損失外，還將根據(jù)《員工獎懲制度》予以處分。
六、制度責任部門：本制度由人力行政部負責解釋。
七、生效日期:本制度自院領(lǐng)導簽字之日起生效。
附件:
附件一：《辦公鑰匙使用狀況報告表》
附件二：《鑰匙領(lǐng)用登記表》
附件三：《備用鑰匙使用登記表》
附件四：《辦公區(qū)域檢查報告》
簽發(fā)人：姚雪
