置業(yè)公司費(fèi)用管理規(guī)定
置業(yè)公司費(fèi)用管理規(guī)定
一、管理范圍
1、本規(guī)定所指'費(fèi)用'是指辦公行政性費(fèi)用。
2、本規(guī)定所指'管理'是指對上述費(fèi)用的基礎(chǔ)原則、費(fèi)用分類、費(fèi)用定額、預(yù)算編審、費(fèi)用分?jǐn)?、結(jié)算考核和統(tǒng)計報表等項工作。
二、管理模式
1、歸口管理:即公司行政辦公所涉及及實(shí)物管理和費(fèi)用管理的日常工作總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。
2、雙向管理:即實(shí)物管理和費(fèi)用管理并舉,建立雙管齊下的雙向管理體系。
3、分類管理:即依據(jù)各項辦公行政費(fèi)用開支內(nèi)容、方式的不同,對實(shí)物和費(fèi)用進(jìn)行合理的統(tǒng)計分類,并建立健全相應(yīng)的統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析等基礎(chǔ)工作,實(shí)行分類管理。
4、定額管理:即從實(shí)際出發(fā),對部分行政費(fèi)用支出項目實(shí)行定額管理制度,超額扣款,節(jié)約歸公。
5、預(yù)算管理:即在保障日常經(jīng)營管理工作需要的前提下、在上述管理的基礎(chǔ)上,厲行節(jié)約、節(jié)耗增支,建立和推行行政費(fèi)用支出預(yù)算管理制度。
6、監(jiān)督管理:即實(shí)行控制預(yù)算總額、審批報銷一支筆的監(jiān)控制度。
三、費(fèi)用分類
1、房租、空調(diào)費(fèi):即公司辦公租房、其它工作租房等的合同租金額。
2、植物租賃費(fèi):即公司辦公場地和其它工作租房的植物租賃合同租金額。
3、水費(fèi):即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的自來水費(fèi)。
4、電費(fèi):即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的電費(fèi)。
5、實(shí)物資產(chǎn)費(fèi);即非消耗性辦公用品的購置金額。
6、車輛使用費(fèi):即公司購置車輛的辦證費(fèi)、保險費(fèi)、車船稅、養(yǎng)路費(fèi)、汽油費(fèi)(包括包干的油料費(fèi))、
維修保養(yǎng)費(fèi)、停洗過路費(fèi)、車輛用品費(fèi)等日常使用費(fèi)。
7、通訊費(fèi):即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的固定電話、傳真電話費(fèi)用。
8、裝修制作費(fèi):即對外訂制的辦公隔斷、房屋裝修、標(biāo)牌、標(biāo)識、像框等制作加工費(fèi)。
9、人事管理費(fèi):即公司為人力資源管理、勞資管理發(fā)生的如招聘廣告、招聘入場、合同鑒證、證書
等費(fèi)用。
10、職工活動費(fèi):即公司組織職工旅游、聚餐等活動費(fèi)用。
11、禮品費(fèi):即在節(jié)假日或平時等發(fā)生的對外饋贈性禮品、食品、物品等費(fèi)用。
12、員工餐費(fèi):在工資以中補(bǔ)貼的形式發(fā)放,按崗位工作性質(zhì),均按6元/餐的標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)貼。
13、低值易耗品費(fèi):
(1)辦公用品費(fèi):公司各部門發(fā)生的專用辦公用品費(fèi),如筆記本、各類筆、筆筒、筆芯、大頭針、回型針、膠水、膠棒、訂書機(jī)、修正液等;
(2)辦公耗材費(fèi):公司各部門辦公電腦設(shè)備所需的易耗材料費(fèi)用,如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)加粉、購買硒鼓、墨盒、各種色帶等等;
(3)文印制作費(fèi):即外送制作、裝裱發(fā)生的費(fèi)用,如信箋、信封、表單、單據(jù)、宣傳品、名片、紙杯及在外復(fù)印、在外裝訂等費(fèi)用;
(4)電腦用品費(fèi):即公司辦公所發(fā)生的電腦耗品費(fèi),如軟盤、光盤、鼠標(biāo)、軟驅(qū)、網(wǎng)線、網(wǎng)卡等;
(5)其它用品費(fèi):即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品費(fèi)。
14、維修費(fèi):公司內(nèi)辦公家具、辦公設(shè)備、照明等的各項維修費(fèi)用,如辦公桌、復(fù)印機(jī)、開關(guān)等的維修;
15、郵遞費(fèi):公司對外發(fā)送快遞、郵寄物品等所需的費(fèi)用。
16、其它費(fèi)用:即以上十五項費(fèi)用不能包含的其它費(fèi)用。
四、費(fèi)用定額(需會同財務(wù)部修訂)
(一)辦公用品領(lǐng)用定額:
辦公用品的領(lǐng)用嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行。
(二)月度車輛費(fèi)用定額:
說明:如若定額車輛的汽油費(fèi)因工作原因造成超額,請出示相關(guān)的依據(jù),例如派車登記、里程記錄等等。定額以季度核算,如超過定額,其超額部分由管理責(zé)任人負(fù)擔(dān),統(tǒng)計匯總后在其工資中扣減。
(三)通訊費(fèi)用定額:
1、固定直撥電話(含傳真):
序號
電話號碼
使用部門
主要責(zé)任人
月度話費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)(元)
備注
1
2
3
4
2、分機(jī)電話
序號
分機(jī)號碼
使用部門
主要責(zé)任人
月度話費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)(元)
備注
2
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
凡月度使用金額超過定額標(biāo)準(zhǔn)的,由使用部門或使用人承擔(dān)超支部分費(fèi)用。
五、預(yù)算編審
(一)編制依據(jù):
1、上月末庫存情況。
2、本月人員增減、購置申請和預(yù)計情況。
3、各項定額和總控指標(biāo)。
(二)編制口徑:
1、預(yù)算內(nèi)支出和預(yù)算外支出:
(1)'預(yù)算內(nèi)支出':指每月底經(jīng)集團(tuán)總裁審批的預(yù)算方案。
(2)'預(yù)算外支出':指在執(zhí)行每月預(yù)算內(nèi)支出方案過程中,新出現(xiàn)并經(jīng)審批人審批同意支出的項目和金額。
2、固定費(fèi)用和變動費(fèi)用:
(1)'固定費(fèi)用':指在一定時期(半年以上)內(nèi)、支出項目的內(nèi)容、性質(zhì)和金額都不發(fā)生變化的費(fèi)用。在本規(guī)定中的'費(fèi)用分類'中的房租空調(diào)費(fèi)、植物租賃費(fèi)兩項。
(2)'變動費(fèi)用':指在每一月度都可能隨影響因素發(fā)生項目和金額變化的費(fèi)用。在本規(guī)定中的'費(fèi)用分類'中除固定費(fèi)用以外其它類別的費(fèi)用。
3、定額費(fèi)用和非定額費(fèi)用:
(1)'定額費(fèi)用':指經(jīng)公司審定須確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費(fèi)用。
(2)'非定額費(fèi)用':指無法確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費(fèi)用。在本規(guī)定中的'費(fèi)
用分類'中除上述定額費(fèi)用外的費(fèi)用。
(三)編制方法
按上述'費(fèi)用分類'列明細(xì)表逐一預(yù)算,使用規(guī)范的'行政費(fèi)用預(yù)算/購置明細(xì)表'中的'預(yù)算'欄。表中的'項目名稱'必須明細(xì),'庫存量'必須準(zhǔn)確,'數(shù)量'必須精打細(xì)算,'單價'必須符合實(shí)際,'備注'應(yīng)列出變動費(fèi)用增減變化的主要原因、分?jǐn)傎M(fèi)用的比例、固定費(fèi)用所占的比例以及其它應(yīng)注明的口徑。
(四)審批流程
六、費(fèi)用結(jié)算
1、結(jié)算時間:每月月初10個工作日前結(jié)算上月費(fèi)用。
2、結(jié)算方法:代付費(fèi)用的公司每月底列出兩公司本月所發(fā)生的共同費(fèi)用清單,注明費(fèi)用名稱、費(fèi)用總額,由授權(quán)批準(zhǔn)人簽字后送應(yīng)承擔(dān)費(fèi)用公司的會計,兩公司以支票或掛帳方式進(jìn)行結(jié)算。
3、往來帳的對帳工作:每月的往來帳應(yīng)于次月5日之前核對完畢。
4、各公司各部門在日常支出、開據(jù)發(fā)票、審核單據(jù)時,應(yīng)盡量分清受益單位,以正確歸集行政管理費(fèi)用、簡化核算手續(xù)。
七、結(jié)算監(jiān)控
1、發(fā)票開據(jù):所有發(fā)生的行政性費(fèi)用在開具發(fā)票時,均須標(biāo)明發(fā)生費(fèi)用的公司;分?jǐn)傎M(fèi)用應(yīng)計算出分?jǐn)傤~后分別開據(jù)發(fā)票,以便正確歸集費(fèi)用和財務(wù)核算。
2、報銷辦法:報銷人需按財務(wù)規(guī)范粘貼報銷單據(jù)、填寫費(fèi)用報銷單、審查簽字、審批簽字,即可在出納處報銷。
3、財務(wù)監(jiān)控:財務(wù)部應(yīng)按同口徑建立公司行政費(fèi)用支出臺帳;行政費(fèi)用借款時,應(yīng)審查預(yù)算內(nèi)或預(yù)算外支出方案和審批依據(jù);行政費(fèi)用報銷時,應(yīng)審查支出項目、金額是否符合審批預(yù)算。如不符時,應(yīng)請行政人事部說明原因或提供必要依據(jù)。
八、統(tǒng)計報表
1、根據(jù)公司統(tǒng)一制定的規(guī)范表單認(rèn)真進(jìn)行行政管理表單、臺帳的登記和統(tǒng)計工作,并存檔保管。
所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)既有發(fā)生的數(shù)量又有發(fā)生的金額。
2、每月必須編制月度行政費(fèi)用統(tǒng)計報表;年度行政管理匯總表,并及時上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理、董事長。
3、月度行政費(fèi)用報表應(yīng)進(jìn)行綜合分析,分析要點(diǎn)是:同上月比的預(yù)算費(fèi)用比較分析和因素分析、同上月和當(dāng)月預(yù)算比預(yù)算執(zhí)行情況比較分析和因素分析、變動費(fèi)用增減變化情況及因素分析、人均消耗水平及增減分析等。
4、每月上報的統(tǒng)計報表及附件有:行政費(fèi)用預(yù)算/購置明細(xì)表、行政費(fèi)用支出分類匯總統(tǒng)計表、車輛費(fèi)用支出明細(xì)表、通訊費(fèi)用支出明細(xì)表、辦公用品庫存盤點(diǎn)明細(xì)表以及統(tǒng)計綜合分析報告。
