營銷部駐外辦事處合同管理規(guī)定
公司營銷部駐外辦事處合同管理規(guī)定
1目的
加強營銷部駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟效益,保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。
2.適用范圍
營銷部駐外辦事處
3.執(zhí)行
營銷部駐外辦事處人員
4.職責
營銷部駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準。
5.制度
5.1營銷部駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認真了解對方當事人的情況,主要包括:對方當事人主體資格、經(jīng)營權限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟利益,又要考慮對方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營銷人員應加強學習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關規(guī)定。簽訂合同時,必須以維護公司的合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公,造成我方經(jīng)濟損失的,應按其過失或故意所造成的損害后果,承擔相應的行政責任,經(jīng)濟賠償責任甚至法律責任。
5.3賣買合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準后,方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付,必須執(zhí)行公司的《財務管理辦法》。
5.4賣買合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責任人,對合同的履行、款項的回收承擔責任,負責到底。責任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題,需要變更、補充或解除的,一律采用書面形式(包括當事人雙方往來的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的,由公司指派專人負責提交仲裁機構或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟合同專用章應嚴格按授權范圍使用,不準濫用、代用或借用,嚴禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟合同專用章應由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報聲明作廢和向公安機關報案外,還要追究有關責任人的經(jīng)濟責任和行政責任。
5.8內(nèi)務處按業(yè)務部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統(tǒng)一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應妥善保管,如有丟失,公司將追究有關人員責任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及用戶的自然情況等。
6管理
6.1內(nèi)務處按業(yè)務部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號,檔案內(nèi)容包括:
6.1.1合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3變更、補充、解除合同的協(xié)議。
6.2內(nèi)務處/駐外辦事處應按用戶/客戶建立用戶檔案,內(nèi)容包括。
6.2.1用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2用戶自然情況。
6.2.3我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4履行合同情況
6.2.5質(zhì)量/技術問題處理情況(表格)
6.3綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺帳一式二份,一份于次月5日前上報財務部,一份銷售分公司保管備查,內(nèi)容包括:
6.3.1合同號
6.3.2合同標的
6.3.3簽約日期,結(jié)算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4用戶名稱
6.3.5產(chǎn)品/備件名稱,數(shù)量/明細
6.4合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證,有關人員應保守合同秘密,嚴禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應嚴格保密,未經(jīng)允許,無關人員不得查閱。
6.5公司定期對合同管理工作進行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司對有關責任人給予開除處理,并追究其法律責任。
7本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。
