x地產(chǎn)公司工程合同管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程合同管理規(guī)定
第一節(jié) 概述
第一條 為了實現(xiàn)依法治理企業(yè),促進公司對外經(jīng)濟活動的開展,規(guī)范對外經(jīng)濟行為,提高經(jīng)濟效益,防止不必要的經(jīng)濟損失,特制定工程合同管理規(guī)定。
第二條 合同作為明確合同雙方權(quán)利和義務(wù)的依據(jù),具有法律約束力,故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來的,應(yīng)當簽訂經(jīng)濟合同。
第三條 本章所指的合同包括建設(shè)項目前期、設(shè)計、工程、物資合同。
第四條 除即時清結(jié)者外,合同均應(yīng)采用書面形式,有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第二節(jié) 機構(gòu)
第五條 除工程合同由預算部負責簽訂,其他合同均由各職能部門負責簽訂。
第六條 預算部全面負責合同的綜合管理,即合同簽訂前的指導、審核以及履行過程中的監(jiān)督、管理。
第三節(jié) 原則
第七條 未通過招標簽訂的合同,在訂立合同前,必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況,無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同。
第八條 經(jīng)濟合同必須具備標的(指貨物、勞務(wù)、工程項目等),數(shù)量和質(zhì)量,價款或者酬金,履行的期限、地點和方式,違約責任等主要條款。經(jīng)濟合同可訂立定金等擔保條款。對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的,應(yīng)當封存樣品,由合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別保管。
第九條 合同文本由相關(guān)部門自行擬稿,應(yīng)盡可能參照使用標準格式合同范本,同時結(jié)合本公司和建設(shè)項目的實際情況,確保合同內(nèi)容的完整、嚴密和有利。
第十條 合同的主要條款和內(nèi)容必須符合法律法規(guī),當事人各方的權(quán)利和義務(wù)必須明確,文字表述清楚準確。
第十一條 每一合同文本上或留我方的合同文本上應(yīng)注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號。
第十二條 對外訂立的經(jīng)濟合同,嚴禁在空白文本上蓋章,并且原則上先由對方簽字蓋章后,我方才予以簽字蓋章,嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要,須公司批準。
第十三條 單份合同文本達兩頁以上的須加蓋騎縫章。
第四節(jié) 合同談判
第十四條 合同談判應(yīng)由相關(guān)部門負責組織實施,經(jīng)招標確定合作方的合同談判,應(yīng)由原招標經(jīng)辦部門負責組織實施。
第十五條 所有經(jīng)濟合同的談判,必須保證至少有兩名人員參加談判。
第五節(jié) 合同簽訂
第十六條 前期合同:
凡涉及政府部門及相關(guān)職能部門的合同,由工程前期部負責洽談和擬訂,提供相關(guān)費用的依據(jù)至預算部,經(jīng)審核后辦理后續(xù)報批手續(xù)。
第十七條 設(shè)計合同:
(一) 設(shè)計合同包括項目總體方案設(shè)計合同、園林景觀設(shè)計合同、室內(nèi)裝飾設(shè)計合同、單體及室外管網(wǎng)施工圖設(shè)計合同。
(二) 設(shè)計合同由設(shè)計部負責洽談和擬訂,提供相關(guān)費用的依據(jù)至預算部,經(jīng)審核后辦理后續(xù)相關(guān)手續(xù)。
第十八條 工程合同:
(一)工程合同包括單體施工合同、監(jiān)理合同和分包工程合同(土方工程、樁基工程、防水工程、欄桿工程、鋁合金門窗工程、幕墻工程、消防工程、人防工程、室內(nèi)外高檔裝修工程、智能化工程及綜合布線工程等)。
(二)上述工程均須按照《工程招標投標管理》確定承包單位,由預算部負責與承包單位進行洽談,簽訂單體施工合同、監(jiān)理合同和上述分包工程合同及其它零星及單體附屬工程的合同文本,并辦理工程合同的報批手續(xù)。
第十九條 物資合同:
(一)物資合同包括物資采購合同和機電設(shè)備供貨合同。
(二)物資采購合同:
1.總價在3萬元以下的零星物資和苗木采購,物資部必須辦理零星物資和苗木價格審批手續(xù),以此作為付款依據(jù)。
2.總價在3萬元~50萬元的物資采購,物資部必須簽訂物資采購合同。
3.總價在50萬元以上的物資采購,須按照《工程招標投標管理》確定供應(yīng)商,合同由物資部負責與供應(yīng)商洽談和擬訂,提交至預算部審核后,辦理后續(xù)報批手續(xù)。
4. 對已簽合同標的作調(diào)整時,物資部必須簽訂合同補充協(xié)議,以此作為付款依據(jù)。
(三)機電設(shè)備采購合同和涉及安裝的物資采購合同,由設(shè)計部專業(yè)工程師負責協(xié)同物資部擬訂機電設(shè)備采購合同文本,上述合同由物資部提交至預算部審核后,辦理后續(xù)報批手續(xù)。
第二十條涉外合同、重大合同(設(shè)計合同、監(jiān)理合同、物資采購合同、機電設(shè)備合同;單體工程、分包工程,其合同價超過500萬元的)合同簽訂部門必須加簽常年法律顧問的法律意見,并報集團投資發(fā)展部備案。
第六節(jié) 審批流程
第二十一條 合同文本擬定完畢,按規(guī)定的流程審核并簽署完意見后,加蓋公章或合同專用章方能生效。具體流程如下:
(一)工程前期合同審批程序:
工程前期部經(jīng)辦人――工程前期部經(jīng)理――預算部經(jīng)理――財務(wù)副總――總經(jīng)理――董事會代表
(二)物資采購合同審批程序:
物資部經(jīng)辦人――相關(guān)主管副總工程師、工程師――物資部經(jīng)理――預算部經(jīng)理――物資副總――財務(wù)副總――總經(jīng)理――董事會代表
(三)工程合同審批程序:
預算部經(jīng)辦人――預算部經(jīng)理――造價審核部經(jīng)理――工程副總――財務(wù)副總――總經(jīng)理――董事會代表
(四)設(shè)計合同審批程序:
設(shè)計部經(jīng)辦人――設(shè)計總監(jiān)――預算部經(jīng)理――工程副總――財務(wù)副部――總經(jīng)理――董事會代表
第二十二條 流程中各審核意見簽署于合同流轉(zhuǎn)單上,合同流轉(zhuǎn)單作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后,經(jīng)辦人留存并及時歸檔。
第七節(jié) 合同的履行
第二十三條 合同依法訂立后,即具有法律效力,相關(guān)部門應(yīng)充分理解、熟悉合同,然后嚴格履行合同。
第二十四條 經(jīng)辦部門和財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺帳,每一合同設(shè)一臺帳,分別按業(yè)務(wù)進展情況和收付款情況一事一記。
第二十五條 有關(guān)部門在合同履行中,遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時向公司主管領(lǐng)導匯報,必要時通知法律顧問。
第二十六條 財務(wù)部門依據(jù)合同履行收付
款工作,對具有下列情形的業(yè)務(wù),應(yīng)當拒絕付款:
(一)未按規(guī)定簽訂合同的;
(二)收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。
第二十七條 付款單位與合同對方當事人名稱不一致的,經(jīng)辦部門應(yīng)當督促付款單位出具代付款證明。
第二十八條 在合同履行過程中,合同對方要求的付款必須按合同審批程序?qū)徍?50萬以下的付款總經(jīng)理有最終決定權(quán), 50萬及50萬以上的付款須報董事會代表批準,各級審核通過后再轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。公司各部門所辦理的各種款額收款單位,必須在各部門經(jīng)辦人的陪同下至財務(wù)部辦理收取支票或現(xiàn)金的手續(xù)。
第二十九條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料,對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度,以保證合同的完整性。
第八節(jié) 合同的變更和解除
第三十條 合同訂立后,在履行過程中,經(jīng)辦人員及相關(guān)人員應(yīng)及時掌握合同執(zhí)行情況,對涉及合同履行中的變更、解除等重要事項,應(yīng)及時匯報,并依上述流程履行審核手續(xù)。
第三十一條 我方變更或解除合同的通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當采用書面形式,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。
第三十二條 有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知,必須在三天內(nèi)向公司主管領(lǐng)導匯報,必要時通知法律顧問。
第三十三條 變更或解除合同的通知和回復應(yīng)符合文件收發(fā)的要求。
第三十四條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。
第三十五條 合同變更后,合同編號不予改變。
第九節(jié) 歸檔管理
第三十六條 合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、預算書(標)底等。由公司檔案管理員負責整理、歸檔、編號。
第三十七條 合同蓋章生效后,應(yīng)交一份正本由公司檔案管理員對合同進行編號登記并歸檔,其他部門上公司網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)查閱。
第三十八條 經(jīng)辦部門和財務(wù)管理部門需要設(shè)立合同臺帳,及時反映各階段合同履行情況,做到款項收付一事一計,互相核對。
第三十九條 當經(jīng)濟合同歸檔后出現(xiàn)補充或更改時,經(jīng)補充或更改后的經(jīng)濟合同仍作為有效的經(jīng)濟合同進行歸檔管理。
第十節(jié) 其他
第四十條 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
第四十一條 經(jīng)辦部門、財務(wù)部門應(yīng)當根據(jù)所立合同臺帳,按公司的要求,定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況。
第四十二條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料(包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等)按合同編號整理,交檔案管理人員存檔,由檔案管理員根據(jù)公司文檔制度處理,不得隨意處置、銷毀、遺失。
