x地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
為了加強(qiáng)檔案室管理,提高檔案保管的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:
一、檔案室管理責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人
公司檔案室管理責(zé)任部門(mén)為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進(jìn)出檔案室。
二、檔案室存檔范圍
公司形成的各類(lèi)檔案以及各部門(mén)上報(bào)的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、檔案柜編號(hào)與存放
檔案室共有檔案柜十四列,編號(hào)為a―n列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門(mén)歸 檔資料分類(lèi)存放如下:
1、a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來(lái)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證 書(shū)、相片、光盤(pán)等。
a1-a2:公司獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書(shū)等;
a3:公司歷年活動(dòng)相片、公司調(diào)研、房展會(huì)、部門(mén)活動(dòng)、集團(tuán)、社區(qū)活動(dòng)及 項(xiàng)目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤(pán)資料。
a4:總經(jīng)理辦公室檔案
a5:人力資源部檔案
2、b列為公司重要證照及各部門(mén)歷年簽署的合同
b1:公司重要證照
b2-b5:歷年來(lái)各部門(mén)簽署的合同,根據(jù)時(shí)間、部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)保存
3、c列為工程前期部檔案(按項(xiàng)目分類(lèi))
c1-c5:2006g72地塊文件、z國(guó)際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、d列工程前期資料
5、e列為工程項(xiàng)目檔案
6、f列為工程項(xiàng)目檔案
7、g列為營(yíng)銷(xiāo)部檔案
公司各樓盤(pán)的買(mǎi)賣(mài)契約、客戶資料及認(rèn)購(gòu)協(xié)議等(按項(xiàng)目分類(lèi))
8、h列為營(yíng)銷(xiāo)部檔案
公司各樓盤(pán)的買(mǎi)賣(mài)契約、客戶資料及認(rèn)購(gòu)協(xié)議等(按項(xiàng)目分類(lèi))
9、i列為預(yù)算部檔案
10、j列為預(yù)算部檔案
11、k列為物資部、物管技術(shù)部檔案
k1-k3:物資部各類(lèi)招投標(biāo)文件
k4-k5:物管技術(shù)部盤(pán)點(diǎn)表
12、l列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
13、m列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
14、n列為財(cái)務(wù)部檔案
n1:財(cái)務(wù)部歷年財(cái)務(wù)報(bào)表
n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計(jì)業(yè)務(wù)約定書(shū)、稅務(wù)局 與外經(jīng)委等單位來(lái)函、其它資料
n3:再投資退稅審核資料、公司注銷(xiāo)資料、利潤(rùn)再投資相關(guān)資料、審計(jì)報(bào)告 、評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等
n4:銀行資料
n5:增加注冊(cè)資本相關(guān)資料、投資方名稱變更相關(guān)資料
四、檔案存放要求
檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時(shí)間及借閱時(shí)間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標(biāo)明名稱,便于查找。
五、檔案室的清理要求
檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過(guò)一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。
六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
