地產公司文件管理規(guī)定
地產有限公司文件管理規(guī)定
為使我司的文件管理更加規(guī)范化,制度化,科學化,在行政管理過程中,形成具有法定效力和規(guī)范體式的文書,特制定本管理規(guī)定。
一、文件處理
1、發(fā)文程序
1)發(fā)文程序是指以本公司名義制發(fā)文件的過程,包括:草擬、擬辦、審批、簽發(fā)、用印、登記、下發(fā)。
2)公司各部門草擬的文件,要求情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
2)草擬文件部門,對涉及其他部門職權范圍內的事項,應先協(xié)商取得一致意見后方可行文。
4)草擬文件部門按照公司文件格式排版、字號進行打印,經分管領導復核后,送行政部做文件處理。
5)行政部秘書將草擬文件登記編號,送交行政副總提出擬辦意見,由公司總經理審批。
6)對審批后的文件由行政秘書負責簽發(fā)、用印、下發(fā)。
2、收文程序
1)凡外來公文信件由行政部統(tǒng)一收拆(親收件除外)由秘書進行編號、登記。收文登記當日送公司行政部副總提出擬辦意見,并送公司總經理批示。
2)根據(jù)公司領導批示,由行政秘書及時送有關部門閱辦,急件隨到隨辦,不可過夜。
3)承辦部門收到交辦公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉,對不屬本部門及職權范圍辦理的文件,應及時退回行政部門并說明理由。
4)行政秘書對收文負責跟蹤催辦。
二、文件歸檔
1、處理完的外來文件及本公司文件,應按規(guī)定及時整理、歸檔,加強保管。檔案分為文書檔案、工程技術檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案等五類。(詳見公司檔案分類表)
2、公司各部門文檔,由專人負責管理,按類別存放,第二年一月經檢查齊全后,整理立卷歸檔,要求在二月底以前全部裝訂完畢。
3、公司行政部是檔案管理工作的主管部門,負責定期培訓監(jiān)督。檢查各部門的檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
4、各部門負責檔案的專管員必須做到:
1)借閱檔案必須履行登記手續(xù),借期不得超過兩周,到期必須返回,屬實需要,辦理續(xù)借手續(xù)。
2)做好保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案丟失或出現(xiàn)文件泄密時,及時上報,不得隱瞞,對玩忽職守造成損失泄密的嚴肅處理。對視情節(jié)追究法律責任。
5、根據(jù)檔案材料保管期限和效用,定期對檔案進行鑒定,對己失去作用和保存價值時效的檔案要進行銷毀。
6、檔案銷毀必須經公司負責人審批后方可進行,銷毀檔案應由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,銷毀冊應存檔。
三、文件格式
1、公司文件中各組成部分的標識、規(guī)格見附表。
2、文件用紙一般采用國際標準a4型,左側位裝訂處。
3、文字號:標題二號,正文四號;字體:宋體;
排版:上邊距3cm,下邊距2cm,左邊距4cm,右邊距3cm;每頁22行,每行28個字;張貼的文件用紙大小根據(jù)實際需要確定。
四、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
五、本規(guī)定由行政部負責解釋。
