企業(yè)文書管理規(guī)則規(guī)定
企業(yè)文書管理規(guī)則
□ 總則
第一條 目的
為使文書管理制度化,以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率,特訂定本規(guī)則。
第二條 范圍
本規(guī)則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。
□ 承辦部門
第三條 總收發(fā)部門
總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。
第四條 管理部門
(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門;營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書,得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。
(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書,以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。
(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。
(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜;文書未按規(guī)定處理者,管理部門不得受理。
第五條 主辦及會(huì)辦部門
(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門,如有涉及其他部門時(shí),其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。
(二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門。
□ 行文
第六條 行文類別
(一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。
(二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。
(三)便函:關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。
(四)簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。
(五)電報(bào):業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。
(六)表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等,可依實(shí)際需要印為固定格式使用。
(七)其他:
1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?訴訟文書,依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。
第七條 行文名義、署名及印信借用
(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下:
1.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章:
屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。
2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章:
對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。
3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。
①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。
②對(duì)當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。
③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。
④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。
4.以公司名義,由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。
對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。
營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。
5.以部門名義,由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。
營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。
6.以部門名義蓋部門章:
①采購(gòu)部門對(duì)廠商的行文。
②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。
7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者,得蓋用公司公章行文。
8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要,須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者,應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。
(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文,并依下列規(guī)定簽署、用印:
1.正式行文者,以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之;以業(yè)務(wù)接洽便函行文者,由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名,蓋用部門章。
2.總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件,蓋用部門章。
3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其他部門的行文蓋部門章。
4.廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。
(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等),須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件,均應(yīng)蓋章,并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。
(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。
(五)需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者,應(yīng)斟酌實(shí)情處理。
第八條 行文的判行權(quán)限
(一)以董事長(zhǎng)署名行文者,應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。
(二)以總經(jīng)理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外,應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。
(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。
(四)以部門名義由廠處長(zhǎng)署名行文者,應(yīng)由部門主管判行。
(五)以部門名義行文者,應(yīng)由部門主管判行。
(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。
(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要,如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義,須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者,行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。
(八)固定格式文書,應(yīng)由署名的主管于原稿判行后,授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。
□ 文書處理程式
