某客運公司信息管理規(guī)定
客運公司信息管理規(guī)定
快捷、準確的信息傳遞和處理是公司實施正常生產經營管理的前提和基礎。為確實加強公司的信息管理,有效調度和合理利用資源,提高公司整體工作效率,特制定本規(guī)定如下:
一、信息分類
1、日常信息,指電話、傳真、短信、報刊及郵發(fā)管理等日常行政管理中上傳下達傳遞的信息;
2、經營信息,指經營日報、管理者動態(tài)管理信息、營運秩序動態(tài)信息等日常經營管理信息;
3、安全信息,指公司客運車和生產輔助車發(fā)生的交通事故情況及處理的信息等;
4、監(jiān)控信息,指公司調度中心視頻監(jiān)控信息、服務熱線信息、gprs系統(tǒng)監(jiān)控信息等;
5、財務信息,指公司的財務統(tǒng)計報表、考核通報、財務情況通報等;
6、重大緊急信息,指重大突發(fā)性事件、重要社會動態(tài)、緊急災情、疫情以及其他重要緊急情況。
二、信息管理原則
1、首問原則。收到、發(fā)現(xiàn)相關信息的第一人,是信息處理的首問責任人,有義務和責任按規(guī)定及時地報送、處理信息。
2、對口原則。各部門按照職能應該報送和處理的信息,要嚴格按規(guī)定上報、處理,不得相互推諉,杜絕遲報、漏報、瞞報的現(xiàn)象。
3、限時原則。各部門必須在規(guī)定的時間內上報和處理各種信息。
4、準確原則。各部門在報送各種信息時要全面反映真實情況,重要數(shù)據(jù)要力求準確。
5、保密原則。信息的報送要做到內外有別,對各類信息除按規(guī)定上報外,不得隨意外泄。對新聞媒體的公開報道的信息,須按公司規(guī)定報批。
6、追究原則。各部門要層層建立信息管理責任制,實行責任追究。對遲報、漏報、謊報、瞞報各種信息給公司的管理或形象造成影響的,公司將對相關責任人予以嚴肅處理。
三、信息管理要求
(一)日常信息管理要求
1、電話:
接聽人員應按規(guī)范禮貌地接聽來電,做好電話記錄,并及時通知、傳達、反饋相關人員。涉及到公司公務問題,接聽人應按相關程序報上級領導審批后轉交相關部室處理,并隨時進行督辦處理結果。
2、傳真:
接收到傳真應及時轉交給相關部室和人員,涉及到公司須處理的問題,應按程序報相關領導批示,再轉交責任部室處理,并督辦處理結果,及時將情況反饋給相關領導。
3、報刊郵件:
總經理辦公室每日負責將報刊、雜志、信件分發(fā)至各高管層、各部門、分部,各部門、分部文員及時分發(fā)給相關人員。
4、短信:
收到問候性短信應禮貌性回復;收到領導臨時工作性短信,應按照短信的要求及時處理,并及時回復處理結果。
(二)經營信息管理要求
1、經營日表:
(1)經營日報的發(fā)送責任部門為安全運營部,每天中午12點鐘前以辦公自動化方式發(fā)送前一天的經營日報表,發(fā)送范圍為公司高管層、總辦主任、安全運營部經理、各分部經理。
(2)明日運力安排,由各分部根據(jù)當日游客進山的情況,結合歷史同期客人進山情況,提出次日本分部運力安排計劃報安全運營部匯總,安全運營部匯總后報安全運營分管領導審定后,由調度中心于5點前用移動短信平臺發(fā)送給總經理、高管層和相關分部。
(3)每日進山短信,每日熱線員登錄武陵源旅游網查詢核心景區(qū)的一次進山人數(shù),然后編發(fā)每日進山人數(shù)短信,于次日9點前按照規(guī)定范圍發(fā)送。
(4)車輛運行日志、調度日志,由分部有關崗位人員按照崗位職責如實填寫上交,分部文員負責分類、統(tǒng)計、復核,核算出當日本分部的人力、運力、運行里程數(shù)、實載率,作為編發(fā)經營日報表和核算員工工資的依據(jù)。
2、管理人員動態(tài)信息:
主要是指安全運營線的基層管理人員履行崗位管理職責的動態(tài)情況,也是對安全運營線管理人員實行行為考核的主要方式和依據(jù)。第二天上午9:30之前,各分部經理應將本分部管理崗位的管理日志進行查閱,對履行職責情況報安全運營部匯總后,由熱線員編入經營日報表中,發(fā)現(xiàn)履行職責不正常的情況應登記上報,作為以后處理的依據(jù)。
3、營運秩序動態(tài)信息:
各分部第一負責人是分部個人稽查、監(jiān)督、考評情況整理匯總上報的責任人,分部文員負責具體實施。對個人的稽查結果,由各分部每日進行匯總,并上報安全運營部。安全運營部將營運秩序動態(tài)管理信息錄入公司經營日報表。
對個人月度考評結果,經分部負責人簽字后,于每月28日前報安全運營部匯總;安全運營部在每月30日前報分管領導批準后,報人力資源部進行獎懲兌現(xiàn)。
分部個人的年度考評結果在每年12月30日前,各分部文員上報到安全運營部,安全運營部匯總后上報給安全運營分管領導批準后,報人力資源部審核存檔。
(三) 安全信息管理要求
1、安全報表管理要求:
(1)安全日報
各分部的安全責任人(安全經理助理、安全員或專職分隊長)每日下班前將當日的安全情況匯總,以日報方式報安全運營部,安全運營部將稽查情況與分部的日報匯總后編入經營日報一并發(fā)送。
(2)安全月報
每月25號前由分部安全員(或安全助理)向安全運營部報送經分部經理簽字確認的《安全月報表》,安全運營部匯總并送安全運營分管領導簽字確認后,于每月28號向總經理、運管、安全等相關單位報《公司安全月報表》。
2、交通事故信息管理要求:
(1)運營車輛發(fā)生交通事故,分部應按照公司《安全管理辦法》的規(guī)定程序和時限,向總經理、安全運營分管領導、安全運營部等部門報告事故情況,安全運營部視其情況立即組織現(xiàn)場處理,同時將事故情況編入當日安全日報,按規(guī)定范圍發(fā)送;辦公車和生產輔助車發(fā)生事故的,應同時報告行政分管領導和總經理辦公室。
(2)發(fā)生重大以上事故,安全運營部和所涉及分部的負責人應立即報告安全運營分管領導和總經理,安全運營分管領導、安全運營部和所涉及分部的負責人應在第一時間以最快的方式趕到現(xiàn)場,按照《公司緊急預案》規(guī)定搞好現(xiàn)場處理,組織人員救助,安全運營分管領導根據(jù)事故性質,及時向總經理進一步報告情況,分部應同時報總經理辦公室和監(jiān)控中心,總經理辦公室負責向各級政府、上級公司等有關部門報告,安全運營部隨后要在事發(fā)后2小時內上報文字材料。
(四)監(jiān)控信息管理要求
1、視頻監(jiān)控信息:
營運時間內,熱線員應通過實時監(jiān)控系統(tǒng)運力情況隨時監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)滯留現(xiàn)象及時調度最近站場車輛解決。同時,對各站場工作人員的狀態(tài)、站場管理、駕駛員行車情況實施監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)違章行為立即電話告之站場當事人員,或編輯短信告之駕駛
員,并每天做好監(jiān)控記錄。
2、服務熱線:
熱線員必須用標準普通話,禮貌、規(guī)范的接聽電話,并登記來電內容,及時處理來電。特別對游客丟失物品、游客走失、景區(qū)居民急病、自然災害等求助電話,要在10分鐘內迅速完成報告、處理流程。如不屬公司服務范圍的咨詢電話,要耐心告知其聯(lián)系方式。
3、gprs監(jiān)控系統(tǒng):
gprs監(jiān)控系統(tǒng)信息是公司對在駛車輛實施車速管控、保障車輛安全運行的主要技術手段。在車輛運行時段,熱線員應開啟gprs監(jiān)控系統(tǒng)信息,對運行車輛保持監(jiān)控狀態(tài),發(fā)現(xiàn)超速車輛應做好登記,錄制好實時監(jiān)控資料,做為以后處罰的依據(jù)。同時,通知所在分部的安全管理人員及時糾正違章。
4、其他信息系統(tǒng):
熱線員應每天檢查網上直播系統(tǒng)、服務熱線系統(tǒng)、站場信息發(fā)布系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、視窗網站等幾大系統(tǒng)是否正常運轉,內容更新是否及時,發(fā)現(xiàn)問題及時報告給技術人員維修恢復。
(五)財務信息管理要求
財務信息包括財務統(tǒng)計報表、考核通報、月財務情況分析、收入日報表和資金周報表等。
1、當月成本考核通報于次月15日之前上報,非人為原因導致成本考核延遲的除外,報送范圍為公司各高管層、各部室、分部、中心;
2、當月財務情況分析及報表于次月10日前上報(節(jié)假日順延),報送范圍為公司總經理、財務總監(jiān);
3、當日收入日報表于次日之內上報(節(jié)假日順延),報送范圍為公司總經理、財務總監(jiān);
4、資金周報表于每周初或周末上報(節(jié)假日順延),報送范圍為公司總經理、財務總監(jiān)。
(六)重大緊急信息管理要求
1、重大緊急信息內容
凡重大突發(fā)性事件、重要社會動態(tài)、緊急災情、疫情以及其他重要緊急情況,都屬于緊急信息。具體包括:(1)集體*、請愿、*、罷工、非法*,械斗、槍殺或雖只有少數(shù)人參加但影響極壞的突發(fā)性事件;(2)爆炸、火災、翻車、山體滑坡、車輛事故以及劫車等造成重大傷亡或影響較大的事故;(3)地質災害、風災、雪災、水災、旱災以及地震和嚴重疫情等;(4)在核心景區(qū)內發(fā)生堵路、攔車、砸毀環(huán)保車、公司員工與居民之間的打架斗毆等嚴重影響張家界核心景區(qū)內正常旅游秩序和旅游形象的事件。
2、重大緊急信息報送時限及程序
根據(jù)《張家界市突發(fā)公共事件總體應急預案》的要求,公司發(fā)生重大突發(fā)事件后,當事人必須在第一時間(限時事件發(fā)生5分鐘以內)口頭報分部或部門負責人;分部或部門負責人接報后5分鐘內報公司監(jiān)控中心;監(jiān)控中心接報后10分鐘內報公司總經理、分管領導和總經理辦公室。
總經理辦公室請示公司總經理和行政分管領導后,在10分鐘內向武陵源區(qū)政府辦公室、上級公司辦公室電話或傳真報告,并在2小時內進一步作書面報告。
四、信息管理責任追究
各部門要建立信息管理責任制,公司對信息上報情況將組織進行不定期稽查。對于未能準確履行本崗位信息管理職責,對虛報、遲報、漏報、謊報、瞞報各種信息給公司的管理或形象造成影響的,公司將視其情節(jié),予以嚴肅處理。
1、凡公司管理人員出現(xiàn)信息管理失誤的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予扣獎50-100元。
2、凡屬于行為考核的公司基層管理人員,處理信息管理失誤的,涉及到崗位職責的某一項的,按照其崗位職責的考核細則,作為不合格項考核處理。
3、其他員工處理信息報告處理失誤的,按照信息的重要程度和情節(jié)輕重,給予扣獎50-100元。
4、公司重大緊急信息沒有按報送的時效和程序要求上報的,扣除相關責任人當月月獎200元/次,造成重特大影響的提交公司研究處理。
5、凡因信息報告、處理失誤,導致公司經濟損失,或者給公司形象造成較大影響,按上述處理太輕的,由有關部門提交總經理會議討論,作出處理決定。造成損失的追究賠償責任。
五、本規(guī)定由總經理辦公室負責解釋和修改,自發(fā)文之日起開始執(zhí)行。
