a物業(yè)公司文件管理規(guī)定
1、全部公文歸公司所有,任何人不得私自占有。
2、公司任何人必須嚴(yán)格保守文件的機(jī)密。
3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達(dá)、答復(fù)、指示等,一律以文件形式進(jìn)行,即使在緊急情況下不辦理,事后也必須以文件形式記錄下來。
4、文件的處置必須以準(zhǔn)確、迅速為原則,且明確責(zé)任。
5、公司文件的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送,原則上由公司綜合管理部負(fù)責(zé)。
6、行文必須簡明扼要,一事一議,言語措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
7、文件的起草必須征得主管同意,明確起草文件的責(zé)任人,在主管明確決定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。
8、文件的處理
(1)由部門主管以上人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審閱和進(jìn)行必要的處理,或者由其反指定下屬對文件進(jìn)行具體處理;
(2)如遇重要或異常事項,必須及時與上級取得聯(lián)系,按上級指示辦理;
(3)各種關(guān)聯(lián)事項,必須與各相關(guān)部門商議后方能處置;
(4)文件的發(fā)文部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文件的指定事項,以防發(fā)生延遲或停頓。如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象,應(yīng)及時向上級匯報并請示處理意見。
9、文件的閱覽
文件被閱覽后,閱覽者必須簽字表示閱覽完畢,如有必要,可在文件空白處簽署意見,并轉(zhuǎn)給文件的主管或下一閱覽人。
