n項目管理處文檔管理規(guī)定
項目管理處文檔管理規(guī)定
一、目的
根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,進一步提高文檔管理工作的質量和管理水平,確保管理處文檔的完整與安全。
二、適用范圍
適用于**物業(yè)管理處。
三、職責
3.1資料管理員負責管理處文檔資料的管理與歸檔工作。
3.2各業(yè)務塊負責人負責本部門文檔資料的收集、整理、檢查。
四、方法與過程控制
4.1 資料管理員負責管理處的所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規(guī)等)收集、存檔和保管工作,做到系統(tǒng)、準確、完整。
4.2 任何人員借閱文件資料,須經(jīng)部門經(jīng)理批準,資料管理員須填寫《借閱登記表》,將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經(jīng)手人、借閱時間等予以詳細記錄。
4.3 屬秘密文件的如顧客資料、公司保密性文件等要嚴格保密保管,未經(jīng)部門經(jīng)理和公司許可,不得給任何人員翻閱,不得復印,不得帶離辦公室;保密文件以電子文檔形式傳送時,須加密碼。
4.4 員工個人檔案材料須保密,由部門人事管理員負責保管與存檔,未經(jīng)部門經(jīng)理和公司許可,他人無權翻閱,不得擅自外傳。
4.5 文件資料須根據(jù)公司迎檢目錄、體系文件要求進行歸檔和保存,并做好文件標識。
4.6 文件資料、質量記錄須經(jīng)常進行清理、歸檔,按月、季、年定期歸檔,于首日后進行;及時申請報廢和清理過期文件,無保存必要的材料,經(jīng)管理處部門經(jīng)理批準可做銷毀處理。
4.7 管理處購置的重要設備到貨時,資料管理員須檢查驗收說明材料等,并及時歸檔。
4.8 管理處拍攝的記錄本部門各項活動的照片、聲像材料,在活動結束后一周內整理完畢,注明時間、地點、活動內容,交資料管理員及時歸檔。
4.9 管理處相關人員編輯的各類文件資料,在該文件資料獲得審批當日或者該事件關閉后三日內,必須將相關的電子文檔或書面材料送交資料管理員存檔。
4.10電子文檔須按公司要求進行分類存檔,每季度首月須將上季度重要文件上傳公司服務器存檔。
4.11資料管理員應根據(jù)公司體系文件和管理處規(guī)章制度的要求,編制各部門《質量記錄定期存儲清單》下發(fā)各部門,并定期通報各部門質量記錄提交情況。
4.12不按時提交質量記錄的,納入管理處日常考核范圍。
五、支持性文件
gzwy4.2.3-z01《文件資料管理程序》
六、質量記錄表格
gzwy4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
gzwy4.2.4-z01-f1 《質量記錄報廢申請單》
gzwy4.2.4-z01-f2 《質量記錄檢查記錄表》
gzwy4.2.4-z01-f3 《標準、政策法規(guī)一覽表》
《質量記錄定期存儲清單》
