物業(yè)公司分級(jí)采購(gòu)管理規(guī)定
物業(yè)公司分級(jí)采購(gòu)管理規(guī)定(試行)
一、目的:
對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行控制,確保產(chǎn)品符合規(guī)定要求,及時(shí)有效地滿(mǎn)足服務(wù)需求。
二、范圍:
1、二級(jí)采購(gòu)是指對(duì)各管理中心(處)日常服務(wù)所需的零星低值、易耗物品以及突發(fā)性事件所需的物品采購(gòu)。
2、一級(jí)采購(gòu)指有一定需求周期可預(yù)計(jì)的公司行政與人力資源部統(tǒng)一采購(gòu)的批量物品,含特約委外服務(wù)采購(gòu)。一級(jí)采購(gòu)執(zhí)行公司質(zhì)量手冊(cè)zswy/zc-08、b/0《采購(gòu)控制程序》。
三、職責(zé):
1、管理中心(處)負(fù)責(zé)二級(jí)采購(gòu),(詳見(jiàn)二級(jí)采購(gòu)目錄)。物品檢驗(yàn)員(兼職)負(fù)責(zé)采購(gòu)和物品驗(yàn)證及物品的發(fā)放登記。二級(jí)采購(gòu)申請(qǐng)仍需公司職能部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)。
2、二級(jí)采購(gòu)人員職責(zé):
(1)負(fù)責(zé)管理中心(處)辦公、工程、保安、保潔用品的采購(gòu)、登記和領(lǐng)發(fā)工作。
(2)掌握各類(lèi)采購(gòu)物品的性能用途。
(3)及時(shí)了解各類(lèi)采購(gòu)物品的市場(chǎng)價(jià)格行情。
(4)及時(shí)了解管理中心(處)的采購(gòu)需求情況,并根據(jù)需求提出采購(gòu)建議。
(5)負(fù)責(zé)建立本單位的物品采購(gòu)臺(tái)帳、物品供應(yīng)商檔案等。
(6)積極參加公司及外部開(kāi)展的采購(gòu)培訓(xùn)課程,提高采購(gòu)業(yè)務(wù)水平。
(7)協(xié)助公司一級(jí)采購(gòu)人員完成公司一級(jí)采購(gòu)任務(wù)。
四、二級(jí)采購(gòu)程序規(guī)定:
1、各部門(mén)、管理中心(處)每月25日前將采購(gòu)計(jì)劃報(bào)公司行政與人力資源部,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后,由管理中心(處)派專(zhuān)人到合格供應(yīng)商處采購(gòu)。各部門(mén)、管理中心(處)質(zhì)檢員驗(yàn)證、驗(yàn)收必須將合格證明貼在采購(gòu)任務(wù)單檢測(cè)結(jié)論欄進(jìn)行物品登記、發(fā)放,每月25日盤(pán)存一次,詳見(jiàn)采購(gòu)流程圖,建立物品進(jìn)、出、存二級(jí)臺(tái)帳。
2、采購(gòu)方式:
(1)通知公司確定的合格供方配送。
(2)到最近的經(jīng)銷(xiāo)商或百貨批發(fā)市場(chǎng)采購(gòu)(必須符合合格供方條件)。
3、采購(gòu)物品時(shí),供應(yīng)商必須提供生產(chǎn)廠(chǎng)家產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證。
4、采購(gòu)人員必須對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)證、及時(shí)登記,填寫(xiě)《物品登記表》、《物品發(fā)放驗(yàn)收表》。
5、管理中心(處)可自選供應(yīng)商,但必須提前將供應(yīng)商報(bào)行政與人力資源部進(jìn)行合格供方評(píng)審,合格供方評(píng)審執(zhí)行《采購(gòu)控制程序》4.2、4.2.1、4.2.2條款。
6、公司行政與人力資源部每月1-2次,管理中心(處)經(jīng)理、主任每月2-4次憑采購(gòu)計(jì)劃對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)控、檢查,填寫(xiě)《采購(gòu)監(jiān)控檢查表》。
7、每月25日前將當(dāng)月一級(jí)、二級(jí)采購(gòu)物品的《采購(gòu)任務(wù)單》、《物品發(fā)放驗(yàn)收表》原件,購(gòu)貨發(fā)票交至行政與人力資源部備存、審核。各管理中心(處)負(fù)責(zé)人在采購(gòu)任務(wù)單簽字有效,行政與人力資源部實(shí)行統(tǒng)一報(bào)銷(xiāo)。
8、各管理中心(處)不得擅自超限額采購(gòu)物品,若經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅查處。
(1)限額:二級(jí)采購(gòu)金額:寫(xiě)字樓每月不得超過(guò)500元;住宅小區(qū)每月不得超過(guò)300元。
(2)罰責(zé):第1次罰款50元,第2次罰款100元,第3次罰款500元,3次以上責(zé)任人降薪一級(jí)。
五、本規(guī)定由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
六、本規(guī)定自2004年3月1日起執(zhí)行。
附:1、采購(gòu)流程圖
2、一級(jí)采購(gòu)物品目錄
3、二級(jí)采購(gòu)物品目錄
4、二級(jí)采購(gòu)物品參考價(jià)格一覽表
5、《采購(gòu)任務(wù)單》
6、《**采購(gòu)計(jì)劃表》
7、《物資發(fā)放驗(yàn)收表》
8、《工具領(lǐng)用登記表》
9、《采購(gòu)監(jiān)控檢查表》
