某物業(yè)公司財務(wù)審批管理規(guī)定
1.0目的
1.1本指導(dǎo)書明確了資金使用的審批權(quán)限、審批手續(xù),有效地監(jiān)督、控制各項財務(wù)支出,加強(qiáng)公司的財務(wù)管理。
2.0適用范圍
2.1本指導(dǎo)書適用于南海市能興物業(yè)管理有限公司和資金審批。
3.0審核流程
3.1各項開支依據(jù)集團(tuán)公司的合同管理制度需要簽定合同的,必須憑已審批的合同正本開支。因特殊情況確實未能簽定合同而資金審核權(quán)限又無相應(yīng)規(guī)定的,資金審批權(quán)限應(yīng)依照合同的審批權(quán)限執(zhí)行。
3.2按合同規(guī)定付款的付款通知單等付款憑據(jù),必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核,總經(jīng)理審批。
3.3對于已經(jīng)辦理了合同審核的資金開支,若實際開支與合同不符又未簽定補(bǔ)充或變更合同的,則應(yīng)按業(yè)務(wù)事項相應(yīng)的合同審批權(quán)限重新進(jìn)行審批。
3.4財務(wù)開支有計劃或預(yù)算的,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行計劃或預(yù)算,超計劃或超預(yù)算的,應(yīng)先申請追加計劃或預(yù)算,待批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
3.5對于計劃外非經(jīng)常性開支項目,又未簽定合同的,可依照相應(yīng)的計劃審批程序和權(quán)限,直接進(jìn)行資金審批。
4.0財務(wù)開支手續(xù)
4.1固定資產(chǎn)購置,必須先經(jīng)集團(tuán)公司計劃財務(wù)部批準(zhǔn)方可購買。憑購貨合同正本、購
貨發(fā)票、固定資產(chǎn)卡片支付。發(fā)票應(yīng)有經(jīng)手人、使用部門負(fù)責(zé)人簽名,固定資產(chǎn)卡片
需填寫資產(chǎn)名稱、型號、各種技術(shù)參數(shù)、附屬設(shè)備名稱等(資產(chǎn)價值由財務(wù)人員填寫),
并有固定資產(chǎn)使用人或保管人簽名。
4.2直接購進(jìn)材料,憑購貨合同正本(2萬元以下可不簽合同)、購貨發(fā)票(發(fā)票沒有按明細(xì)項目填列的,需附購貨清單)支付。發(fā)票應(yīng)有采購經(jīng)手人、材料使用人(或證明人)、部門負(fù)責(zé)人簽名。
4.3領(lǐng)用材料、設(shè)備,憑領(lǐng)料單領(lǐng)料。生產(chǎn)用材料、設(shè)備的領(lǐng)料單需有領(lǐng)料人、部門負(fù)責(zé)人、倉管員簽名,并注明工程名稱或編號。非生產(chǎn)用材料、設(shè)備的領(lǐng)料單需有領(lǐng)料人、部門負(fù)責(zé)人、倉管員簽名。
4.4其它生產(chǎn)經(jīng)營性費(fèi)用,憑合同正本、發(fā)票支付。發(fā)票應(yīng)有經(jīng)手人、證明人、部門負(fù)責(zé)人簽名。
4.5非生產(chǎn)性開支
4.5.1銀行托收的辦公用水電費(fèi)、電話費(fèi),憑財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名后的發(fā)票、銀行付款通知入帳。
4.5.2住宅電話費(fèi)、移動電話費(fèi)、bb機(jī)臺費(fèi),按集團(tuán)公司工資制度關(guān)于定額補(bǔ)貼的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.3廣告宣傳費(fèi),憑合同正本、廣告宣傳樣本、發(fā)票報銷。發(fā)票應(yīng)有經(jīng)手人、證明人、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名,合同應(yīng)訂明廣告宣傳的時間、地點、期限、方式、內(nèi)容。
4.5.4會議費(fèi),憑發(fā)票及會議簽到表報銷。簽到表需注明會議時間、地點、內(nèi)容,會議餐費(fèi)或會場租賃費(fèi)發(fā)票需有經(jīng)手人、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名。
4.5.5工資、補(bǔ)貼、獎金,憑財務(wù)部工資員(出納員兼)編制的工資表發(fā)放。工資表需有制表人、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名(管理處工資表需有管理處主任簽名)。
4.5.6教育培訓(xùn)費(fèi)用須憑稅務(wù)統(tǒng)一發(fā)票或行政事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù),經(jīng)審批后辦理報銷手續(xù)。
4.5.7其它費(fèi)用,憑有關(guān)合同正本、發(fā)票或行政事業(yè)單位收據(jù)報銷。發(fā)票或收據(jù)有經(jīng)手人、證明人、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名。
4.6工程項目結(jié)算(包括對外出包工程),憑工程所在地的建安發(fā)票、工程合同、經(jīng)審核批準(zhǔn)的結(jié)算書、竣工報告等結(jié)算。發(fā)票必須有經(jīng)手人的簽名。
4.7預(yù)付款項,憑合同正本、職工業(yè)務(wù)借支單預(yù)付。借支單需有經(jīng)手人、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽名。辦理業(yè)務(wù)借支外的預(yù)付款項,需憑合同正本、收款單位收據(jù),由經(jīng)手人、審批人簽名后支付。
4.8債務(wù)的清償
4.8.1清償各項債務(wù),需取得收款單位收據(jù)或其它收款憑據(jù)應(yīng)由財務(wù)部經(jīng)理審核,經(jīng)總經(jīng)理審批后支付。
4.8.2稅金、其它應(yīng)交款項的支付,憑財務(wù)部經(jīng)理簽發(fā)的付款通知單或報稅憑證,經(jīng)總經(jīng)理審批后支付。
4.9對確需開支,又確實未能取得規(guī)定發(fā)票或行政事業(yè)單位收據(jù)的,按上述規(guī)定執(zhí)行。
4.10維修基金專項用于住宅共用部位、共用設(shè)施設(shè)備保修期滿后的大修、更新、改造。公司提出維修基金年度使用計劃,報業(yè)主委員會審批。
4.11按照資金審批權(quán)限,凡需辦理資金使用審批的,還需憑已簽批的《資金使用審批表》,才可報銷或入帳。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《資金使用審批表》
