某項(xiàng)目物業(yè)管理費(fèi)收繳管理規(guī)定
項(xiàng)目物業(yè)管理費(fèi)收繳管理規(guī)定
第一章 總 則
為了規(guī)范管理費(fèi)、代收水電費(fèi)的收繳程序,保證收費(fèi)工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,保證物業(yè)公司正常的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行,特制定本規(guī)定。
第一條 本規(guī)定適用于公司服務(wù)中心及工程部。
第二條 服務(wù)中心是公司管理費(fèi)代收水電費(fèi)收繳和管理的職能部門,負(fù)責(zé)相關(guān)制度的制定、水電表的抄錄、管理費(fèi)和代收水電費(fèi)的分?jǐn)?、收繳、核算、統(tǒng)計(jì)工作。
第三條 工程部負(fù)責(zé)每月水電表讀數(shù)的抽查復(fù)核以及園區(qū)水電表分布圖的更新完善工作及配合服務(wù)中心采取催繳措施。
第二章 管理費(fèi)單據(jù)的生成
第四條 新業(yè)主辦理完收樓手續(xù)后,同意接收房屋和領(lǐng)取房屋鑰匙的,自收樓當(dāng)日起開始計(jì)收物業(yè)管理費(fèi)。對于收樓時(shí)間不足一周的房號不予收取當(dāng)月管理費(fèi),對于拒收樓的業(yè)主,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字確認(rèn)同意后,暫不收取管理費(fèi)。在保修工作完成后,通知業(yè)主驗(yàn)樓,業(yè)主同意收樓按新收樓業(yè)主同等對待,計(jì)收管理費(fèi)。
第五條 生成管理費(fèi)單據(jù)的時(shí)間為每月的24日。在生成當(dāng)月管理費(fèi)單據(jù)之前,收費(fèi)管理員應(yīng)認(rèn)真核對新生成費(fèi)用的房號及其面積等數(shù)據(jù)。
第六條 對于原集團(tuán)規(guī)定因介紹買房而優(yōu)惠減免管理費(fèi)的業(yè)主,收費(fèi)管理員應(yīng)根據(jù)集團(tuán)公司相關(guān)文件上提供的房號給予減免,其他任何人不得私自減免。對于因其他原因,如投訴、維修等經(jīng)證實(shí)屬實(shí)確需減免管理費(fèi)、滯納金的,應(yīng)由該棟樓宇物業(yè)助理以專題報(bào)告的形式經(jīng)逐級審批,減免滯納金須報(bào)服務(wù)中心主管副總經(jīng)理(或總經(jīng)理助理)核準(zhǔn),減免管理費(fèi)須報(bào)公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后方可減免。相關(guān)報(bào)告與文件必須一式兩份,收費(fèi)管理員和物業(yè)助理各執(zhí)一份,各自須做好存檔和統(tǒng)計(jì)工作。
第七條 對于退房、換房和轉(zhuǎn)讓的業(yè)主,收費(fèi)管理員須憑經(jīng)營部的《二手樓交易登記表》,查清是否欠交管理費(fèi)、水電費(fèi)等其他費(fèi)用后方可簽字,然后辦理其它相關(guān)手續(xù)。在收到集團(tuán)銷售部關(guān)于退房的《業(yè)務(wù)聯(lián)系通知單》后,從次月開始按空置房或新收樓計(jì)收該房間的管理費(fèi)。
第八條 管理費(fèi)單據(jù)的生成應(yīng)與住宅的房號或商鋪的鋪號一一對應(yīng)。
第三章 水電表的抄錄
第九條 物業(yè)助理每月17-20號完成抄錄分管樓宇的水表讀數(shù)及暫未實(shí)施永久用電工程樓宇的電表和商鋪的水、電表讀數(shù)工作,并將水表讀數(shù)登錄在《 號樓水電表抄表記錄》(見附表1),并于每月30號以前登陸在自來水公司專用的賬冊上。商鋪的電表讀數(shù)登錄在《 號樓水電表抄表記錄》和《 期商鋪水電表抄表記錄》(見附表2)上,并注明抄表人和抄表時(shí)間。首期無法入戶抄錄的,應(yīng)根據(jù)業(yè)主入住情況及入住人員予以估收,估收戶數(shù)不得超過首期總戶數(shù)的20%。估收的房號要在《 號樓水電表抄表記錄》、帳冊及收費(fèi)單上予以特別注明。
第十條 物業(yè)助理在讀取水電表讀數(shù)過程中,如發(fā)現(xiàn)異常,首先應(yīng)對照上月讀數(shù)進(jìn)行復(fù)核。如讀數(shù)確定無誤,應(yīng)及時(shí)知會業(yè)主(住戶)。如不能確定異常原因,當(dāng)月可按前三個(gè)月平均數(shù)收取水、電費(fèi)。對于不能確定原因的,待觀察一個(gè)月時(shí)間后,視具體情況報(bào)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以處理,并將相關(guān)情況及時(shí)知會收費(fèi)管理員。
第十一條 水電表抄錄必須及時(shí)、準(zhǔn)確,抄表差錯(cuò)率為0。物業(yè)助理抄表時(shí)如發(fā)現(xiàn)表不轉(zhuǎn)、快轉(zhuǎn)、慢轉(zhuǎn)、自轉(zhuǎn)或倒轉(zhuǎn)等異常現(xiàn)象的,應(yīng)立即通知維修中心或業(yè)主(住戶)予以換表,并向業(yè)主說明換表情況,當(dāng)月水、電用量按該業(yè)主(住戶)前三個(gè)月的平均數(shù),經(jīng)業(yè)主確認(rèn)同意后收取水、電費(fèi),并在《 號樓水電表抄表記錄》或帳冊備注欄予以說明。業(yè)主更換水表或者電表,物業(yè)助理應(yīng)及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場,抄錄換表底數(shù)和新表起數(shù)、倍率等數(shù)據(jù),并登記在《水(電)表更換記錄表》(見附表3),將換表情況書面通知收費(fèi)管理員。
第十二條 物業(yè)助理應(yīng)關(guān)閉園區(qū)空置房水、電表,如抄表時(shí)發(fā)現(xiàn)空置房有用水、用電情況,應(yīng)查明原因并上報(bào)空置房當(dāng)月水、電用量報(bào)部門經(jīng)理予以處理。
第十三條 園區(qū)公用水電表的抄錄工作由服務(wù)中心咨詢中心指定專人負(fù)責(zé),并在每月的22日以前完成。25-30日對外單位和物業(yè)公司的水電費(fèi)進(jìn)行核算和催收,核算結(jié)果經(jīng)部門經(jīng)理審核后,上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。電費(fèi)公攤按照'誰受益,誰分?jǐn)?的原則進(jìn)行,具體按《廣州市居民住宅公共用電電量攤分辦法》、關(guān)于實(shí)施《委托查抄用戶水表的協(xié)議》的操作程序等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十四條 對于因保修工作而借用的空置房,物業(yè)助理須抄錄空置房及維修房的水電表起止讀數(shù),核算其水電費(fèi)?？罩梅康乃?、電費(fèi)由物業(yè)公司墊付,維修房的水電費(fèi)由業(yè)主自己繳交。如該維修房水電費(fèi)多于空置房水電費(fèi),由物業(yè)公司補(bǔ)足差額給業(yè)主;如少于空置房水電費(fèi),由業(yè)主補(bǔ)足差額交回物業(yè)公司。維修房的水電費(fèi)由工程部計(jì)入該房工程維修款,將以《工程項(xiàng)目鑒證單》形式轉(zhuǎn)扣回物業(yè)公司。
第十五條 工程部每月21日現(xiàn)場抽查物業(yè)助理10%的抄表數(shù)據(jù),并詳細(xì)填寫《水(電)表抄表記錄抽查表》(附表8),記錄表上須有具體的抽查人姓名和抽查時(shí)間等記錄,抽查時(shí)間要求精確到小時(shí)。每月的22日需將其抽查結(jié)果填寫到抽樣檢查記錄報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理。
第十六條 物業(yè)助理和負(fù)責(zé)抄錄公用水電表的專人須在每月的22日前將《 號樓水電表抄表記錄》、《 期商鋪水電表抄表記錄》交于收費(fèi)管理員錄入電腦。
第十七條 工程部在每次新交完樓后一個(gè)月須出稿一份《園區(qū)水(電)表分布圖》資料一份,如遇更改,須及時(shí)知會服務(wù)中心,每半年更新一次,所有資料服務(wù)中心須存檔。
第四章 收費(fèi)單據(jù)生成及派單
第十八條 收費(fèi)管理員每月20-23日將水電表讀數(shù)錄入電腦,采取一人報(bào)讀,一人錄入的方式,數(shù)據(jù)錄入差錯(cuò)率保證在0.5‰以下。
第十九條 收費(fèi)管理員每月26日前打印完收費(fèi)單并分派給各物業(yè)助理。
第二十條 物業(yè)助理應(yīng)在兩天內(nèi)對收費(fèi)單按房號及時(shí)地進(jìn)行撕分。在撕分過程中,須每棟抽樣10戶核查單據(jù)上的水電費(fèi)、管理費(fèi)等費(fèi)用有無明顯錯(cuò)誤,并填制《管理費(fèi)單據(jù)抽樣情況表》(見附表4)。如有明顯錯(cuò)誤,應(yīng)及時(shí)知會并確認(rèn)收費(fèi)管理員進(jìn)行復(fù)查和更改。
第二十一條 物業(yè)助理撕分完收費(fèi)單據(jù)后,應(yīng)在每月28日前將分管樓宇所有業(yè)主的收費(fèi)單據(jù)派發(fā)至該戶的信箱中。
第五章 銀行劃賬
第二十二條 收費(fèi)管理員在每月劃帳前將新登錄的中行賬號輸入電腦,帳號的輸入正確率為100%,確保新登錄賬號與所登記房號一致,確保當(dāng)月劃賬工作順利進(jìn)行。
第二十三條 收費(fèi)管理員每月2日前將中行和農(nóng)行劃賬軟盤制作完畢,經(jīng)收費(fèi)主管審核無誤后,并于3日前送達(dá)銀行進(jìn)行當(dāng)月的劃賬工作。如遇節(jié)假日,順延至假后第一個(gè)工作日。
第二十四條 銀行劃賬前,收費(fèi)管理員須檢查上月的《現(xiàn)金收費(fèi)臺帳》(附表5),核查欠費(fèi)房間是否有已交費(fèi)而未錄入電腦的情況,并生成各欠費(fèi)房間的滯納金。
第二十五條 收費(fèi)管理員每月4日填制《銀行進(jìn)賬單》,根據(jù)銀行返回的劃
賬情況進(jìn)行當(dāng)月的費(fèi)用明細(xì)分解工作,制作《銀行劃帳分解表》,交部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)一分部審核,然后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
第六章 欠費(fèi)催繳
第二十六條 收費(fèi)管理員每月8日前打印出各樓宇、商鋪的欠費(fèi)臺帳。
第二十七條 物業(yè)助理按打印出來的欠費(fèi)臺帳,兩天內(nèi)填寫《欠費(fèi)情況明細(xì)表》(見附表6),統(tǒng)計(jì)分管樓宇業(yè)主(住戶)的欠費(fèi)情況。欠費(fèi)臺帳上如有金額不清楚者,須及時(shí)與收費(fèi)管理員進(jìn)行核對。
第二十八條 物業(yè)助理統(tǒng)計(jì)完欠費(fèi)房號及其金額后,填寫欠費(fèi)條,并核實(shí)欠費(fèi)金額與欠費(fèi)時(shí)間準(zhǔn)確無誤后,將欠費(fèi)條派發(fā)至業(yè)主信箱中。物業(yè)助理派發(fā)欠費(fèi)條前,應(yīng)詳細(xì)查閱現(xiàn)金臺帳,對劃賬前后已經(jīng)繳交現(xiàn)金的業(yè)主(住戶),不得再派發(fā)欠費(fèi)條,以免引起業(yè)主投訴。
第二十九條 對于欠費(fèi)的業(yè)主(住戶),物業(yè)助理必須首先上門或打電話進(jìn)行回訪,摸清欠費(fèi)原因,督促業(yè)主盡快繳納現(xiàn)金。在進(jìn)行上述催繳措施一個(gè)星期后,對于已入住戶,欠費(fèi)時(shí)間超過三個(gè)月或者欠費(fèi)金額在400元以上的業(yè)主(住戶),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意,可分批采取非常措施,非常措施由相關(guān)部門執(zhí)行。
第三十條 收費(fèi)管理員每天須登記《欠費(fèi)催交日報(bào)表》(見附表7),一式兩份,經(jīng)收費(fèi)主管審核無誤后,其中一份在每天下班前上報(bào)財(cái)務(wù)一分部,另一份自留底存檔。
第三十一條 對于未入住的欠費(fèi)大戶,物業(yè)助理應(yīng)想辦法與業(yè)主取得聯(lián)系,動員業(yè)主抽時(shí)間到物業(yè)公司開單繳納現(xiàn)金。對于無法催繳的情況,應(yīng)做好詳細(xì)記錄,填寫《欠費(fèi)情況明細(xì)表之未繳大戶名單》,由收費(fèi)主管匯總并于每月25日上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。欠費(fèi)累計(jì)三個(gè)月以上或累計(jì)金額達(dá)800元的欠費(fèi)戶,由部門經(jīng)理親自負(fù)責(zé)跟進(jìn);欠費(fèi)累計(jì)四個(gè)月或累計(jì)金額滿1000元的欠費(fèi)戶,部門經(jīng)理必須上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)要查清欠費(fèi)原因,并做出合理的解釋。
第三十二條 收費(fèi)主管每月10日統(tǒng)計(jì)《欠費(fèi)大戶名單》和《集團(tuán)公司員工欠費(fèi)情況表》,呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。
第三十三條 業(yè)主(住戶)交費(fèi)時(shí),部門經(jīng)理及以下職務(wù)人員無權(quán)減免滯納金、水費(fèi)、電費(fèi)和住宅管理費(fèi)。根據(jù)實(shí)際情況,如確需減免管理費(fèi)的,按4.1.3條執(zhí)行。如減免滯納金的,由公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可減免。
第三十四條 業(yè)主在任何時(shí)間來繳納現(xiàn)金,收費(fèi)管理員都必須受理。收費(fèi)管理員每天必須在下班前登記完當(dāng)天的《現(xiàn)金收費(fèi)臺帳》,并且做好與銀行、財(cái)務(wù)及物業(yè)助理的核對工作,以便物業(yè)助理及時(shí)進(jìn)行催繳。
第三十五條 收費(fèi)工作必須嚴(yán)格按收費(fèi)程序進(jìn)行。嚴(yán)禁任何人情收費(fèi),欠費(fèi)金額超過400元,物業(yè)助理本人不催收、不知情、不上報(bào)者,個(gè)人承擔(dān)欠費(fèi)金額的10%,業(yè)主交90%。
第三十六條 收費(fèi)主管每月月底制作每棟樓宇的應(yīng)交費(fèi)金額、實(shí)收金額、欠費(fèi)金額統(tǒng)計(jì)表,并核算每棟樓宇、商鋪當(dāng)月的催繳率,報(bào)部門經(jīng)理審核后呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
第三十七條 各樓宇、商鋪的催繳率規(guī)定按照《物業(yè)管理費(fèi)收繳率考核辦法》執(zhí)行。
第七章 水電費(fèi)收支平衡分析
第三十八條 服務(wù)中心應(yīng)每月做好水電費(fèi)收支情況的統(tǒng)計(jì)工作,及時(shí)催繳外單位的欠費(fèi),及時(shí)查找水電費(fèi)的漏洞和缺口,并向公司提出有關(guān)'節(jié)能降耗'的合理化建議。
第三十九條 收費(fèi)主管每月統(tǒng)計(jì)當(dāng)月住宅、商鋪用水、電總量及入住情況,以便進(jìn)行水電費(fèi)的平衡分析工作。
第四十條 服務(wù)中心于次月初制作《園區(qū)月度水電費(fèi)收支情況平衡分析表》,經(jīng)部門經(jīng)理審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
第八章 附 則
第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第四十二條 本規(guī)定由公司服務(wù)中心負(fù)責(zé)解釋。
附表1:《住宅水電表讀數(shù)抄錄本》
附表2:《商鋪水電表讀數(shù)抄錄本》
附表3:《水(電)表更換記錄表》
附表4:《管理費(fèi)單據(jù)抽樣情況表》
附表5:《現(xiàn)金收費(fèi)臺帳》
附表6:《欠費(fèi)情況明細(xì)表》
附表7:《欠費(fèi)催交日報(bào)表》
