中國銀行會計檔案管理規(guī)定

中國銀行會計檔案管理規(guī)定

中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定【1】

第一條 本規(guī)定所指會計檔案是記錄和反映人民銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的會計史料,包括業(yè)務(wù)會計、基建會計、經(jīng)費(fèi)會計的檔案資料,分為會計憑證、會計賬簿、會計報告和其他會計資料四類。

第二條 人民銀行各級機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全會計檔案的歸檔、保管、交接、查閱和銷毀制度,妥善保管會計檔案,防止會計檔案毀損、散失、泄密。

第三條 會計檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存,原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的紙質(zhì)資料應(yīng)保存原件。采用非紙介質(zhì)存儲會計檔案的,應(yīng)滿足查閱、打印的要求。

第四條 會計檔案應(yīng)按形成時間和保管期限等不同屬性分類索引。

第五條 各部門形成的會計檔案應(yīng)由專人及時整理立卷,并及時登記會計檔案保管登記簿。

(一) 會計檔案保管登記簿應(yīng)注明會計檔案名稱、冊數(shù)、起訖時間、檔案編號、保管期限、經(jīng)辦人員以及移交時間等內(nèi)容;

(二) 檔案立卷應(yīng)整齊美觀、方便查閱,采用裝盒或裝袋的方式保管;

(三) 各種非紙介質(zhì)檔案立卷時應(yīng)標(biāo)注存儲內(nèi)容、所屬時間、順序號碼等事項(xiàng)。

第六條 會計檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件,并建立健全會計檔案庫管理制度,保證會計檔案完整無缺。

第七條 會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類,定期分為三年、五年、十五年三檔。

(一) 會計檔案保管期限從形成會計檔案的次年度算起,如有必要可以延長,但不能縮短;

(二) 會計檔案保管期限應(yīng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行,附表中未列示的,可以比照類似檔案的保管期限辦理;

(三) 同一會計檔案以不同介質(zhì)保存時,保管期限應(yīng)該一致;

(四) 同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案的,應(yīng)按最長期限保管;

(五) 會計應(yīng)用系統(tǒng)及其開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)視同會計檔案管理,保管期限為系統(tǒng)停止使用或升級換版后15年。

第八條 當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由業(yè)務(wù)部門或事后

監(jiān)督部門保管一年,期滿后移交本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管。本行綜合檔案管理部門不具備保管條件的,可由業(yè)務(wù)部門或事后監(jiān)督部門建立分庫房,并指定專人保管。

第九條 移交會計檔案,應(yīng)由移交方編制移交清冊,列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起訖時間、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。移交清冊一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。

交接雙方應(yīng)嚴(yán)密交接手續(xù),按照移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交。完畢后,雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)在移交清冊上簽章確認(rèn)。

第十條 會計檔案在不同部門之間傳遞時,應(yīng)注意安全、保密,嚴(yán)防丟失毀損。

第十一條 會計檔案管理人員工作變動或因故離崗,應(yīng)辦理交接手續(xù)。 第十二條 保管部門應(yīng)定期檢查會計檔案,并及時對破損、變質(zhì)會計檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。

(一) 復(fù)制、修復(fù)紙介質(zhì)會計檔案原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝,復(fù)制后的會計檔案應(yīng)與原件一同保管;

(二) 磁盤保存的會計檔案應(yīng)半年檢查并復(fù)制一次,磁帶保管的會計檔案應(yīng)一年檢查并復(fù)制一次,光盤、縮微膠片保存的的檔案每兩年檢查并復(fù)制一次;

(三) 會計檔案復(fù)制后的保管期限仍從首次形成檔案的次年度算起。

第十三條 人民銀行應(yīng)嚴(yán)格會計檔案查閱管理,查閱會計檔案必須按規(guī)定辦理查閱審批手續(xù),認(rèn)真填寫《會計檔案查閱登記簿》。查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案,用畢及時歸還,防止丟失和泄密。

(一) 內(nèi)部查閱會計檔案,應(yīng)由查閱人提出申請,并經(jīng)業(yè)務(wù)核算部門和會計檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);

(二) 法律、法規(guī)授權(quán)的單位查閱會計檔案時,應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人、業(yè)務(wù)核算部門、會計檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,在專人陪同下查閱;

(三) 查閱人可以閱覽、復(fù)制和摘錄會計檔案,但嚴(yán)禁涂改、污損、拆封、抽換和將會計檔案借出本行;

(四) 會計檔案保管部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄,并由查閱人簽字確認(rèn)。 第十四條 將原始會計資料的信息內(nèi)容以數(shù)碼形式轉(zhuǎn)存在磁性材料或光盤等載體上保存的會計檔案,應(yīng)滿足以下管理要求:

(一) 與原始會計資料信息完全一致;

(二) 通過網(wǎng)絡(luò)傳輸時,應(yīng)采取保密、認(rèn)證等安全措施;

(三) 通過網(wǎng)絡(luò)查閱時,應(yīng)有授權(quán)審批、登記制度。

第十五條 保管期限屆滿的會計檔案,按下列程序銷毀:

(一)會計檔案保管部門會同業(yè)務(wù)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,核對銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起訖時間和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;

(二)本行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

(三)各地市級中心支行、縣級支行銷毀會計檔案應(yīng)經(jīng)上級行批準(zhǔn),分行、營業(yè)管理部、省會(首府)城市中心支行、副省級城市中心支行銷毀會計檔案經(jīng)本行行長批準(zhǔn);

(四)銷毀會計檔案,應(yīng)由本行業(yè)務(wù)部門、會計檔案保管部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷。銷毀會計檔案前,監(jiān)銷人應(yīng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對;銷毀后,應(yīng)在銷毀清冊上簽章確認(rèn)并存檔備查。

第十六條 保管期限屆滿但涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、對處理歷史遺留問題有重要參考價值等未了事項(xiàng)的原始會計資料不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第十七條 機(jī)構(gòu)分立、合并和業(yè)務(wù)移交時,會計檔案的保管、查閱應(yīng)遵循下列要求:

(一) 機(jī)構(gòu)分立,原機(jī)構(gòu)存續(xù)的,會計檔案由原機(jī)構(gòu)保管;原機(jī)構(gòu)解散的,會計檔案應(yīng)由上級行指定其中一方保管。其他方可查閱復(fù)制與其相關(guān)的會計檔案;

(二)機(jī)構(gòu)合并,會計檔案由合并后的機(jī)構(gòu)保管;

(三)機(jī)構(gòu)撤銷,會計檔案由其上級行代管;

(四)因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應(yīng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

銀行會計檔案管理辦法【2】

第一條 為規(guī)范銀行會計檔案管理,維護(hù)銀行會計檔案的安全完整,根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行頒布的《銀行會計基本規(guī)范指導(dǎo)意見》,制定本辦法。

第二條 中國人民銀行、政策性銀行、國有獨(dú)資商業(yè)銀行、股份制商業(yè)銀行、城市商業(yè)銀行、農(nóng)村商業(yè)銀行和城鄉(xiāng)信用社(以下統(tǒng)稱銀行)實(shí)施會計檔案管理適用本辦法。

第三條 銀行會計檔案是銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的會計記錄和重要史料,是金融檔案的重要組成部分。

銀行會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料。

第四條 銀行應(yīng)建立會計檔案的歸檔、保管、查閱和銷毀制度,做到會計檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱,防止會計檔案毀損、散失、泄密。

銀行應(yīng)改善保管設(shè)施,采用先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)會計檔案管理現(xiàn)代化。

第五條 銀行會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料,應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。

第六條 銀行會計檔案應(yīng)按內(nèi)容和形成時間分類索引,以便查閱。采用非紙介質(zhì)存儲會計檔案的,應(yīng)能滿足閱讀及打印要求。

第七條 銀行會計檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件,磁介質(zhì)檔案保管應(yīng)具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會計檔案應(yīng)異地分別存放。

第八條 銀行會計檔案的保管期分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年度算起,如有必要可以延長,但不能縮短。

同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案的,應(yīng)按最長期限保管。同一會計檔案采用不同介質(zhì)保存的,至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會計檔案滿足保管期限的要求。

第九條 會計電子化系統(tǒng)開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)作為會計檔案管理,保管期限為該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后5年。

第十條 當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后可暫由會計部門保管1年,期滿后由會計部門移交本單位檔案管理部門統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案管理部門的,由會計部門指定專人保管。

出納人員不得兼管會計檔案。

第十一條 銀行應(yīng)定期檢查會計檔案,及時對破損、變質(zhì)會計檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。

第十二條 銀行應(yīng)嚴(yán)格會計檔案調(diào)閱管理,防止會計檔案丟失和泄密。

內(nèi)部查閱會計檔案,應(yīng)由調(diào)閱人提出申請,并經(jīng)會計部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的,應(yīng)嚴(yán)格有關(guān)控制制度。法律、法規(guī)授權(quán)的部門查閱會計檔案時,應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)銀行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn),在銀行專人陪同下查閱。

查閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制,但不得將會計檔案拆封和借出。銀行會計檔案保管部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄,并由查閱人簽字確認(rèn)。

第十三條 保管期限界滿的會計檔案,按下列程序銷毀:

(一)由檔案管理部門會同會計部門編制會計檔案銷毀清冊;

(二)本行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

(三)除銀行另有規(guī)定外,分支機(jī)構(gòu)銷毀會計檔案應(yīng)經(jīng)上級行批準(zhǔn);

(四)應(yīng)由本行會計部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽章確認(rèn)。

銀行銷毀會計檔案,應(yīng)將檔案信息與其保存介質(zhì)一同銷毀。

第十四條 保管期限界滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項(xiàng)的原始會計資料,銀行不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。

第十五條 銀行機(jī)構(gòu)分立,原機(jī)構(gòu)存續(xù)的,會計檔案由原機(jī)構(gòu)保管;原機(jī)構(gòu)解散的,會計檔案應(yīng)經(jīng)分立各方協(xié)商后由其中一方代管,或移交檔案館代管。

銀行機(jī)構(gòu)合并,會計檔案應(yīng)由合并后的銀行機(jī)構(gòu)保管。銀行分支機(jī)構(gòu)關(guān)閉,會計檔案由其上級行代管。銀行機(jī)構(gòu)撤銷或破產(chǎn)清算,會計檔案應(yīng)移交有關(guān)檔案館代管。

法律、法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。

第十六條 銀行交接會計檔案應(yīng)編制移交清冊,辦理交接手續(xù),由雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交并簽章確認(rèn)。

第十七條 銀行有違反本規(guī)定行為的,按照《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。

第十八條 本規(guī)定自2003年1月1日起施行。各銀行可結(jié)合本行具體情況制定實(shí)施辦法,報中國人民銀行備案。