基建檔案資料管理規(guī)定
基建檔案資料管理辦法
為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學(xué)化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學(xué),特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時,基建檔案管理員應(yīng)進行核對,確認完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收
*基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。
*在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時,應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報送套數(shù)及時間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達到檔案移送標準時,由基建檔案管理員簽字,財務(wù)處予以結(jié)帳。
*在工程竣工驗收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗收準備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對該工程竣工檔案資料進行專項驗收,合格后方可組織工程竣工驗收?？⒐を炇毡仨毻ㄖn案管理員參加。
由施工技術(shù)科負責(zé)催促施工單位在工程竣工驗收合格后,在規(guī)定時間內(nèi)報送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長的期限內(nèi)報送。
*施工技術(shù)科項目負責(zé)人負責(zé)施工期資料及竣工圖的驗收審查工作,對不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認真核對,在資料移交表(清單)上簽名,并及時把工程資料移交給基建檔案管理員。
*歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿足以下要求:
*資料必須真實、完整,準確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。
*文字資料須裝訂成冊,頁面尺寸為a4,卷面應(yīng)清潔,無撕破,對破損材料要裱糊,用鉛筆編頁碼,不可用號碼機編頁碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。
*報送資料按專業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等
*竣工圖須裝訂成冊,規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。
*歸檔順序嚴格按《建設(shè)工程檔案審核意見表》中的相關(guān)內(nèi)容報送。
*歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊,一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報送。
*對于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。
審核人員在交還基建檔案資料時,應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補齊后再返還?；n案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊?；n案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時,不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護圖紙的安全性,完整性。
*其它
(1) 未盡事宜應(yīng)由基建處負責(zé)解釋。
(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。
