地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定

發(fā)布時(shí)間：2024-11-29 查看人數(shù)：86

為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司工程檔案管理實(shí)際情況,特對(duì)工程檔案資料管理制度做修訂如下 :

第一條總則

為了加強(qiáng)我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要求及標(biāo)準(zhǔn),遵照國(guó)家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理細(xì)則》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)細(xì)則)。

第二條工程技術(shù)檔案的范圍

工程技術(shù)檔案是指我公司在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。

第三條工程技術(shù)檔案管理責(zé)任人

1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織開(kāi)展并管理保存。

2、各相關(guān)部門(mén)(指工程部和設(shè)計(jì)部)要指定專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)本部門(mén)的工程技術(shù) 檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細(xì)則的相關(guān)要求,切實(shí)履行各自職責(zé),對(duì)工程技術(shù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此項(xiàng)工作應(yīng)納入各相關(guān)部門(mén)的工作日程,作為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。

第四條歸檔范圍

1、對(duì)工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià) 值的各種載體文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。

2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。

3、竣工圖分為三類(lèi),第一類(lèi)為單體竣工圖(包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等個(gè)相關(guān)專(zhuān)業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類(lèi)為零星的竣工圖(如:裝修、幕墻等),由預(yù)算部會(huì)同竣工結(jié)算資料一同報(bào)公司存檔;第三類(lèi)為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。

第五條歸檔方法和內(nèi)容

1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項(xiàng)目分類(lèi)的方法進(jìn)行備案歸檔,每個(gè)項(xiàng)目的檔案內(nèi)容包括三部分:

a、各相關(guān)部門(mén)移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙, 主要范圍詳附錄a。

b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。

c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。

2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。

第六條歸檔要求

1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處,并加蓋部門(mén)紅圖章。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。

3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書(shū)寫(xiě)。字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。

5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:

竣工圖

施工單位

編制人審核人

技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期

監(jiān)理單位

總監(jiān) 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理

6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方的空白處。

7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并標(biāo)明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過(guò)圖面的1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

第七條單體工程檔案移交

各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應(yīng)統(tǒng)一交給項(xiàng)目部檔案管理員登記,由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時(shí)將移交手續(xù)的登記備份交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。

第八條立卷要求

1、組卷

(1)各相關(guān)部門(mén)名稱(chēng)及代碼,統(tǒng)一按簡(jiǎn)稱(chēng)的每個(gè)字的拼音首位大寫(xiě)字母組合而成。例如:設(shè)計(jì)部為s,工程部為g,以此類(lèi)推。

(2)各相關(guān)部門(mén)按上述要求的代碼進(jìn)行編冊(cè)組卷(以卷、冊(cè)、盒為主要形式 ),可據(jù)實(shí)際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開(kāi)再行細(xì)化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊(cè)。

(3)待工程階段性竣工完成后,或達(dá)到一定時(shí)間后由各部門(mén)資料員填寫(xiě)好本部門(mén)的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)對(duì)立卷歸檔工作全面負(fù)責(zé)。

(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊(cè)名稱(chēng),由本部門(mén)資料員統(tǒng)一編寫(xiě)。

(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對(duì)案卷總目錄進(jìn)行匯總整理,形成系統(tǒng)完整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號(hào)”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編制,并通知部門(mén)資料員校核。

2、編目

(1)編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào),每卷按年度單獨(dú)編號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi) 始;

頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置:單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角,雙面書(shū)寫(xiě)的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;

成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細(xì)則附錄d的要求。

序號(hào):以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

文件編號(hào):填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。

文件題名:填寫(xiě)文件主體全稱(chēng)。

日期:填寫(xiě)文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。

頁(yè)數(shù):每份文件有幾頁(yè)背面有文字的也算一頁(yè))。

頁(yè)號(hào):卷內(nèi)每份文件第1頁(yè)所在之頁(yè)的編號(hào)。

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細(xì)則附錄e的要求。

本卷情況說(shuō)明:填寫(xiě)卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名,標(biāo)注時(shí) 間。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填

寫(xiě)說(shuō)明。

另需標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類(lèi)文件頁(yè)數(shù)(照片張數(shù))。

卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。

(4)案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

案卷號(hào):以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門(mén)、項(xiàng)目、時(shí)間、序列號(hào)4個(gè)要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。

案卷名稱(chēng):包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號(hào)等,如“工程聯(lián)系單*建筑*第一分冊(cè)”。

責(zé)任人:提供檔案的部門(mén)資料員。

編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。

(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)

第九條歸檔時(shí)間和手續(xù)

1、歸檔時(shí)間