辦公自動化系統(tǒng)運行管理規(guī)定
辦公自動化系統(tǒng)(oa)運行管理規(guī)定
1.目的
為了提高公司工作效率,有效降低和節(jié)約成本,加快辦公自動化建設(shè),保障文件和各種信息傳遞快捷暢通,根據(jù)公司的實際,制定本規(guī)定。
2.適用范圍
2.1 本規(guī)定適用于集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)辦公自動化的管理。
2.2 oa系統(tǒng)用戶暫定為集團各部門、各銷售公司(物流中心)工作人員和各控參股企業(yè)管理人員。
3.相關(guān)部門職責
3.1 集團辦公室負責文件的制作、發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報。發(fā)出的電子公文必須具有符合規(guī)范的文件頭和文件主體。
3.2集團人力資源部負責配合集團辦公室信息技術(shù)處進行oa用戶的注冊和注銷。
3.3 集團辦公室信息技術(shù)處負責oa系統(tǒng)操作技術(shù)的培訓,oa系統(tǒng)運行設(shè)備的維護、管理和電子文檔的保存。
3.4各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)的部門和人員職責可參照執(zhí)行。
4.文件發(fā)送與接收
4.1集團公司及各部門、各企業(yè)下發(fā)、上報的各類公文(包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等)原則上統(tǒng)一采用辦公自動化系統(tǒng)(oa)發(fā)送,特殊情況需要打印紙質(zhì)文件的報集團或本分管領(lǐng)導批準。
4.2 集團公司的正式文件及其他需要簽發(fā)的公文,仍按原流程起草、審核、簽發(fā),統(tǒng)一由辦公室編號、制作、掃描、使用oa發(fā)送至收文單位和個人,并根據(jù)實際需要打印若干份存檔和上報。
4.3 電子公文應做好登記,并由起草、審核、簽發(fā)人簽名。
4.4 所有oa用戶每天上、下午上班后都必須及時登錄oa系統(tǒng)查看文件,并始終使oa系統(tǒng)處于“在線”狀態(tài),確保信息和聯(lián)絡暢通。如因出差或出差時間較長,須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。
4.5 電子文件發(fā)送后,工作人員應根據(jù)公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進行檢查,催辦、督辦,發(fā)現(xiàn)問題及時與有關(guān)人員聯(lián)系。
4.6 集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)要建立oa系統(tǒng)管理體制,指定專人負責oa系統(tǒng)文件的管理。
5. 用戶注冊和注銷
5.1總部新進符合使用oa系統(tǒng)的人員,由人力資源部在一個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術(shù)處,信息技術(shù)處應在一周內(nèi)完成電腦配置和oa用戶注冊?？偛縪a用戶離職前,須到集團辦公室信息技術(shù)處辦理電腦移交及oa注銷手續(xù)后,方可辦理離職手續(xù)。
5.2各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)新進符合使用oa系統(tǒng)的人員,由控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)在兩個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部,人力資源部備案后送交集團辦公室信息技術(shù)處注冊?？貐⒐善髽I(yè)、各銷售公司(物流中心)oa用戶離職前,需報集團人力資源部備案,并由集團辦公室信息技術(shù)處辦理oa注銷手續(xù)后,方可辦理離職手續(xù)。
5.3 集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)對沒配置專用電腦的oa用戶,要合理安排電腦共用。
6.系統(tǒng)安全與維護
6.1 集團公司和各控參股企業(yè)、各銷售公司(物流中心)的網(wǎng)絡服務器在工作時間內(nèi)必須始終保持在線,oa系統(tǒng)始終保持正常的運行狀態(tài)。建立服務器的運行日志,并保存30天以上。
6.2 集團辦公室信息技術(shù)處須指定管理員專門負責文件上傳及系統(tǒng)維護。所有配置信息要由專人保管,注意保密。系統(tǒng)管理員應定期對網(wǎng)絡系統(tǒng)進行殺毒,建立防火墻,防止黑客侵入,確保系統(tǒng)安全。
6.3 密級的文件不入oa系統(tǒng),按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理;電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送,發(fā)文范圍的審批仍按集團公司公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.4所有oa系統(tǒng)應保管好用戶密碼口令,不得隨意泄漏給無關(guān)人員。
7. 文件共享與歸檔
7.1集團辦公室應對公司成立以來的文件進行清理,剔除密級和失效文件外,將所有的實用文件在oa系統(tǒng)上發(fā)布,供用戶學習、使用。
7.2集團辦公室對oa系統(tǒng)上電子公文每年整理一次,刻錄成光盤,存入集團檔案室。
8. 附則
8.1 本規(guī)定自2006年1月1日起試行,原有關(guān)規(guī)定同時廢止。
8.2 在試運行期間,公司除利用oa系統(tǒng)處理文件發(fā)送、信息溝通外,還將逐步推行自動化辦公流程,以期實現(xiàn)真正意義上的無紙辦公,加快公司的管理科學化和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)。
8.3 集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議,請及時向集團辦公室反映,以便對本規(guī)定進行修改。
