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第1篇 l公司電話管理規(guī)定
公司電話管理規(guī)定
1.目的
規(guī)范公司電話管理與使用,提高電話使用率,降低辦公費用。
2.范圍
本規(guī)定適用于集團各公司辦公室電話管理。
3.職責
3.1人力資源及行政部負責對公司所有電話的管理監(jiān)督。
3.2財務部對電話費用行使稽查權。
3.3各部門經(jīng)理負責對部門所屬的電話使用進行監(jiān)督。
3.4信息部負責公司辦公電話整體規(guī)劃、配布及日常維護。
4.公司電話配布
4.1總經(jīng)理或以上高層管理人員開通國際直拔電話功能。
4.2副經(jīng)理、經(jīng)理、高級經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理秘書等開通國內(nèi)直拔電話功能。
4.3其他各分機開通本市市話功能,如需拔打長途可通過前臺轉(zhuǎn)接。
4.4其他人員因工作需要開通國內(nèi)或國際長途直拔專線的,須由總經(jīng)理(副總裁)批準。
5.使用規(guī)定
5.1所有直線電話分別設立責任人,責任人職責包括呼出控制、密碼控制及電話機/傳真機的維護保養(yǎng)。
5.2通話內(nèi)容應言簡意賅、長話短說,如遇事情復雜、內(nèi)容較多,可事先擬好相應提綱。
5.3傳真機不能作電話使用,傳真內(nèi)容較多時應考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.4當電話機或傳真機發(fā)生故障時應通知信息部派人維修,嚴禁擅自拆卸。
5.5直拔長途電話前應加拔ip號(17909或96688)。
5.6各分機拔打長途電話均由總機轉(zhuǎn)撥,通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉(zhuǎn)接國際長途需說明事由,否則總機有權不予授話。
5.6接聽電話一般最遲不得超三聲鈴響。
5.7傳真機不能作電話使用,傳真內(nèi)容較多時應考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.8當電話機或傳真機發(fā)生故障時應通知信息部派人維修,嚴禁擅自拆卸。
5.9各分機拔打長途電話均由總機轉(zhuǎn)撥,通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉(zhuǎn)接國際長途需說明事由,否則總機有權不予授話。
6.前臺電話管理
6.1樹立良好的企業(yè)形象,對外來電話應及時接聽,最遲不得超三聲鈴響,規(guī)范用語:“您好!****,請問您找哪位請問哪里找好的,請稍等”;如遇當事人不在,應問明對方需要轉(zhuǎn)告與否。
6.2無特殊情況,不準他人在前臺撥打及接聽電話。
6.3所撥出的長途電話一律造冊登記,必須照實填寫。
6.4對需撥打的外線電話,按登記先后順序撥出,同時盡量保持一條線空置,以便外線打入。
6.5嚴禁利用前臺電話拔打私人電話;
6.6前臺工作人員下班時應將前臺電話用密碼控制呼出功能,調(diào)至自動轉(zhuǎn)接功能。
6.7前臺文員定于每月5日前匯總上月各長途電話登記表交人力資源及行政經(jīng)理審核。
7.對擅自拔打與公司無關的電話或聲訊臺(聊天)電話的,將相關追究責任人,由責任人承擔該部分話費。
第2篇 公司電話對講機使用管理規(guī)定3
公司電話、對講機使用管理規(guī)定(三)
為了更好的規(guī)范電話系統(tǒng)的管理,有效促進內(nèi)部及公司與客戶之間的信息溝通,特定本規(guī)定:
一、辦公室固定電話的使用及管理
1、固定是用于公司業(yè)務通訊工具;
2、公務使用電話時必須盡量壓縮通話時間,原則上通話控制在每次3分鐘以內(nèi),生產(chǎn)主管以上管理人員可以使用人員公司固定電話。
3、禁止使用公司固定電話撥“168”或“9”頭的聲訊電話(違者將按其通話時間扣罰20倍的話費,并處罰金50元/次)
4、門衛(wèi)室報警電話是應急使用,為保證暢通,任何人不得占用及使用,(違者將罰款50元/次)
5、各部門人員不得利用上班或下班時間打私人電話,如發(fā)現(xiàn)由調(diào)出清單對賬,查到底扣除相人員的私打電話費用。
6、電話使用完畢收線后,必須迅速放回機座,并確認是否放妥,以保證電話線路暢通。
7、各部門對講機必須勤于擦拭,保證完好,對于故事?lián)p壞電話機者,一經(jīng)查實照價賠償外,每次處罰100元。
二、移動電話及對講機的使用管理
1、配置移動電話及對講機的目的在于保障公司公務的順利開展,使用者不得因私事等原因而影響正常公務電話的撥入或撥出借口不聽公務電話,不按規(guī)定使用對講機頻道不法檢收信號。
2、公司移動電話費實行職級補貼原則,主管級為100元/個月,超出部份自已負責。
3、職級補貼范圍經(jīng)公司領導批準同意后,按標準發(fā)放。(在工資中體現(xiàn))
4、電話費、對講機于公司業(yè)務通訊及內(nèi)部公務聯(lián)系使用,通話時間應簡短明了,注意控制通話時間,辦公時間內(nèi)私人電話盡量簡短,不能用對講機談論與工作無關的事,以保證業(yè)務及公務電話的正常暢通。
5、移動電話及對講機由公司統(tǒng)一配裝,必須妥善保管。如丟失或人為損壞照價賠償。
6、享受補貼話費的移動電話的符有對講機的使用人,必須在公司上班時間內(nèi)保持待機狀態(tài),(即每天早上7:30到晚上22:00),違者處罰100元/次,根據(jù)公司造成重大損失的追究責任。
三、本規(guī)定自20**年10月6日起執(zhí)行。
第3篇 物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定
物業(yè)管理公司電話使用管理規(guī)定
1、公司所配置的所有電話都要有專人負責,如數(shù)造冊登記;
2、總部電話的號碼都要明碼標注在顯著的位置上,以便方便查詢;
3、確保通訊系統(tǒng)的安全使用,線路暢通無阻;
4、愛護并正確使用電話,如需撥打長途電話,必須由部門主管批準,方可撥打,并將通話時間予以登記,月末將根據(jù)電信局提供的話費清單,按實際通話費,由當事人付費;
5、一律不準撥打聲訊電話或熱線電話,如有違反者,一經(jīng)核實,給予責任人所產(chǎn)生話費十倍的處罰;
6、值班人員要做好接聽電話記錄,并做好交接登記;
7、公司按規(guī)定不準撥打私人電話,遇有急事者,應提前聲明請示,通話時間一般設定在3分鐘之內(nèi);
8、凡享受公司移動電話費補助的員工,應隨時保證公司聯(lián)絡暢通,否則每次對當事人罰款20元。
第4篇 物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定格式怎樣的
物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定電話使用
1、公司的電話是辦公及業(yè)務聯(lián)系的工具,屬于公司財產(chǎn);2、本著勤儉節(jié)約的原則,公司員工在使用電話時,通話必須簡短明了,盡量節(jié)約通話時間;3、使用電話時,必須注意禮貌用語,接聽電話用語:“您好物業(yè)公司,請問… …”
4、對待住戶投訴電話,必須耐心、細致的作解釋、說明,語言需誠懇、平緩,并認真做好記錄,不允許與住戶在電話中發(fā)生爭執(zhí)、吵鬧。
罰則
1、原則禁止公話私用、確實需要使用,每次通話時間不允許超過2分鐘,超過時間費用自付;2、禁止使用電話聊天和做其他事情,一經(jīng)查實將嚴肅處理并處以使用話費二倍罰款;3、長途電話使用必需報經(jīng)理批準,私人長途費用自理;
對不經(jīng)批準私自打長途電話者,一經(jīng)查實,將處以使用話費的二倍罰款,情節(jié)嚴重將予以除名處分。
公司話費總金額是有控制標準的,凡每月話費超過標準,財務必須從電話局申請話費使用單,以備公司核查,以上條例希望公司員工共同自覺遵守,并互相監(jiān)督檢查。
第5篇 公司電話管理規(guī)定10
公司電話管理規(guī)定(十)
一、話機管理:
1、為了提高工作效率,公司為全體員工配備了電話機,每個員工都要做好話機的維護與保養(yǎng)工作。
2、電話機自然損壞的需做書面申請,寫明損壞原因和內(nèi)容并上報行政人事部,待分管領導批準后由行政人事部進行更換或購買。
3、電話機人為損壞的,由當事人照價賠償電話機一部。
二、內(nèi)線電話管理:
1、公司的內(nèi)線電話統(tǒng)一使用電話交換機,由辦公室主任負責,進行安裝,維護及調(diào)整。行政人事部定期制作最新的員工通訊錄,發(fā)給各部門經(jīng)理,由部門經(jīng)理下發(fā)給公司員工,使公司員工隨時掌握最新的通信情況。
2、公司的內(nèi)線電話由辦公室主任負責調(diào)整、安裝,未經(jīng)分管領導、總經(jīng)理批準不得在交換機上開通任何外線電話(前臺除外),否則,按話費明細對電話開通人和使用人進行處罰。
三、外線電話管理:
1、公司所有外線電話均作為日常辦公使用,嚴禁辦理個人業(yè)務。
2、撥打電話時,語音要清晰、禮貌。嚴禁出言生硬、強加他人等不禮貌的現(xiàn)象出現(xiàn)。
3、由辦公室主任負責對外線電話維護或安排,其他任何部門不得私自進行更改。
4公司傳真機均作為日常辦公使用,嚴禁辦理私人業(yè)務。
5、公司領導可根據(jù)對違反上述條例的員工進行相應的處罰。處罰金額為每次20元。
第6篇 公司電話管理規(guī)定9
公司電話管理規(guī)定(九)
第一條 本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。
第三條 總機接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛聽,即掛線。
第四條 總臺文員接聽外線電話的標準用語為:“您好,**公司”當方告知分機電話時,說:“請稍等!”如分機占線,說“電話占線,請稍后再打!”接聽內(nèi)線電話的用語為:“您好,總臺!”其他內(nèi)容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。
第五條 公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿(mào)易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的,需親自填寫長途電話申請單,注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務通話等,并經(jīng)該部門負責人簽字同意后方予掛撥。負責人不在的,應由主管領導簽字同意,部門負責人及主管領導均不在,又確因業(yè)務需要掛長途電話的,通過總辦同意可先行掛撥,但事后通話一定要三日內(nèi)補辦審批手續(xù),逾期不補辦者視為掛私人電話,電話費由其本人雙倍負責。
第六條 值班人員不按上述第三條的規(guī)定,手續(xù)不全即幫他人掛長途電話的,除電話費由其負責外,每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的,視情節(jié)給予扣發(fā)獎金直至辭退處理。
第七條 員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話,或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途電話的,每次罰款50元;私掛香港或澳門的,每次罰款100元;私掛國外長途電話的,每次罰款500元。屢教不改的,視情節(jié)給予扣發(fā)獎金,直至辭退處理。
第八條 公司可為高層領導住宅裝電話并報電話費。部門正職負責人,經(jīng)申請可報銷電話費。其他員工公司不予考慮電話問題。
第7篇 公司電話管理規(guī)定
電話管理規(guī)定
第一條
本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條
員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。
第三條
總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛聽，即掛線。
第四條
總臺文員接聽外線電話的標準用語為：“您好，××公司”當對方告知分機電話時，說：“請稍等!”如分機占線,說：“電話占線,請稍后再打!”
接聽內(nèi)線電話的用語為：“您好，總臺!”其他內(nèi)容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。
第五條
公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿(mào)易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的，需親自填寫長途電話申請單，注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務通話等，并經(jīng)該部門負責人簽字同意后方予掛撥。負責人不在的，應由主管領導簽字同意，部門負責人及主管領導均不在，又確因業(yè)務需要掛長途電話的，通過總辦同意可先行掛撥，但事后通話一定要在三日內(nèi)補辦審批手續(xù)，愈期不補辦者視為掛私人電話，電話費由其本人雙倍負責。
第六條
值班人員不按上述第三條的規(guī)定，手續(xù)不全即幫他人掛長途電話的，除電話費由其負責外，每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的，視情給予扣發(fā)獎金直至辭退處理。
第七條
員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)私人長途電話的，每次罰款50元;私掛香港或澳門電話的，每次罰款100元;私掛國外長途電話的，每次罰款500元。屢教不改的，視情給予扣發(fā)獎金，直至辭退處理。
第八條
公司可為高層領導住宅裝電話并報電話費。部門正職負責人，經(jīng)申請可報銷電話費。其他員工公司不予考慮電話問題。
第8篇 某品牌服裝公司電話管理規(guī)定
品牌服裝公司電話管理規(guī)定
第一條 本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話在。
第二條 員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。
第三條 總機接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛線。
第四條 總臺文員接聽外線電話的標準用語為:'您好,'某品牌'毛衫公司'當對方告知分機電話時,說:'請稍等!'如分機占線,說:'電話占線,請稍后再打!'接聽內(nèi)線電話的用語為:'您好,總臺!'其他內(nèi)容視情況回答,答的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。
第五條 公司不允許員工在公司撥打私人長途電話。
第六條 公司為高層領導、業(yè)務需要人員報銷電話費(額度由公司視情況而定)。其他員工公司不予考慮電話問題。
第9篇 公司電話管理規(guī)定13
公司電話管理規(guī)定(十三)
第一條 本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以減少通話時間。
第三條 總機接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛聽,即掛線。
第四條 總臺文員接聽外線電話的標準用語為:'您好,亞華公司'當方告知分機電話時,說:'請稍等!'如分機占線,說'電話占線,請稍后再打!'接聽內(nèi)線電話的用語為:'您好,總臺!'其他內(nèi)容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。
第五條 公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿(mào)易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的,需親自填寫長途電話申請單,注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務通話等,并經(jīng)該部門負責人簽字同意后方予掛撥。負責人不在的,應由主管領導簽字同意,部門負責人及主管領導均不在,又確因業(yè)務需要掛長途電話的,通過總辦同意可先行掛撥,但事后通話一定要三日內(nèi)補辦審批手續(xù),逾期不補辦者視為掛私人電話,電話費由其本人雙倍負責。
第六條 值班人員不按上述第三條的規(guī)定,手續(xù)不全即幫他人掛長途電話的,除電話費由其負責外,每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的,視情節(jié)給予扣發(fā)獎金直至辭退處理。
第七條 員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話,或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途電話的,每次罰款50元;私掛香港或澳門的,每次罰款100元;私掛國外長途電話的,每次罰款500元。屢教不改的,視情節(jié)給予扣發(fā)獎金,直至辭退處理。
第八條 公司可為高層領導住宅裝電話并報電話費。部門正職負責人,經(jīng)申請可報銷電話費。其他員工公司不予考慮電話問題。
第10篇 房地產(chǎn)公司電話管理規(guī)定范本七
房地產(chǎn)公司電話管理規(guī)定7
第一條:本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,開展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條:為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開支,員工打電話時,用語應盡量簡潔,明確,以減少通話時間。
第三條:電話管理由行政辦公室統(tǒng)籌負責,使用則由網(wǎng)絡主管負責監(jiān)督與控制。
第四條:電話使用須知:
1)轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務,以三分鐘為限,把握時間。
2)注意禮節(jié),長話短說,簡潔扼要,避免耗時又占線。
3)長途電話一般由部門負責人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門經(jīng)理允許。
4)禁止打私人長途電話。
5)違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實,一律做記過處分,并處50-100元罰款。
第11篇 a公司電話管理規(guī)定
第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開支 ,員工打電話時,用語應盡量簡潔,明確,以減少通話時間。
第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負責,使用則由各單位主管負責監(jiān)督與控制。
第四條 電話使用須知:
轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務,以三分鐘為限,把握時間。
注意禮節(jié),長話短說,簡潔扼要,避免耗時又占線。
使用前應對討論,商洽事情稍加構思或略作記錄。
使用電話時應登記,內(nèi)容包括姓名,受話人(號碼),起止時間,聯(lián)絡事項等。文秘資源網(wǎng)原創(chuàng) 本表每月轉(zhuǎn)綜合部呈總經(jīng)理核閱 。
長途電話一般由部門負責人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門主管允許。
禁止打打私人長途電話。
違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實,一律做記過處分,并處50-100元罰款。
第五條 接聽外線電話的標準用語為:“您好,大道網(wǎng)絡公司!對方告之找某人時 ,說:“請稍等!”如不在,說:“他不在,有事我可轉(zhuǎn)告 或請稍后再打!”等。視情況回答,原則是規(guī)范,簡潔,禮貌。
第六條 極其特殊情況需打私人電話時,公司將另行考慮。
第12篇 取締公司電話管理規(guī)定
公司電話管理規(guī)定
第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開支 ,員工打電話時,用語應盡量簡潔,明確,以減少通話時間。
第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負責,使用則由各單位主管負責監(jiān)督與控制。
第四條 電話使用須知:
轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務,以三分鐘為限,把握時間。
注意禮節(jié),長話短說,簡潔扼要,避免耗時又占線。
使用前應對討論,商洽事情稍加構思或略作記錄。
使用電話時應登記,內(nèi)容包括姓名,受話人(號碼),起止時間,聯(lián)絡事項等。文秘資源網(wǎng)原創(chuàng) 本表每月轉(zhuǎn)綜合部呈總經(jīng)理核閱 。
長途電話一般由部門負責人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門主管允許。
禁止打打私人長途電話。
違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實,一律做記過處分,并處50-100元罰款。
第五條 接聽外線電話的標準用語為:“您好,大道網(wǎng)絡公司!對方告之找某人時 ,說:“請稍等!”如不在,說:“他不在,有事我可轉(zhuǎn)告 或請稍后再打!”等。視情況回答,原則是規(guī)范,簡潔,禮貌。
第六條 極其特殊情況需打私人電話時,公司將另行考慮。
第13篇 s物業(yè)公司電話管理規(guī)定
為保持業(yè)主(住戶)與管理處間的聯(lián)系通暢,以便提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。特對管理處辦公電話作如下規(guī)定:
1、管理處電話屬辦公之用品,除正常的辦公聯(lián)系和業(yè)主(住戶)急用外,原則上不對外借用,不開通長途,嚴禁打聲訊電話,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),每次罰款50元。辦公時間原則禁止打私人電話,確實需要,通話時間應簡明扼要,時間控制在3分鐘之內(nèi)。
2、為便于業(yè)主(住戶)聯(lián)系,管理處工作人員在使用電話時,盡量做到長話短說。
3、電話鈴響三遍之內(nèi),工作人員必須提起電話聽筒(不得使用免提鍵)使用規(guī)范語言,如'您好!**管理處',接聽完畢后,禮貌道聲'謝謝,再見'。輕放話筒,不得接聽電話后有力擲放話筒。
4、對業(yè)主(住戶)報來的電話號碼,接聽人除做好記錄外,不得有任何泄露之行為,違者按公司有關規(guī)定處罰。
5、業(yè)主(住戶)來管理處確因有事借用電話時,通話時間不得超過三分鐘,對業(yè)主(住戶)超過時間時,::管理處工作人員或值班人員應委婉規(guī)勸。
6、電話管理人三個時段,上午8:30~13:30由綜合管理部負責;13:30~21:00由當值人員負責,如工作需暫離開,可指定(委托)其他員工代管:21:00~次日8:30由保安部負責。因發(fā)生聲訊話費,視電話單記錄時段,按所屬段當班人員責罰。如屬界限難分,由相關涉及部門人員承擔。
