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第1篇 某公司收發(fā)文管理規(guī)定
公司收發(fā)文管理規(guī)定
1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。
2.本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人----行政文員統(tǒng)一辦理,她是各級文件管理的直接承擔者。附《收、發(fā)文登記表》
3.行政文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記,并在公文上附《公文處理單》,分送有關部門或人員傳閱承辦,同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收,行政文員對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果,并對文本進行復印和留檔。
4.公司的各類文件均屬內部機密文件,行政文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函,只要在《收文登記簿》上登記即可,直接分送有關人員閱辦。
5.本公司對外之發(fā)送文函按性質訂立參見《文檔管理制度》。
6.文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負責,需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。
7.對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。
8.每月未,行政文員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀,報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。
9.文件管理應參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔,必須做好登記造冊工作。每月未,將收、發(fā)文整理裝訂成冊。
10.每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀,行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。節(jié)
第2篇 某設備公司收發(fā)文管理規(guī)定
設備公司收發(fā)文管理規(guī)定
第一條 為規(guī)范公司公文的收發(fā),提高工作效率,特制定本規(guī)定。
第二條 公文的承辦和簽發(fā)
(一)以公司名義上報的文件、呈批件等由各部門擬稿、會簽,交辦公室統(tǒng)一登記送審;
(二)屬決策性問題或涉及方面較多的由總經(jīng)理或董事長簽發(fā);
(三)屬決策后分管職責范圍內的,由公司的主管副總簽發(fā)。
(四)以公司名義發(fā)出的下達文件(如通知、函),承辦程序與上同,由權責主管簽發(fā)。
第三條 辦文程序
(一)辦文程序為:擬稿、會簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對、封發(fā)。
(二)凡公文應由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部門負責人審閱簽字,送有關部室會簽。文件一律經(jīng)辦公室核稿后呈領導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(三)公司與有關部門聯(lián)合行文,由經(jīng)辦部門起草,辦公室核稿后呈領導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(四)以公司名義的行政發(fā)文程序參見《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。
第四條 公文收發(fā)、傳閱
(一)辦公室指定專人負責文件的收、發(fā)、編號、登記、傳遞、歸檔保管工作,各項工作具體要求是:
(1)分類:應按文件的內容分類(暫分為營銷類、技術質量類、行政人事類、生產(chǎn)管理類),送公司領導的文件分夾送閱。
(2)編號、登記:一般按文件的密級和已有的編號登記。
(3)傳遞:文件一般先遞送公司領導,公司領導對于送閱的文件必須盡快閱批,后遞送有關部室。領導和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件,可直接先送有關部室或相關的公司領導,送閱文件者均不能壓拖文件,做到當日送急件,當日轉簽。轉簽要根據(jù)文件內容及時送相關部門辦理。
(4)歸檔、保管:按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
(二)文件在各部室的傳閱時間不得超過兩天。
(三)在文件傳遞過程中必須進行分類登記核對手續(xù)。
(四)涉及部室業(yè)務的文件,由該部室閱存留底,如須歸檔的文件,可申請復印一份留底。
第五條 文件的編號
公司發(fā)文,一定要由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號:
(一)以公司名義對外發(fā)文,一律用永冠字(**年)***號;
(二)公司監(jiān)事會發(fā)文,用永冠監(jiān)字(**年)***號;
(三)董事會發(fā)文,用永冠董字(**年)***號;
(四)其他管理部門的發(fā)文,用永冠*字(**年)***號。
第六條 辦文中注意事項
(一)起草公文應按照黨政分別行文的原則正確使用文種。
(二)起草公文要符合黨和國家的方針、政策和上級有關規(guī)定,力求內容確實、觀點明確、用詞簡練、標點正確。
(三)起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙,不得用鉛筆、圓珠筆書寫,最好提供電腦打印稿。
(四)電腦打印文檔要統(tǒng)一格式:打印用a4紙,字體為宋體,標題字號為二號,正文字號為小四號,行距為20磅。具體格式要求可由總經(jīng)理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。
(五)紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
(六)'報告'和'請示'要嚴格區(qū)分。凡向政府相關部門報送的文件,只主報一個上收機關,如需報送其他相關的上級機關,可用'并報'或'抄報'形式。請示的事項,應'一文一事',明確提出自己的建議和意見,對某些意見不一致的問題,應如實反映,便于上級機關審定。上級的文件或呈批件、上級機關批示或批文后的工作,由經(jīng)辦部門負責聯(lián)系并送公司領導閱后存檔。
(七)公文辦理完畢后,承辦人員應根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關材料整理好,交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件,傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。
(八)精簡文件,提高辦文質量和效率,要嚴格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量,可發(fā)可不發(fā)的文件,堅決不發(fā);能用電話或當面商談解決的問題,不要行文;該發(fā)的文件,應盡量事先商定,取得一致意見,加快辦文速度。
(九)以黨總支名義行文按《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條 例》執(zhí)行。
第七條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責制訂并解釋,報總經(jīng)理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第八條 本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
