第1篇 物業(yè)客服部管理規(guī)定
客服部管理規(guī)定
1.0 目的規(guī)范客服部?jī)?nèi)部管理,確?？头抗ぷ髂軌蚋咝в行?。
2.0 范圍適用于蚌埠榮盛物業(yè)公司阿爾卡迪亞管理處。
3.0 職責(zé)
3.1 物業(yè)公司經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)客服部工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督,
3.2 客服部主管負(fù)責(zé)組織、實(shí)施。
3.3 客服部員工負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)客服部的具體工作。
4.0 方法和過(guò)程控制
4.1 客服部工作內(nèi)容有:接報(bào)修管理、檔案管理、收費(fèi)管理、庫(kù)房管理、鑰匙管理、回訪管理、投訴管理、社區(qū)文化活動(dòng)管理、裝修管理等。
4.2 接報(bào)修管理
4.2.1 報(bào)修接待管理員負(fù)責(zé)具體記錄報(bào)修內(nèi)容,及時(shí)傳達(dá)至維修部,并跟蹤、督促維修工作按時(shí)完成。
42.2報(bào)修接待管理員在接到住戶(hù)報(bào)修要求時(shí),應(yīng)立即填寫(xiě)《住戶(hù)報(bào)修記錄表》;并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將記錄的報(bào)修內(nèi)容(包括:住戶(hù)姓名、地址、聯(lián)系電話(huà)、報(bào)修內(nèi)容、預(yù)約維修時(shí)間等)通知維修部維修人員;維修完成時(shí),收回《維修任務(wù)單》,并在《住戶(hù)報(bào)修記錄表》上標(biāo)注“**時(shí)間已完成維修”。
4.3回訪管理
4.3.1 客服部負(fù)責(zé)回訪工作的組織和具體實(shí)施。
4.3.2回訪工作應(yīng)由客服主管指定專(zhuān)人負(fù)責(zé);按照《回訪管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》規(guī)定的回訪時(shí)間和回訪率進(jìn)行;回訪人員回訪后應(yīng)將回訪結(jié)果準(zhǔn)確客觀的記錄在《回訪記錄表上》。
4.4檔案管理
4.4.1客服部是管理處檔案管理的主責(zé)部門(mén),應(yīng)由客服部主管指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案管理員)。
4.4.2每年制定檔案檢查計(jì)劃,定期檢查,至少2次/年,并將檔案的檢查計(jì)劃歸入客服部年度工作計(jì)劃。
4.4.3涉及到檔案的更改時(shí),客服部檔案管理員應(yīng)針對(duì)更改情況隨時(shí)進(jìn)行整理,確保檔案的及時(shí)有效性及機(jī)密性。
4.4.4涉及到檔案的查閱、借閱時(shí),公司上級(jí)部門(mén)臨時(shí)性檢查等特殊情況除外,必須經(jīng)過(guò)管理處經(jīng)理的許可。
4.5鑰匙管理
4.5.1 客服部指定專(zhuān)人管理鑰匙。
4.5.2 鑰匙分類(lèi):業(yè)主(住戶(hù))鑰匙、公共門(mén)窗鑰匙、設(shè)備房鑰匙、水表箱鑰匙。
4.5.3 鑰匙標(biāo)識(shí):業(yè)主(住戶(hù))鑰匙一般分為防盜門(mén)鑰匙、室內(nèi)門(mén)鑰匙、電子對(duì)講門(mén)鑰匙、水表箱鑰匙和信箱鑰匙等五種;公共門(mén)窗按樓層,設(shè)備房按設(shè)備分別進(jìn)行標(biāo)識(shí)。
4.5.4 鑰匙掛放牌應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行制作。
4.5.5 鑰匙保管注意事項(xiàng):無(wú)工作需要任何人不得以私人名義借出,借出時(shí)須嚴(yán)格辦理登記手續(xù);每個(gè)種類(lèi)的鑰匙要保留出一套“緊急備用鑰匙”,防止發(fā)生突發(fā)事件時(shí)把損失降低到最大程度,嚴(yán)格執(zhí)行《鑰匙借返管理制度》。
4.6 投訴管理
4.6.1 客服部負(fù)責(zé)客戶(hù)投訴的接待、跟蹤、統(tǒng)計(jì)、回訪等工作。
4.6.2 各管理處客服部務(wù)必按照本項(xiàng)目《等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定的時(shí)間要求受理客戶(hù)的投訴。
4.6.2客服人員在接到業(yè)主投訴時(shí),應(yīng)立即填寫(xiě)《業(yè)主投訴記錄表》并將信息在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)傳遞給相關(guān)部門(mén),處理過(guò)程的其它工作嚴(yán)格按照《投訴處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》進(jìn)行。
4.7裝修管理
4.7.1 客服部負(fù)責(zé)裝修手續(xù)的辦理、裝修注意事項(xiàng)的告知等裝修管理工作。
4.7.2 在住戶(hù)裝修申請(qǐng)表中涉及到裝修改動(dòng)的內(nèi)容,必須經(jīng)過(guò)維修部的核實(shí)(在不影響安全范圍內(nèi))同意后方可繼續(xù)辦理裝修手續(xù),否則不可進(jìn)行裝修。
4.7.3 客服人員按照物業(yè)公司的規(guī)定收取裝修相關(guān)管理費(fèi)用,做好核查、登記工作,避免錯(cuò)收、亂收。
4.7.4 裝修工作結(jié)束后,客服部組織維修技術(shù)人員進(jìn)行驗(yàn)收工作。
4.8 收費(fèi)管理
;4.8.1 管理處客服部收費(fèi)員負(fù)責(zé)小區(qū)內(nèi)各項(xiàng)費(fèi)用的收取工作,主要有物業(yè)服務(wù)費(fèi)用、代收代繳費(fèi)、裝修管理費(fèi)等,各種物業(yè)服務(wù)費(fèi)要明碼標(biāo)價(jià)。
4.8.2 管理處收費(fèi)員做好費(fèi)用收取、登記、核查、上交工作。每月應(yīng)按照財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)做好本月的收支明細(xì)表。
4.8.3 各項(xiàng)費(fèi)用收取后,管理處任何人不可挪作它用,如有違反按照《榮盛集團(tuán)財(cái)務(wù)制度》處理。
4.8.4各種費(fèi)用的收取要做到日收日清,大型費(fèi)用的收取要做到日收日?qǐng)?bào)。
4.8.5管理處經(jīng)理做好監(jiān)督、檢查工作,發(fā)現(xiàn)違反財(cái)務(wù)制度的情況及時(shí)上報(bào)。
第2篇 某物業(yè)客服部前臺(tái)值班及交接班管理規(guī)定
物業(yè)客服部前臺(tái)值班及交接班管理規(guī)定
1.值班期間要保持前臺(tái)物品擺放整齊,桌面清潔。
2.前臺(tái)電話(huà)不得外借他人員使用,每月電話(huà)費(fèi)保持在部門(mén)定額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi),超出的話(huà)費(fèi)由前臺(tái)接待員承擔(dān)。
3.不得向任何人透露用戶(hù)電話(huà)號(hào)碼,確有需要的,需經(jīng)客務(wù)主管批準(zhǔn)后方可。
4.不得替任何人寄存或轉(zhuǎn)給任何物品,以及代發(fā)刊物,確有需要的,需經(jīng)客務(wù)主管或部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
5.下班前,須與接班的客務(wù)助理對(duì)未完成的工作與交接人做好交接;并做好前臺(tái)物品交接。
6.與接班人交接核對(duì)未發(fā)放業(yè)主的信、報(bào)、刊。
7.前臺(tái)鑰匙每天與交接人進(jìn)行交接。
8.以上交接需在《前臺(tái)交接日志》做好文字記錄。
9.客務(wù)助理下班時(shí),須將前臺(tái)所有物品放置在前臺(tái)柜內(nèi)并鎖好。如因物品未及時(shí)收柜出現(xiàn)丟失現(xiàn)象,由負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)承擔(dān),并將前臺(tái)鑰匙存放在辦公室指定位置。
