第1篇 物業(yè)入伙管理工作程序
物業(yè)入伙管理程序
1.目的
本程序明確了對物業(yè)的入伙管理實施控制的職責(zé)、方法和安排,以確保業(yè)主(客戶)準確而有秩序的入伙。
2.適用范圍
適用于公司所承接管理的新物業(yè)項目入伙手續(xù)。
3.相關(guān)文件
3.1質(zhì)量手冊之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.2iso9002標準之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.3物業(yè)的驗收程序
3.4業(yè)主(客戶)維修安裝服務(wù)
3.5物業(yè)提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制
4.職責(zé)
4.1物管部負責(zé)入伙管理中的主要事務(wù)。
4.2財務(wù)室負責(zé)向業(yè)主收取各種規(guī)定的費用。
4.3工程部負責(zé)入伙管理中必要的維修服務(wù)。
4.4保安部負責(zé)入伙管理中監(jiān)督檢查安全事務(wù)。
5.實施程序
5.1入伙準備工作
5.1.1物管部在入伙前一個月應(yīng)制定入伙工作計劃,該計劃中應(yīng)明確:
a.入伙時間
b.入伙手續(xù)
c.入伙過程中使用的文件和表格
5.1.2入伙工作計劃程序應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理批準。
5.1.3物管部應(yīng)提前一個月向業(yè)主(客戶)發(fā)出《入伙通知書》。
詳細說明:
a.需業(yè)主(客戶)準備的證明材料;
b.需業(yè)主(客戶)填寫的表格;
c.辦理入伙手續(xù)的程序。
5.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入伙公告和明確的指示示標識,并指定專人負責(zé)業(yè)主(客戶)辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導(dǎo),便于業(yè)主(客戶)辦理各項手續(xù)。
5.2 入伙審查登記
5.2.1物管部應(yīng)建立入伙登記表。物管部對業(yè)主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》。在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發(fā)放資料。應(yīng)包括:
a.《用戶手冊》
b.《裝修須知》
c.《裝修審批表》
d.《驗收交接表》
e.《住戶公約》
5.2.2上述發(fā)放的資料應(yīng)在《入伙登記冊》中的業(yè)主簽收,或由物管部人員注明。
5.2.3在提供給業(yè)主(客戶)的《入住登記冊》中應(yīng)明確由業(yè)主(客戶)填寫并提交的資料。一般包括:
a.身份證或工作證復(fù)印件;
b.購/租房合同的正本及復(fù)印件;
d.已簽署的《住戶公約》。
5.2.4物管部對業(yè)主(客戶)提交的資料進行審核驗證。驗證內(nèi)容包括:
a.表格填寫是否完整、正確和清晰;
b.住戶公約是否已簽署;
c.身份證明文件與購/租房合同及《業(yè)主(客戶)登記表》是否一致。
5.2.5審查通過后,物管部人員收取購/租房合同復(fù)印件、《業(yè)主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份,在《入伙通知中》注明簽收。
5.3預(yù)交費用
5.3.1物管部應(yīng)按《深圳經(jīng)濟物區(qū)住宅區(qū)物業(yè)管理條例》或市工商行政部審核價,通知業(yè)主(客戶)去財務(wù)室交納相關(guān)的預(yù)交費用。
5.3.2財務(wù)室根據(jù)《預(yù)交費標準》向業(yè)主(客戶)收取各項費 用,并開立相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主(客戶)。費用項目包括:裝修管理費、裝修保證金等。
5.3.3財務(wù)室應(yīng)通知物管部已交納預(yù)交費用業(yè)主(客戶)的姓名或單位,并由物管部在入伙登記冊中注明。
5.4 發(fā)放鑰匙及房屋驗收
5.4.1上述手續(xù)完成后,物管部人員查驗入伙登記表及各項收費票據(jù)后向業(yè)主(客戶)發(fā)放鑰匙,并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記,同時應(yīng)和業(yè)主(客戶)驗收房屋內(nèi)設(shè)施。
5.4.2物管部人員與業(yè)主(客戶)一起驗收其名下的物業(yè),登記水、電、氣表底數(shù),雙方在《物業(yè)入伙交接記錄》上簽字確認。
5.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由物管部人員通知相關(guān)部門整改。整改合格后,由業(yè)主(客戶)驗收認可后,再發(fā)放鑰匙。
5.5 入伙后的裝修管理
5.5.1物管部在提供給業(yè)主(客戶)的文件中應(yīng)明確裝修管理的要求。具體內(nèi)容參考程序文件qp-4.5《裝修管理》。
6.相關(guān)記錄
6.1物業(yè)入伙交接記錄
6.2入伙登記冊
6.3業(yè)主入伙費用收費標準
第2篇 住宅物業(yè)入伙管理控制工作程序
物業(yè)程序文件
--住宅物業(yè)入伙管理控制程序
1.0目的
2.0適用范圍
適用于物業(yè)服務(wù)中心所轄住宅類物業(yè)的入伙管理。
3.0職責(zé)
3.1
3.2
4.0工作程序
4.1
4.2入伙管理控制程序
4.2入伙辦理程序
4.2.1新業(yè)主入伙手續(xù)的辦理:可參照《業(yè)主收樓流程圖》執(zhí)行,包含的幾個步驟4.2.1.1-4.2.1.4,根據(jù)實際情況需求,由物業(yè)服務(wù)中心總監(jiān)/經(jīng)理做出適當(dāng)步驟調(diào)整,內(nèi)容不變。
4.2.1.1核對業(yè)主身份、資料
a、客服部前臺接待人員核收由發(fā)展商蓋章、簽名的《交樓通知書》或《提前交樓通知書》;
b、核對業(yè)主身份證及復(fù)印件,確定業(yè)主身份,若屬委托代辦收樓手續(xù)的須核實業(yè)主委托證明、委托人身份證明及受委托人身份證明并將復(fù)印件保留存檔;
c、核對業(yè)主與發(fā)展商簽訂的《商品房買賣合同》復(fù)印件、《物業(yè)維修基金》回執(zhí)原件,及發(fā)展商出具的《繳款通知書》等辦理相關(guān)手續(xù)。
4.2.1.2入伙費用繳交
a、接待人員指引業(yè)主到收費處繳交收樓的一切費用,財務(wù)人員按收費項目及標準,詳見相關(guān)項目《業(yè)主收樓費用一覽表》,收取并開具收費票據(jù)交給業(yè)主,并在《收樓手續(xù)單》相關(guān)欄簽名;
b、業(yè)主交齊一切費用后,財務(wù)部工作人員協(xié)助/引導(dǎo)業(yè)主簽署《委托銀行繳費協(xié)議書》,并將代開設(shè)的銀行繳費存折發(fā)放給業(yè)主;
4.2.1.3文件簽署、物品發(fā)放
a、簽約人員引導(dǎo)業(yè)主與交樓人員簽署相關(guān)文件,填寫《收樓手續(xù)單》《住戶資料登記表》《前期物業(yè)服務(wù)合同》《業(yè)主規(guī)約》《消防安全承諾書》《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》,并發(fā)放《前期物業(yè)服務(wù)合同》《業(yè)主規(guī)約》《前期物業(yè)服務(wù)合同》《房屋質(zhì)量保證書》《房屋質(zhì)量說明書》《消防安全承諾書》及單元鑰匙、禮品;
b、引導(dǎo)業(yè)主填寫《證件辦理申請表》辦理相關(guān)證件。
4.2.1.4現(xiàn)場驗樓
a、通知現(xiàn)場驗樓人員帶領(lǐng)業(yè)主到現(xiàn)場進行單元驗收,驗收項目包括:天花、地面、電氣系統(tǒng)、智能化系統(tǒng)、給水系統(tǒng)、排水系統(tǒng)、門、窗、五金配件、電器、花園護欄、綠化等項目,并抄該單元的水、電讀數(shù),雙方確認后簽署《樓宇情況驗收檢查表》;
b、如需留匙,現(xiàn)場驗樓人員指引業(yè)主到鑰匙發(fā)放處辦理手續(xù),并簽署《鑰匙托管聲明》。
4.2.1.5遺留工程跟進處理:按《遺留工程處理流程圖》執(zhí)行。
4.2.1.6業(yè)主檔案整理、歸檔:按《業(yè)主檔案管理控制程序》執(zhí)行。
4.2.1.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執(zhí)行。
4.2.2二手業(yè)主入伙手續(xù)的辦理:可參照《二手業(yè)主收樓流程圖》執(zhí)行
4.2.2.1核對業(yè)主身份、資料
a、客服部前臺接待人員核收二手業(yè)主入伙所需資料:二手業(yè)主與原業(yè)主簽訂的《商品房買賣合同》或房產(chǎn)證、有效身份證原件、指定銀行存折;
b、客服助理對二手業(yè)主的以上文件進行查驗、復(fù)印,將上述原件退還二手業(yè)主,并將復(fù)印件留底建檔;
4.2.2.2費用結(jié)算
a、客戶助理通知工程組工作人員確認舊業(yè)主的水、電表計數(shù);
b、由財務(wù)人員核算原業(yè)主所欠的應(yīng)繳費用,并與原業(yè)主結(jié)清之前所欠一切費用;
c、客戶助理告知二手業(yè)主小區(qū)的各項收費標準、收費時間及托收方法。
4.2.2.3文件簽署:指引業(yè)主簽署《業(yè)主規(guī)約》《住戶資料登記表》《前期物業(yè)服務(wù)合同》(如有需要)《委托收款協(xié)議》《前期物業(yè)服務(wù)合同》等,并要求業(yè)主在《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》簽字。
4.2.2.4文件發(fā)放:向二手業(yè)主發(fā)放《業(yè)主規(guī)約》《服務(wù)手冊》《前期物業(yè)服務(wù)合同》等資料。
4.2.2.5證件辦理
a、回收原業(yè)主之前在客服組前臺所辦理的各類證件;
b、引導(dǎo)二手業(yè)主填寫《證件辦理申請表》,并辦理相關(guān)證件,做好相關(guān)解答。
4.2.2.6業(yè)主檔案資料更新
a、手續(xù)辦理完畢后,立即通知禮賓部做好相應(yīng)工作;
b、將二手業(yè)主資料歸入業(yè)主檔案中,原業(yè)主資料保存;
c、業(yè)主檔案整理、歸檔,按《業(yè)主檔案管理控制程序》執(zhí)行。
4.2.2.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執(zhí)行。
4.3收樓工作總結(jié):每次集中收樓后,由客服部提交書面《收樓工作總結(jié)/報告》,并對收樓過程中存在的問題提出糾正/預(yù)防措施。
5.0支持性文件
5.1《業(yè)主規(guī)約》
5.2《服務(wù)手冊》
5.3《前期物業(yè)服務(wù)合同》
5.4《商品房買賣合同》
5.5《房屋質(zhì)量保證書》
5.6《房屋質(zhì)量說明書》
5.7《物業(yè)接管驗收控制程序》
5.8《業(yè)主收樓流程圖》
5.9《二手業(yè)主收樓流程圖》
5.10《裝修管理控制程序》
5.11《裝修辦理流程圖》
5.12《遺留工程處理流程圖》
5.13《業(yè)主檔案管理控制程序》
5.14《業(yè)主收樓費用一覽表》
5.15《業(yè)主收樓資料一覽表》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《委托銀行繳費協(xié)議書》由銀行提供
6.2《委托收款協(xié)議》由銀行提供
6.3《交樓通知書》或《提前交樓通知書》營銷中心提供
6.4《維修基金交付證明》由業(yè)主自行辦理
6.5《收樓手續(xù)單》售后服務(wù)中心提供
6.6《繳款通知書》售后服務(wù)中心提供
6.7《業(yè)主收樓指引》
6.8《住戶資料登記表》
6.9《消防安全承諾書》
6.10《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》
6.11《樓宇情況驗收檢查表》
6.12《鑰匙托管聲明》
6.13《證件辦理申請表》
6.14《收樓工作總結(jié)/報告》無固定格定
編制: 審核: 批準:
