小區(qū)樓宇檔案資料管理措施
小區(qū)樓宇檔案資料管理措施
樓宇檔案資料管理的要點:
1、完善建檔流程,嚴格檔案管理制度;
2、明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理;
3、對使用率高的檔案實行檔案室、管理處雙檔管理制;
4、推行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；?六化'管理。
樓宇檔案是住宅區(qū)財產(chǎn)的重要組成部分,管理好住宅區(qū)檔案是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。為此,我公司將特別設立檔案室,配備專業(yè)管理人員,建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴建以及住戶裝修等方面發(fā)揮重要作用。對進德小區(qū)的檔案資料管理,將沿用我公司的經(jīng)驗做法如下:
一、樓宇檔案的建立
1、檔案的建立執(zhí)行以下流程:
收集-整理-分類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
2、明確檔案內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理
(1)設施、設備檔案:建筑工程資料、圖紙,公用設施資料、圖紙,竣工驗收資料,房屋墻體竣工圖,室外管網(wǎng)資料、圖紙,安裝、維修、運行、改造、擴建等項目資料、圖紙。
(2)住戶檔案:業(yè)主登記表,購(租)房合同,入伙通知書,證件,業(yè)主公約,裝修責任書、圖紙,維修檔案等資料。
(3)管理檔案:文秘檔案、從事檔案、財務檔案和榮譽檔案、管理活動記錄及檔案,樓宇巡視、門衛(wèi)情況、投訴與回訪等資料。
3、建檔要求:制度化、標準化、電腦化。
二、樓宇檔案管理
1、檔案室、管理處管理制:為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久性保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實行檔案室管理,對重要原始檔案進行嚴格管理,管理處則保存復印件的存檔管理制度。
2、檔案室檔案
(1)按照檔案對溫度、濕度和照明的要求,建立標準化的檔案資料室,配備檔案專業(yè)人員,實行電腦化系統(tǒng)管理;
(2)采用多種形式的信息貯存方式,如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等,并采用適當?shù)谋４娣绞?
(3)貫徹國家保密法,確保檔案在使用過程中的安全,不丟失、不泄密;
(4)實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng);
(5)堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化;
(6)做到檔案組卷分類科學化,檔案組卷按內(nèi)容分類,逐一編號、登記造冊、編輯目錄,按工作部門分柜保存;
(7)實行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?每季對檔案文件的形成、積累、整理和歸類要進行一次全面的檢查。
