第1篇 文件管理辦法
第一章? 總則
第1條為使集團文件管理工作科學化、規(guī)范化，確保文件在使用過程中不發(fā)生內容重復、遺漏等問題，便于文件的檢索、存檔，特制訂本辦法。
第2條本辦法適用于全集團范圍內的文件管理工作。
第3條本辦法的主要關聯(lián)制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規(guī)要求控制程序》等。
第4條主要職責。
1.集團領導：負責集團文件體系的總體規(guī)劃和重要文件的審批。
2.集團企業(yè)管理中心：負責集團文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實施，包括管理手冊、程序文件、記錄格式和相關文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制；監(jiān)督、指導集團各中心、各區(qū)域公司管理好相關文件、資料。
3.集團行政管理中心：負責公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。
4.集團各中心：負責編制、修訂、完善本部門承擔的各項文件，并對文件的執(zhí)行進行進行監(jiān)督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。
5.集團監(jiān)督審計中心：負責策劃文件管理的監(jiān)督體系，并對文件的執(zhí)行情況進行檢查、提出改進意見。
6.區(qū)域公司：負責執(zhí)行集團下發(fā)的各項文件；收集所在地的相關法規(guī)與其他要求；建立健全本區(qū)域內部文件管理體系，并及時整理并反饋給集團企業(yè)管理中心。
第二章? 文件的類別
第5條文件的分類方式很多，為便于管理，本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時歸屬兩個以上的文件類別，例如所有重要文件最終都歸并為檔案。
第6條公文。
1.定義：公文指公司在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。
2.分類：公文常見文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報、報告、會議紀要、請示、申請、批復和函等。
3.公文管理：包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等，詳見《公文管理辦法》。
第7條檔案。
1.定義：檔案是指集團各部門、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。
2.分類：檔案包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等。
3.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見《檔案管理辦法》。
第8條體系文件。
1.定義：管理體系一般有質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，俗稱三大體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。
2.分類：體系文件包括手冊、程序文件、記錄和操作規(guī)程等。
3.體系文件管理：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內容，詳見公司“三合一”管理體系。
第9條制度文件。
1.定義：指為了維護正常的工作秩序，保證公司各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的文件，是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱。
2.分類：本辦法將制度文件分為指令文件（規(guī)劃、策劃等）、管理文件（綜合型管理辦法）、流程文件（各類流程及其規(guī)范）、作業(yè)文件（說明書、工作操作手冊等）和表圖文件（各類統(tǒng)計圖表、分析圖表）。
3.制度文件管理：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等。
第三章? 文件的管理
第10條企業(yè)管理中心為集團文件的歸口管理部門，負責建立健全文件管理制度，加強集團文件的統(tǒng)一協(xié)調與管理，保證集團文件管理工作高效運轉。
第11條集團各類發(fā)文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導和安排公司工作的文件。
第12條對于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內，簽收人不得復印，如因復印導致的執(zhí)行非受控文件，造成的問題由執(zhí)行人負責。
第13條文件的使用部門應編制識別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單，以確保在使用場所能得到有效版本的適用文件。
第14條管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編目、登記和管理。管理手冊和程序文件屬集團的機密文件，任何人不得外泄。
第15條工程類文件由工程管理中心（區(qū)域公司工程部）控制。
第16條集團企業(yè)技術中心負責及時核查（每半年一次）法律法規(guī)、標準、規(guī)范、圖集等外來文件是否為現(xiàn)行有效版本，并及時將變更情況通知各有關部門和區(qū)域公司。地方性法規(guī)、規(guī)范、標準、圖集等由區(qū)域公司技術部進行核查，并將變更情況通知集團及所屬項目部。
第17條企業(yè)管理中心負責及時評審（每年不少于一次）集團公司管理手冊、程序文件、目標、指標和公司下發(fā)文件的有效性，并將變更情況及時以書面形式通知相關部門。
第18條體系文件在實施中發(fā)現(xiàn)由于組織結構、產品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化時，由企業(yè)管理中心組織有關部門對原文件進行評審，以確定是否需要更新，文件若發(fā)生修改，則須經再次批準。
第四章? 文件的編制與審批
第19條文件格式要求。
1.文件要有名稱、編號、版本、實施日期、編修/審核/批準人等。
2.文件的內容包括：目的、適用范圍、職責、程序內容、相關記錄等。
3.文件應字跡清楚，標示明確。
第20條管理手冊由管理者代表組織編寫，交企業(yè)管理中心復核，由行政副總審核，集團總裁批準。
第21條體系文件由有關職能部門編寫，部門負責人審核，交企業(yè)管理中心復核，行政副總批準。
第22條施工組織設計和管理方案的編寫與批準執(zhí)行參照《施工組織設計、方案管理辦法》、《施工組織設計編寫與定期評審控制程序》和《管理方案編制及定期評價控制程序》。
第23條工程管理文件由集團工程管理中心負責組織編寫，交企業(yè)管理中心復核，集團總裁批準。
第24條制度文件由各職能部門編寫，部門負責人審核，相關部門會簽，集團領導批準。
第25條文件的審批人應對文件的適宜性和充分性進行審批。
第五章? 文件的編號
第26條公文的編號。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進行編號，編號包括文種類別、順序號和年份等信息，具體編號規(guī)則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號規(guī)則》。
第27條檔案的編號。檔案采用多種方式進行編號，具體編號規(guī)則參見《檔案管理辦法》。
第28條體系文件的編號。主要包括整合程序文件、質量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號規(guī)則參見《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。
第29條制度文件的編號。
1.編號規(guī)則：
wyjs-□□□□-x□□-□□□□
部門代號? 順序號? 發(fā)布年號
2.部門代號：以集團部門名稱的前四個字拼音首大寫字母表示。經營管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術中心、財務管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計中心的的代號依次為“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。
3.文種代號：x表示文種代號，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作業(yè)文件”、e代表“表圖文件”。
4.順序號：以兩位或三位阿拉伯數(shù)字表示，如01,02等，可按邏輯順序排布，也可按時間順序排布。
5.發(fā)布年號：以公元紀年的四位阿拉伯數(shù)字表示，如2011，視情況可省略。
第六章? 文件的發(fā)放與簽收
第30條文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據文件性質由相應一級負責人批準后方可發(fā)放，其中管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經管理者代表批準后分發(fā)，同時做好文件發(fā)放記錄。
第31條外來行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負責控制，集團領導批示后進行傳閱或轉發(fā)。其他外來的管理性文件由行政副總批準發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標準等文件的名稱、代號書面或在oa辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買收集。
第32條國家、行業(yè)發(fā)布的有關建筑業(yè)法律法規(guī)、技術、質量標準、規(guī)范、圖集，由集團企業(yè)技術中心把標準、規(guī)范、圖集的名稱、代號書面或在oa辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買。地方發(fā)布的有關建筑業(yè)法規(guī)、技術、質量標準、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報企業(yè)技術中心備案。
第33條施工圖、施工圖會審紀要、工程變更設計聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術部負責管理。
第34條新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。
第35條集團發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》（見附件1）和《文件回收登記表》（見附件2），交相關收文人簽收。
第七章? 文件的保存
第36條文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應有備份。
第37條文件的原件由行政管理中心負責保存，副本由各部門負責保存。
第38條文件要分類保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》。
第39條當文件被毀壞、污染、脫色時，應重新領取新文件，同時交還原文件。文件丟失時，向文件發(fā)放部門重新申請領取新文件。
第八章? 文件的更改
第40條文件需要更改時，應由更改提出人或更改提出部門負責人填寫《文件更改申請表》（見附件3），說明更改原因，對重要的更改還應附有充分的證據。
第41條文件更改的審批，應由原審批部門審批，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。
第42條文件更改批準后，由文件歸口部門實施更改。
第43條外來文件的更改應直接由相關文件的歸口管理部門，根據文件的有效性及時通知文件使用部門。
第44條文件的更改/修訂方式。
1.劃改：當更改內容不多時，由更改部門下達更改通知單，寫明更改內容，由文件使用部門(人)在相應位置上劃改。
2.換頁：當修改內容較多時，由文件發(fā)放部門對相應頁重新打印后，與所有在用文件的相應頁進行撤換，收回舊頁。
3.換版：當文件需多處更改時，并經多次更改，影響使用時，由發(fā)放部門重印新版，進行更換。
4.文件更改次數(shù)以換頁為準，局部劃改可不作統(tǒng)計。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進行單個文件換版。管理手冊換版時，所有程序文件應隨之換版。
第45條文件版本修訂狀態(tài)。對于需要修訂的體系文件、制度文件等，應在文件標頭欄，按iso9000標準標明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“a/0”，第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“a/4”，第5次修改則需換版，“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癰/0”。
第九章? 文件的廢棄與銷毀
第46條作廢文件從各使用現(xiàn)場收回后，由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》（見附件4），文件歸口部門負責人批準后，統(tǒng)一銷毀。作廢的管理手冊和程序文件經行政副總批準后銷毀。
第47條若因法律或積累知識等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件，必須作好作廢或失效的標識。
第十章? 附則
第48條本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。
第49條本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第50條附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請表；（4）文件銷毀審批表。
第2篇 物業(yè)安全巡邏管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)作業(yè)指導文件:安全巡邏管理辦法
1.目的
明確安全員在巡邏過程中的方式、方法和需要注意的事項。做好巡邏工作。
2.范圍
適用于公司各管理處安全巡邏管理工作
3.定義
無
4.職責
部門/崗位工作職責
品質管理部負責對各管理處的巡邏路線進行評估并提出改進意見
管理處經理負責審批巡邏方案,并對巡邏情況進行監(jiān)督。
安全主管(辦)負責巡邏路線的制定,定期進行檢查、調整、改變巡邏方式,具體指導和檢查巡邏工作。
安全班長負責對安全員的巡邏過程和質量進行監(jiān)控
安全員按照規(guī)定的巡邏路線圖和巡邏簽到點進行巡邏簽到,如遇特殊情況不能準時簽到需注明原因,經班長確認,并對巡邏路線進行保密。
5.方法及過程控制
安全巡邏包括的內容:日常巡邏、裝修監(jiān)控、空置房監(jiān)控。
5.1日常巡邏的內容
5.1.1安全員在巡邏時,應增強險情觀念,全神貫注、細心觀察,適當運用身體五官本能感覺,不可忽視任何異常情況和可疑點。
5.1.2樓內巡邏時檢查公共設施有無異常。檢查公共通道、消防通道是否暢通無阻,有無堵塞、臟污等。樓道有無異味和危險品。
5.1.3檢查設備房周邊有無異味、異常聲音和異常現(xiàn)象。辦公室、倉庫、資料室和業(yè)主房門、窗戶是否關閉、上鎖、有無異常。
5.1.4室外巡邏時觀察外墻及外墻附屬設施有無空鼓、起皮、懸吊物等。檢查采光井是否存在安全隱患。交通干道、廣場、圍欄圍墻是否暢通,是否有缺口或損壞等現(xiàn)象。
5.1.5檢查綠化帶是否有人破壞,娛樂設施是否安全、牢固,停車場、自行車棚內車輛是否擺放整齊。每日交班前對安防設施進行檢查。
5.1.6在巡邏過程中遇到陌生人或形跡可疑人員進行禮貌的詢問或進行跟蹤盤查和勸阻。
5.1.7及時發(fā)現(xiàn)、報告、處理各種異常情況、可疑情況。發(fā)現(xiàn)和制止各種違法犯罪行為,抓獲各種現(xiàn)型犯罪分子,加強對各種刑事案件、治安案件和災害事故的現(xiàn)場保護,疏散人群。平息巡邏中發(fā)現(xiàn)的突發(fā)事件和各種意外事件。
5.1.8安全員嚴格按照巡邏路線巡邏周期進行巡邏,每天必須保證對所轄區(qū)域巡邏6次以上。
5.1.9安全員在巡邏過程中還需對外包方人員的工作狀態(tài)、服裝規(guī)范、禮節(jié)禮貌等進行監(jiān)控并在《安全員值班記錄表》上予以記錄。巡邏過程中要主動的發(fā)現(xiàn)管理服務區(qū)域的雜物,并將情況通知相應的管理人員。
5.2裝修現(xiàn)場巡邏
5.2.1巡邏崗須對裝修戶的《裝修許可證》、《裝修工程施工責任書》進行驗證和張貼檢查,巡查時間為早晨8:00至晚上22:00,每班次巡查次數(shù)不少于1次,并在《裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表》內記錄,《裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表》須張貼于裝修現(xiàn)場。
5.2.2查驗施工人員有無出入證、證件與所持有人是否相符,有無過期,對已經過期的證件要予以沒收并及時通知負責裝修手續(xù)辦理的崗位或部門。
5.2.3檢查施工場地有無按規(guī)定配備滅火器,裝修施工過程中有無違反《裝修申請表》中所核定的內容。如有違反,通知管理處裝修負責人處理。
5.2.4裝修動火作業(yè)時,必須檢查操作人員有無上崗證,相關防范措施是否落實,禁止裝修施工人員在裝修現(xiàn)場生火做飯。
5.2.5對裝修戶的裝修時間進行檢查,天津市規(guī)定的裝修施工作業(yè)時間7時至12時,14時至19時,發(fā)現(xiàn)超時施工者應立即制止,督促無留宿證明的施工人員立即離開管理區(qū)域,需留宿的施工人員應出具管理處辦理的留宿證明。
5.2.6監(jiān)督施工人員只能使用貨梯或指定電梯及通道進出及搬運材料等,裝修施工人員搬運垃圾按照管理處規(guī)定的時間進行,禁止裝修隊在清運車輛進場前,把垃圾搬出戶外。
5.2.7制止裝修垃圾堆放占用和堵塞消防通道。垃圾清運完畢后,檢查清運垃圾的通道和墻面、地面、天花及公共設施有無損壞、磨花現(xiàn)象,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或協(xié)助裝修巡查人員處理。
5.3空置房巡查
5.3.1部門安全負責人應及時將空置房清單及空置房變化情況通知監(jiān)控中心,空置房每天巡邏一次。
5.3.2巡邏崗在巡查時應特別注意空置房屋的門窗是否關閉,照明是否關閉,從房屋外部檢查房屋內是否有異常聲響,是否存在房屋滲漏水等異?，F(xiàn)象。
5.3.3巡邏崗在惡劣天氣來臨之前檢查空置房屋門窗關閉,排水暢通。
5.3.4如發(fā)現(xiàn)空置房內有可疑人員時,巡邏崗應立即通知控制中心,請求支援,同時密切注視空置房情況,支援人員到場后,對可疑人員進行盤查控制。
5.4重點部位巡邏注意事項
5.4.1管理處、文件資料室、控制中心、設備房、倉庫等為重點巡邏部位,非工作人員在非辦公時間未經允許擅自進入要害部門,應予以制止。
5.4.2每班次至少對要害部門(位)巡查一次,當自然災害發(fā)生時,應加大巡邏力度。發(fā)現(xiàn)要害部門(位)有異常時應立即向控制中心匯報,隨時與控制中心保持聯(lián)系。
5.4.3巡邏到有危險標識的要害部門(時),應注意自我安全保護,碰到陌生人時注意自我安全防范。
5.5惡劣天氣發(fā)生時的巡邏注意事項
5.5.1檢查抗災物資的完好與儲備情況。如:水泵、沙袋、應急燈等。
5.5.2檢查公共設施如公共信息欄、廣告牌、燈箱、高腳架等是否牢固。如檢查公共區(qū)域門、窗及顧客陽臺、門窗等部位花盆、雜物擺放情況,要求移到安全位置。下面停放有機動車輛,應采取防范措施或報告上級。
5.5.3檢查辦公室、資料室等要害部位門、窗是否關好,有無雨水進入的可能,特別注意地勢較低的機電設備防護情況,發(fā)現(xiàn)異常及時通知相關人員處理。
5.5.4檢查發(fā)現(xiàn)有安全隱患時,立即向監(jiān)控中心或上級報告,并請求派人增援,將損失減少到最低限度。
5.5.5大風、暴雨中巡邏應佩戴相應的保護裝備,如雨衣、雨靴、安全帽等,同時應注意自身安全。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
tjzzwy7.5.1-a02-01-f1《安全員值班情況記錄表》
tjzzwy7.5.1-a02-01-f2《安全員巡邏簽到表》
第3篇 技術類文件資料的編碼與標識管理辦法
編號：QI/02-06
版本：V1.0
一、目的
對技術類文件/資料的編碼標識，更改等進行控制。使質量管理體系運行的各個場所都執(zhí)行有效版本；對質量記錄進行管理和控制，提供產品質量管理,符合規(guī)定要求和質量管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用對本公司與技術文件/資料（表單、文件、圖紙等所有與技術生產有關的文件和記錄的控制。
三、術語及定義
技術類文件/資料：所有我司內部技術標準、設計圖紙及客戶的技術資料、圖紙，以及所有支持性文件（作業(yè)指導書、工藝卡片、設備維護保養(yǎng)規(guī)程等文件）；
四、內容及要求
1.專用技術文件“文件編碼”的標識
格式如下：
例如：*
*-*
*-*.*
①
②
③
“①”代表產品編碼：
由普什鑄造有限公司技術部負責建立公司產品明細臺帳（臺帳中必須包含產品的基本信息，如產品名稱、圖號、型號、材質、客戶、產品編碼、產品重量等），并對各種產品進行編號，編號以阿拉伯數(shù)字“001”開始作為第一編碼，順序編號。產品編碼一旦定下就永遠不得改變。
“②”代表文件類別/名稱編碼：產品圖紙類001-009（工裝/模具除外）；生產控制資料011-050(產品先期策劃設計資料、造型作業(yè)指導書、制芯作業(yè)指導書、制型作業(yè)指導書、組芯作業(yè)指導書、刷涂作業(yè)指導書、涂料作業(yè)指導書、合箱作業(yè)指導書、熔煉作業(yè)指導書、澆注作業(yè)指導書、粗磨作業(yè)指導書、涂漆作業(yè)指導書、拋丸作業(yè)指導書、噴砂作業(yè)指導書、熱處理作業(yè)指導書等屬于此編號范圍)；檢查卡片051-080(制芯檢查卡片、制型檢查卡片、組芯檢查卡片、刷涂檢查卡片、涂料檢查卡片、合箱檢查卡片、熔煉檢查卡片、澆注檢查卡片、粗磨檢查卡片、涂漆檢查卡片、拋丸檢查卡片、噴砂檢查卡片、熱處理檢查卡片、包裝檢查卡片、精磨檢查卡片、產品磁粉檢查工藝卡MT、產品超聲波檢查工藝卡UT、產品外觀檢查工藝卡VT是等屬于此編碼范圍)
模具/工裝/工具圖081-099。
具體規(guī)定可參見附件1
“③”代表文件版本號：
初始版本號為“1.0”，修改一次，文件編碼其他內容不變，版本號由“1.0”更換為“1.1”；修改兩次，版本號由“1.1”更換為“1.2”，依次類推。換版時，文件編碼其他內容不變，版本號由“1.3”更換為“2.0”。
2.通用技術文件“文件編碼”的標識
格式如下：
000-***-*.*
①
②
③
④
①表示通用文件為“000”；
②表示類別；
③表示序號；
④表示版本號。
例如：000-033-1.0合箱作業(yè)指導書。
3.技術類文件的修改
當需要對技術文件進行修改時，必須要由修改人員先填寫“工藝文件修改通知單”，通知單必須有唯一的文件號，填寫“工藝文件修改通知單”時必須明確說明需要修改的文件名稱，文件編碼，修改原因，修改內容（由“***”改為“***”）等基本信息。經審批后，由技術部文件管理人員將“工藝文件修改通知單”發(fā)放給相關部門自行修改，并完善文件標題欄中的內容。
4.技術類文件的標題欄（具體見附件2）
5.技術類文件的編碼登記
當有（更）新的文件需要下發(fā)時，首先由文件編制人員將審批完成后的文件原件及電子版一并交由技術部文件管理人員，并登記。文件管理人員將文件制定“文件編碼”后，受控下發(fā)并記錄文件“分放號”。
6.文件的下發(fā)
技術類文件下發(fā)前，必須由技術部文件管理人員填寫“文件資料發(fā)放清單”，經主管領導簽字審批，確定發(fā)放范圍后方可發(fā)放（具體發(fā)放程序參見《技術文件管理細則》）。
文件下發(fā)至各部門文件管理人員處后，各部門的文件管理人員必須對文件進行登記并記錄“分發(fā)號”，發(fā)放到指定人員手中。“分發(fā)號”格式如下：
技--*
技術部
各部門人員/崗位代碼
各部門人員代碼由各部門自行組織統(tǒng)一編制，一旦人員及人員代碼確定后，報技術部及品質部文件管理人員備案后將永不再做更改。
各部門分發(fā)號代號具體見附件3
五、相關記錄及附件
《技術文件更改單》QR0209
《文件資料發(fā)放清單》QR0205
附件1：
附件2：
附件3：
部門名稱
行政部
財務部
制造部
治安防火部
儲運部
成品車間
市場部
設備部
品質部
技術部
鑄造車間
部門代號
行-財-制-安-儲-成-營-設-質-技-生-/
第4篇 健升房地產資料文件管理辦法
1.人員安排
指定專人負責資料文件管理工作,負責公司下達的文件命令、指示,并督促經辦人員執(zhí)行。
2.文件收發(fā)基本要求
a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時填寫'文件日期'、'文件編號'、'文件內容'、'收發(fā)文單位'。
b、發(fā)文必須及時準確,并要求收文人簽收。
c、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。
d、收到文件后,要做好登記,并及時轉發(fā)有關人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。
e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復印件存檔。
3.資料文件保管要求
做到資料齊全,便于查詢。
a、文件的分類:
資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應文件的分類也會有所變化?；痉诸愒瓌t如下:
⑴公司內部:
①公司文件;
②地產部內部文件;
③公司各部門往來文件;
⑵往來文件:
①與物業(yè)公司往來文件;
②與業(yè)主或客戶往來文件;
③其他往來文件。
⑶樓宇資料:
①基礎數(shù)據文件;
②有關設計文件;
③報建批文文件;
④銷售有關文件;
⑤市場調查文件;
⑥其他文件。
b、根據以上分類標準將文件分門別類,隨時編制目錄。
c、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統(tǒng)一制作封面、目錄,進行妥善保管。
4.資料查詢
a、非本部門人員要查閱有關資料,必須獲得本部門經理許可后方可查閱。
b、查閱人僅限查閱許可的資料。
c、借閱文件資料時,需經部門經理批準,登記后方可借閱,時間不得超過7天。
d、如需復印,應經部門經理許可,并由資料管理人員復印并進行登記。
第5篇 物業(yè)危險品管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)公司作業(yè)指導文件
危險品管理辦法
1.目的
加強管理區(qū)域內危險品的管理。
2.范圍
適用于公司各管理處對危險品的管理
3.定義
危險品是指對人身、自然環(huán)境和財產有直接危害的物品,具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蝕、放射性等危險性質。
4.職責
部門/崗位工作職責
管理處經理是各部門危險品管理的第一責任人,負責對本管理處的危險品管理工作進行監(jiān)督檢查
主管(辦)負責危險品管理工作的具體落實
危險品管理員負責危險品管理的具體操作
5.方法及過程控制定:
5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化氣罐等。
帶毒性藥物:敵敵畏、農藥等。
5.2管理處應根據部門的實際情況列出具體的危險品清單進行控制。
5.2.1危險品的采購需由部門經理指定專人進行。參見《采購管理程序》。
5.2.2對于沒有設定供應商的危險品,采購需遵照國家相關規(guī)定購買。
5.3危險品的運輸、搬運
5.3.1對轄區(qū)內使用的危險品由安全員監(jiān)督搬運、存放和使用,并記錄在《安全部巡視記錄表》中。
5.3.2 對外包方使用的危險品原則上要求其每天使用后帶離轄區(qū),不允許其存放在轄區(qū)內。
5.3.3對業(yè)主裝修使用的危險品,要求其妥善保管,具體執(zhí)行《裝修現(xiàn)場監(jiān)控辦法》。
5.3.4公司工程施工涉及使用危險品時,應嚴格按相關作業(yè)指導書施工。
5.3.5對現(xiàn)階段節(jié)日業(yè)主有燃放煙花、炮竹的習俗,安全部應劃定區(qū)域,要求業(yè)主指定地點燃放,當法規(guī)、法令明確規(guī)定禁止燃放煙花、炮竹時,按法規(guī)、法令執(zhí)行。
5.3.6輕拿輕放,防止碰擊、拖拉和傾倒。
5.3.7碰撞、互相接觸容易引起燃燒、爆炸或造成其它危險的危險品,以及化學性質或防護滅火方法互相抵觸的危險品,不得混合裝運。
5.3.8遇熱、遇潮容易引起燃燒、爆炸或產生有毒氣體的化學危險物品,在裝運時應當采取隔熱防潮設施。
5.4危險品的儲存、保管
5.4.1危險品應與其它物品隔離分開、分類、分項進行保管,對有居毒的危險物品,必須用帶鎖柜放置并上鎖,有條件時應設立單獨的危險倉庫,鑰匙由專人保管。
5.4.2存放危險品的地點應符合有關的安全規(guī)定,并根據物品的種類性質,設置相應的通風。防爆、泄壓、防火、防雷、防曬、報警、滅火等安全措施,確保危險品的存放。
5.4.3危險品入庫前,必須進行檢查登記,入庫后應定期檢查。
5.4.4危險品的領用必須嚴格由專人負責,倉管員需妥善保管好鑰匙。避免危險品的丟失。
5.4.5部門可根據本部門實際情況制定相應的危險品儲存、保管細則。
5.4.6對服務供方存放在部門內范圍內的危險品也應參照上述規(guī)定進行。
5.5危險品的使用
5.5.1危險品的使用者要有相關的專業(yè)操作技能,資質證明。
5.5.2使用危險品時必須有安全防護措施和用具。如用有毒性或腐蝕性的藥物時必須戴上防護手套。對有揮發(fā)性的藥品還應戴上口罩。使用完后及時用肥皂洗手。
5.5.3盛裝危險品的容器,在使用前后,必須進行檢查,消除隱患,防止火災,爆炸、中毒等事故發(fā)生。
5.5.4銷毀處理有燃燒、爆炸、中毒和其它危險的廢棄危險品。應當采取安全措施,并應按環(huán)境保護的規(guī)定進行處理。
5.6外來危險品的管理
5.6.1出入口值班員需對出入人員嚴格檢查,對外來危險品進行嚴格把關。
5.6.2如發(fā)現(xiàn)有攜帶危險品進入管理區(qū)域需問清原因,視情況進行制止或報部門指派專人監(jiān)控。
5.6.3每日巡視人員要認真巡視及檢查,一旦發(fā)現(xiàn)不安全隱患要立即向主管部門匯報。
5.6.4 如危險品發(fā)生事故要立即通知上級主管及相關部門,由主管著情況而定是否請求外援協(xié)助。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
無
第6篇 公司文件資料賬號密碼管理辦法
賬號密碼管理辦法
為維護網絡安全運行，確保公司各項文件資料不受侵害，促進各類密碼統(tǒng)一管理，特制訂此制度。
一、賬號、密碼設置對象
1．服務器（域名、阿里云、教師行動網、云平臺、中考中招、各部門存檔）賬號密碼等；
2.公司網站用戶（云平臺、教師行動網、中考中招）、后臺賬號等；
3．公司官網、微信、微博等與公司宣傳有關的賬號、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機構等網站注冊的賬號、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關的賬號密碼。
二、密碼的設置
1．公司各項密碼，由直接責任人及部門負責人商議確定，密碼可由直接責任人設定，并報部門負責人知曉及備案。
2．密碼內容設置規(guī)則：必須由數(shù)字、字符和特殊字符組成；密碼長度不能少于8個字符；機密級對象，設置的密碼長度不得少于10個字符；設置密碼時應盡量避開有規(guī)律、易破譯的數(shù)字或字符組合。
三、密碼的修改
1．公司因實際需求，修改（更換）各項密碼，須向直接責任人申請，并得到部門負責人同意才允許更改密碼。
2．所有離職的員工須履行密碼交執(zhí)程序，及時上交公司各項賬戶密碼。由部門負責人通知相關人員及時修改相應密碼。
3．定期更換密碼:一般服務器密碼更換周期不得超過60天。
四、賬號和密碼的保存
1．公司設置的各項用戶密碼由直接責任人自行保存，嚴禁將各項密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應按程序請示上級領導，經上級領導批示后方可告知相應密碼。一旦對方工作完成，直接責任人必須及時更改密碼，確保密碼安全。
2．公司的各項密碼均由各部門負責人負責建立《密碼信息表》（詳見附表）、管理保存、及時更新，須將《密碼信息表》（詳見附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進行核查。
3．各項密碼直接責任人對所管理的密碼，嚴禁通過各種渠道漏密，切勿出現(xiàn)忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔相應工作失職的責任，部門負責人亦將承擔部門管理連帶責任。
4．如發(fā)現(xiàn)密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責任人應立刻報告上級領導，并嚴查泄密源頭、修補系統(tǒng)漏洞，采取一切可行的方式規(guī)避公司損失，并將詳細情況以書面形式及時上報上一級領導。
五、處罰
針對上述條款，違反者公司將依據情節(jié)輕重給予50元至1000元罰款，情節(jié)嚴重者將移送司法機關。
附表：
密碼信息表
序號
名稱/用途
管理部門
責任人
賬號/用戶名
密碼
備注
**********
**********
網址、地址等
第7篇 某某物業(yè)分公司質量體系文件管理辦法
1 目的
運用科學有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制,從而保證質量體系的有效運行。
2 適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。
3 職責
3.1 管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。
3.2 分公司內部使用的作業(yè)指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書由相關人員編制。
3.3 管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。
3.4 分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。
4 實施程序
4.1 質量體系文件的建立
4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。
4.1.2 管理處作業(yè)指導書
4.1.2.1 管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審,分管副總經理負責復審,總經理負責審批。
4.1.2.3 質量主管對文件進行編號及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(***)-**-***
順序號
文件類別號
上海分公司***管理處代碼
作業(yè)指導書代碼
文件類別號有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務、
社區(qū)文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務部,33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3 物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核,總經理復審后報總公司主管領導批準。
4.1.3.3質量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。
4.2 質量體系文件的修改
4.2.1 在質量體系文件的建立過程中,對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。
4.2.2 對投入使用的質量體系文件修改需經過審批,審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3 文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經原文件審批人員審批后,由質量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4 文件內容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。
4.2.5 當文件修改超過5次或修改內容較多時,應換版。
4.3 質量體系文件的使用
4.3.1 作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓,并對文件實施的情況進行檢查,質量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2 所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4 質量體系文件的發(fā)放
4.4.1 質量體系文件發(fā)放方式:質量體系文件發(fā)放給相關業(yè)務部門時,質量主管先將質量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關部門。
4.4.2 質量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領用人簽名登記。
4.4.3 除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。
4.5 質量體系文件的借閱
4.5.1除公司領導外,其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準,并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點手續(xù),由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應措施,并追究當事者責任。
4.6 質量體系文件的保存
4.6.1 管理處作業(yè)指導書保存一份原件,作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。
4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內,應排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。
4.6.3 文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4 作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部,不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,
但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。
5 質量要求
所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。
6監(jiān)督檢查
總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。
7改進分析
本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應及時修改,以保證質量體系文件控制的有效性。
8記錄、標識
8.1 《作業(yè)指導書審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請單》
第8篇 某有限公司文件管理辦法
第一章總則
第一條為加強公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運轉，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進依法治企，結合公司經營管理實際，特制定本辦法。
第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。
第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關部門依據國家有關法律、法規(guī)和上級有關規(guī)定，結合自身實際情況制定的規(guī)范公司生產、經營、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標準”、“實施細則”、“實施意見”等。
第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開展。
第二章職責與分類
第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負責公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設計劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開展文件管理調研，定期對文件執(zhí)行情況進行匯總評估并提出改進建議。
第七條各部門負責各自職責范圍內的文件的制定，按要求上報年度文件建設計劃，及時做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導，確保業(yè)務管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務文件的執(zhí)行督查與評估工作。
第八條各部門應切實做好文件的貫徹落實工作，及時將文件傳達給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見或文件建設建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設與管理工作。同時，應結合本單位實際，建立內部文件管理體系，定期對內部文件進行梳理，在此基礎上，提出文件建設計劃，制定相關操作規(guī)章或細則。
第九條公司文件按業(yè)務性質和功能分為組織人事類（包括機構崗位職責、干部人事管理）、行政事務類、生產管理類、營業(yè)服務類、工程建設類、財務經審類、薪酬福利類、物資設備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。
第三章文件建設計劃的制訂
第十條文件建設計劃指新制定或修訂文件的計劃。一般按年實施，必要時可以更長，但不得超過3年。
第十一條各部門根據公司實際，結合職責管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設計劃（建議）交文件管理部門。各基層也應根據實際，明確本單位文件建設計劃，并交公司文件管理部門備案。
第十二條文件管理部門根據各部門提出的文件建設（計劃）建議，結合文件執(zhí)行與管理實際需要，擬訂出公司年度文件建設計劃，提交辦公會議討論后實施，并列入各部門考核目標。
第十三條文件建設計劃包括以下內容：
（一）文件名稱；
（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位；
（三）制定文件的目的、依據；
（四）文件的主要內容；
（五）文件制訂或修訂的進度安排。
第四章文件的起草
第十四條文件草案由其內容所涉及的業(yè)務部門負責起草。對文件內容涉及幾個部門管理職能的，由業(yè)務歸口管理部門牽頭組織有關部門共同擬定。
第十五條為確保文件協(xié)調順暢、規(guī)范可行，起草部門應對其起草項目進行深入調查研究，掌握國家有關法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應對其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預測。
第十六條文件草案應包括以下主要內容：
（一）文件制定目的；
（二）文件的適用范圍；
（三）各相關部門應履行的職責；
（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；
（五）負責文件解釋的部門；
（六）實施生效日期；
（七）其他事項。
第十七條文件應符合文件制定的技術要求，內容合法，結構嚴謹，文字簡明，標點符號正確。文件一般用條文表達，每條可分為項、目、款，款不編序號，另起自然段；項的序號用中文數(shù)字加括號依次表述；目的序號用阿拉伯數(shù)字依次表述。內容較多的，可以根據條款涉及內容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號規(guī)定如下：
質量手冊編號為gh/zl--□□□
程序性文件為gh/xc--□□□
管理性文件為gh/gl--□□□
作業(yè)指導書文件為gh/zy--□□□
外來文件編號為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號。
第十八條文件中職責劃分應該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時應盡可能附操作流程圖，操作流程應清晰易懂。
第十九條文件在起草過程中，應當廣泛聽取有關領導和部門的意見，對涉及職工利益的應當聽取職工代表的意見。意見不一致時，要進行協(xié)商完善。文件草案意見征詢，一般由文件起草部門負責落實。
第五章文件的審核與發(fā)布
第二十條文件在意見征詢完善后，應送文件管理部門審核，必要時文件管理部門應組織相關專業(yè)人員或提請企業(yè)法律顧問論證，對內容有爭議的應退回原起草部門進一步修改完善。審核的內容主要包括：
（一）是否征求相關部門、單位和管理服務對象的意見；
（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調、銜接；有無沖突、重復；
（三）文件草案體例結構、條款、文字等是否符合文件的要求；
（四）是否切合企業(yè)實際和體現(xiàn)權責利對等原則；
（五）邏輯是否嚴密，流程是否順暢，是否具備可操作性；
（六）其他要審核事項。
第二十二條為提高文件的嚴肅性，根據有關法規(guī)、制度的要求，以及公司職責分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長、經理、副經理簽發(fā)。
第二十三條經簽發(fā)的文件，應注明生效時間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時間，并建立發(fā)放與回收記錄。
第六章文件的執(zhí)行督查與評估
第二十五條文件一經發(fā)布,必須嚴格執(zhí)行。文件執(zhí)行應和文件建設一起列入各部門目標考核。具體由文件管理部門、業(yè)務部門與目標考核管理部門共同配合做好。
第二十六條各部門對本單位文件執(zhí)行情況負責。業(yè)務部門根據業(yè)務管理范圍對相關文件的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，及時跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據。對文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進意見。
第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對各項文件執(zhí)行情況進行抽查，并對抽查結果及時進行反饋。檢查結果與考核掛鉤。
第二十八條文件發(fā)布后,應按年對文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進行評估,為公司文件體系的進一步完善提供依據。文件評估由文件管理部門結合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關單位意見基礎上完成，并形成評估報告后提交公司領導班子。
第七章文件的修訂與廢止
第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據文件執(zhí)行實際提出，對文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運營實際不符的，文件管理部門可以提請文件的制定部門進行修改。
第三十條凡涉及責任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關業(yè)務部門負責落實。
第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時，應在文件中注明予以廢止。對因企業(yè)發(fā)展實際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應在文件匯編說明中予以明確廢止。
第八章文件的匯編
第三十二條本著統(tǒng)一、精簡、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負責。各基層單位可根據實際，對本單位具體操作文件進行梳理匯編。
第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進行。文件管理部門每年一季度，對上年度公布實施文件進行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊后下發(fā)。每五年對企業(yè)文件進行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。
第9篇 公司文件發(fā)放存檔管理辦法
公司文件發(fā)放、存檔管理辦法
一、公司各職能部門設有專人負責文件的發(fā)放、存檔工作;
二、文件起草打印完畢,需經本部門主管審核簽字,報公司總經理審批簽字后,方可下發(fā)。
三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時間及各部門、收件人等內容。
四、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門收件人簽字后領取文件。
五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。
六、各部門建立本年度各類文件文件夾,文件根據文號編排順序放入文件夾。
七、每月對文件夾內的文件進行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補齊。
八、年底將所有文件夾內的文件整理、分類、裝訂成冊,存入文件柜備查。
九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊,存入文件柜中,在文件柜門上附有柜內文件目錄。
十、凡借閱重要文件者,經部門負責人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。
十一、借閱文件要按時歸還,撤消借條。
十二、對于重復、過時和無保存價值的文件,經部門主管審核同意,報辦公室粉碎銷毀。
執(zhí)行部門:責任人簽名:
第10篇 物業(yè)卡管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)作業(yè)指導文件:ic卡管理辦法1.目的規(guī)范對ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2. 范圍適用各管理處ic卡的工作管理3.定義無4.職責部門/崗位工作職責管理處經理負責對ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查管理處指定人員/崗位負責ic的日常辦理和授權、變更、回收等工作的具體操作安全部負責核對顧客的ic卡使用情況
5.方法及過程控制
5.1.ic卡的發(fā)放控制
5.1.1管理處經理負責對ic卡發(fā)放管理工作進行監(jiān)督、審批。
5.1.2管理處指定專人負責ic卡的授權發(fā)放管理工作,負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。
每季度對ic卡進行統(tǒng)計整理,填寫《ic卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負責對電腦管理權限密碼每季度進行更改。
5.2 ic卡的登記發(fā)放
5.2.1 業(yè)主申請領卡須出示有關證件及購房合同,ic卡發(fā)放人員根據證件及購房合同,進行發(fā)卡、授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。
5.2.2 公司或相關工作人員如需申請領卡,需經理或經理授權人審批簽名,發(fā)放人員進行ic卡的發(fā)放授權,并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進行登記。
5.2.3 ic卡持有人如需對卡的授權內容進行變更,須持有相關證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。
5.2.4 業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應分開登記。
5.3 ic卡的掛失、解掛
5.3.1 持卡人掛失/解掛ic卡時,須出示本人身份證,經ic卡發(fā)放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。
5.4 ic卡的更換、退還
5.4.1持卡人在保修期內ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。
5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領卡,不能更換。
5.4.3公司贈送的ic卡辦理退還相關手續(xù)時不能退還押金。
5.4.4車主不再承租車位后,管理處應及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權,并經車主確認后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.5 ic卡的注銷
5.5.1如業(yè)主產權發(fā)生變更,管理處應及時通知發(fā)卡人員,對其ic卡進行注銷,并通知原業(yè)主。
5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.6 ic卡的授權期限規(guī)定業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權期限一般為十年;
車輛ic卡的授權期限根據業(yè)主租用車位的期限進行授權。
其他人員ic卡授權期限一般為一年,最長不得超過兩年。
5.7工作人員ic卡的回收工作人員調離或離職,由人事管理員協(xié)助授權人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。
6. 支持性文件無7.質量記錄表格tjwy7.
5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》tjwy7.
5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》tjwy7.
5.1-a01-03-f 3. 《機動車ic卡辦理通知單》
第11篇 房屋建筑和市政基礎設施工程施工圖設計文件審查管理辦法
《房屋建筑和市政基礎設施工程施工圖設計文件審查管理辦法》已經第95次部常務會議審議通過，現(xiàn)予發(fā)布，自2023年8月1日起施行。
住房城鄉(xiāng)建設部部長
姜偉新
2023年4月27日
房屋建筑和市政基礎設施工程施工圖設計文件審查管理辦法
第一條
為了加強對房屋建筑工程、市政基礎設施工程施工圖設計文件審查的管理，提高工程勘察設計質量，根據《建設工程質量管理條例》、《建設工程勘察設計管理條例》等行政法規(guī)，制定本辦法。
第二條
在中華人民共和國境內從事房屋建筑工程、市政基礎設施工程施工圖設計文件審查和實施監(jiān)督管理的，應當遵守本辦法。
第三條
國家實施施工圖設計文件（含勘察文件，以下簡稱施工圖）審查制度。
本辦法所稱施工圖審查，是指施工圖審查機構（以下簡稱審查機構）按照有關法律、法規(guī)，對施工圖涉及公共利益、公眾安全和工程建設強制性標準的內容進行的審查。施工圖審查應當堅持先勘察、后設計的原則。
施工圖未經審查合格的，不得使用。從事房屋建筑工程、市政基礎設施工程施工、監(jiān)理等活動，以及實施對房屋建筑和市政基礎設施工程質量安全監(jiān)督管理，應當以審查合格的施工圖為依據。
第四條
國務院住房城鄉(xiāng)建設主管部門負責對全國的施工圖審查工作實施指導、監(jiān)督。
縣級以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門負責對本行政區(qū)域內的施工圖審查工作實施監(jiān)督管理。
第五條
省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門應當按照本辦法規(guī)定的審查機構條件，結合本行政區(qū)域內的建設規(guī)模，確定相應數(shù)量的審查機構。具體辦法由國務院住房城鄉(xiāng)建設主管部門另行規(guī)定。
審查機構是專門從事施工圖審查業(yè)務，不以營利為目的的獨立法人。
省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門應當將審查機構名錄報國務院住房城鄉(xiāng)建設主管部門備案，并向社會公布。
第六條
審查機構按承接業(yè)務范圍分兩類，一類機構承接房屋建筑、市政基礎設施工程施工圖審查業(yè)務范圍不受限制；二類機構可以承接中型及以下房屋建筑、市政基礎設施工程的施工圖審查。
房屋建筑、市政基礎設施工程的規(guī)模劃分，按照國務院住房城鄉(xiāng)建設主管部門的有關規(guī)定執(zhí)行。
第七條
一類審查機構應當具備下列條件：
（一）有健全的技術管理和質量保證體系。
（二）審查人員應當有良好的職業(yè)道德；有15年以上所需專業(yè)勘察、設計工作經歷；主持過不少于5項大型房屋建筑工程、市政基礎設施工程相應專業(yè)的設計或者甲級工程勘察項目相應專業(yè)的勘察；已實行執(zhí)業(yè)注冊制度的專業(yè)，審查人員應當具有一級注冊建筑師、一級注冊結構工程師或者勘察設計注冊工程師資格，并在本審查機構注冊；未實行執(zhí)業(yè)注冊制度的專業(yè)，審查人員應當具有高級工程師職稱；近5年內未因違反工程建設法律法規(guī)和強制性標準受到行政處罰。
（三）在本審查機構專職工作的審查人員數(shù)量：從事房屋建筑工程施工圖審查的，結構專業(yè)審查人員不少于7人，建筑專業(yè)不少于3人，電氣、暖通、給排水、勘察等專業(yè)審查人員各不少于2人；從事市政基礎設施工程施工圖審查的，所需專業(yè)的審查人員不少于7人，其他必須配套的專業(yè)審查人員各不少于2人；專門從事勘察文件審查的，勘察專業(yè)審查人員不少于7人。
承擔超限高層建筑工程施工圖審查的，還應當具有主持過超限高層建筑工程或者100米以上建筑工程結構專業(yè)設計的審查人員不少于3人。
（四）60歲以上審查人員不超過該專業(yè)審查人員規(guī)定數(shù)的1/2。
（五）注冊資金不少于300萬元。
第八條
二類審查機構應當具備下列條件：
（一）有健全的技術管理和質量保證體系。
（二）審查人員應當有良好的職業(yè)道德；有10年以上所需專業(yè)勘察、設計工作經歷；主持過不少于5項中型以上房屋建筑工程、市政基礎設施工程相應專業(yè)的設計或者乙級以上工程勘察項目相應專業(yè)的勘察；已實行執(zhí)業(yè)注冊制度的專業(yè)，審查人員應當具有一級注冊建筑師、一級注冊結構工程師或者勘察設計注冊工程師資格，并在本審查機構注冊；未實行執(zhí)業(yè)注冊制度的專業(yè)，審查人員應當具有高級工程師職稱；近5年內未因違反工程建設法律法規(guī)和強制性標準受到行政處罰。
（三）在本審查機構專職工作的審查人員數(shù)量：從事房屋建筑工程施工圖審查的，結構專業(yè)審查人員不少于3人，建筑、電氣、暖通、給排水、勘察等專業(yè)審查人員各不少于2人；從事市政基礎設施工程施工圖審查的，所需專業(yè)的審查人員不少于4人，其他必須配套的專業(yè)審查人員各不少于2人；專門從事勘察文件審查的，勘察專業(yè)審查人員不少于4人。
（四）60歲以上審查人員不超過該專業(yè)審查人員規(guī)定數(shù)的1/2。
（五）注冊資金不少于100萬元。
第九條
建設單位應當將施工圖送審查機構審查，但審查機構不得與所審查項目的建設單位、勘察設計企業(yè)有隸屬關系或者其他利害關系。送審管理的具體辦法由省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門按照“公開、公平、公正”的原則規(guī)定。
建設單位不得明示或者暗示審查機構違反法律法規(guī)和工程建設強制性標準進行施工圖審查，不得壓縮合理審查周期、壓低合理審查費用。
第十條
建設單位應當向審查機構提供下列資料并對所提供資料的真實性負責：
（一）作為勘察、設計依據的政府有關部門的批準文件及附件；
（二）全套施工圖；
（三）其他應當提交的材料。
第十一條
審查機構應當對施工圖審查下列內容：
（一）是否符合工程建設強制性標準；
（二）地基基礎和主體結構的安全性；
（三）是否符合民用建筑節(jié)能強制性標準，對執(zhí)行綠色建筑標準的項目，還應當審查是否符合綠色建筑標準；
（四）勘察設計企業(yè)和注冊執(zhí)業(yè)人員以及相關人員是否按規(guī)定在施工圖上加蓋相應的圖章和簽字；
（五）法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定必須審查的其他內容。
第十二條
施工圖審查原則上不超過下列時限：
（一）大型房屋建筑工程、市政基礎設施工程為15個工作日，中型及以下房屋建筑工程、市政基礎設施工程為10個工作日。
（二）工程勘察文件，甲級項目為7個工作日，乙級及以下項目為5個工作日。
以上時限不包括施工圖修改時間和審查機構的復審時間。
第十三條
審查機構對施工圖進行審查后，應當根據下列情況分別作出處理：
（一）審查合格的，審查機構應當向建設單位出具審查合格書，并在全套施工圖上加蓋審查專用章。審查合格書應當有各專業(yè)的審查人員簽字，經法定代表人簽發(fā)，并加蓋審查機構公章。審查機構應當在出具審查合格書后5個工作日內，將審查情況報工程所在地縣級以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門備案。
（二）審查不合格的，審查機構應當將施工圖退建設單位并出具審查意見告知書，說明不合格原因。同時，應當將審查意見告知書及審查中發(fā)現(xiàn)的建設單位、勘察設計企業(yè)和注冊執(zhí)業(yè)人員違反法律、法規(guī)和工程建設強制性標準的問題，報工程所在地縣級以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門。
施工圖退建設單位后，建設單位應當要求原勘察設計企業(yè)進行修改，并將修改后的施工圖送原審查機構復審。
第十四條
任何單位或者個人不得擅自修改審查合格的施工圖；確需修改的，凡涉及本辦法第十一條規(guī)定內容的，建設單位應當將修改后的施工圖送原審查機構審查。
第十五條
勘察設計企業(yè)應當依法進行建設工程勘察、設計，嚴格執(zhí)行工程建設強制性標準，并對建設工程勘察、設計的質量負責。
審查機構對施工圖審查工作負責，承擔審查責任。施工圖經審查合格后，仍有違反法律、法規(guī)和工程建設強制性標準的問題，給建設單位造成損失的，審查機構依法承擔相應的賠償責任。
第十六條
審查機構應當建立、健全內部管理制度。施工圖審查應當有經各專業(yè)審查人員簽字的審查記錄。審查記錄、審查合格書、審查意見告知書等有關資料應當歸檔保存。
第十七條
已實行執(zhí)業(yè)注冊制度的專業(yè)，審查人員應當按規(guī)定參加執(zhí)業(yè)注冊繼續(xù)教育。
未實行執(zhí)業(yè)注冊制度的專業(yè)，審查人員應當參加省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門組織的有關法律、法規(guī)和技術標準的培訓，每年培訓時間不少于40學時。
第十八條
按規(guī)定應當進行審查的施工圖，未經審查合格的，住房城鄉(xiāng)建設主管部門不得頒發(fā)施工許可證。
第十九條
縣級以上人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門應當加強對審查機構的監(jiān)督檢查，主要檢查下列內容：
（一）是否符合規(guī)定的條件；
（二）是否超出范圍從事施工圖審查；
（三）是否使用不符合條件的審查人員；
（四）是否按規(guī)定的內容進行審查；
（五）是否按規(guī)定上報審查過程中發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為；
（六）是否按規(guī)定填寫審查意見告知書；
（七）是否按規(guī)定在審查合格書和施工圖上簽字蓋章；
（八）是否建立健全審查機構內部管理制度；
（九）審查人員是否按規(guī)定參加繼續(xù)教育。
縣級以上人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門實施監(jiān)督檢查時，有權要求被檢查的審查機構提供有關施工圖審查的文件和資料，并將監(jiān)督檢查結果向社會公布。
第二十條
審查機構應當向縣級以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門報審查情況統(tǒng)計信息。
縣級以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門應當定期對施工圖審查情況進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計信息報上級住房城鄉(xiāng)建設主管部門。
第二十一條
縣級以上人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門應當及時受理對施工圖審查工作中違法、違規(guī)行為的檢舉、控告和投訴。
第二十二條
縣級以上人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門對審查機構報告的建設單位、勘察設計企業(yè)、注冊執(zhí)業(yè)人員的違法違規(guī)行為，應當依法進行查處。
第二十三條
審查機構列入名錄后不再符合規(guī)定條件的，省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門應當責令其限期改正；逾期不改的，不再將其列入審查機構名錄。
第二十四條
審查機構違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門責令改正，處3萬元罰款，并記入信用檔案；情節(jié)嚴重的，省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門不再將其列入審查機構名錄：
（一）超出范圍從事施工圖審查的；
（二）使用不符合條件審查人員的；
（三）未按規(guī)定的內容進行審查的；
（四）未按規(guī)定上報審查過程中發(fā)現(xiàn)的違法違規(guī)行為的；
（五）未按規(guī)定填寫審查意見告知書的；
（六）未按規(guī)定在審查合格書和施工圖上簽字蓋章的；
（七）已出具審查合格書的施工圖，仍有違反法律、法規(guī)和工程建設強制性標準的。
第二十五條
審查機構出具虛假審查合格書的，審查合格書無效，縣級以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門處3萬元罰款，省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門不再將其列入審查機構名錄。
審查人員在虛假審查合格書上簽字的，終身不得再擔任審查人員；對于已實行執(zhí)業(yè)注冊制度的專業(yè)的審查人員，還應當依照《建設工程質量管理條例》第七十二條、《建設工程安全生產管理條例》第五十八條規(guī)定予以處罰。
第二十六條
建設單位違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級以上地方人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門責令改正，處3萬元罰款；情節(jié)嚴重的，予以通報：
（一）壓縮合理審查周期的；
（二）提供不真實送審資料的；
（三）對審查機構提出不符合法律、法規(guī)和工程建設強制性標準要求的。
建設單位為房地產開發(fā)企業(yè)的，還應當依照《房地產開發(fā)企業(yè)資質管理規(guī)定》進行處理。
第二十七條
依照本辦法規(guī)定，給予審查機構罰款處罰的，對機構的法定代表人和其他直接責任人員處機構罰款數(shù)額5%以上10%以下的罰款，并記入信用檔案。
第二十八條
省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門未按照本辦法規(guī)定確定審查機構的，國務院住房城鄉(xiāng)建設主管部門責令改正。
第二十九條
國家機關工作人員在施工圖審查監(jiān)督管理工作中玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊，構成犯罪的，依法追究刑事責任；尚不構成犯罪的，依法給予行政處分。
第三十條
省、自治區(qū)、直轄市人民政府住房城鄉(xiāng)建設主管部門可以根據本辦法，制定實施細則。
第三十一條
本辦法自2023年8月1日起施行。原建設部2004年8月23日發(fā)布的《房屋建筑和市政基礎設施工程施工圖設計文件審查管理辦法》（建設部令第134號）同時廢止。
第12篇 x電子文件歸檔、電子檔案管理辦法
1.總則
1.1 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調,指定專門機構或人員負責,保證管理工作的連續(xù)性。
1.2 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進行指導與監(jiān)督。
1.3 電子文件的管理由檔案部門負責,電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
1.4 應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據類型、格式、被操作數(shù)據、檢測數(shù)據等,以保證電子檔案的質量。
1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其信息的真實性、安全性和完整性。
1.6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,則應在內容、相關說明及描述上保持一致。
1.7 具有保存價值的電子文件,必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時,必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關于文件歸檔的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。
2.2 收集積累要求
2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。
2.2.2 保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互建立準確、可靠的標識關系。
2.2.3 在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4 用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。
2.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件,如果采用非標準壓縮算法,則應將相關軟件一并收集。
2.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應注意其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數(shù)據。
2.2.7 用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8 用音頻設備獲得的文件,收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。
2.2.9 由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應注意參數(shù)準確、數(shù)據完整。
2.2.10 通用軟件產生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數(shù)。專用軟件產生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據等應與電子文件一同收集。
2.3 收集、積累方法
2.3.1 及時按照要求制作電子文件備份。
2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3 電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3.5 電子文件性質代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計算機程序;d―數(shù)據文件。
3.電子文件的整理
3.1 電子文件的整理,應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2 電子文件應按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機讀目錄。
3.3 歸檔電子文件應填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。應定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。
4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。
4.2 歸檔時間邏輯歸檔應實時進行,物理歸檔應定期完成。
4.3 檢測在進行電子文件歸檔工作時,應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)主,鑒定結果,在電子文件的機讀目錄上制作相應的標只。
4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核,并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第3套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作,
4.5.2 本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽,標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5 需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關數(shù)據存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數(shù)據集載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少1年。
4.5.7 在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進行保管。
5.1 檢驗
5.1.1 檔案保管部門應配備相應的
處理設備,以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗,合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應達到100%。
5.1.2 檢驗項目。
5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。
5.1.2.2 有無病毒。
5.1.2.3 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
5.1.3 將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的,應退回形成單位,重新制作。
5.2 移交手續(xù)驗收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3 保管要求電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外,還應符合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放,做到防塵、防變形。
5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對濕度選定范圍:45%―60%。
5.3.3 存放時應注意遠離強磁場,并與有害氣本隔離。
5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應參照上述條件。
5.4 存效性保證
5.4.1 每滿1年,對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。
5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。
5.4.3 設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性,如不兼容,應進行電子檔案的載體轉換工作,原載體同時保留時間不少于3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案,每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
5.4.5 定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。
5.5 利用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 利用時使用拷貝件。
5.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。
5.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定,要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6 電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定,按國家現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2 電子檔案的銷毀,應在辦理審批手續(xù)后,方可實施。
5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時,如存儲在不可擦除載體上,須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。
