第1篇 公司采購管理控制程序5
公司采購管理控制程序(五)
一、目的:為合理和有效率地利用公司的資金資源,減少不必要的浪費和損失,提高采購質(zhì)量,服務公司的產(chǎn)品實現(xiàn)過程,降低生產(chǎn)成本,確保產(chǎn)品的質(zhì)和量,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
二、適用范圍:產(chǎn)品實現(xiàn)過程一切原輔材料的采購工作及公司配套產(chǎn)品外購工作,外加工產(chǎn)品原輔材料采購工作及專賣事業(yè)統(tǒng)一形象外發(fā)材料的采購工作。
三、職責與權(quán)限:
3.1負責組織相關(guān)部門對合格供方的選擇與評定;
3.2負責組織對合格供方提供的樣品進行檢驗、評估與驗證,并參與對采購的原輔料和貨物樣品進行監(jiān)督和封存。
3.3根據(jù)采購依據(jù)負責實施采購合同的談判和簽訂。
3.4負責采購合同所規(guī)定事項的執(zhí)行、全程控制和監(jiān)督。
3.5負責參與原輔材料及貨物質(zhì)量控制過程中檢驗,評定與分析。
3.6負責采購合同執(zhí)行過程中質(zhì)量事故和違約事宜的追蹤、實施談判與處理。
3.7負責采購合同執(zhí)行完畢并配合財務部付款及對付款情況實施監(jiān)督。
3.8負責根據(jù)實際生產(chǎn)和經(jīng)營需要貨物的質(zhì)和量進行采購,配合生產(chǎn)、經(jīng)營需要,確保質(zhì)量和生產(chǎn)經(jīng)營需要。
四、合格供方評定:
4.1要采購優(yōu)質(zhì)的原輔材料及貨物,重要的工作是慎選合格供方。
4.2合格供方必須具備供貨產(chǎn)品的生產(chǎn)資格、質(zhì)量依據(jù)、有關(guān)手續(xù)。
4.3根據(jù)生產(chǎn)及經(jīng)營需要,在不同的合格供方提供同類原輔料和貨物的情況下,采購人員應負責組織質(zhì)管部、生技部和實際用料部門的相關(guān)人員進行質(zhì)量資格評審和認定。
4.4合格供方必須是同類產(chǎn)品生產(chǎn)廠家的佼佼者,具備按時交貨的生產(chǎn)能力,最重要的是應具備質(zhì)優(yōu)價廉的基本條件。
4.5合格供方的產(chǎn)品必須是經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗合格或委托有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)檢驗合格的產(chǎn)品,并經(jīng)公司實際生產(chǎn)使用證明供方產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良者優(yōu)先。
4.6必須采用科學的辦法,合理的檢驗手段來進行分析而確定每一種合格原輔材料及所需貨物的合格供方。
4.7對合格供方必須采用'貨比三家'的傳統(tǒng)方法,用不帶偏見的主導思想、實事求事的態(tài)度并根據(jù)供方的產(chǎn)品質(zhì)量、服務方式、企業(yè)信譽及一貫實際交往的表現(xiàn)來評定合格供方。
4.8合格供方的選擇必須采用擇優(yōu)汰劣的市場競爭原則,同類產(chǎn)品可供選擇的合格方必須同時評定二至三家,以達到物美價廉的最佳效果的目的。
4.9質(zhì)優(yōu)的合格供方應在付款時給予優(yōu)先;對質(zhì)差的供方經(jīng)通知改進,質(zhì)量沒有明顯改善的則應給予刪除合格供方資格的處罰,以觀后效。
4.10每半年應由經(jīng)營部組織質(zhì)管部、生技部及相關(guān)人員參加評定會議,重新評定合格供方的資質(zhì)問題及重新確認合格供方。
4.11穩(wěn)定的原輔材料及經(jīng)營所需貨物的合格供方是降低企業(yè)質(zhì)量管理成本的重要因素,未經(jīng)公司有關(guān)部門及相關(guān)人員討論通過,未經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準,采購人員無權(quán)自行決定取舍合格供方。
4.12合格供方的評定必須通過相關(guān)部門、相關(guān)人員的專門評定分析并形成決議,由相關(guān)人員簽名確認,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準執(zhí)行。
4.13公司外購配套產(chǎn)品和自行采購原輔材料委托外加工的產(chǎn)品的合格供方的評定按本評定方法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
五、采購依據(jù)
5.1根據(jù)對市場的分析和判斷,公司決策投產(chǎn)的新產(chǎn)品所需原輔材料。
5.2根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)部新產(chǎn)品試產(chǎn)試制所需的原輔材料。
5.3根據(jù)公司下達的產(chǎn)品生產(chǎn)計劃任務所需的一切原輔材料。
5.4根據(jù)經(jīng)營部專賣事業(yè)所需的一切整體形象所需的材料。
5.5根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營所需要的其它配套產(chǎn)品。
5.6根據(jù)公司委托外加工所需的原輔材料。
5.7所需采購的原輔材料及貨物均必須按實際需要的質(zhì)和量。
5.8所有采購依據(jù)必須有充分的授權(quán)和文字確認。
六、控制程序:
6.1 根據(jù)公司計劃和下達的生產(chǎn)任務所需的原輔材料及貨物,通知已通過評審確認的二至三家合格供方提供樣品和報價。
6.2不同的合格供方提供的同類原輔材料及貨物,在通過提供樣品或生產(chǎn)實踐證明質(zhì)量優(yōu)質(zhì)的情況下,并經(jīng)質(zhì)管部評定分析;確認后的合格供方,應用比價格、比服務、比信譽的方法擇優(yōu)錄取。
6.3合格供方確認前其采購品種的質(zhì)量必須經(jīng)質(zhì)管部、生技部,及用料部門的相關(guān)人員協(xié)商認可并書面確認。
6.4采購合同談判均需具備同時二人以上的參與,采購合同凡是在公司所在地簽定的必須由我方提供合同文本,在外地簽訂有條件的應采用我公司的合同文本。
6.5合同簽訂前應向合格供方聲明公司的采購原則:我方要求供方提供質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品;我方不希望用比別人高的價格來購買供方同樣質(zhì)量的產(chǎn)品,要求合格供方必須在這一點上做出承諾,違反這一點我方將有權(quán)采取懲罰辦法。
6.6合同簽訂前,有提供樣品檢驗的應由質(zhì)管部負責組織評定分析確認質(zhì)量并把樣品封存,封存的樣品作為貨到后質(zhì)管部進料檢驗的依據(jù),經(jīng)產(chǎn)品開發(fā)部試產(chǎn)的產(chǎn)品應具備試用報告及確認結(jié)果。
6.7經(jīng)常業(yè)務往來的合格供方原則上也應按6.5條款執(zhí)行,如果沒有條件或沒有必要按6.5條款執(zhí)行的合格供方則應由質(zhì)管部、生產(chǎn)技術(shù)部、產(chǎn)品開發(fā)部相關(guān)人員簽名給予確認。
6.8對于客戶訂單的原輔材料采購及其它采購工作,也應按本控制程序執(zhí)行,必要時應先經(jīng)產(chǎn)品開發(fā)部試作樣衣由客戶確認封樣后方可實施采購計劃。
6.9簽訂采購合同時應明確價格及付款辦法,質(zhì)量保證要求、技術(shù)標準、驗收條件、運輸方式、到貨時間等需求雙方權(quán)益保證的相關(guān)內(nèi)容,一并在合同中填寫清楚,以防不必要的糾紛。
6.10合同必須一式四份,合格供方、經(jīng)營部、財務部、原輔料倉庫各存一份,并且要求是原件,復印件無效。
6.11所有采購合同的簽訂均必須遵照本控制程序執(zhí)行,報經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導人以文字確認的方式批準后執(zhí)行,條件不允許電話批準的應補辦文字確認證明。
6.12合同簽訂后由采購人員負責監(jiān)督合同的執(zhí)行,并把有關(guān)信息通知相關(guān)部門,以便滿足公司生產(chǎn)和經(jīng)營的需要。
6.13對部分不直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的輔料,可由經(jīng)營部直接授權(quán)原輔材料倉庫,填寫《臨時采購要求》單,送經(jīng)營部主管或采購人員簽名確認呈總經(jīng)理批準后直接采購,但合格供方必須具備本程序規(guī)定的資格評定和已由采購人員商討并經(jīng)總經(jīng)理確認批準的價格。進貨時也應經(jīng)質(zhì)管部進料檢驗合格后方可放行投入使用。
6.14采購貨物到達公司前應事先通知倉庫做好收貨準備,到達公司后應由原輔材料倉
庫管理員按其提供的貨單與采購合同核對,確認無誤進倉堆放,同時報質(zhì)管部要求檢驗和驗證。
6.15進料檢驗員驗收的標準是按樣品或合同規(guī)定及按《進料檢驗作業(yè)指導書》的要求進行。
6.16貨品發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題應由采購人員負責組織質(zhì)管部、生技部等相關(guān)人員的評定分析并在處理結(jié)果的質(zhì)量記錄文件上簽名確認;有條件的合格供方代表人也應現(xiàn)場一起驗證。
6.17經(jīng)驗證確認不合格的原輔材料及貨物,采購人員應負責通知供方和無條件的執(zhí)行6.16的處理決定。
6.18由公司直接采購原輔材料委托合格承包加工方加工成品時,必須要求委托加工方對原輔材料進行檢驗、驗證和質(zhì)量控制,并在加工合同上注明是委托加工方必須履行的責任,要求承加工方必須提供我方檢驗結(jié)果和驗證樣品,有必要時我方可直接由質(zhì)管部派員到承加工方檢驗和驗證。
6.19采購人員簽訂加工合同時應要求承加工方提供原輔材料經(jīng)檢驗和驗證后的報告和樣品,收貨數(shù)量及清單,經(jīng)我方質(zhì)管部、生技部等相關(guān)部門確認后方可組織生產(chǎn)。
6.20承加工方在委托加工產(chǎn)品完成后,必須經(jīng)質(zhì)管部、經(jīng)營部、生產(chǎn)技術(shù)部對其產(chǎn)品的質(zhì)與量驗證簽名確認后財務部門方可付款。
6.21外購產(chǎn)品應向合格供方索取產(chǎn)品其原輔材料的原產(chǎn)廠商的質(zhì)檢報告和提供外購產(chǎn)品供方的合格產(chǎn)品檢驗報告,以作為質(zhì)管部檢驗外購產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗依據(jù)。
6.22采購人員負責參與采購的原輔材料及貨物在公司產(chǎn)品實現(xiàn)過程和使用過程質(zhì)量控制的信息反饋;負責聯(lián)絡和組織突發(fā)性原輔材料和貨物質(zhì)量事故的評定分析,負責執(zhí)行處理決定。
6.23采購人員負責采購合同執(zhí)行完畢的財務結(jié)算工作,參與按合同規(guī)定的付款辦法的監(jiān)督、確認和簽名。
6.24本控制程序規(guī)定的所有采購工作外,經(jīng)營部的電腦噴繪及專賣店的統(tǒng)一形象加工生產(chǎn)也應遵照本控制程序執(zhí)行。
6.25因采購工作的需要,必須到合格供方處考察、審查、產(chǎn)品事故的協(xié)調(diào)處理和監(jiān)督合同實施過程需要出差的應填寫《出差申請單》并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準;出差期間有條件的每天應向公司傳真匯報出差情況;沒有傳真條件的應向相關(guān)領(lǐng)導電話匯報和請示以便進一步的接受工作安排。
七、獎懲辦法
7.1采購人員應以公司利益為最高利益,忠于職守、大公無私,堅持采購原則,用嚴格負責的態(tài)度對待采購工作,保證采購質(zhì)量在采購工作中有顯著成績者,每月將根據(jù)采購人員的采購實際控制情況,由總經(jīng)理組織相關(guān)部門評審決定分別給予50--400元的獎勵。
7.2采購人員違反或不按本控制程序執(zhí)行工作,玩忽職守、疏于監(jiān)管、粗心大意、嚴重失職,給公司造成損失,每月將根據(jù)不同的損失程度給予50--400元的罰款。
第2篇 某物業(yè)公司采購管理運作程序
e物業(yè)公司采購管理運作程序
一、物料金額在500元以上的按下列程序辦理:
1、申購單位到經(jīng)理助理處填寫材料《申購單》,并按《申購單》備注說明認真填寫。
2、經(jīng)理助理審核。
3、由經(jīng)理助理報經(jīng)理審批。
4、由辦公室報公司領(lǐng)導審批。
5、申購單位憑審批報告采購相應物品,憑審批報告和入庫《驗收單》及發(fā)票到經(jīng)理助理處按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》辦理費用報銷手續(xù)。
二、物料金額在500元以下的按下列程序辦理:
1、申購單位到經(jīng)理助理處填寫材料《申購單》,并按《申購單》備注說明認真填寫。
2、經(jīng)理助理審核。
3、由經(jīng)理助理報經(jīng)理審批。
4、申購單位憑審批的《申購單》采購相應物品,憑審批的《申購單》和入庫驗收單及發(fā)票到經(jīng)理助理處按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》辦理費用報銷手續(xù)。
三、購買物品借款按下列程序辦理:
1、維修部在物業(yè)財務可辦理借款手續(xù)。其他單位可采取先購物后報賬,或者聯(lián)系供貨商直接送貨上門,也可到公司財務辦理借款手續(xù)。
第3篇 p公司采購管理程序
公司采購管理程序
總經(jīng)理辦公室負責按《采購管理程序》對本公司的采購活動進行控制,保證所采購的物資或服務符合要求。
1.總經(jīng)理辦公室為保證所采購用于服務的物資、材料符合要求;應向采購人員明確采購要求,確保采購活動處于受控狀態(tài)。應包括:
a.對所采購的物資、材料指定品牌。
b.明確所采購物資、材料名稱、數(shù)量、型號、價格。
c.如果可行也可以指定那些質(zhì)量可靠、信譽好、價格合理的零售商為我們的合格分供方。
以上要求必須文件化。
2.各部門在采購分供方的服務時,首先應對分供方的能力能夠滿足我們要求進行評估,只有確認分供方有能力滿足我們要求時,才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務。
3.采購合格服務活動時,必須向合格方供方明確我們的要求,而且這些要求必須是書面文件化的。
4.采購合同、文件只有經(jīng)授權(quán)人批準后方能生效執(zhí)行。
5.對采購的物資、材料、服務按《采購管理程序》進行驗收。
第4篇 某物業(yè)分公司采購與分包管理程序
物業(yè)分公司采購與分包管理程序
1總則
1.1嚴格規(guī)范物業(yè)服務過程中的采購及業(yè)務分包,不僅是保證物業(yè)服務質(zhì)量、維護ee物業(yè)服務品牌的基本要求,也是有效控制物業(yè)服務成本,倡導廉潔自律的重要舉措,各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定,確保采購及業(yè)務分包活動公開、有序地進行。
1.2根據(jù)管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定,結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況,各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務,必須納入招標系統(tǒng)進行控制,包括但不限于:
a)物料、設備采購;
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);
c)服務分包等。
2相關(guān)職責界定
2.1物業(yè)分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施,以及
20萬元以下的招標工作。
2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。
2.350萬元(含)以上的招標項目按《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.4管理公司物業(yè)管理部負責指導和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。
3供方管理
3.1供方合格評定準則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規(guī)定要求,所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。
3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標準包括(但不限于):
a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照,合法經(jīng)營;
b)有資質(zhì)證書;
c)固定的營業(yè)地點;
d)充足的供貨資源;
e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù);
f)合理的產(chǎn)品價位;
g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達到98%以上;
h)供貨及時性達到95%以上;
i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。
3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地,但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務質(zhì)量和服務特殊規(guī)定等亦應進行了解,以便與其配合達到滿足服務的需求。
3.1.4可供選擇的服務(工程)供方,其合格評定標準包括(但不限于):
a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點;
b)滿足服務項目的能力;
c)良好的社會信譽;
d)合理的承包價格;
e)優(yōu)質(zhì)的服務質(zhì)量,及跟蹤服務的有效性和及時性。
3.2供方合格評定方法
3.2.1業(yè)務經(jīng)辦部門負責收集供方基本信息,根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設備條件等方面進行供方初評,至少應評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢:
a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性;
b)價格;
c)信譽--履約信譽與社會信譽度;
d)售后服務;
e)付款方式;
f)交貨方式、交貨周期;
g)公共關(guān)系;
h)品牌;
i)供方內(nèi)部運作狀況;
3.2.2業(yè)務經(jīng)辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》,記錄對上述評審結(jié)論。品
質(zhì)部負責復核,并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進行驗證,其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。
3.2.3經(jīng)初評合格的供方,在可行時應由業(yè)務經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進行現(xiàn)場考察,現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。
3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等,必要時對其所承包的項目進行考察核實,以確定其承包業(yè)務能力和社會的信譽程度。
3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后,業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂現(xiàn)場考察報告,并由考察人員會簽。業(yè)務經(jīng)辦部門負責將現(xiàn)場考察報告,連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。
3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負責列入《合格供方名錄》,并分發(fā)至業(yè)務經(jīng)辦部門執(zhí)行。
3.3合格供方的監(jiān)督評估
3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負責建立合格供方檔案,并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息:
a)供方的名稱、注冊地址;
b)評審結(jié)果和記錄;
c)供方營業(yè)執(zhí)照復印件;
d)資質(zhì)等級證書;
e)質(zhì)量保證書;
f)其他證明材料。
3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負責組織業(yè)務經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進行監(jiān)督評估,根據(jù)不同類型供方采用適當?shù)脑u估周期和方式,包括:
a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監(jiān)督評估;
b)對提供長期連續(xù)服務的供方應每季度進行一次綜合評估;
c)對提供一次性服務或一次性工程的供方,應在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。
3.3.3物業(yè)分公司在進行合格供方監(jiān)督評估時,可參照管理公司《供方合格評定與
監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行,并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。
3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等,尤其應注意對以下內(nèi)容的評估:
a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況;
b)供方產(chǎn)品價格的變化;
c)社會信譽的變化;
d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤;
e)其他應當跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務經(jīng)辦部門負責實施,品質(zhì)部對措施實施情況進行跟蹤驗證,并形成跟蹤記錄。
4招標工作程序
4.1招標項目立項
4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出,計劃內(nèi)的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內(nèi)的招標項目由業(yè)務經(jīng)辦部門擬定招標計劃,必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。
4.1.2招標計劃的內(nèi)容應包括(但不限于):招標內(nèi)容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、進場時間等。
4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂招標文件,招標文件的內(nèi)容應包括(但不限于):
a)招標人(公司)簡介,包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等;
b)招標項目簡介,包括項目內(nèi)容、項目要求等;
c)對投標人及投標書的要求,包括投標人的資格、投標書的格式、主要內(nèi)容等;
d)評標標準及方法;
e)評標活動方案,包括招標組織機構(gòu),開標時間及地點等;
f)其他事項的說明。
4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.1.5招標文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標計劃、招標
小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。
4.2成立招標小組
4.2.1每個招標項目均必須根據(jù)招標項目的特點成立招標小組,負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標小組成員。
4.2.2招標小組人數(shù)必須為奇數(shù),且不少于3人。業(yè)務經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應為招標小組成員,全過程參與招標工作。
4.2.3在整個招標過程中,每次評審招標小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。
4.3投標單位確定
4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式,由業(yè)務經(jīng)辦部門負責收集相關(guān)供方信息,由招標小組審查確定擬邀請投標單位。
4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇,合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時,才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規(guī)定:
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格;
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位,應按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標單位;
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位,兩年內(nèi)不得參與投標。
4.4發(fā)標
4.4.1招標文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標小組負責組織,公司各部門視實際需要指派人員配合,但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。
4.4.2招標文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄,其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。
4.5開標、評標、定標
4.5.1招標小組主持開標工作,現(xiàn)場拆封,該過程應形成書面記錄,參加開標的全體人員簽字確認。
4.5.2開標后招標小組組織相關(guān)人員進行標書的分析,以便進一步的評標定標工作。
4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作,招標小組全體人員參加,實際人數(shù)
不少于3人。
4.5.4各類專業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,經(jīng)招標小組評標,并將評標結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標單位。
4.5.5確定中標單位后3日內(nèi),招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書,并將中標結(jié)果以書面形式通知其他投標單位。
4.6合同簽訂及招標文檔管理
4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務經(jīng)辦部門負責按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定,組織內(nèi)部的合同評審過程,并與中標單位進行合同洽談,簽訂正式采購或分包合同。
4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務經(jīng)辦部門負責整理成冊,并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。
5物料采購
5.1物料定額標準
5.1.1各物業(yè)分公司應根據(jù)物業(yè)服務實際需要,明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量,包括工程設備維護所需的備品備件,建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準,編制《物業(yè)采購分類明細表》,經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
5.1.2《物料采購分類明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一,物業(yè)分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細表》進行評審更新,并報本公司總經(jīng)理審批。
5.2年度采購計劃
5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標準、各類工作人員數(shù)量,及各單位自然狀況等信息,制定年度物料采購計劃,報總經(jīng)理審批。
5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據(jù)之一,在年度采購計劃執(zhí)行過程中,因業(yè)務變化或其它因素導致年度采購計劃調(diào)整時,必須相應調(diào)整公司年度收支預算計劃,并報項目所在公司審批。
5.3月度采購計劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮(zhèn)
流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補充計劃,由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。
5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要,結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求,須說明),經(jīng)本公司財務部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,于每月25日前報行政人事部。
5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃,于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。
5.4計劃采購實施
5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定,通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經(jīng)批準的《合格供方名錄》選擇,未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。
5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行,凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。
5.4.3對簽訂長期供貨合同,分批供貨的采購項目,行政人事部采購人員應以書面形成發(fā)出采購訂單,特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。
5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時,一般應通知合格供應商送貨上門。
5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續(xù),具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。
5.5零星、應急物料的申購
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少,且沒有庫存的物料。應急物料是指突發(fā)性急用,且沒有庫存的物料。
5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行:
a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量,并交部門經(jīng)理(管
理處主任)審核;
b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經(jīng)理及總經(jīng)理審批;
c)經(jīng)審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購,可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進行驗證后自行購買,但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。
5.6物料采購時效
5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
6物料保管
6.1各物業(yè)分公司應建立物料管理程序,明確規(guī)定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責任、方法和控制要求。
6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進貨驗收,確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應設置物料貯存?zhèn)}庫,將各類物料分區(qū)存放,做到擺放整齊、標識明確,防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中,有毒有害化學物資必須隔離存放,并做好防護措施。
6.3物料進、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù),入庫物料應經(jīng)驗收合格,出庫物料應辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。
6.4各類物料應按種類、規(guī)格分別列賬,逐次記錄進、出明細,并每月盤點一次,確保各項物料賬物相符。
6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料,在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應建立相應的記錄,并由領(lǐng)用人簽收。
7服務(工程)分包
7.1物業(yè)分公司的服務分包應在《物業(yè)管理方案》中予以明確,經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務分包,按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限,2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批,超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。
7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務應明確質(zhì)量要求,包括服務范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務過程及效果評價方法等,并作為分包合同必需附件。
7.3物業(yè)分公司應根據(jù)本手冊的規(guī)定,明確分包服務監(jiān)管責任部門(人員)對分包服務執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估,并針對不同類型的分包服務采用適當?shù)目刂品椒?包括(不限于):
a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(如清潔、綠化等),應根據(jù)分包合同要求制定相應的管理規(guī)定,對供方服務質(zhì)量進行連續(xù)監(jiān)控;
b)針對周期性的分包業(yè)務(如:消殺、電梯保養(yǎng)等),由監(jiān)管責任部門負責指派專責人員進行監(jiān)理,并要求服務供方提供每次業(yè)務執(zhí)行報告,監(jiān)管人員跟蹤確認;
c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程,根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案,并由監(jiān)管責任部門負責指派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。
7.4物業(yè)分公司所有分包服務監(jiān)視和評估均應形成書面記錄,發(fā)現(xiàn)問題應及時要求服務供方進行整改,相關(guān)整改過程和結(jié)果確認均應形成書面記錄。
8相關(guān)文件與記錄
8.1管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標管理》
8.2wdwy-fr-mm6201供方合格評定表
8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名錄
8.4wdwy-fr-mm6203合格供方監(jiān)督評估表
8.5wdwy-fr-mm6204招標工作計劃
8.6wdwy-fr-mm6205招標文件審批表
8.7wdwy-fr-mm6206評標、定標審批表
8.8wdwy-fr-mm6207物料采購計劃
第5篇 化工公司采購管理程序
化工公司采購管理程序
1目的
為保證對供應商評估、考核有據(jù)可依,確保本公司采購的物品符合采購要求,更好地完善和規(guī)范日常的采購工作,從而提高工作效率,最終滿足客戶需求,特制定本程序。
2適用范圍
本公司采購所采購的物品。
3職責
3.1采購:對供應商評估、考核;制定采購計劃、評估請購單及日常的采購工作,并負責采購物品的到位跟蹤。
3.2物流部倉庫:收集采購需求申請,制定請購單。
4定義(無)
5作業(yè)內(nèi)容
5.1采購作業(yè)流程(參見附件一)
5.2采購作業(yè)內(nèi)容
5.2.1倉庫根據(jù)需要填寫物品填寫'請購單'交主管審批后交業(yè)務運作部采購。
5.2.2采購人員接到經(jīng)核準的物品'請購單',于'合格供應商名錄'中選擇合適的供應商,編制'采購單',經(jīng)業(yè)務運作部主管核準后進行采購。
5.2.5經(jīng)核準后的采購單傳真給供應商,供應商接到傳真后進行電話或簽字后回傳確認。
5.2.6部分少量物品采購,可電話通知供應商,由供應商記錄后傳真我司采購部確認。
5.3采購物品跟蹤
5.3.1采購部負責對采購的物品進行跟蹤,必要時填寫'采購物品跟蹤表'。
5.4供應商評估及考核
5.4.1凡和公司有業(yè)務往來之供應商,采購部需向其發(fā)出'供應商評估表',對其公司之合法性、質(zhì)量管理體系有無建立、公司概況及其經(jīng)營規(guī)模等進行評估。
5.4.2通過本公司評估的供應商,經(jīng)總經(jīng)理核準后,列入'合格供應商名錄'中,以便采購人員采購物品時從中選擇供應商。
5.4.3新開發(fā)的供應商,與公司來往2個月后,對其交期、品質(zhì)、服務及配合性等進行考核。
5.4.4在公司推行質(zhì)量管理體系以前有來往之供應商,于公司推行質(zhì)量管理體系2個月左右對其交期、品質(zhì)、服務及配合性等進行考核。
5.4.5供應商之考核結(jié)果記錄于'供應商考核表'。
5.4.6根據(jù)考核結(jié)果劃分不同的等級,通過本公司考核的供應商,列入'合格供應商名錄'中,采購時根據(jù)其等級的不同作出優(yōu)先選擇。
5.4.7公司將每隔6個月對本公司的所有供應商進行一次考核,并及時更新'合格供應商名錄'
5.5'采購物品跟蹤表''請購單''采購單'由采購部保存1年
6附件
6.1附件一采購作業(yè)流程
6.2附件二請購單
6.3附件三采購物品跟蹤表
6.4附件四供應商評估表
6.5附件五供應商考核表
6.5附件六合格供應商名錄
7參考文件
7.1文件管理程序
7.2質(zhì)量記錄管理程序
附件一:采購作業(yè)流程
附件二:請購單
第6篇 某物業(yè)公司采購管理程序
城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系
--采購管理程序
1.目的
控制采購過程,保證所采購物資和服務符合質(zhì)量要求.
2.范圍
適用于公司內(nèi)各類物資和服務的采購管理.
3.職責
3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負責物資采購的實施,行政副主任負責物資采購的管理控制.
3.2 品質(zhì)管理部負責組織對分供方進行評定和控制.
3.3 各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負責采購物資和服務的驗收.
4.程序
4.1 根據(jù)采購物資對服務質(zhì)量的影響程序,將采購物資分為三類:
a類:對服務質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設備等.
b類:對服務質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂設施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設施維修使用物資等.
c類:對服務質(zhì)量無明顯影響的物資.如:辦公文具等
4.2 采購資料
4.2.1 物資使用部門負責提供采購資料,包括:規(guī)格、名稱、價格、技術(shù)要求、相關(guān)國家、專業(yè)標準等.
4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》,并保存采購資料.
4.3 采購計劃審批
4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報總經(jīng)理審批.
4.3.2 《物資申請單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗方法等內(nèi)容,必要時注明分供方名稱.
4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.
4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.
4.3.5 審批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采購員根據(jù)審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.
4.3.8 應急物資的采購由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理批準.
4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購需加專項報告.
4.3.10 各級管理采購物資審批權(quán),按財務規(guī)定執(zhí)行.
4.3.11 需要采購服務的部門提出服務采購申請,經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理審批.
4.3.12 按《分供方評估管理程序》或《設備(服務)合格分供方名單》選擇合格分供方.
4.3.13 按《合同審批程序》實施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔的責任.
4.3.14 嚴格履約.
4.4 采購物資的驗證
4.4.1 物資購進后,采購員應及時通知質(zhì)檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)《物資申請單》項目進行檢驗及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.
4.4.2 質(zhì)檢員對物資進行驗收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進行檢驗或向經(jīng)理報告,填寫《物資驗收單》.
4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實施現(xiàn)場驗證,認真填寫《物資驗收單》.
4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗證結(jié)果不能代替公司對采購物資的檢驗.
4.4.5 機電設備等技術(shù)性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術(shù)性能等.
4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應進行驗收,以確保其質(zhì)量符合要求.
4.4.7 服務質(zhì)量驗收由服務申請部門負責.
4.4.8 當出現(xiàn)不合格物資時,由質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經(jīng)理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.
4.4.9 對小批量采購的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.
4.4.10 采購完成后采購的有關(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?
4.4.11 對采購服務不合格項由服務采購部門負責人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.
4.5 物資的保管按《倉庫管理程序》執(zhí)行.
5.監(jiān)督執(zhí)行
由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.
6.支持性和相關(guān)性文件
**s4.6-01-01 《a、b、c類物資合格供應商名單》
**s4.15-01《倉庫管理程序》
**s4.6-01-02 《設備(服務)合格分供方名單》
7.質(zhì)量記錄及表格
**s4.6-01-f1-01《物資申請單》
**s4.6-01-f2-01《入庫單》
**s4.6-01-f3-01《物資驗收單》
**s4.6-01-f4-01《不合格物資處理單》
