高速公路工程資料編制管理要求
高速公路工程資料編制與管理要求
第一節(jié)資料的管理
當(dāng)今世界信息、能源、材料已成為人類社會的三大資源,檔案信息資源是科學(xué)決策的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們越來越認(rèn)識到檔案信息在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展中的重要作用。對于公路工程建設(shè)項(xiàng)目來說,工程的規(guī)劃、實(shí)施及建成后運(yùn)營等各項(xiàng)工作都離不開檔案信息。從決策過程看,無論是項(xiàng)目的提出、方案的論證和立項(xiàng)都必須充分收集各方面的資料,通過分析、推理找出事物運(yùn)動的內(nèi)在規(guī)律,預(yù)見事物發(fā)展變化趨勢,確定目標(biāo)。其次,在決策實(shí)施過程中,必然會遇到大量的不確定的隨機(jī)因素,這就需要通過信息反饋,及時(shí)對決策進(jìn)行修正、控制和調(diào)整,從而使決策獲得最佳效果。決策執(zhí)行過程終結(jié)后,
還需要憑借各方面的信息驗(yàn)證系統(tǒng)效益和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。由此可見,決策之前、決策過程中和決策之后都離不開信息。
公路工程建設(shè)期間形成的資料,反映的是項(xiàng)目建設(shè)的客觀狀況和規(guī)律的信息,它包括文字、圖表和音像等表達(dá)形式。由于公路工程項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間長,參建單位多,涉及面廣,形成的資料繁雜,必須及時(shí)進(jìn)行收集、整理歸檔,以便更好地為項(xiàng)目建設(shè)決策服務(wù),為項(xiàng)目建成后的運(yùn)營服務(wù)。為完成這項(xiàng)任務(wù),公路工程建設(shè)單位(業(yè)主)、勘察設(shè)計(jì)單位、施工和監(jiān)理單位對項(xiàng)目建設(shè)期間形成資料的收集、整理歸檔工作,應(yīng)納入工程建設(shè)管理之中,制訂編制與管理辦法,建立管理網(wǎng)絡(luò),并配備專職管理人員。使項(xiàng)目資料收集、整理與工程建設(shè)同步,做到'邊施工、邊整理',達(dá)到工程完成竣工資料編制完成的目的。
一、制訂辦法,規(guī)范資料的編制與管理
多數(shù)工程竣工資料的整理常常落后于主體工程的進(jìn)度,這主要因?yàn)?一是業(yè)主、監(jiān)理和施工單位平時(shí)不重視資料的管理,往往在工程臨近結(jié)束時(shí)才開始整理;二是各單位平時(shí)的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理模式,工程臨近結(jié)束時(shí)集中整理較為困難;三是工程實(shí)施過程中專業(yè)化施工隊(duì)伍調(diào)動頻繁,一旦缺少資料不易整理齊全;四是工程技術(shù)人員、檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉,內(nèi)業(yè)資料整理過程中返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。為了避免上述問題的產(chǎn)生,業(yè)主應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后就著手制訂資料的編制與管理辦法,辦法制訂的越詳細(xì),操作性也就越強(qiáng),才能達(dá)到竣工資料編制規(guī)范齊全的要求。在辦法中應(yīng)對竣工資料的歸檔內(nèi)容、編制要求,資料收集整理的責(zé)任單位做出詳細(xì)的規(guī)定(見附表1-1《竣工資料編制內(nèi)容及分工一覽表》)。使各參建單位一開始就清楚在資料的編制與管理方面自己應(yīng)做哪些工作,如何去做。
本書的目的就是想提供一套公路工程建設(shè)項(xiàng)目資料的編制與管理辦法,以達(dá)到竣工資料標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。
二、建立資料管理網(wǎng)絡(luò)
從項(xiàng)目立項(xiàng)開始,業(yè)主就應(yīng)成立以項(xiàng)目法人代表為主的資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組。隨著工程進(jìn)展,將設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也納入領(lǐng)導(dǎo)小組之內(nèi)。各單位并配備專職檔案管理人員,具體負(fù)責(zé)資料的收集、整理和歸檔工作。特別是施工階段,時(shí)間跨度大、形成的資料多,在施工隊(duì)、班組中也應(yīng)設(shè)兼職資料管理員,使資料管理形成網(wǎng)絡(luò)。
在項(xiàng)目實(shí)施過程中,領(lǐng)導(dǎo)小組要履行事前指導(dǎo)、中間檢查、最后把關(guān)的職責(zé)。對一些好的做法和經(jīng)驗(yàn)及時(shí)進(jìn)行推廣、交流,互相取長補(bǔ)短,使建立起的管理網(wǎng)絡(luò)處于積極的工作狀態(tài),使工作水平不斷提高。
三、組織專題培訓(xùn),提高資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
在項(xiàng)目實(shí)施過程中,雖然制訂了編制與管理辦法,但由于從事資料管理的人員業(yè)務(wù)水平不一,對管理辦法的規(guī)定、要求認(rèn)識也不一致。甚至有些人員從未參與過竣工資料的編制工作,對如何組卷、裝訂,總覺得'形象'不起來,無從下手。在開工之初必須對資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn),結(jié)合實(shí)物對資料的編制內(nèi)容、要求進(jìn)行講解,使管理人員明白如何做,為什么這樣做,只有資料管理人員業(yè)務(wù)水平提高了,才能更好地做好資料的編制與管理工作。
四、建立臨時(shí)檔案室
臨時(shí)檔案室技術(shù)管理應(yīng)貫徹'以防為主,防治結(jié)合'的原則,切實(shí)做好溫濕度控制和調(diào)節(jié),防治有害生物,防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。建立健全管理制度,并設(shè)專人管理。
(一)溫濕度控制
為了最大限度地延長檔案資料的壽命,臨時(shí)庫房應(yīng)選擇保溫防潮性能良好的永久性建筑,應(yīng)對庫房的溫濕度進(jìn)行控制,溫度控制在14-24℃范圍內(nèi);相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)。
(二)防火與防盜。庫房應(yīng)配備檔案用消防器材,并按設(shè)備要求定期檢查、更換。安全使用電器設(shè)備,定期檢查電器線路。庫房內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐子,嚴(yán)禁存放易燃物品。庫房應(yīng)安裝火警報(bào)警器和防盜裝置。
(三)防鼠、防蟲和防霉變。資料入庫前,要進(jìn)行蟲霉檢查,不能將帶有蛀蟲、霉變的資料帶入庫中;定期投放滅鼠毒餌,捕殺庫內(nèi)老鼠。
(四)照明管理。庫房內(nèi)人工照明宜選用白熾燈作為光源,照度不超過100勒克斯。如采用熒光燈時(shí),應(yīng)對紫外線進(jìn)行過濾。太陽光線不能直接照射檔案資料,有外窗時(shí)應(yīng)設(shè)窗簾遮陽。
(五)檔案保管狀況檢查。對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告,并采取措施予以處理。
