高速工程資料編制管理要求二

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高速工程資料編制管理要求二

高速公路工程資料編制與管理要求2

第二節(jié)竣工檔案分類編號(hào)辦法

一、編號(hào)原則:

(一)分類號(hào)編制方法是以單項(xiàng)工程為單位,按照《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號(hào)辦法》中所確定的公路工程類目進(jìn)行分類。

(二)檔號(hào):由檔案分類號(hào)和案卷順序號(hào)組成。

(三)檔案分類號(hào):公路工程竣工文件材料分為五級(jí)類目。第一至三級(jí)類目固定不變;四級(jí)類目為單項(xiàng)工程項(xiàng)目代號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)可用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,例:國(guó)道104,項(xiàng)目代號(hào)為:'104'。也可用建設(shè)項(xiàng)目起止點(diǎn)漢語拼音第一個(gè)字母和某段起止點(diǎn)的漢語拼音第一個(gè)字母組成,中間加''符號(hào),例:日東高速公路日竹段,則表示為:rdrz;五級(jí)類目按單項(xiàng)工程竣工文件材料形成的先后分為七大類段:項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件和科研資料,分別用1、2、3、4、5、6、7表示。

(四)檔號(hào)的形式

gl51×××-××

'gl':一級(jí)類目(公路)

'5':二級(jí)類目(公路工程)

'':(類級(jí)符號(hào))

'1':三級(jí)類目(道路)

'××':四級(jí)類目(單項(xiàng)工程項(xiàng)目代號(hào))

'×':五級(jí)類目(文件材料的七大類文件)

'××':案卷順序號(hào)。案卷順序號(hào)不編虛位,從'1'開始編寫(即'1'不編為'001')。

(五)類級(jí)符號(hào)置于分類代號(hào)的中間。

(六)舉例

日東高速公路日照至竹園段施工文件的檔號(hào)編寫為:gl51rdrz4-×××。

二、檔號(hào)章

(一)檔號(hào)章用紅色印泥加蓋在每件文件首頁的左上角,距上邊沿10mm,左邊沿20mm的位置。

(二)檔號(hào)章格式與尺寸如圖(1-2-1)。檔號(hào)章內(nèi)的'檔號(hào)內(nèi)容'可刻制至四級(jí)類目(刻制字體用4號(hào)仿宋體),五級(jí)類目和順序號(hào)可用鋼筆填寫。

例:

檔號(hào)件號(hào)頁數(shù)

4×15mm

第三節(jié)檔案案卷構(gòu)成及質(zhì)量要求

一、術(shù)語:

(一)案卷:由互相聯(lián)系的若干文件材料組成的一種檔案保存單位。

(二)卷內(nèi)目錄:案卷內(nèi)登記文件材料及其排列次序的目錄。

(三)卷內(nèi)備考表:說明案卷內(nèi)文件材料狀況的表格。

(四)檔號(hào):由分類號(hào)和案卷號(hào)組成。

二、組卷及書寫要求:

(一)公路工程竣工文件材料歸檔前,均需按要求由文件材料形成單位分別進(jìn)行整理組卷。組卷應(yīng)遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則,分類科學(xué),便于查找利用。

(二)案卷內(nèi)文件材料所反映的工程項(xiàng)目情況和有關(guān)管理活動(dòng)內(nèi)容,必須做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

(三)案卷內(nèi)文件材料書寫要工整,字跡、線條要清楚。

(四)案卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料,必須利于長(zhǎng)期保存。書寫材料必須用炭素墨水,禁止使用蘭墨水、圓珠筆和鉛筆。凡由易褪色書寫材料制成的文件(如復(fù)寫、傳真件)應(yīng)復(fù)印保存。

(五)資料文件用紙統(tǒng)一采用a4型紙(210×297mm),圖紙規(guī)格除外。

(六)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件,件內(nèi)不應(yīng)有重頁文件,但卷與卷之間相互有關(guān)聯(lián)的文件,在歸檔過程中允許有一定數(shù)量的重復(fù)。

三、卷內(nèi)文件的排列:

(一)管理性文件按問題、重要程度排列。

(二)項(xiàng)目技術(shù)文件材料按本書有關(guān)章節(jié)的要求排列。

(三)設(shè)備文件按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等材料排列。

(四)竣工圖按里程、專業(yè)、圖號(hào)排列。

(五)卷內(nèi)文件一般文字材料在前,圖樣在后。

四、案卷的編目

(一)案卷由案卷封面和卷脊、借卷守則、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。

(二)編寫案卷頁號(hào)

1.案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。

2.頁號(hào)的位置:單面書寫的文件材料,在右下角編寫頁號(hào);雙面書寫的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫頁號(hào)。

3.卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號(hào)。

4.案卷的頁號(hào),要求以件為單位編寫小流水號(hào)。

5.頁號(hào)暫用鉛筆編寫。

(三)案卷封面的編寫

1.案卷封面采用案卷外封面形式,外封面印制在卷盒的

正表面。式樣見圖1-2-2。

2.案卷題名:

案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。每一案卷題名應(yīng)包括建設(shè)項(xiàng)目名稱,起訖里程、單位工程(含分部、分項(xiàng))名稱及文件名稱。若屬橋梁、隧道等工程項(xiàng)目,還應(yīng)同時(shí)標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。

(1)項(xiàng)目技術(shù)文件案卷題名的表示形式:

××高速公路××段××樁號(hào)××工程××結(jié)構(gòu)××文件名稱。

示例:

①日照至東明高速公路日竹段××樁號(hào)路基工程土石方填筑檢測(cè)表。

②日照至東明高速公路日竹段k130+845趙莊河大橋1號(hào)墩基礎(chǔ)及下部構(gòu)造施工檢驗(yàn)表。

(2)管理性文件案卷題名的表示形式:

建設(shè)項(xiàng)目名稱+責(zé)任者+問題+文件名稱

例:日照至東明高速公路日竹段總監(jiān)代表處關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)管理的通知、函。

3.編制單位:指案卷形成單位。

4.編制日期:指案卷形成日期。

5.保管期限參考本書附錄一《關(guān)于印發(fā)〈公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法〉的通知》(交辦發(fā)〔2001〕390號(hào))的規(guī)定執(zhí)行。

6.密級(jí):應(yīng)在文件發(fā)放前按交通主管部門有關(guān)保密規(guī)定劃定,若文件材料上有密級(jí)就填上,沒有就空著。

7.檔號(hào):填寫檔案的分類號(hào)和案卷順序號(hào)。

8.檔案館號(hào):暫不填寫。

9.'案卷題名'編寫內(nèi)容的前段工程項(xiàng)目名稱,可用大粗號(hào)宋體字統(tǒng)一印制在檔案盒中央部位。'案卷題名'的后段'××樁號(hào)××工程××結(jié)構(gòu)××部位××文件名稱'及'編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)'可用3號(hào)宋體字打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在對(duì)應(yīng)位置?；虼蛴≡谙灱埳?印刷在相應(yīng)位置。

外封面'檔號(hào)內(nèi)容'填寫,用4號(hào)宋體字,一行打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在對(duì)應(yīng)位置。例:'gl51rdrz4-×××'。'×××'表示留空格位置,待今后統(tǒng)一編寫流水號(hào)用。

五、案卷脊背的編制

案卷脊背的項(xiàng)目有檔號(hào)和案卷題名,格式如圖1-2-3。檔號(hào)內(nèi)容填寫用4號(hào)宋體字分兩行橫排打印。例:第一行填寫'gl51rdrz',第二行填寫'4-×××'?！痢痢帘硎景妇眄樞蛱?hào),用鉛筆填寫。

脊背'案卷題名'內(nèi)容填寫,用3號(hào)宋體字自右至左豎寫,首行空兩字。樁號(hào)打印,要求'字頭向右,躺著打'。案卷題名的前段工程項(xiàng)目名稱不能省略。

脊背內(nèi)容統(tǒng)一打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在脊背對(duì)應(yīng)位置?；虼蛴≡谙灱埳?印刷在相應(yīng)位置。貼紙要求比脊背寬度窄2mm,以防取放檔案時(shí)把紙邊拉卷。

六、卷內(nèi)目錄的編制(圖1-2-7)

(一)件號(hào):用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注,不編虛位(即'1'不編為'001')。

(二)文件編號(hào):發(fā)文機(jī)關(guān)文書部門的發(fā)文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。若文件材料上有則填上,沒有就空著。

(三)責(zé)任者:填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者,可采取通用的標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。

(四)文件材料題名

1.原文上有標(biāo)題的,可以照錄下來。

2.原文上的標(biāo)題太簡(jiǎn)單或者沒有,應(yīng)重新擬寫一個(gè)符合文件材料內(nèi)容的標(biāo)題,外加'[]'號(hào)。

3.填寫文件材料的標(biāo)題時(shí)開頭空兩字,一橫格內(nèi)不能超過三行字。

(五)日期:填寫文件的形成時(shí)間,填寫時(shí)間時(shí)可省略'年、月、日'字樣,單月單日可用零補(bǔ)充。如2003年6月6日可填寫為''。

(六)頁數(shù):應(yīng)填寫單件文件材料的頁數(shù)。

(七)備注:留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明用(如果有與卷內(nèi)文件材料內(nèi)容相關(guān)的特殊載體的檔案,要求在此標(biāo)注具體載體的檔號(hào))。

(八)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。

七、卷內(nèi)備考表的編制

(一)卷內(nèi)備考表(圖1-2-5)要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。頁數(shù)要求填寫卷內(nèi)每件文件頁數(shù)相加之總和。

(二)立卷人:由責(zé)任立卷者簽名,即誰立卷誰簽名。

(三)審核人:由案卷質(zhì)量審查人簽名,即合同的技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名。

(四)立卷時(shí)間:填寫完成立卷的日期。

(五)審核時(shí)間:填寫審核完成的日期。

(六)備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。

八、案卷裝訂的要求:

(一)案卷采用不裝訂形式,文件材料以件為單位放在卷內(nèi)。案卷內(nèi)各部分內(nèi)容的排列順序?yàn)?卷內(nèi)目錄--文件材料--備考表。

(二)項(xiàng)目技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)組卷要求,以件為單位進(jìn)行裝訂。并制定統(tǒng)一的件封皮(圖1-2-4)、件內(nèi)目錄(圖1-2-8)。

件內(nèi)目錄編制:1、'文件材料題名'擬寫應(yīng)詳細(xì)具體,便于檢索。例如:路基工程土石方填筑可按填筑層次擬寫目錄。2、'頁次'填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號(hào),最終件注起止號(hào)。其他欄目編寫參照'卷內(nèi)目錄'編寫要求。

(三)管理性文件以每份文件作為一件,不加件封皮。文件閱辦單放在原文之后,與原文作為一件裝訂。

(四)文件在裝訂前取掉金屬物,采用三孔一線方法,用白色檔案專用線裝訂,孔距80mm,裝訂線距左紙邊10mm;薄件用縫紉機(jī)扎。

(五)裝訂時(shí)靠裝訂邊和下邊取齊,表頭要求在上或在左,左側(cè)裝訂。

(六)原件有破碎或小頁紙的,要求粘貼在a4紙上。

(七)裝訂線壓住文件內(nèi)容的必須粘貼補(bǔ)寬。

(八)紙張規(guī)格大于a4型號(hào)的,要求按297×210mm折疊成手風(fēng)琴式。

九、卷盒、借卷守則的制作

(一)卷盒的外表尺寸305×220mm;厚度尺寸20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。

(二)'借卷守則'要求印刷在卷盒封面的背面上(圖1-2-6)。

十、其它載體

(一)會(huì)計(jì)檔案經(jīng)審計(jì)部門驗(yàn)收合格后,由建設(shè)單位財(cái)務(wù)部門移交到建設(shè)單位檔案科(室)保管。工程財(cái)務(wù)竣工決算,將隨工程檔案資料一并整理歸檔,并按要求移交到有關(guān)接收部門。

(二)照片檔案

1、照片檔案分為照片和底片。

2、照片和底片號(hào):案卷內(nèi)照片和底片的順序號(hào),照片與底片編號(hào)應(yīng)相同。以每張照片為單位,從1開始編寫,寫在正面右上角。底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊部。底片由拍攝單位保存。

3、參見號(hào):填寫與本張照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。

4、文字說明:文字說明的內(nèi)容要具備六要素;事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者。要求文字簡(jiǎn)潔,語言通順,一般不超過200字。

5、總說明:一組(若干張)聯(lián)系密切的照片的說明。

6、案卷題名;一個(gè)卷要擬寫一個(gè)案卷題名,寫在封面上。案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。案卷題名一般應(yīng)包括責(zé)任者、問題、名稱三部分。責(zé)任者不便標(biāo)出時(shí),也可不標(biāo)出。

7、照片檔案保管期限,可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。

(三)音像檔案

1、音像檔案要收集齊全,做到文字材料與音像材料相符。

2、歸檔的音像檔案,要經(jīng)過系統(tǒng)整理,每盤音像要工整確切地標(biāo)明:責(zé)任者、錄制(攝制)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容(題名)、順序號(hào)、保管期限、攝制人等項(xiàng)目。保管期限,可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。

3、音像檔案,要按形成時(shí)間順序排列,分別編寫流水號(hào)。

(四)照片、音像檔案的歸檔范圍

1、國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)及部領(lǐng)導(dǎo)人視察公路工程項(xiàng)目的錄音、錄像帶及照片。

2、省、市及行業(yè)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公路工程項(xiàng)目時(shí)的錄音、錄像帶及照片。

3、反映公路工程建設(shè)項(xiàng)目的重大活動(dòng),如招投標(biāo)儀式,開工典禮、通車典禮等形成的錄音、錄像帶及照片。

4、記錄公路工程建設(shè)項(xiàng)目重大事故、自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的錄音、錄像帶及照片。

5、工程關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工時(shí)的照片。

十一、檔案資料的排序、移交

(一)工程檔案資料的排序。

1、施工階段形成的案卷,依路線前進(jìn)方向,按照路基、路面、橋梁隧道、涵洞、交叉工程、沿線設(shè)施及監(jiān)理工作的順序分別進(jìn)行排序。

2、建設(shè)單位(業(yè)主代表),負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的檔案資料按照立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收順序,對(duì)移交的全部案卷進(jìn)行系統(tǒng)整理排序。

3、房建形成的案卷,依路線前進(jìn)方向,以建筑主體進(jìn)行排序。