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第1篇 公司文件、檔案質(zhì)量管理過程
某公司文件、檔案質(zhì)量管理過程
目標(biāo):*檔案管理全年不出現(xiàn)10次錯漏現(xiàn)象;
*倉庫管理年無事故率100%
1 文件管理:
文件管理包括:對文件的制定、編寫、發(fā)放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進行。
2 檔案入庫流程
流程說明:
2.1各部門將需要保管的資料經(jīng)文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫移交表格 。
2.2合同類文件必須復(fù)印一份到財務(wù)部,并填寫《文檔簽收表》。
2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。
2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
2.5對檔案管理員的考評按行政部的月考評,每月1次。
3 檔案管理:
3.1傳統(tǒng)文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質(zhì)量記錄的控制程序》執(zhí)行;
3.2電子文檔的管理參見《文件控制程序》條款5.10執(zhí)行;
第2篇 房地產(chǎn)公司文件管理程序
房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準(zhǔn)確的處理和安全有效的運轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。
2. 職責(zé):
2.1 總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴;
2.2 各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3．工作流程:
3.1 文件分類:
3.1.1 通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2 專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。分為技術(shù)文件、財務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。a.技術(shù)文件:即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。b.財務(wù)文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關(guān)的財務(wù)報告等。c.人事資料:即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計合同、售樓合同等。e.簽價單:即審計核算部在簽價認(rèn)價時專用的文件。f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3 記錄:即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等
3.2 總要求:
3.2.1 文件處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
3.2.2 內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)
一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預(yù)計文件處理完結(jié)時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部等控制性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應(yīng)對已明顯延誤的文件進行追蹤。
3.2.8 在文件處理權(quán)限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時,由副經(jīng)理替代,必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。
3.2.9 總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認(rèn),以省略各部室二次重復(fù)會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.1 0總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對文件的傳遞、執(zhí)行情況進行督查,受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)理匯報;
3.2.1 1各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進行調(diào)整;若需要增設(shè)程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。
3.2.1 2電子郵件及傳真收發(fā)時應(yīng)進行登記和存盤,如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。
3.3 分類管理:
3.3.1 通用文件:a.內(nèi)部文件:
a. 請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準(zhǔn)事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。報告:即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。a)知曉性報告:b)執(zhí)行性報告:通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。a)總經(jīng)理室發(fā)文:b)人力資源部發(fā)文:
d. 工作聯(lián)系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應(yīng)同時將反饋情況函告抄送部門。
a. 會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
a. 周記:即各部室每周的工作總結(jié)及計劃、存在問題的文字記錄。
a. 制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn),管理制度和程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準(zhǔn)。b.外來文件:
a. 法律法規(guī):
a. 外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2 專用文件:a.技術(shù)文件:
a. 圖紙:具體管理詳見《設(shè)計過程管理程序》
a. 施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》b.財務(wù)文件:具體管理詳見《財務(wù)管理制度》c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》
3.3 .3記錄:記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4. 相關(guān)文件:
4.1 《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2 《設(shè)計過程管理程序》
4.3 《施工管理程序》
4.4 《財務(wù)管理制度》
4.5 《合同管理制度》
4.6 《工程造價管理程序》
5. 相關(guān)表單:
5.1 發(fā)文登記表
5.2 收文登記表
5.3 文件清單/移交清單
5.4 請示單登記表
5.5 文件借閱登記表
5.6 工作請示單
5.7 工作聯(lián)系函
5.8 工作周記
5.9 蓋章聯(lián)系單
5.1 0圖紙收發(fā)登記表(見《設(shè)計過程管理程序》)
5.1 1圖紙作廢通知單(見《設(shè)計過程管理程序》)
5.1 2圖紙借閱登記表(見《設(shè)計過程管理程序》)
5.1 3文件更改申請表編制:包秋霞日期:200
2.4 .22審核:林立強、陳衛(wèi)斌日期:200
2.4 .28批準(zhǔn):林權(quán)日期:200
2.4 .30
第3篇 物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序5
物業(yè)公司文件收發(fā)管理程序(五)
1.目的
為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實,規(guī)范公司內(nèi)部的文件收發(fā)、存檔管理。
2.適用范圍
本程序適用于公司內(nèi)部文件的收發(fā),上級或外來文件的收文及公司對外文件的發(fā)送工作。
3.職責(zé)
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門。
3.2 公司其他職能部門或所屬各管理項目負(fù)責(zé)配合本程序的實施。
4.程序
4.1公司內(nèi)部文件的收發(fā)
4.1.1由公司總經(jīng)理室下發(fā)各部門(項目)的文件(通知),由公司行政部負(fù)責(zé)依據(jù)總經(jīng)理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經(jīng)總經(jīng)理室審閱定稿后下發(fā)各部門(項目)執(zhí)行。
4.1.2由公司各職能部門下發(fā)各項目的文件(通知),由發(fā)文部門負(fù)責(zé)起草,交行政部打印,打印稿由發(fā)文部門負(fù)責(zé)校對定稿,下發(fā)有關(guān)項目執(zhí)行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。
4.1.3所有公司總經(jīng)理室或職能部門下發(fā)的文件(通知),必須實行簽收制度,公司職能部門(項目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認(rèn),以便有效地落實文件(通知)精神。
4.1.4公司總經(jīng)理室的文件(通知)精神落實情況,由行政部負(fù)責(zé)督辦,公司職能部門的文件督辦由發(fā)文部門負(fù)責(zé)。
4.2上級文件的簽收和閱辦
4.2.1所有政府機關(guān)和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達或會議發(fā)放(由參會人員帶回公司)的上級文件資料,均由公司行政部負(fù)責(zé)簽收或參會人員直接送達公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應(yīng)根據(jù)文件資料內(nèi)容的輕重緩急,認(rèn)真填寫《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁之左上角,呈總經(jīng)理室閱示。由總經(jīng)理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。
4.2.3公司行政部根據(jù)總經(jīng)理室的批示及指定的閱辦范圍、對象逐一送交相關(guān)部門(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(人員)優(yōu)先傳閱。文件所有的傳閱人員應(yīng)于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。
4.2.4所有傳閱文件在傳閱結(jié)束后,行政部應(yīng)負(fù)責(zé)將文件及時地收回,并協(xié)助總經(jīng)理室做好文件精神落實的督辦工作。
4.3公司對外發(fā)送的文件
4.3.1所有以公司名義對外發(fā)送的報告、請示、信函等文件均應(yīng)加蓋公司公章,所有以公司部門(項目)名義對外發(fā)送的文件應(yīng)加蓋部門(項目)印章。
4.3.2以公司名義對外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內(nèi)容的主要職能部門)負(fù)責(zé)起草。行政部將文件草稿打印校對后由行政部(或相應(yīng)的職能部門)呈公司總經(jīng)理室審閱定稿,并加蓋公章。
4.3.3以部門名義對外發(fā)送的文件,打印校對后,應(yīng)交總經(jīng)理室修改認(rèn)可后方可加蓋部門印章。
4.3.4以受托管理項目名義對外發(fā)送的文件,打印校對后,應(yīng)交公司管業(yè)部修改認(rèn)可后方可加蓋項目印章(如有)。
4.3.5所有對外文件均應(yīng)視文件主送和抄送抄報單位情況再增加份數(shù)公司留檔,來確定文件的原件份數(shù),以免發(fā)生少送或浪費。
4.4項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的來信
4.4.1公司各部門(項目)收到項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函,收件部門(項目)應(yīng)負(fù)責(zé)及時地予以登記。
4.4.2根據(jù)信函內(nèi)容,收件部門(項目)應(yīng)該或可以解決(答復(fù))的,部門(項目)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決或回復(fù)?；貜?fù)操作參照本程序4.3條要求執(zhí)行。
4.4.3如收到投訴函件,則應(yīng)參照公司《麗景花園投訴處理程序》執(zhí)行。
4.4.4項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的信函處理完畢后,負(fù)責(zé)處理的部門(項目)應(yīng)將信函原件及處理意見、結(jié)果及相應(yīng)的資料原件(或復(fù)印件)裝訂后存入項目甲方(或住宅小區(qū)業(yè)主)的檔案中備查。
4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負(fù)責(zé)按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進行管理。
4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(項目)負(fù)責(zé)人必須按照文件的內(nèi)容及公司的要求做好文件資料的保密工作。
4.7公司行政部應(yīng)按照公司檔案管理要求,做好收發(fā)文件的登記和備查。
5.記錄
5.1《公司文件傳閱單》;
5.2《發(fā)文記錄》;
5.3《收文記錄》;
5.4《文件簽收記錄》。
第4篇 物業(yè)管理公司文件控制程序-13
物業(yè)管理公司文件控制程序(13)
1.0目的:
規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、處置等過程,確保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0適用范圍:
適用于本公司管理體系文件的控制。
3.0職責(zé)
3.1綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)公司管理體系文件的控制。
3.2各部門負(fù)責(zé)本部門管理體系文件的控制。
3.3工程技術(shù)部負(fù)責(zé)小區(qū)圖紙、技術(shù)圖樣的管理與控制。
3.4綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。
4.0程序
4.1本公司文件分為以下四個層次:
第一層次質(zhì)量手冊
第二層次程序文件
第三層次作業(yè)指導(dǎo)書
第四層次質(zhì)量記錄表格、資料(包括圖紙、技術(shù)圖樣等)。
4.2文件的編制、審核與批準(zhǔn)
4.2.1與管理體系有關(guān)的所有文件需按規(guī)定程序進行審批才能生效執(zhí)行。
4.3受控文件的發(fā)布
4.3.1各部門認(rèn)為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化,使原文件不適用而需要更改時,申請部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務(wù)部,綜合事務(wù)部把該文件提交原審核部門重新審核,并得到批準(zhǔn)。
4.3.2綜合事務(wù)部對文件進行統(tǒng)一編號,具體方法見《文件編號規(guī)則》。
4.3.3綜合事務(wù)部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。在審核及批準(zhǔn)過程中若未通過,文件自動返回編制部門繼續(xù)修改。
4.3.4文件分'受控文件'和'非受控文件'兩類。受控文件需加蓋藍(lán)色'受控文件'章,非受控文件加蓋紅色'非受控文件'章,作廢文件加蓋紅色'作廢'章。沒有管理者代表批準(zhǔn),公司員工不得任意復(fù)制和外傳。
4.3.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放文件,并收回作廢文件,接收文件人在《文件發(fā)放回收記錄》簽收。
4.3.6綜合事務(wù)部在相關(guān)文件上做好修改記錄。每修改一次,改次狀態(tài)號遞增1次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時,版本號從a、b、c……遞增。
4.4受控文件的回收及處理
4.4.1綜合事務(wù)部在發(fā)放新文件的同時,應(yīng)回收相應(yīng)作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時,應(yīng)提交書面原因方可發(fā)放新版。
4.4.2綜合事務(wù)部對收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。
4.5文件原件的管理
4.5.1新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)《文件更改通知單》、《文件發(fā)放回收記錄》及文件原件配對后保存。
4.5.2新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)記錄與舊版文件原件配對保存,作廢文件原件蓋'作廢'章后,做相應(yīng)處理。
4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱,若需借閱,應(yīng)經(jīng)管理者代表書面同意,且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應(yīng)正確使用、妥善保管,防止被誤用或丟失、污損。
4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發(fā)布,綜合事務(wù)部不負(fù)責(zé)對其進行更新:
4.6.1因宣傳等原因,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式對外發(fā)布。
4.6.2因培訓(xùn)等原因,經(jīng)綜合事務(wù)部批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式在公司內(nèi)部發(fā)布。
4.7文件的評審
4.7.1文件體系的評審內(nèi)容,包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。
4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的,由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)按本程序?qū)嵤?/p>
4.8外來文件的控制
4.8.1外來文件是指非本公司發(fā)放的文件和資料,包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)條例、技術(shù)文件等。
4.8.2相關(guān)部門收到外來文件后,如該文件內(nèi)容涉及到物業(yè)服務(wù)及質(zhì)量管理體系且公司準(zhǔn)備采用時,接收部門將此文件送到綜合事務(wù)部備案,由管理者代表批準(zhǔn),列入《外來文件目錄》。
4.8.3外來文件原件由綜合事務(wù)部保存。作廢外來文件原件由綜合事務(wù)部加蓋'作廢'章后另行處理。
4.8.4各部門需要外來文件,可到綜合事務(wù)部查詢、借閱或復(fù)制,復(fù)制的外來文件登記并加蓋'受控文件'章。
4.8.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)其版本更新,每三個月對外來文件進行更新一次,可通過各種途徑了解外來文件的版本情況,并及時獲取外來文件的最新版本。
4.9資料的控制
4.9.1圖紙、技術(shù)圖樣由管理處負(fù)責(zé)建檔、編號,并及時到綜合事務(wù)部蓋'受控'章。
4.9.3資料發(fā)生更改時應(yīng)加蓋修改章,當(dāng)圖紙修改超過使用規(guī)定時加蓋'作廢'章并收回存檔。
4.10質(zhì)量記錄表格的控制
4.10.1各部門組織設(shè)計制定或更改本部門的記錄表格。
4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報綜合事務(wù)部。
5.0支持性工具
《文件發(fā)放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》
編制:審核:批準(zhǔn):日期:
第5篇 某裝飾公司文件管理禁令
裝飾公司文件管理禁令
為使公司經(jīng)營過程中,學(xué)法、用法、懂法,用法制觀念貫穿工作全過程,保護企業(yè)的合法權(quán)益,嚴(yán)肅重申如下問題:
1、對外所有文書必須呈總經(jīng)理簽發(fā)方能加章發(fā)出,并留復(fù)印件進歸類檔案。
2、外單位文書在總經(jīng)理未簽署意見之前,不得在文書上寫任何意見及字樣,總經(jīng)理簽發(fā)后,原件存檔,部門留復(fù)印件備用。
3、所有合同起草和規(guī)定格式文本的合同打印填寫好后,由總經(jīng)理簽發(fā)方能加章、實施。在實施過程中如有變更及修改,必須由總經(jīng)理認(rèn)可,不得自作主張和發(fā)出。
4、辦理手續(xù)根據(jù)總經(jīng)理簽署的意見加章后,必須按文書內(nèi)容填寫規(guī)定的記錄本中,并簽好用章人姓名,予以備查。
5、辦公室公章的管理(包括所有印章),必須有非常嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)格管理,嚴(yán)格按程序加章使用,任何人不得隨心所欲。
6、特殊情況和總經(jīng)理外出時,急需加章和處理的文書,需向總經(jīng)理按原文匯報,經(jīng)總經(jīng)理同意后,由辦公室主任簽字和加章、發(fā)出,并留復(fù)印件存檔,待總經(jīng)理回公司后,交呈至總經(jīng)理閱知。
7、對外文書,一旦簽發(fā)后,須速反饋結(jié)果等工作情況。
以上總經(jīng)理令必須堅決執(zhí)行,如有違規(guī),則追究違規(guī)人的法律責(zé)任和經(jīng)濟責(zé)任。
第6篇 某物業(yè)管理公司文件編號規(guī)則
物業(yè)管理公司文件編號規(guī)則
1.0質(zhì)量環(huán)境手冊代碼:zl
2.0部門代碼
2.1客戶服務(wù)中心代碼:01
2.2綜合事務(wù)部代碼:02
2.3工程技術(shù)部代碼:03
2.4環(huán)境管理部代碼:04
2.5護衛(wèi)服務(wù)部 代碼:05
2.6財務(wù)稽核部代碼:06
3.0質(zhì)量環(huán)境手冊 yshz-zl-××
yshz-表示公司名稱縮寫,zl-質(zhì)量環(huán)境手冊縮寫,××-標(biāo)準(zhǔn)條款號。
3.1程序文件yshz-c*-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,c*-程序文件縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.2作業(yè)指導(dǎo)書 yshz-zy-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,zy-作業(yè)指導(dǎo)書縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.3記錄 yshz-jl-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,jl-記錄縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.4外來文件 yshz-wl-××
yshz-表示公司名稱縮寫,wl-外來文件縮寫,××-流水號。
3.5圖紙 yshz-tz-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,tz-圖紙縮寫,□□-圖紙類別代碼,××-流水號。
其中類別代碼為:
dq--電氣 js--給排水 tj--土建
*f--消防kt--空調(diào)、暖通 yl--園林
編制: 審核: 批準(zhǔn): 日期:
第7篇 房地產(chǎn)公司文件管理程序11
房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準(zhǔn)確的處理和安全有效的運轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。
2.職責(zé):
2.1總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴;
2.2各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3.工作流程:
3.1文件分類:
3.1.1通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。
a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等
b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等
c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。
分為技術(shù)文件、財務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。
a.技術(shù)文件:即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。
b.財務(wù)文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關(guān)的財務(wù)報告等。
c.人事資料:即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。
d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計合同、售樓合同等。
e.簽價單:即審計核算部在簽價認(rèn)價時專用的文件。
f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3記錄:即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等
3.2總要求:
3.2.1文件處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第二章'文件格式')
3.2.3各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進出口,文件不允許由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人,因特殊情況必須越過傳遞的,應(yīng)于事后按程序補辦登記。
3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初,根據(jù)以往本部門文件的運轉(zhuǎn)情況,預(yù)計當(dāng)年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目。
3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目,將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi),并按文件收進順序填寫文件清單。
3.2.6文件的管理一般要經(jīng)過如下幾個環(huán)節(jié):
a.編制:文件由相關(guān)部門或個人擬寫,所在部室資料員進行編號登記;若以公司名義對外行文則由總經(jīng)理秘書編號。
b.批準(zhǔn):文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的批準(zhǔn)人審核簽發(fā);需要多個部門批準(zhǔn)的,須進行會簽,簽發(fā)時須注明簽發(fā)時間;應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報送總經(jīng)理批準(zhǔn)。
c.登記:收發(fā)文(除便條、介紹信、回執(zhí)等)應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發(fā)號。
d.用印:公司印章由總經(jīng)理秘書保管,部門公章由各部室資料員保管。用印時,應(yīng)以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。
e.發(fā)放:各部室資料員根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進行分發(fā)。制度文件換版時,由總經(jīng)理室或相關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。
f.傳閱:分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼,各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章,填寫需傳閱人員名單,傳閱人員閱畢簽字。
g.更改:技術(shù)文件需要更改時,應(yīng)由發(fā)布該文件的個人或部門提出,并填寫《文件更改申請單》,通過資料員報原審批人批準(zhǔn),并由原文件發(fā)布部門按原發(fā)放范圍下發(fā),同時作好登記。
h.版本公布:制度文件換版時,由總經(jīng)理室主任編制最新版本號;總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。
i.回收:文件持有人因離職或工作調(diào)動不再符合持有資格時,所在部門資料員負(fù)責(zé)及時收回。
j.歸卷:各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi);定期歸卷即一個較長時間段后,對手頭的所有文件進行清理,對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷,其他部門保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務(wù)計統(tǒng)部保存。
k.借閱:文件需要借閱或復(fù)印時,借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位,如遇特殊情況,需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
l.保護:文件不管處于使用或是保存狀態(tài),都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。
m.歸檔:各部室按規(guī)定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交,無歸檔或存查價值的文件,經(jīng)鑒別和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。
3.2.7在文件處理時限方面,一般文件2個工作日,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預(yù)計文件處理完結(jié)時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務(wù)計統(tǒng)部等控制性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應(yīng)對已明顯延誤的文件進行追蹤。
3.2.8在文件處理權(quán)限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時,由副經(jīng)理替代,必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。
3.2.9總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認(rèn),以省略各部室二次重復(fù)會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.10總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對文件的傳遞、執(zhí)行情況進行督查,受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)
理匯報;
3.2.11各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進行調(diào)整;若需要增設(shè)程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。
3.2.12電子郵件及傳真收發(fā)時應(yīng)進行登記和存盤,如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。
3.3分類管理:
3.3.1通用文件:
a.內(nèi)部文件:
a.請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準(zhǔn)事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。
報告:即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。
a)知曉性報告:
b)執(zhí)行性報告:
通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。
a)總經(jīng)理室發(fā)文:
b)人力資源部發(fā)文:
d.工作聯(lián)系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應(yīng)同時將反饋情況函告抄送部門。
e.會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
f.周記:即各部室每周的工作總結(jié)及計劃、存在問題的文字記錄。
g.制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn),管理制度和程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準(zhǔn)。
b.外來文件:
a.法律法規(guī):
b.外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等
c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2專用文件:
a.技術(shù)文件:
a.圖紙:具體管理詳見《設(shè)計過程管理程序》
b.施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》
b.財務(wù)文件:具體管理詳見《財務(wù)管理制度》
c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》
e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》
f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》
3.3.3記錄:記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4.相關(guān)文件:
4.1《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2《設(shè)計過程管理程序》
4.3《施工管理程序》
4.4《財務(wù)管理制度》
4.5《合同管理制度》
4.6《工程造價管理程序》
5.相關(guān)表單:
5.1發(fā)文登記表
5.2收文登記表
5.3文件清單/移交清單
5.4請示單登記表
5.5文件借閱登記表
5.6工作請示單
5.7工作聯(lián)系函
5.8工作周記
5.9蓋章聯(lián)系單
5.10圖紙收發(fā)登記表(見《設(shè)計過程管理程序》)
5.11圖紙作廢通知單(見《設(shè)計過程管理程序》)
5.12圖紙借閱登記表(見《設(shè)計過程管理程序》)
5.13文件更改申請表
編制:包秋霞
日期:2002.4.22審核:林立強、陳衛(wèi)斌
日期:2002.4.28批準(zhǔn):林權(quán)
