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第1篇 房地產(chǎn)公司文件管理程序
房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準、發(fā)放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。
2. 職責:
2.1 總經(jīng)理室負責公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關文件延誤的投訴;
2.2 各部室資料員負責文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3．工作流程:
3.1 文件分類:
3.1.1 通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2 專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務范圍內(nèi)使用的專門文件。分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。a.技術文件:即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。b.財務文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。c.人事資料:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。e.簽價單:即審計核算部在簽價認價時專用的文件。f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3 記錄:即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等
3.2 總要求:
3.2.1 文件處理必須做到及時、準確、安全。
3.2.2 內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)
一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統(tǒng)部等控制性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應加強橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。
3.2.8 在文件處理權限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應進行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責時,由副經(jīng)理替代,必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個副經(jīng)理的部門應明確指定常務副經(jīng)理。
3.2.9 總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認,以省略各部室二次重復會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.1 0總經(jīng)理室負責對文件的傳遞、執(zhí)行情況進行督查,受理各部室有關文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)理匯報;
3.2.1 1各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應表單樣式及要素進行調(diào)整;若需要增設程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。
3.2.1 2電子郵件及傳真收發(fā)時應進行登記和存盤,如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。
3.3 分類管理:
3.3.1 通用文件:a.內(nèi)部文件:
a. 請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。報告:即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。a)知曉性報告:b)執(zhí)行性報告:通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。a)總經(jīng)理室發(fā)文:b)人力資源部發(fā)文:
d. 工作聯(lián)系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。
a. 會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
a. 周記:即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。
a. 制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準,管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。b.外來文件:
a. 法律法規(guī):
a. 外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2 專用文件:a.技術文件:
a. 圖紙:具體管理詳見《設計過程管理程序》
a. 施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》b.財務文件:具體管理詳見《財務管理制度》c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》
3.3 .3記錄:記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4. 相關文件:
4.1 《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2 《設計過程管理程序》
4.3 《施工管理程序》
4.4 《財務管理制度》
4.5 《合同管理制度》
4.6 《工程造價管理程序》
5. 相關表單:
5.1 發(fā)文登記表
5.2 收文登記表
5.3 文件清單/移交清單
5.4 請示單登記表
5.5 文件借閱登記表
5.6 工作請示單
5.7 工作聯(lián)系函
5.8 工作周記
5.9 蓋章聯(lián)系單
5.1 0圖紙收發(fā)登記表(見《設計過程管理程序》)
5.1 1圖紙作廢通知單(見《設計過程管理程序》)
5.1 2圖紙借閱登記表(見《設計過程管理程序》)
5.1 3文件更改申請表編制:包秋霞日期:200
2.4 .22審核:林立強、陳衛(wèi)斌日期:200
2.4 .28批準:林權日期:200
2.4 .30
第2篇 房地產(chǎn)公司文件管理程序11
房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準、發(fā)放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。
2.職責:
2.1總經(jīng)理室負責公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督,并受理各部門有關文件延誤的投訴;
2.2各部室資料員負責文件管理的具體工作,即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3.工作流程:
3.1文件分類:
3.1.1通用文件:指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件,分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。
a.內(nèi)部文件:即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系函、通知、會議文件、周記、制度文件等
b.外來文件:即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等
c.外送文件:即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2專用文件:指只在公司一定工作部門或業(yè)務范圍內(nèi)使用的專門文件。
分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。
a.技術文件:即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。
b.財務文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。
c.人事資料:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。
d.合同文件:即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。
e.簽價單:即審計核算部在簽價認價時專用的文件。
f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3記錄:即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等
3.2總要求:
3.2.1文件處理必須做到及時、準確、安全。
3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第二章'文件格式')
3.2.3各部室資料員為公司文件流轉的進出口,文件不允許由擬寫人直接送領導者個人,因特殊情況必須越過傳遞的,應于事后按程序補辦登記。
3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初,根據(jù)以往本部門文件的運轉情況,預計當年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目。
3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目,將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi),并按文件收進順序填寫文件清單。
3.2.6文件的管理一般要經(jīng)過如下幾個環(huán)節(jié):
a.編制:文件由相關部門或個人擬寫,所在部室資料員進行編號登記;若以公司名義對外行文則由總經(jīng)理秘書編號。
b.批準:文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應的批準人審核簽發(fā);需要多個部門批準的,須進行會簽,簽發(fā)時須注明簽發(fā)時間;應用軟件的使用權限需報送總經(jīng)理批準。
c.登記:收發(fā)文(除便條、介紹信、回執(zhí)等)應登記在相應的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發(fā)號。
d.用印:公司印章由總經(jīng)理秘書保管,部門公章由各部室資料員保管。用印時,應以相關部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。
e.發(fā)放:各部室資料員根據(jù)批準的發(fā)放范圍進行分發(fā)。制度文件換版時,由總經(jīng)理室或相關部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。
f.傳閱:分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼,各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章,填寫需傳閱人員名單,傳閱人員閱畢簽字。
g.更改:技術文件需要更改時,應由發(fā)布該文件的個人或部門提出,并填寫《文件更改申請單》,通過資料員報原審批人批準,并由原文件發(fā)布部門按原發(fā)放范圍下發(fā),同時作好登記。
h.版本公布:制度文件換版時,由總經(jīng)理室主任編制最新版本號;總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。
i.回收:文件持有人因離職或工作調(diào)動不再符合持有資格時,所在部門資料員負責及時收回。
j.歸卷:各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi);定期歸卷即一個較長時間段后,對手頭的所有文件進行清理,對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷,其他部門保存復印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務計統(tǒng)部保存。
k.借閱:文件需要借閱或復印時,借閱人應填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位,如遇特殊情況,需經(jīng)部門經(jīng)理批準。
l.保護:文件不管處于使用或是保存狀態(tài),都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印。
m.歸檔:各部室按規(guī)定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交,無歸檔或存查價值的文件,經(jīng)鑒別和主管部門領導確認后銷毀。
3.2.7在文件處理時限方面,一般文件2個工作日,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發(fā)出部門,并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統(tǒng)部等控制性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應加強橫向聯(lián)系,發(fā)文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。
3.2.8在文件處理權限方面,部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應進行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責時,由副經(jīng)理替代,必要時可通過電話向正職經(jīng)理請示,有若干個副經(jīng)理的部門應明確指定常務副經(jīng)理。
3.2.9總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認,以省略各部室二次重復會簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.10總經(jīng)理室負責對文件的傳遞、執(zhí)行情況進行督查,受理各部室有關文件延誤的投訴,并定期向總經(jīng)
理匯報;
3.2.11各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單,但必須根據(jù)本程序提供的相應表單樣式及要素進行調(diào)整;若需要增設程序以外的表單,在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意,涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。
3.2.12電子郵件及傳真收發(fā)時應進行登記和存盤,如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。
3.3分類管理:
3.3.1通用文件:
a.內(nèi)部文件:
a.請示單:即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現(xiàn)的需及時向經(jīng)辦人反饋。
報告:即各部室向總經(jīng)理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。
a)知曉性報告:
b)執(zhí)行性報告:
通知:即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出,周知性通知由人力資源部發(fā)出。
a)總經(jīng)理室發(fā)文:
b)人力資源部發(fā)文:
d.工作聯(lián)系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。
e.會議性文件:即記載公司經(jīng)理例會、專題例會、工程監(jiān)理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
f.周記:即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。
g.制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范,其編制、批準、發(fā)放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準,管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。
b.外來文件:
a.法律法規(guī):
b.外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等
c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2專用文件:
a.技術文件:
a.圖紙:具體管理詳見《設計過程管理程序》
b.施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》
b.財務文件:具體管理詳見《財務管理制度》
c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》
e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》
f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》
3.3.3記錄:記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執(zhí)行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4.相關文件:
4.1《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2《設計過程管理程序》
4.3《施工管理程序》
4.4《財務管理制度》
4.5《合同管理制度》
4.6《工程造價管理程序》
5.相關表單:
5.1發(fā)文登記表
5.2收文登記表
5.3文件清單/移交清單
5.4請示單登記表
5.5文件借閱登記表
5.6工作請示單
5.7工作聯(lián)系函
5.8工作周記
5.9蓋章聯(lián)系單
5.10圖紙收發(fā)登記表(見《設計過程管理程序》)
5.11圖紙作廢通知單(見《設計過程管理程序》)
5.12圖紙借閱登記表(見《設計過程管理程序》)
5.13文件更改申請表
編制:包秋霞
日期:2002.4.22審核:林立強、陳衛(wèi)斌
日期:2002.4.28批準:林權
