第1篇 文件和資料管理程序
文件和資料的管理程序
1.目的
對公司文件和資料進行規(guī)范化管理、控制,以滿足規(guī)定的要求。
2.適用范圍
2.1本程序適用控制公司物業(yè)管理中如下文件:
a.政府法規(guī)、法律、標準等外來文件;
b.程序文件;
c.作業(yè)指導書;
d.公開文件;
e.技術資料。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊4.5文件和資料的管理。
3.2iso9002標準4.5文件和資料的管理。
4.職責
4.1程序文件由iso9000工作小組負責制定,并由相關授權人員批準,作業(yè)指導書由各職能部門編制,報經(jīng)理批準。
4.2iso9000工作小組負責質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導書的發(fā)放修改和控制。
4.3物管部負責政府法律、法規(guī)、標準等外來文件和技術資料的接收和借閱。
5.程序
5.1文件和資料的編制和存檔
5.1.1程序文件由iso9000工作小組組織編制,管理者代表審核后,報總經(jīng)理批準。作業(yè)指導書由各職能部門歸口編制,部門經(jīng)理批準,公司質(zhì)量體系文件原件由iso9000工作小組存檔保管。
5.1.2國家法律/法規(guī)、專業(yè)技術標準等外來文件和技術資料由物管部統(tǒng)一接收存檔。
5.1.3公司文件由各職能部門編制,部門經(jīng)理批準,存檔在各職能部門。凡是以物業(yè)管理公司名義對外發(fā)放的文件,必須填好發(fā)文審批單由總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批并蓋章。
5.1.4物管部負責存檔文件和資料分類、編目、登記、上柜。
5.2 文件和資料的發(fā)放
5.2.1公開文件由各職能部門發(fā)放,并填制公開文件發(fā)放登記表。
5.2.2 iso9000工作小組負責編制《質(zhì)量體系文件清單》和《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》,經(jīng)管理者代表批準后發(fā)放。
5.2.3物管部負責編制法律、法規(guī)、標準等外來文件目錄清單,經(jīng)部門負責人審批后發(fā)至各部門。
5.2.4工程部編制技術資料目錄清單,經(jīng)部門負責人審批后發(fā)放至各部門,并負責借閱管理。
5.3文件和資料的借閱及歸還。
5.3.1各部門需借閱文件和資料時,應填用《文件/資料借閱登記表》、經(jīng)部門經(jīng)理批準后,方可辦理借閱手續(xù)。
5.3.2歸還借閱資料時,借閱人應如數(shù)歸還資料,經(jīng)管理員清點無誤后,在《文件/資料借閱登記表》注銷。
5.4 文件和資料的更改。
5.4.1 文件需修改時,各相關部門提出修改申請,說明建議修改內(nèi)容,經(jīng)原審核批準的人員審核批準,并按照5.2文件和資料的發(fā)放程序予以發(fā)布,同時收回作廢文件集中銷毀。
5.4.2作廢文件原件加蓋“作廢”章后,由物管部、iso9000工作小組存放于過期檔案柜。
6.支持文件和質(zhì)量記錄。
6.1外來文件清單
6.2公開文件發(fā)放登記表
6.3質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表
6.4深圳融發(fā)物業(yè)管理有限公司發(fā)文審批單
6.5文件/資料借閱登記
6.6質(zhì)量體系文件清單
6.7 文件修改申請表
第2篇 設備制造公司管理文件和資料控制程序
編制：
批準：
發(fā)布：
設備制造有限公司管理文件和資料控制程序
編號：QC/ZTC0502版本號/修訂碼：A/00
目的和適用范圍
為了使質(zhì)量體系有效運行，在起重要作用的各個場所保證使用相應文件的有效版本，并及時從現(xiàn)場撤回失效或作廢文件和資料，以防止使用失效或作廢的文件和資料。
適用于質(zhì)量手冊及質(zhì)量體系文件(以下簡稱文件)的控制，其他管理性文件的控制在相應的程序中作出具體規(guī)定。
職責
綜合管理辦負責管理性文件和資料的控制，包括組織編制、修訂和發(fā)布《質(zhì)量手冊》及其質(zhì)量體系程序文件和實施過程中的協(xié)調(diào)和解釋。
控制的內(nèi)容、要求和方法
3.1文件的編制規(guī)定
3.1.1綜合管理辦組織有關職能部門代表成立文件編寫小組進行起草工作。
3.1.2草案應校核其內(nèi)容與相應的質(zhì)量保證模式標準的符合性和與公司實際情況的適應性、可操作性和可檢查性。
3.2文件的編號規(guī)定
3.2.1質(zhì)量手冊的編號規(guī)定
QM/ZTCQM01-1998發(fā)布年代號
順序號
質(zhì)量手冊代號
公司代號
質(zhì)量管理標準代號
3.2.2程序文件的編號規(guī)定
順序號
體系要素代號
公司代號
質(zhì)量控制標準代號
3.3文件的審批和發(fā)布
3.3.1文件由綜合管理辦負責組織有關部門負責人審查、會簽，并填寫《質(zhì)量體系文件會簽審批表》(J/wk01)，報管理者代表審核和總經(jīng)理批準后發(fā)布。
3.3.2文件經(jīng)審核、批準后，原版文件連同會簽審批表由文件管理人員歸檔保存，并填寫《質(zhì)量體系文件歸檔登記表》(J/wk06)。存入軟盤的文件也應同時歸檔。
3.4文件的發(fā)放
3.4.1經(jīng)批準發(fā)布的文件由綜合管理辦負責統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時分“受控本”和“非受控本”。
3.4.2“受控本”的發(fā)放對象為：
a.公司總經(jīng)理、管理者代表及各部門、分公司負責人;
b.公司對外質(zhì)量保證有關的人員;
c.質(zhì)量認證機構。
3.4.3文件發(fā)放前，由綜合管理辦根據(jù)公司運作特點編制《文件發(fā)放規(guī)定》，具體規(guī)定發(fā)放部門(人員)和數(shù)量，經(jīng)管理者代表審核，報總經(jīng)理批準后實施。
3.4.4“非受控本”根據(jù)公司經(jīng)營活動的需要，經(jīng)管理者代表批準后發(fā)放。“非受控本”的有效性不做進一步控制。
3.4.5發(fā)放的文件均為原版文件的復印件。
3.4.6文件的發(fā)放應注有不同的分發(fā)編號，并在文件封面上加蓋紅色的“受控”或“非受控”印章。發(fā)放時，領用人應在《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》(J/wk02)上簽收，同時在表中注明“受控”和“非受控”字樣。
3.4.7在下列情況下，需使用文件的部門(人員)應填寫《質(zhì)量體系文件領用審批表》(J/wk03)，經(jīng)部門負責人和綜合管理辦主任審核，報總經(jīng)理批準后，可按3.4.5和3.4.6條發(fā)放：
a.不在《發(fā)放規(guī)定》中發(fā)放范圍內(nèi)的;
b.要求發(fā)放數(shù)量超出《發(fā)放規(guī)定》中規(guī)定數(shù)量的;
c.領取后遺失或破損的;
d.其他應領用的。
3.4.8對文件遺失要求補發(fā)文件的，給予新的分發(fā)號，并注明遺失文件作廢，必要時將作廢文件的分發(fā)號通知有關部門以防止誤用。
3.4.9文件破損嚴重影響使用時，領用的新文件仍沿用原文件分發(fā)號，同時交回破損文件，由綜合管理辦組織銷毀。
3.5文件的更改和換版
3.5.1文件需作更改時，由申請部門填寫《質(zhì)量體系文件更改申請單》(J/wk04)，說明更改原因，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準后，由更改人實施更改：
a.文件的更改視具體情況可采用“劃改”或“換頁”方法;
b.文件更改時，應注明更改標記、更改日期，并標明修改碼;
c.更改標記用加圓圈的小寫英文字母表示，如：@……;
d.文件經(jīng)過依次更改后，修改碼的序號依次遞增，如“00”增至“01”。
3.5.2對“非受控本”的文件可不作更改控制。
3.5.3文件的更改不應給產(chǎn)品質(zhì)量或體系要素造成不利影響。
3.5.4文件經(jīng)多次更改或進行大幅度更改時，應進行換版。
a.文件換版時，應由綜合管理辦負責組織全面評審;
b.新版本發(fā)放時，舊版本同時廢止，并由綜合管理辦統(tǒng)一收回后銷毀。
3.6文件的收回和銷毀
3.6.1在下列情況之一時，原發(fā)文件由綜合管理辦負責及時收回：
a.文件使用部門合并、撤消或使用人調(diào)離;
b.文件換版或再次發(fā)放。
3.6.2文件收回時，由文件管理人員驗收，并在《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》上注明收回日期，無使用價值的文件應加蓋“作廢”印章，防止誤用。
3.6.3為積累知識的目的所保留的失效或作廢文件，由申請人填寫《質(zhì)量體系文件留用申請單》(J/wk05)，經(jīng)部門負責人和綜合管理辦主任審核后，報管理者代表批準，由文件管理人員加蓋“保留資料”印章后方可留用。
3.6.4作廢的文件由文件管理人員填寫《質(zhì)量體系文件銷毀清單》(J/wk07)，經(jīng)綜合管理辦主任批準后，由指定的銷毀人和監(jiān)銷人集中銷毀，并注明銷毀日期。
3.7文件的管理
3.7.1需臨時借閱文件的人員應填寫《質(zhì)量體系文件借閱申請表》(J/wk08)，經(jīng)部門和綜合管理辦負責人審核，管理者代表批準后方可借閱。借閱者應在指定日期內(nèi)歸還，到期不還的由文件管理人員收回。原版文件一律不外借，以防止丟失或破損。
3.7.2任何人不得私自復印文件和使用未加蓋紅色“受控”印章的無效文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由文件管理人員收回，并視情節(jié)輕重報有關領導給予處理
3.8文件和資料控制的有關記錄由綜合管理辦負責妥善保管，詳按QC/ZTC1601《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。
相關文件
QC/ZTC1601《質(zhì)量記錄控制程序》
質(zhì)量記錄
《質(zhì)量體系文件會簽審批表》
《質(zhì)量體系文件歸檔登記表》
《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》
《質(zhì)量體系文件領用審批表》
《質(zhì)量體系文件更改申請單》
《質(zhì)量體系文件留用申請單》
成套設備制造有限公司
管理文件和資料控制程序
編號：QC/ZTC0502《質(zhì)量體系文件銷毀清單》
《質(zhì)量體系文件借閱申請表》
更改情況
序號
更改標記
更改記錄
更改人
日期
第3篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序
1.0目的
確?，F(xiàn)場所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。
3.0職責
3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。
3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和資料的分類
4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
4.1.2外來文件(國家有關物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
4.2文件和資料的編號
按《文件和資料的編號規(guī)則》執(zhí)行。
4.3文件和資料的受控狀態(tài)
4.3.1質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋'受控文件'印章,注明受控號,非受控文件一般只進行編號。
4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件,加蓋'受控文件'印章。
4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外,其它現(xiàn)場使用的可不蓋受控章。
4.4文件和資料的編寫、審批
質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫;質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領導組織改編、編寫,管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。
4.5文件和資料的發(fā)布
4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量,領用人在《文件和資料領用簽收表》上簽名,領取注有受控號和加蓋'受控文件'印章的文件和資料。
4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準后,重新發(fā)放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。
4.6文件和資料的更改
4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準由原審批人進行,當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。
4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實施,資料管理員按《文件和資料領用簽收表》的名單,到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件,應同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。
4.7文件和資料的管理
4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質(zhì)量文件清單》受控。
4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。
4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規(guī)定的時間歸還。
4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。
4.8文件和資料的換版與作廢
4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數(shù)號用'正'字的筆劃數(shù)表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。
4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上'作廢'印章,統(tǒng)一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上'保留資料'印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和資料的編號規(guī)則》
5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》
6.0相關記錄
6.1《文件和資料領用簽收表》
6.2《文件和資料更改申請表》
6.3《質(zhì)量文件清單》
6.4《借閱登記簿》
6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》
編寫:審批:
第4篇 建筑公司環(huán)境管理文件和資料控制程序
建筑集團公司環(huán)境管理程序文件
程序文件名稱:文件和資料控制程序
1.目的
對與質(zhì)量、環(huán)境有關的文件和資料進行有效控制,使管理體系運行的所有場所都能得到文件的有效版本,防止使用作廢文件。
2.適用范圍
適用于集團公司與質(zhì)量環(huán)境有關的所有場所的文件資料的控制。
3.職責
3.1行政部負責編制并監(jiān)督實施本程序。
3.2各部門的職責詳見w*/ems/c*/a/07附表1-3。
4.控制程序
4.1文件和資料的控制方法:包括分類、編制、組織會簽、審批、編號、收發(fā)、復制、更改、銷毀等規(guī)定,具體在本程序的附表中說明。
4.1.1體系文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表1)
4.1.2外來及管理性文件的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表2)
4.1.3工程技術文件資料的控制方法(詳見w*/ems/c*/a/07附表3)
4.1.4工程承包合同的控制,執(zhí)行集團公司的《合同評審控制程序》、《合同管理辦法》。
4.2文件的評審
各部門在管理體系運行中,發(fā)現(xiàn)需要對文件進行修訂時,要及時將文件修訂信息傳遞到企管部,由企管部整理并提交管理評審。
4.3更改形式及歸檔要求
4.3.1更改形式:管理體系文件的更改,可在原文件上劃改(更改數(shù)字在
30字以內(nèi),用雙劃線劃掉要更改的內(nèi)容,在更改處加蓋更改專用章,更改內(nèi)容填寫在《文件修改記錄表》ems/07-5表上)或局部換頁更改。換版的管理體系文件發(fā)布時,應注名原文件作廢。
4.3.2文件和資料的歸檔:執(zhí)行集團公司《檔案管理辦法》。
4.4文件和資料的編號規(guī)定
4.4.1集團公司下發(fā)的行政、管理性文件的編號依據(jù)國家行政機關公文分類規(guī)定,每年從01開始順序編號。
4.4.2體系文件編號規(guī)定
4.4.2.1體系文件分類
a.質(zhì)量體系文件:指依據(jù)iso9002:1994版標準編制的文件,分《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導書》和《崗位責任制》三層。此層次的文件將在質(zhì)量體系文件換版(iso9001:2000版)后失效。
b.環(huán)境管理體系文件:指依據(jù)iso14001:1996版標準編制的文件,分《環(huán)境管理手冊》、《環(huán)境管理程序文件》、《環(huán)境管理作業(yè)指導書》三層。
4.4.2.2質(zhì)量體系文件編號
文件編碼規(guī)定:
a.公司代碼:建筑集團公司-*j;
b.文件類別:質(zhì)量保證手冊-qa;
程序文件、作業(yè)指導書-qp;
c.文件序號:用兩位阿拉伯字母表示,從01開始。
4.4.2.3部門和分公司代碼
工程部-gc經(jīng)營部-jy企管部-qg行政部-*z財務科-cw
試驗室-sy開發(fā)辦-kf材料公司-cl集團一公司-y*
集團二公司-zr集團三公司-sj 集團四公司-sq
集團五公司-wy集團六公司-lc集團七公司-qh
集團八公司-bf集團九公司-jc 集團十公司-zi
集團十一公司-ws集團十二公司-ad直屬三公司-js
直屬一處-yc 直屬二處-rc直屬三處-sc 直屬四處-zs
4.4.2.4環(huán)境管理體系文件編號
a.《環(huán)境管理手冊》:w*/emsc/a-2001
b.《環(huán)境管理程序文件》:w*/ems/c*/a/**-2001
c.集團公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導書》w*/ems/zds/a/**-2001
d.各部門和分公司編制的《環(huán)境管理作業(yè)指導書》w*/ems/ yy /a/**-
e.《崗位責任制》:w*/gwzr/yy/a/**-2001
各代碼含義:
emsc:代表環(huán)境管理手冊
ems:代表環(huán)境管理體系
c*:代表環(huán)境管理程序文件
zds:代表環(huán)境管理作業(yè)指導書
**:代表文件序號,從01開始
yy:代表部門代碼,部門代碼見本程序4.4.2.3條款的規(guī)定
2001:代表文件編制時間為2001年
a:代表a版
gwzr:代表崗位責任制度
5.相關文件
w*/emsc/a-2001《環(huán)境管理手冊》
w*/ems/c*/a/12-2001《記錄控制程序》
*j/qp/*z/01-2000《檔案管理辦法》
*j/qp/02-2000《合同評審控制程序》
*j/qp/jy/04-2000《合同管理辦法》
6.標準表格
ems/07-1《文件和資料控制清單》
ems/07-2《文件資料發(fā)文審批表》
ems/07-3《文件會簽表》
ems/07-4《文件資料收文登記表》
ems/07-5《文件修改記錄表》
ems/07-6《文件和資料控制檢查記錄》
ems/07-7《文件資料銷毀記錄》
ems/12-1《記錄(文件)借閱登記表》
