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第1篇 某公司檔案管理細則
公司檔案管理細則
1.總則
1.1 為加強民營企業(yè)檔案工作,規(guī)范民營企業(yè)檔案管理行為,促進檔案工作為民營企業(yè)各項工作服務,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《吉林省檔案條例》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,制定本細則。
1.2本細則所稱的民營企業(yè)檔案,是指民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的真實記錄。
1.3民營企業(yè)檔案工作是民營企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)。
民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)信息資源的有機組成部分,是體現(xiàn)民營企業(yè)歷史真實面貌、維護民營企業(yè)合法權(quán)益的有效依據(jù)和憑證。
1.4民營企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,同時也是國家檔案的組成部分之一。
民營企業(yè)應認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),依法管理本企業(yè)檔案,提高企業(yè)員工的檔案意識。
2.檔案管理體制
2.1民營企業(yè)應將檔案工作納入企業(yè)管理的議事日程之中,明確管理檔案的部門和人員,保持檔案人員的相對穩(wěn)定。
2.2民營企業(yè)負責檔案工作的部門應依法履行以下職責:
2.2.1制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
2.2.3指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
2.2.4監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作;
2.3民營企業(yè)應建立檔案工作制度,主要包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責任制等。
2.4民營企業(yè)檔案人員應當忠于職守,遵紀守法,積極參加檔案部門主辦的業(yè)務培訓。
2.5民營企業(yè)檔案工作接受所在地檔案行政管理部門的依法監(jiān)督和指導。
3.文件材料的形成、整理與歸檔
3.1民營企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍(見附件《民營企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》)。
企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項管理程序,列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃。
企業(yè)各部門應指定專人負責所形成的文件材料的收集、積累、整理,并按時向民營企業(yè)檔案部門歸檔。
3.2民營企業(yè)歸檔文件材料的來源:
3.2.1企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
3.2.2企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)應報本企業(yè)的文件材料;
3.2.3企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
3.2.4企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
3.2.5企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
3.2.6企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
3.3歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、光盤、錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.4歸檔文件材料的整理
3.4.1民營企業(yè)在黨務工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理等活動中形成的紙質(zhì)文件材料可依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理;
3.4.2民營企業(yè)在產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建等方面形成的文件材料可依據(jù)《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理;
3.4.3會計文件材料可依據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求進行整理;
3.4.4錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片等載體形式的文件材料可依據(jù)《聲像檔案管理辦法》的要求進行整理;
3.4.5民營企業(yè)在0a、cad、cam等系統(tǒng)中形成的電子文件材料可依據(jù)或參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等進行整理;
3.4.6民營企業(yè)在職工個人管理工作中形成的文件材料可依據(jù)《吉林省企業(yè)職工檔案管理辦法》的要求進行整理。
3.5歸檔時間
3.5.1管理性文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔;
3.5.2企業(yè)產(chǎn)品、科研課題、基建項目、業(yè)務項目等文件材料應在其項目鑒定、竣工或財務決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項或按專業(yè)進行歸檔;
3.5.3會計文件材料在會計年度終了一年后歸檔;
3.5.4外購設(shè)備文件材料及引進項目的文件材料應在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔;
3.5.5錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔;
3.5.6電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時間一致;
3.5.7下列文件材料應隨時歸檔:
3.5.7.1已歸檔的文件材料出現(xiàn)變更、修改、補充等情況后,新形成的文件材料;
3.5.7.2企業(yè)職工外出參加公務活動以及企業(yè)在臨時活動中形成的文件材料;
3.5.7.3企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
3.5.7.4企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。
3.6歸檔要求
3.6.1整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律,保持有機聯(lián)系,做到齊全、完整、準確、系統(tǒng)。
3.6.2歸檔的文件材料應為原件,一般一式一份。
重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。
歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。
文件材料歸檔后不得更改。
3.6.3民營企業(yè)各部門向檔案部門移交歸檔文件時,應編制移交清冊,并由部門負責人簽字核準。
民營企業(yè)檔案部門接收歸檔文件材料時,應認真檢查歸檔文件材料的質(zhì)量,核對移交清冊,履行交接手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。
4.檔案的管理,民營企業(yè)檔案部門應按時接收應歸檔的各類文件材料,通過科學分類、排列、編目,對全部檔案進行有序化管理。
4.1檔案的分類、排列、編目
4.1.1民營企業(yè)應根據(jù)本單位檔案內(nèi)容和載體形式等實際情況,制定統(tǒng)一的分類方案(可參照附件《民營企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》),分類應保持前后一致,不能隨意變動。
4.1.2民營企業(yè)檔案應按類別分別排列。
案卷排列時應遵循文件材料的形成規(guī)律,便于保管和利用。
4.1.3按照案卷的排列順序編制卷號,固定案卷位置。
同一門類內(nèi)案卷不能出現(xiàn)重號現(xiàn)象。
4.1.4照片、實物、磁性載體等文件材料按照分類方案,與紙質(zhì)文件材料一同排列、編號,存放時可根據(jù)保管需要異地保存。
4.2根據(jù)檔案分類情況,編制檔案分類目錄。
4.3檔案的保管
4.3.1民營企業(yè)應根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)立必需的專用檔案庫房,采取有效措施對檔案進行安全保管。
并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
4.3.2民營企業(yè)可設(shè)立綜合檔案室對企業(yè)各類檔案實體實行集中統(tǒng)一管理,也可根據(jù)企業(yè)實際情況設(shè)立專門檔案室,對會計、產(chǎn)品、科研、人事等檔案實體實行分室管理。
4.3.3檔案庫房應具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。
4.3.4保管錄音帶、錄像帶等磁性載體文件材料應符合防磁要求。
4.3.5檔案人員要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。
對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制。
4.4檔案鑒定
4.4.1民營企業(yè)應根據(jù)有關(guān)規(guī)定,制定本企業(yè)檔案保管期限表,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
4.4.2要定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定。
鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進行鑒定。
每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負責人簽名,并注明鑒定日期。
4.4.3經(jīng)過鑒定的檔案要達到保管期限劃定準確、保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定。
鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限劃定不準確、檔案不完整,企業(yè)應及時責成有關(guān)部門和人員負責修改、補充。
4.4.4銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經(jīng)企業(yè)法人批準后,進行監(jiān)銷。
銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。
4.5檔案統(tǒng)計
4.5.1企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準確、可靠。
4.5.2檔案統(tǒng)計要有檔案管理設(shè)施、設(shè)備統(tǒng)計,檔案人員統(tǒng)計,檔案數(shù)量統(tǒng)計,檔案提供利用及其效果統(tǒng)計等。
4.6民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展。
民營企業(yè)可為檔案部門配備相應的現(xiàn)代化管理設(shè)備和科學的管理軟件,提供技術(shù)支持,不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。
4.7民營企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動,應參照國家有關(guān)規(guī)定,做好檔案處置工作。
5.檔案的利用
5.1民營企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,通過開架閱覽、編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、各類專題匯編以及建立企業(yè)專題檔案信息數(shù)據(jù)庫等形式,為企業(yè)提供及時、有效的服務。
5.2企業(yè)檔案開發(fā)與利用,必須嚴格執(zhí)行保密制度。
6.1獎勵與處罰
6.1民營企業(yè)應對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
6.2民營企業(yè)應建立檔案工作責任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。
7.附則
7.1本細則由吉林省檔案局負責解釋。
7.2本細則自發(fā)布之日起施行。
第2篇 x地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應及時將原件交資料員登記收存(如提交復印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。
2.外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認。
4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預留一份復印件或掃描件,以防不時之需。
3.文件資料借出后,出借部門的資料員應根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4.跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5.文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6.部門資料員應在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1:《文件資料收存、借用記錄表》
附表2:《發(fā)文記錄表》
附表3:《部門文件資料目錄》
附表4:《案卷總目錄》
附表5:《卷內(nèi)備考表》
附表6:《卷內(nèi)文件目錄》
附表7:《文件資料移交記錄表》
附表8:《文件資料銷毀清單》
附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
第3篇 地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應及時將原件交資料員登記收存(如提交復印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。
2. 外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3．發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認。
4. 工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱。跨部門借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2. 所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預留一份復印件或掃描件,以防不時之需。
3．文件資料借出后,出借部門的資料員應根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4. 跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5. 文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6. 部門資料員應在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2. 檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。附表1:《文件資料收存、借用記錄表》附表2:《發(fā)文記錄表》附表3:《部門文件資料目錄》附表4:《案卷總目錄》附表5:《卷內(nèi)備考表》附表6:《卷內(nèi)文件目錄》附表7:《文件資料移交記錄表》附表8:《文件資料銷毀清單》附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
