某建筑公司日常管理細則
建筑公司日常管理細則
第一章 總 則
為使公司進入規(guī)范化、制度化經(jīng)理模式管理,促進公司進入良性軌道發(fā)展壯大,控制成本,提高經(jīng)濟效益,以保證持續(xù)經(jīng)營,現(xiàn)根據(jù)國家有關法律、法規(guī),特制訂本公司管理制度大綱。
管理制度大綱:
1.1公司全體員工必須遵守公司章程,遵守公司的各項規(guī)章制度和決定。
1.2公司倡導樹立“一盤棋”思想,禁止任何個人做有損公司利益、形象、聲譽或破壞公司發(fā)展的事情。
1.3公司通過發(fā)揮全體員工的積極性、創(chuàng)造性和提高全體員工的技術、管理、經(jīng)營水平,不斷完善公司的經(jīng)營、管理體系,實行多種形式的責任制,不斷壯大公司實力和提高經(jīng)濟效益。
1.4公司提倡全體員工刻苦學習科學技術和文化知識,為員工提供學習、深造的條件和機會,努力提高員工的整體素質(zhì)和水平,造就一支思想新、作風硬、業(yè)務強、技術精的員工隊伍。
1.5公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理,鼓勵員工發(fā)揮才智,提出合理化建議。
1.6公司提倡求真務實的工作作風,提高工作效率;提倡厲行節(jié)約,反對鋪張浪費;倡導員工團結互助,同舟共濟,發(fā)揚集體合作和集體創(chuàng)造精神,增強團體的凝聚力和向心力。
1.7員工必須維護公司紀律,對任何違反公司章程和各項規(guī)章制度的行為,都要予以追究。
員工守則: 愛崗敬業(yè),團結互助; 精通業(yè)務,求實創(chuàng)新。
第二章 辦公用品 為規(guī)范日常辦公用品的采購、使用和保管,節(jié)約不必要的費用開支,降低 成本消耗。
現(xiàn)本著勤儉節(jié)約的原則,就辦公用品有關領用事宜規(guī)定如下: 辦公用品采購:
2.1公司日常所用辦公用品,應由確定人員統(tǒng)一采購,經(jīng)批準購買專屬辦公用品或工具應由辦公室派員陪同。
2.2各部門所需辦公用品,應按“購物申請清單”中各項內(nèi)容要求認真填寫,經(jīng)部門負責人審核簽字后,送辦公室審查待辦。
2.3辦公室應將“購物申請單”匯總分類,依據(jù)財務審批權限規(guī)定報批。
除生產(chǎn)急需用品外,應集中辦理采購,不得一事一辦。
2.4辦公室采購物品應在有關人員陪同下辦理,但陪同采購人(證明人)和驗收人不得為同一人。
2.5采購人員應認真負責,精挑細酌,力爭做到價廉物美,經(jīng)久耐用。
2.6各部門所用的專用表格及印刷品,由各部門自行制定格式,按規(guī)定報總經(jīng)理審批后,由辦公室統(tǒng)一印制。
辦公用品領用: 2.7各部門領用辦公用品必須填寫“領用單”,由部門負責人核簽后,到行政辦公室管理經(jīng)分管經(jīng)理簽字后,方可領取。
2.8除筆墨紙張外,凡屬不易消耗物品和工具等重復領用時,一律以舊換新,杜絕丟三落四的習慣養(yǎng)成。
2.8辦公用品應由辦公室專人進行登記造冊,分類放置統(tǒng)一保管。
2.9保管員應認真維護和保管好所存物品,以防發(fā)生潮、銹、蛀、霉等。
2.10保管員應在每季度末向分管經(jīng)理匯報匯報物品消耗情況和臺帳記錄。
第三章 衛(wèi)生管理 為創(chuàng)造一個舒適、優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境,樹立公司的良好形象,制定本制度。
3.1 公司環(huán)境衛(wèi)生管理的負責范圍為公司的工作和公共區(qū)域的衛(wèi)生. 3.2全公司范圍內(nèi)的室內(nèi)、外環(huán)境衛(wèi)生保持干凈整潔,如:辦公桌椅、照明燈、電風扇、空調(diào)、門窗、四壁、書櫥、檔案櫥及其附屬等物品,要求物品擺放整齊,室內(nèi)外環(huán)境衛(wèi)生清潔干凈、無蛛網(wǎng)、無灰塵,沙發(fā)干凈整潔;電腦、打印機等設備保養(yǎng)良好,廁所墻面、地面、便池清潔干凈無雜物、無異味。
3.3衛(wèi)生清潔實行輪流責任制,每日環(huán)境衛(wèi)生以值日表為準,各部門負責人為責任人。
各辦公場所的衛(wèi)生,由該場所的辦公人員自行負責。
公共區(qū)域衛(wèi)生實行區(qū)域劃分并落實到人。
第四章 考勤制度 公司員工必須自覺遵守勞動紀律,按時上下班,不遲到,不早退,工作時間不得擅自離開工作崗位,外出辦理業(yè)務前,須經(jīng)負責人同意并應有書面記錄。
工作時間: 上午:8:30~12:00 下午:2:00~18:00 如有調(diào)整,以新公布的工作時間為準。
考勤: 4.1公司員工上、下班(30分鐘以內(nèi)為遲到或早退、30分鐘以上則視為曠工)遲到、早退一次,罰款50元,二次,罰款200元,月累計三次及以上情節(jié)嚴重者,降職使用或按自動離職處理。
4.2無故不辦理請假手續(xù),而擅自不上班,按曠工處理。
曠工: 4.3員工曠工一次,時間不超過半天,罰款100元,一天,罰款200元,以此類推。
4.4累計曠工兩天以上,降職使用或勸其按自動離職處理。
補充說明: 4.5參加公司組織的會議、培訓、學習、或其他活動,如有事需請假的,必 須提前向組織或帶隊人員請假。
在規(guī)定時間內(nèi)遲到、早退、不參加的,嚴肅處理。
日?？记诠ぷ饔删C合管理部負責。
員工遲到、早退而部門負責人弄虛作假、包庇袒護,一經(jīng)查實,將給予部門負責人每次5%的年終獎處罰、兩次以上者累計一并扣除或加重處罰。
4.6凡受本制度處罰的員工,扣發(fā)其該年度一定數(shù)額的年終獎。
第五章 費用報銷 為了加強公司內(nèi)部管理,規(guī)范公司財務報銷行為,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想,合理控制費用支出,特制定本制度。
本制度根據(jù)相關的財經(jīng)制度及公司的實際情況,將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。
員工工資發(fā)放管理制度: 5.1總則 5.1.1按照公司經(jīng)營理念和管理模式,遵照國家有關勞動人事管理政策和公司其它有關規(guī)章制度,特制定本制度。
5.1.2本制度適用于公司全體員工(臨時工除外)。
本制度所指工資,是指每月定期發(fā)放的工資,不含獎金和風險收入。
二、工資結構 5.2.1員工工資由固定工資、績效工資兩部分組成。
5.2.2工資包括:基本工資、加班工資、餐飲補貼、交通補貼。
5.2.3固定工資是根據(jù)員工的職務、資歷、學歷、技能等因素確定的、相對固定的工作報酬。
固定工資在工資總額中占60%。
5.2.4績效工資是根據(jù)員工考勤表現(xiàn)、工作績效及公司經(jīng)營業(yè)績確定的、不固定的工資報酬,每月調(diào)整一次。
績效工資在工資總額中占0-40%。
5.2.5 部門經(jīng)理每月對員工進行考核,確定績效工資發(fā)放比例并報行政部審核、經(jīng)行政總經(jīng)理審批后交財務處作為工資核算依據(jù)。
5.2.6員工工資扣除項目包括:個人所得稅、缺勤、扣款(含貸款、借款、罰款等)、代扣社會保險費、代扣通訊費等。
5.3 工資系列 職能管理工資系列適用于從事行政、財務、人事、質(zhì)管、物流等日常管理或事務工作的員工。
5.4 工資方法 5.4.1工資核算方法: 應發(fā)工資=固定工資+績效工資 實發(fā)工資=應發(fā)工資-扣除項目 5.4.2工資標準的確定:根據(jù)員工所屬的崗位、以及所負責項目的總款項按比例提成,依據(jù)崗位工資評定標準確定其工資標準。
5.4.3績效工資與績效考核結果掛鉤,試用期與實習期員工不享受績效工資。
加班費的核算依據(jù): 周內(nèi)加班的工資計算標準為日常工資的1.5倍, 加班工資= 平時工資(全勤)÷22÷8×1.5倍×加班時間 ; 雙休日加班的工資計算標準為周內(nèi)工資的2倍, 加班工資= 平時工資(全勤)÷22÷8×2倍×加班時間 ; 法定節(jié)日加班的工資計算標準為周內(nèi)工資的3倍 , 加班工資= 平時工資(全勤)×3倍×加班時間 。
5.5日常費用報銷流程 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。
在一個預算期間內(nèi),各項費用的累計支出原則上不得超出預算。
費用報銷的一般步驟: 5.5.1報銷人必須取得相應的合法票據(jù)(相關規(guī)定見發(fā)票管理制度),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。
5.5.2填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應單據(jù);嚴格按單據(jù)要求項目認真寫,注明附件張數(shù);金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡述費用內(nèi)容或事由。
5.5.3按規(guī)定的審批程序報批。
5.5.4報銷5000元以上需提前一天通知財務處以便備款。
5.5.5費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單→ 須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單→部門經(jīng)理審核簽字→財務經(jīng)理→總經(jīng)理審批→到出納處報銷。
5.6工資支付流程: 5.6.1每月20日由辦公室將本月經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標準(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉交財務; 5.6.2總經(jīng)理提供職工年度獎金分配表; 5.6.3財務處根據(jù)獎金表及支付標準編制標準格式的工資表; 5.6.4按工薪審批程序審批; 5.6.5每月10日由財務處支付上月工資; 5.7專項支出財務報銷流程 專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。
5.7.1 填寫購置申請:按公司《資產(chǎn)管理制度》相關規(guī)定填寫《資產(chǎn)購置申請單》并報批。
5.7.2報銷標準:相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。
5.7.3 結賬報銷: 5.7.4 資產(chǎn)驗收(軟件應安裝調(diào)試)無誤后,經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù),按規(guī)定填寫報銷單(經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單); 5.7.5 按資金支出規(guī)定審批程序審批; 5.7.6財務處根據(jù)審批后的報銷單以支票形式付款; 5.7.7 若需提前借款,應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù),并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。
8 5.8其他支出財務報銷流程: 5.8.1費用范圍:其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。
5.8.2 費用標準:此類費用一般金額較大,由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告(含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等),經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。
5.9財務報銷流程 5.9.1 審批后的報告文件到財務處備案,以便財務備款。
5.9.2 簽訂合同:由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同,(合同簽訂前由公司法律顧問的審核,合同應注明付款方式等)。
5.9.3 由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單(填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定); 5.9.4 按審批程序審批:主管部門經(jīng)理審核簽字→ 財務經(jīng)理 →總經(jīng)理審批; 5.9.5財務處根據(jù)審批后的報銷單金額付款; 5.9.6 若需提前借款,應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù),并在5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。
第六章 人事制度 人員招聘 6.1用人部門根據(jù)實際工作需要填報“用工”申請表,向辦公室申請并提出招聘崗位的基本要求(如:年齡、性別、學歷等); 6.2由辦公室根據(jù)公司用工需求擬定招聘計劃,經(jīng)分管領導審核,報總經(jīng)理批準; 6.3辦公室經(jīng)市“人才市場”、“人力資源市場”收集應聘人員相關資料后再進行初步篩選,根據(jù)情況組織筆試和面試,經(jīng)初選合格后,經(jīng)分管領導審核,報總經(jīng)理批準,辦理試用手續(xù); 6.4部門經(jīng)理助理以上人選由分管領導和總經(jīng)理親自筆試和面試; 6.5員工的試用期為一至三個月。
試用期滿,可聘為公司合同制員工并與公司簽訂勞動合同,公司將根據(jù)國家勞動和社會保障部的相關規(guī)定辦理“養(yǎng)老保險” 等手續(xù); 簽字通過。
任免 需公司任免的干部必須由總經(jīng)理批準,以公司文件為準 員工調(diào)動 6.6公司干部和員工在公司范圍內(nèi)調(diào)動,由用人部門提出擬調(diào)人員申請,行政辦公室求雙方負責人意見后,報總經(jīng)理批準; 6.7公司各部門需增加人員,須向辦公室提出用工申請,由行政辦公室負責調(diào)配、招聘; 6.8公司干部和員工持行政辦公室開具的“職工調(diào)動通知書”,在原任職部門辦理完交接手續(xù)后,再到新任部門報到。
調(diào)離人員到新單位后,以實際聘任崗位和任職時間為準,其相關待遇以月度分段實施。
離職 6.9試用人員離職應提前三日寫出書面辭職報告,由用人部門填報“辭退員工審批表”,經(jīng)批準后到辦公室辦理辭退手續(xù)。
6.10員工與公司簽訂勞動合同后,雙方都必須嚴格履行合同,用人部門不準無故辭退員工,確須辭退時應向辦公室說明辭退原因。
6.11合同期內(nèi)員工辭職的,必須提前一個月向公司提出書面辭職報告,由部門負責人簽署意見,經(jīng)公司分管領導簽字,報總經(jīng)理批準。
由行政辦公室予以辦理辭職手續(xù)。
6.12員工本人辭職、被公司辭退、開除或提前終止勞動合同等,在離開公司以前,必須交還公司財物(如:文件及相關業(yè)務資料等)。
員工未經(jīng)批準而自行離職的,公司不予辦理任何手續(xù);給公司造成損失的,應負賠償責任。
第七章 資料管理 7.1 嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
7.2 各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。
7.3 各工程項目立項、設計、規(guī)劃、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質(zhì)量資料由辦公室負責歸檔。
7.4 各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務處歸檔,副本原件、復印件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
7.5 各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。
7.6 歸檔資料必須符合下列要求: 7.6.1 文件材料齊全完整; 7.6.2 根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷; 7.6.3 根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
7.7 檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。
7.8 由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。
7.9 加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第八章 證照保管 8.1 公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。
8.2 證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。
如:營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證等。
8.3 證照的使用包括借用、復印等。
8.4 證照使用必須填寫《證照使用申請單》。
8.5 證照借用程序: 借用人申請→部門負責人復核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準→辦 借用手續(xù)→歸還借用完畢后,應在時限內(nèi)歸還證照保理人。
5.6 證照復印程序: 借用人申請→部門負責人復核→主管副總經(jīng)理核準→辦理借用手續(xù)→ 還(如證照復印件未使用,應立即退還證照保管人)。
8.7 如需使用原件,則須總經(jīng)理核準。
8.8 證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。
證照保管人必須做出登記,認真填寫《證照使用登記表》 第九章 印章保管 印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權,明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具,印章的管理應做到分散管理、相互制約,為明確使用人與管理人員的責權,特做如下公司印章使用與管理條例: 各類印章的具體管理條例: 9.1印章的刻制 刻制按公司業(yè)務需要由部門提出申請,公司領導批準后,由辦公室統(tǒng)一辦理。
印章刻好后由辦公室辦理印章登記手續(xù),填寫《印章管理登記表》備案并留好印章樣圖。
9.1.1新公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、財務章)的刻制,應由指定的印章管理人員負責刻制,后交由人事行政部備案,并從刻制之日起執(zhí)行相關使用條例。
9.1.2因業(yè)務發(fā)展需要申請各職能部門專用章時,由需求部門填寫《印章制發(fā)申請表》經(jīng)總經(jīng)理核準后送交辦公室刻制。
9.2印章的保管和使用
9.2.1.印章的保管 通過總經(jīng)理授權賦予一些部門對其部門(專業(yè))印章的保管權和使用權。
由被授權人在總經(jīng)辦簽字領取印章,指定專人保管。
9.2.2印章的使用
任何部門在啟用印章前,均需與公司(辦公室)辦理領取手續(xù),接受相應的責權告知,簽定《印章簽收手續(xù)》并備案。
(已經(jīng)開始使用的需自通知當日補辦理領取手續(xù)) (1)公章:公章由公司經(jīng)理保管。
需蓋公章的文件、通知等,須先到辦公室處領取并填寫《印章使用申請表》,經(jīng)由分公司經(jīng)理核準后并在《印章使用申請表》中簽批,蓋章后經(jīng)手人需將簽批申請表交由綜合辦公室,并在《印章使用登記薄》簽字。
綜合辦公室需將《印章使用申請表》與《印章使用登記薄》同期留檔。
(2)合同章:合同章由財務處保管。
主要用于公司簽訂各類合同使用專用章,蓋章前須先到綜合辦公室領取并填寫《印章使用申請表》,經(jīng)由公司經(jīng)理審批,財務處審核并在《印章使用申請表》中簽批,經(jīng)手人需將簽批后申請表交由綜合辦公室并在《印章使用登記薄》簽字。
綜合辦公室需將《印章使用申請表》與《印章使用登記薄》同期留檔。
(3)法人私章:法人私章由公司出納保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務,使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。
(4)財務章:由財務處經(jīng)理(或負責人)保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業(yè)務或發(fā)票上使用,發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章。
(5)其他職能部門章: 其他職能部門章,主要適用于各部門內(nèi)部使用,已經(jīng)刻制的職能部門章,需由部門負責人進行保管并嚴格該章的使用辦法。
9.2.3印章的廢止、更換: (1)廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫《廢止申請單》,并呈分公司經(jīng)理核準后交由公司綜合辦公室負責人統(tǒng)一廢止或繳銷。
(2)遺失印章時應由印章保管人員填寫《廢止申請單》,并呈公司經(jīng)理核準后,簽批遺失處理及處罰辦法后,交由人事行政部按批示處理,如是遺失公司基本印章時必需登報申明。
(3)更換印章時應由印章保管人員依公司文件填寫《廢止申請單》,并呈分公司經(jīng)理核準后,交由人事行政部按批示處理。
如有需要須填寫《印章制發(fā)申請表》申請新的印章。
9.3 印章保管人的責權范疇: 對于公司主要印章管理,采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。
人事行 政部主要職責是對印章的使用進行合理性管理,而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責任與權力,具體劃分如下: (1)職能部門印章保管人對印章具有獨立使用權力,同時負全部使用責任。
(2)公章的保管人無獨立使用權力,但具有監(jiān)督及允許使用權力,因此公章的保管人對公章的使用結果負主要責任,經(jīng)手人則負部分責任,而對未經(jīng)由負責人或保管人(公司經(jīng)理)簽批的公章使用經(jīng)手人負主要責任,保管人負部分責任。
(3)財務章的保管人無獨立使用權力,但具有監(jiān)督及允許使用權力,因此財務章的保管人對財務章的使用結果負主要責任,經(jīng)手人則負部分責任,而對未經(jīng)由保管人(財務負責人)簽批的公章使用經(jīng)手負主要責任,保管人負部分責任。
(4)法人私章的保管者是出納,即是保管者又是使用者,但其無獨立使用權力,需依據(jù)財務處負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用,否則負全部責任。
(5)公司嚴禁公章、合同章、法人私章獨立帶離公司使用,因此保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時,需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。
如遇要辦理工商等年檢等事務,需將表格帶回公司蓋章。
(6)公司高、中層領導,因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務,需要攜帶公司印章出差的,須經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理審批并及時歸還。
(7)如遇個人需開具個人相關證明,需由部門負責人以上擔保簽批后方能使用,但如涉及到個人經(jīng)濟擔保與證明時,原則上一律不予證明,其不良結果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負責。
(8)所有印章的使用,必須嚴格執(zhí)行公司的公章使用章程,做好申請和使用登記。
公司印章只適用于與公司相關業(yè)務,不得從事有損公司利益之行為。
(9)印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規(guī)定申請使用印章,如出現(xiàn)問題,后果自負。
給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責任。
第十章 合同管理 為加強合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟效益,根據(jù)《合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定,結合公司的實際情況,制訂本制度。
10.1公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
10.2合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容,搞好合同管理,對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的意義。
各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員,都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。
各有關部門必須互相配合,共同努力,搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。
合同的簽訂 10.3合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關部門負責人共同參加,不得一個人直接與對方談判合同。
10.4簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定。
對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須對本企業(yè)負責。
10.5簽約人在簽訂合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。
10.6簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
10.7合同除即時清結者外,一律采用書面格式,并必須采用統(tǒng)一合同文本。
10.8合同對各方當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
合同內(nèi)容應注意的主要問題是:
10.8.1合同部分:
要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點;
10.8.2正文部分:
合同的內(nèi)容包括工程范圍、建設工期,中間交工工程的開工和竣工時間,工程質(zhì)量、工程造價、技術資料交付期間、材料和設備供應責任,撥款和結算、竣工驗收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款;產(chǎn)品合同應注明產(chǎn)品名稱、技術標準和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等;
10.8.3結尾部分:
注意雙方都必須使用合同專用章,原則上不使用公章,嚴禁使用財務章或業(yè)務章,注明合同有效期限。
10.9簽訂合同:除合同履行地在我方所在地外,簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。
10.10任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲。
10.11合同的審查批準
合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報領導審查批準后在律師確審核認之后方能正式簽訂。
10.12合同審批權限如下:
10.12.1 一般情況下合同由律師審核確認無誤后由部門負責人審批。
10.12.2 下列合同由律師審核確認后經(jīng)總經(jīng)理審批: 標的超過50萬元的;投資10萬元以上的聯(lián)營、合資、合作、涉外合同。
10.12.3 標的超過公司資產(chǎn)1/3以上的合同由全體股東審批。
10.13.1 合同原則上由部門負責人具體經(jīng)辦,擬訂初稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱后按合同審批權限審批。
重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。
合同審查的要點是:
10.13.2合同的合法性。
包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
10.13.3 合同的嚴密性。
包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
10.13.4合同的可行性。
包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。
10.13.5根據(jù)法律規(guī)定或實際需要,合同還應當或可以呈報上級主管機關鑒證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。
合同的履行 十五、合同依法成立,既具有法律約束力。
一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。
嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務,確保 十六、合同履行完畢的標準,應以合同條款或法律規(guī)定為準。
沒有合同條
16 款或法律規(guī)定的,一般應以物資交清,工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)為準。
十七、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務處及有關部門負責人應隨時了解、掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。
否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關人員的責任。
合同的變更、解除 十八、在合同履行過程中,碰到困難的,首先應盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。
如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更,解除合同時,應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。
十九、對方當事人提出變更、解除合同的,應從維護本公司合法權益出發(fā),從嚴控制。
二十、變更、解除合同,必須符合《合同法》的規(guī)定,并應在公司內(nèi)辦理有關的手續(xù)。
二十一、變更、解除合同的手續(xù),應按本制度規(guī)定的審批權限和程序執(zhí)行。
二十二、變更、解除合同,一律必需采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等),口頭形式一律無效。
二十三、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應履行。
但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
二十四、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免責任的以外,均應承擔相應的責任,并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。
二十五、以變更、解除合同為名,行用權謀私、假公濟私之實,損公肥私的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),從嚴懲處。
合同糾紛的處理 二十六、合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的,應按《合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。
二十七、合同糾紛由有關業(yè)務部門與法律顧問負責處理,經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
二十八、處理合同糾紛的原則是:
1、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩,法律沒規(guī)定的,以國家政策或
合同條款為準。
2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。
糾紛發(fā)生后,應及時與對方當事人友好協(xié)商,在既維護本公司合法權益,又不侵犯對方合法權益的基礎上,互諒互讓,達成協(xié)議,解決糾紛。
3、因對方責任引起的糾紛,應堅持原則,保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛,應尊重對方的合法權益,主動承擔責任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛,應實事求是,分清主次,合情合理解決。
二十九、在處理糾紛時、應加強聯(lián)系、及時通氣、積極主動地做好應做的工作,不互相推諉、指責、埋怨,統(tǒng)一意見,統(tǒng)一行動,一致對外。
三十、合同糾紛的提出,加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間,應在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。
三十一、凡由法律顧問處理的合同糾紛,有關部門必須主動提供下列證據(jù)材料。
1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議),以及與合同有關的附件、文書、傳真、圖表等;
2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證;
3、貨款的承付、托收憑證,有關財務帳目;
4、產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告;
5、有關方違約的證據(jù)材料;
6、其他與處理糾紛有關的材料。
三十二、對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的,應簽訂書面協(xié)議,由 雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。
三十三、對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書,上級主管機關或仲裁機關的調(diào)解書、仲裁書,在正式生效后,應復印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí),各部門應由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。
三十四、對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的,承辦人應及時向主管領導匯報。
三十五、對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書
18 或判決書的,可向人民法院申請執(zhí)行。
三十六、在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前,有關部門應認真檢查對方的執(zhí)行情況,防止差錯。
執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的,應制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。
三十七、合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應及時通知有關單位,并將有關資料匯總、歸檔,以備考。
合同的保管
三十八、本公司對合同實行二級管理、專業(yè)歸口制度,法人委托書制度,基礎管理制度。
三十九、本公司合同管理具體是: 公司由總經(jīng)理負責,歸管理部門為財務處、辦公室;副總經(jīng)理管理;各部門具體負責各自授權范圍內(nèi)的合同談判、擬稿及履行工作。
四十、公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號、經(jīng)辦人簽名后,按審批權限分別由總經(jīng)理或其他書面授權人簽署。
四十一、辦公室會同有關部門認真做好合同管理的基礎工作。
具體如下:
1、建立合同檔案;
2、建立合同管理臺帳;
3、填寫“合同情況月報表”。
第十一章 車輛使用
一、公司車輛由行政辦公室統(tǒng)一管理。
各部門公務用車,由各負責人部門先向行政辦公室申請,填寫“用車通知單”,說明用車事由、地點、時間,行政辦公室根據(jù)實際工作需要統(tǒng)籌安排用車。
二、車輛使用按先急后一般的原則;先滿足緊急公務和接待任務,后安排其他事務的原則。
上班時間內(nèi)駕駛員未被派出車的,應隨時在小車隊等候。
不準隨便亂竄其他辦公室。
有事需離開時,要告知去向和所需時間,經(jīng)批準后方可離開;出車回公司,應立即到行政辦公室報到。
三、外單位借車,需經(jīng)總經(jīng)理批準后方可安排。
四、車輛實行統(tǒng)一安排,各部門領導可自駕上、下班,工作期間不允許私自使用。
公司配備的車輛只允許本人自駕,其他家庭成員不得使用,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)收回車輛。
雙休日、節(jié)假日,未經(jīng)行政辦公室同意,私自駕車離開本市,一切后果自負。
上班時間車輛統(tǒng)一交由行政辦公室調(diào)配使用,如有臨時安排,經(jīng)行政辦公室同意后方可自駕。
五、駕駛員出車前,要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常,發(fā)現(xiàn)不正常時,要立即加補或調(diào)整。
對自己所開車輛的各種證件的有效性應經(jīng)常檢查,出車時確保證件齊全。
六、車輛在上下班后或節(jié)假日必須停放無礙位置,并采取必要的防盜措施。
七、車輛實行定點維修,需維修的項目由駕駛員列出清單后,由行政辦公室理部報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
八、行政辦公室建立車輛的維修及用油臺帳記錄,每月核算一次,并做到每月核對無誤。
九、駕駛員應做到合理用車,節(jié)約用油,做好行車記錄。
十、車輛在異地維修須經(jīng)公司領導審批,否則不予報銷,駕駛員出車遇特殊情況不能按時返回的,應及時通知行政辦公室,并說明原因。
十一、行政辦公室應對公司所有車輛建立車輛檔案,填寫車輛登記表,按時辦好車輛保險、養(yǎng)路費等各項手續(xù),車輛有關證件及資料由駕駛員妥善保管。
十二、違規(guī)與事故處理
1、駕駛人員應嚴格遵守交通法規(guī)和車輛安全操作規(guī)程及公司各項管理規(guī)章制度,如出現(xiàn)下列情況,所造成的罰款或經(jīng)濟損失由駕駛人員承擔:
(1)無照駕駛;
(2)未經(jīng)許可將車借予他人使用;
(3)違反交通規(guī)則引起的交通肇事;
(4)違反交通規(guī)則。
2、意外事故、不可抗拒原因造成的車輛事故由公司酌情研究處理。
20 第十一章 采購管理
11.1目標、負責制訂公司物資采購需求計劃,并督導實施。
11.2負責編制公司物資管理相關制度。
11.3負責制訂公司物資采購原則,實施統(tǒng)一采購。
11.3負責建立公司物資采購渠道,搞好供應商的擇優(yōu)、篩選與新供應商的開發(fā)工作。
11.3負責嚴格監(jiān)控公司物資的狀況,控制不合理的物資采購和消費。
11.3負責建立公司物資比價體系。
11.3組織建立科學的庫存儲備量標準,最小限度地占用流動資金,充分發(fā)揮物資的有效使用。
11.3組織建立公司物資消耗定額并嚴格定額管理。
11.3嚴格規(guī)范物資保管,采用科學的倉儲管理辦法,保證物資盡其所用。
并建立物資的綜合利用和廢品利用制度。
11.3負責做好倉儲管理,加強對有毒、有害、易燃、易爆、危險物品
第十二章 工程費用概算
第十三章 財務制度
一、 公司財務預算、決算、預測。
二、 編制財務計劃及會計報表,擬寫財務狀況分析報告。
三、 負責合同的管理,對公司對外的經(jīng)濟合同進行審核并備案。
四、負責建立公司內(nèi)部成本核算體系,并進行核算及控制工作。
五、 對各種單據(jù)進行審核。
六、負責各種財務資料的收集、保管、保密工作。
七、 處理應收、應付貨款等有關業(yè)務工作。
八、 負責公司稅務處理工作。
九、 與財政、稅務、銀行等機關政府機構的協(xié)調(diào)與溝通,政府文件的執(zhí)行。
十、 監(jiān)督公司不合理費用開支。
十一、 公司全盤賬務業(yè)務處理。
十二、核算、發(fā)放公司員工的工資 第十四章 工程分包 第一條 為適應我公司建筑施工產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形勢,合理利用社會資源,加強項目部工程協(xié)作施工管理,保證工程質(zhì)量,維護企業(yè)的經(jīng)濟利益和經(jīng)營信譽,特制定本辦法。
第二條 公司承接的工程因設備、環(huán)境、地質(zhì)情況等因素局限,部分工程項目自行完成條件不具備,或為轉移經(jīng)營風險,可考慮對外分包。
第三條 分包合同的簽定應依照《合同法》及其他法規(guī)的規(guī)定,遵循平等、自愿的原則,雙方充分協(xié)商。
第四條 項目經(jīng)理部應嚴格經(jīng)濟合同管理,注重合同資料的評審,文字依據(jù)的整理,規(guī)范運作。
分包合同必須具備以下條款:
1、月度工程款的支付不得超過驗工計價款的90%。
2、明確發(fā)生糾紛的法律訴訟只能在我公司注冊地進行。
第五條 分包工程在履約中,項目經(jīng)理部除監(jiān)督分包方嚴格按合同執(zhí)行外,當業(yè)主要求發(fā)生變化或工程進度發(fā)生變化時,項目經(jīng)理部應對分包方提出變更要求,并形成文字記錄。
第六條 項目經(jīng)理部對分包工程結算時,必須嚴格按照合同條款,遵循必要的審核手續(xù),不得少漏環(huán)節(jié)和越級辦理;財務人員在支付工程款時,必須嚴格對照合同辦理,對手續(xù)不齊備的可拒付款項。
第七條 項目部應對分包方建立考核評價制度,考核評價結果應上報公司相關部門。
分包方在施工中嚴重違反分包合同,影響公司信譽,或發(fā)生重大安全、質(zhì)量責任事故的,項目部應將其清退,同時將其從合格供方目錄中刪除。
第八條 項目經(jīng)理部對分包方所消耗的材料應作好記錄,及時簽認,按月(季)清算。
勞務分包中分包方領用材料超出定額的,應及時扣款。
第二十五條 分包方退場后應了結相關債務,項目部要采取措施避免分包方的債務糾紛轉移到公司。
第九條 與分包方的分包合同一般應明確以下事項:
1、 按施工進度或收款比例按期上繳管理費用。
2、 公司派出人員或項目部對工程資金的使用有制約、監(jiān)督的權利。
3、 分包方應維護公司的信譽,如因進度、質(zhì)量等原因導致公司信譽損失,公司可以解除分包協(xié)議并接管工程。
4、 明確法律訴訟地在我公司注冊地。
第十五章 采購制度
一、采購計劃
1.1物資需求計劃的編制、審批、審核 各子公司應具體明確大宗原材料、設備、備品、配件、技改技措等物資需求計劃的編制部門、審批審核人員;具體明確編制審批審核的程序、時間及相應權限。
2.2計劃實施
2.2.1物資采購計劃編制部門在接到經(jīng)審核后的物資需求計劃后應在規(guī) 定時間內(nèi)完成物資采購計劃的編制、審核、審批。
2.2.2物資采購計劃編制部門在編制物資采購計劃時應核對物資庫存,發(fā) 現(xiàn)有與需求計劃中相同規(guī)格型號或可替代的項目物資時,由核準原需求計劃歸口部門書面確認后,物資采購歸口部門應通知需求單位撤消或變更該需求計劃。
2.2.3采購計劃需分送物資庫房一份,作為物資驗收入庫、核對領用的依 據(jù)。
2.2.4采購計劃批準后,物資采購部門及時進行分解,對計劃物資按類別、 屬性進行集中歸類,對采購計劃進行認證,確定采購的方式。
2.3各子公司對大宗原材料、各類備件材料均應科學制訂儲備定額,實行動態(tài)管理,確保生產(chǎn)經(jīng)營需要及減少資金沉淀,加快周轉。
二、供應商的選擇和評價
2.1 采購部門應廣泛收集各類需求物資的質(zhì)量、價格等市場信息,掌握主要采購物資的信息變化,不斷擴大采購環(huán)境和供應商群體,建立和持續(xù)維護公司供應商管理數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫內(nèi)應分類列明已建立合作關系供應商的主要有效資信信息,包括但不限于:
①供應商名稱; ②法定代表人; ③經(jīng)營范圍; ④銀行帳戶; ⑤地址、電話、傳真、聯(lián)系人、電子信箱、網(wǎng)址等聯(lián)系方式; ⑥特殊資質(zhì)證書的名稱、編號和有效期; ⑦銀行信用等級; ⑧上述信息的變更記錄; ⑨合作記錄(歷次所簽合同價格、數(shù)量和實際交貨數(shù)量、實際交貨日、質(zhì)量驗收結論和違約處理情況); ⑩根據(jù)合作記錄作出的年度信用評價,并注明該供應商是否在《合格供方名錄》中。
2.2 對供應商信用評價的具體實施辦法由各子公司自行制定,對供應商的信用評價每年至少一次,信用評價結論錄入供應商管理數(shù)據(jù)庫中,作為業(yè)務合作開展依據(jù)。
三、采購方式
3.1不同物資的采購業(yè)務實行分類管理的原則,以招投標和詢議價為采購作業(yè)的主要方式,逐步推廣和實施互聯(lián)網(wǎng)上的網(wǎng)絡采購和網(wǎng)絡競標采購作業(yè)方式。
物資采購業(yè)務應遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則。
3.2大宗原材料應從生產(chǎn)廠家直接采購。
確需從中間商處采購的,必須履行一定的審批程序方可操作,其采購價格不得高于從生產(chǎn)廠家直接采購價格的*%(*是指同期銀行貸款利息),對確定的供應商必須要有貨物總價值的20%資金鋪底。
3.3采購人員不得將應當以公開招標方式采購的貨物化整為零或者以其他任何方式規(guī)避公開招標采購。
3.4符合下列情形之一的貨物,可以依照本辦法采用邀請招標方式或詢議價方式采購: ①具有特殊性,只能從有限范圍的供應商處采購的;
②采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。
4.5符合下列情形之一的貨物,可以依照本辦法采用競爭性談判方式采購: ①招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的; ②技術復雜或者性質(zhì)特殊,不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的; ③采用招標所需時間不能滿足緊急需要的; ④不能事先計算出價格總額的。
4.6符合下列情形之一的貨物,可以依照本辦法采用單一來源方式采購: ①只能從唯一供應商處采購的; ②發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的; ③必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續(xù)從原供 應商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之五的。
4.7對基建項目原材料的采購,各子公司要嚴格按照國家相關標準,采取招投標和比質(zhì)比價方式進行采購。
4.9招投標 招投標具體內(nèi)容和辦法參見相關國家法律法規(guī)、公司制度。
4.10詢議價 對貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目,可以依照本辦法采用詢價方式進行采購。
4.11有關合同部分內(nèi)容參見相關國家法律法規(guī)、公司制度,各子公司應根據(jù)各自的管理特點制訂合同管理制度。
五、采購作業(yè)進度控制
5.1 大宗原材料應按采購計劃和合同規(guī)定的數(shù)量、質(zhì)量和供貨時間進行采購作業(yè)進度控制,確保連續(xù)均衡發(fā)(供)貨,視實際情況在各發(fā)貨、中轉、裝運控制點派出采購業(yè)務員駐點驗證質(zhì)量和催發(fā)貨。
5.2 采購經(jīng)辦業(yè)務員應密切注意控制點的情況變化,并視變化的影響程度隨時向相關領導匯報,研究解決的辦法和措施。
如出現(xiàn)重大變化,應深入分析,提出解決的措施和建議,確保物流暢通。
5.3 對大宗原材料以外的采購物資,采購經(jīng)辦業(yè)務員應根據(jù)需要對每一個采購項目確定作業(yè)進度控制點,預定作業(yè)進度,依據(jù)項目物資的緩急,必要時向有
25 關領導匯報,經(jīng)批準后到現(xiàn)場催發(fā)貨,確保在合同規(guī)定的交貨日期前完成。
六、檢驗和驗收
6.1 各子公司應具體明確對到貨物資進行檢驗、驗證的具體部門,按相關管理制度和檢驗規(guī)程實施檢驗、驗證,并對結果承擔責任。
6.2 對檢驗出的不合格物資,應及時通知供應商,并按相關要求和程序進行評審和商務理賠。
如供應商對檢驗結果有異議,確需復檢或仲裁檢驗,經(jīng)審批后方可執(zhí)行。
十、獎懲
10.1 各業(yè)務部門、審批人、業(yè)務員、經(jīng)辦人要嚴格執(zhí)行本制度,對作出相應貢獻的,根據(jù)各公司相關制度予以獎勵,各公司可以在采購業(yè)務制度中規(guī)定具體的獎懲標準和方式。
10.3 對合同管理造成損失的應追究公司分管領導、合同經(jīng)辦業(yè)務部門負責人、合同經(jīng)辦人的經(jīng)濟和法律責任。
10.4 越權審批支付采購資金造成損失的,應追究審批人、財務部負責人、財務部經(jīng)辦會計、經(jīng)辦人的經(jīng)濟和法律責任。
10.5 為謀取個人不正當利益或因收取、索要回扣與對方蓄意通謀簽訂合同,造成采購資金損失或損害公司其他利益的,應就地免職或解除勞動合同,同時追究責任人的經(jīng)濟和法律責任,構成犯罪的,并依法移送司法機關追究其刑事責任。
