酒店存貨采購費用報帳管理細則
關于存貨采購及費用報帳管理細則
酒店各部門:
為了提高工作效率,規(guī)范存貨采購及費用報帳的手續(xù),特制定本細則:
一、供應商貨款的結算:
1.個體戶供應商貨款支付的規(guī)定:凡以個人名義與酒店簽定協(xié)議的供應商,在協(xié)議中必須詳細注明供應商的姓名,身份證號碼,聯(lián)系電話及地址(一家供應商只能以一個人名義簽定協(xié)議,不得多戶多人)。在支付貨款時,由協(xié)議中的供應商領取現(xiàn)金或支票,出納員必須核對無誤后,方能發(fā)放。
2.以單位名義開記戶的供應商貨款支付的規(guī)定:幾以單位名義與酒店簽定協(xié)議的供應商,在協(xié)議中必須詳細注明單位名稱,開戶銀行,帳號,委托經(jīng)辦人姓名,身份證號碼及貨款的支付方式(支票、匯票等),收款單位必須與合同單位一致。在進行貨款支付時,由協(xié)議中委托經(jīng)辦人領取支票或匯票等。如有變更,需加蓋供貨商單位或財務專用章的負責人簽名的書面變更通知書,出納員方能辦理結算手續(xù)。
3.所有以供貨商名義辦理入庫和結算手續(xù)的貨款支付,原則上不得由酒店采購員代為結算,如有此情況,出納員應拒絕付款。
4.供應商應方式的規(guī)定:個體戶性質的供應商以現(xiàn)金(不高于1000元)或支票方式支付,其他供應商原則上以轉帳支票,電匯等方式支付。
5.供應商貨款結算流程及時間規(guī)定:
(1)每月的18日為上月貨款對帳日,供應商將上月的貨物入庫單整理,開具正規(guī)有效的發(fā)票(不得使用復印件),根據(jù)要求填費用報銷單,注明單據(jù)張數(shù),貨品名稱,金額和供應商單位或姓名,由經(jīng)辦采購員簽字,采購部經(jīng)理核準后,到財務部成本會計處對帳,財務部成本會計對貨款結算金額的真實性,發(fā)票及
報帳單填寫的規(guī)范性,有效性進行認真審核,不合規(guī)定者不予 以辦理。
(2)由成本會計審核報帳單據(jù)后,報財務經(jīng)理及總經(jīng)理批準后付款。
(3)出納會計復核審批權限,程序是否正確,手續(xù)及相關單據(jù)是否齊全,金額計算是否準確,支付方式,支付單位是否正確等,復核無誤后方可按支付方式規(guī)定的方式辦理結算手續(xù)。
二.自行采購報帳具體程序:
1.采購人員采購的物品應于事畢2日內(nèi)必須辦理報帳手續(xù),按要求填寫費用報銷單并附相關原始單據(jù)及相對應的申購單與入庫單,經(jīng)采購部經(jīng)理批準后,交成本會計審核并簽字確認,然后依次經(jīng)財務經(jīng)理,總經(jīng)理的批準后付款。
2.出納復核審批權限,程序是否正確,手續(xù)及相關單據(jù)是否齊全,金額計算是否準確等,復核無誤后方可辦理結算手續(xù)。出納必須做到報帳人有借款的首先沖銷借款。
三.日常費用報銷程序:
酒店各部門日常報銷差旅費,辦公費,汽車費用及水電費,交總經(jīng)理批準后付款,出納復核審批權限,程序是否正確,手續(xù)及相關單據(jù)是否齊全,金額計算是否準確等。復核無誤后方可辦理結算手續(xù)。如果有借款必須首先沖銷其借款。
四.預付貨款的報帳程序:
對于一些外地供應商及其他特殊的廠家,必須先預付款后發(fā)貨的,采購人員或申請人必須填制《匯票,支票申請單》,注明事由,金額,申請人及對方單位名稱等,在采購部經(jīng)理核準后,依次財務經(jīng)理簽字,總經(jīng)理批準后,方可預付。預付的帳款財務部有權要求采購
人員或申請人及時地到財務沖賬。對于預付帳款的報銷單據(jù)在收貨后或事畢后2日內(nèi)必須填制費用報銷單在經(jīng)手人及采購部經(jīng)理簽字
后,由財務經(jīng)理,總經(jīng)理簽字后才能報銷。
五.借款的管理:
酒店各部門的其他費用支出及因公出差等需借款時,必須由借款人填寫借款單,在所屬部門負責人核準后,經(jīng)財務經(jīng)理審核,總經(jīng)理批準后,方可辦理借款,借款人必須認真負責清理自己的各項借款與欠款,逾期不報帳或償還借款,財務部將停發(fā)其工資,直至與財務部清賬完畢。前賬未清而需借款的人員,需經(jīng)財務經(jīng)理,總經(jīng)理批準后方可借款,但在下次報銷中一并報帳。酒店杜絕一切因私個人借款,特殊情況下,必須有擔保人,經(jīng)財務經(jīng)理,總經(jīng)理,董事長批準。
六.關于原始單據(jù)的規(guī)定:
財務審批堅持支出的合理性,單據(jù)的合法可信性。手續(xù)不全者不予報銷。采購人員及其他部門報銷的單據(jù),必須是稅務部門認可的發(fā)票。若采購人員向個體戶購買商品,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方定出售貨證明,并簽名蓋章,有一人以上的采購人員證明及驗收人員的驗收證明,經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可給予報銷。
七.違規(guī)處罰規(guī)定:
以上報帳及審核人員,應認真履行職責,嚴格按規(guī)定要求辦理事務。若違反規(guī)定視情節(jié)輕重,處于違規(guī)金額2倍以上5倍以下的罰款外并作除名處理。
八.本規(guī)定于2008年1月1日起執(zhí)行。
綠水雅客生態(tài)酒店
