公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、 文書處理程序：
目 的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務。
參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟檔案管理辦法》
（__字[ ]第111號）
附 件：《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》
（一） 收文：
1、 上級機關下發(fā)的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。
2、 綜合辦收到文件后，應按照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。
3、 文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、 文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。
5、 涉及幾個部門合辦
（合閱）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。
6、 嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應立即逐級上報，嚴肅處理。
（遞送，不得拖延。
4、 公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。
四、 辦公設備及用品使用程序：
范 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件：總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》
（__字[ ]第125號）
1、 辦公設備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、 辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、 辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應的維修臺帳。
4、 辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。
5、 辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、 辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、 辦公用品要根據(jù)實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領導批準后統(tǒng)一購置。
9、 綜合辦根據(jù)領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。
五、 圖書購置、借閱程序：
1、 圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。
2、 購置圖書后，購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。
3、 圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、 綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、 借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、 信息傳遞程序：
1、 公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。
2、 對于總公司下行的信息
（包括fa__ 、e-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領導后下發(fā)相關部室承辦。
3、 各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯(lián)系，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時傳達到有關部門和人員，并及時處理有關事項。
4、 各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、 公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音。
