編寫物業(yè)管理投標書規(guī)范
物業(yè)管理投標書的編寫
物業(yè)管理投標書是對投標公司前述準備工作的總結,是投標公司的投標意圖、報價策略與目標的集中體現(xiàn),其編制質(zhì)量的優(yōu)劣將直接影響投標競爭的成敗。因此,投標公司除了應以合理報價、先進技術和優(yōu)質(zhì)服務為其競標成功打好基礎外,還應學會如何包裝自己的投標文件,如何在標書的編制、裝訂、密封等方面給評委留下良好的印象,以爭取關鍵性評分。
由于不同物業(yè)具有不同性質(zhì),不同招標項目具有不同要求,其投標書的內(nèi)容要求也相應呈現(xiàn)出差異。投標公司在實踐中可根據(jù)具體情況自行發(fā)揮。
一、物業(yè)管理投標書的內(nèi)容
(一)物業(yè)管理投標書的組成
物業(yè)管理投標書,即投標人須知中規(guī)定投標者必須提交的全部文件,主要包括:
1.投標致函
投標致函實際上就是投標者的正式報價信,其主要內(nèi)容有:
(1)表明投標者完全愿意按招標文件中的規(guī)定承擔物業(yè)管理服務任務,并寫明自己的總報價金額;
(2)表明投標者接受該物業(yè)整個合同委托管理期限;
(3)表明本投標如被接受,投標者愿意按招標文件規(guī)定金額提供履約保證金;
(4)說明投標報價的有效期;
(5)表明本投標書連同招標者的書面接受通知均具有法律約束力;
(6)表明對招標者接受其他投標的理解。
2.附件
附件的數(shù)量及內(nèi)容按照招標文件的規(guī)定確定。但應注意,各種商務文件、技術文件等均應依據(jù)招標文件要求備全,缺少任何必須文件的投標將被排除在中標人之外。這些文件主要包括:
(1)公司簡介。概要介紹投標公司的資質(zhì)條件、以往業(yè)績等情況。
(2)公司法人地位及法定代表人證明。包括資格證明文件(營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、企業(yè)代碼以及行業(yè)主管部門頒發(fā)的資質(zhì)等級證書、授權書、代理協(xié)議書等)、資信證明文件(保函、已履行的合同及商戶意見書、中介機構出具的財務狀況書等)。
(3)公司對合同意向的承諾。包括對承包方式、價款計算方式、服務款項收取方式、材料設備供應方式等情況的說明。
(4)物業(yè)管理專案小組的配備。簡要介紹主要負責人的職務、以往業(yè)績等。
(5)物業(yè)管理組織實施規(guī)劃等。說明對該物業(yè)管理運作中的人員安排、工作規(guī)劃、財務管理等內(nèi)容。
(二)物業(yè)管理投標書的主要內(nèi)容
物業(yè)管理投標書除了按規(guī)定格式要求回答招標文件中的問題外,最主要的內(nèi)容是介紹物業(yè)管理要點和物業(yè)管理服務內(nèi)容、服務形式和費用。
1.介紹本物業(yè)管理公司的概況和經(jīng)歷
除了介紹本公司的概況外,主要介紹本公司以前管理過或正在管理物業(yè)的名稱、地址、類型、數(shù)量,要指出類似此次招標物業(yè)的管理經(jīng)驗和成果,并介紹主要負責人的專業(yè)、物業(yè)管理經(jīng)歷和經(jīng)驗。
2.分析投標物業(yè)的管理要點
主要指出此次投標物業(yè)的特點和日后管理上的特點、難點,可列舉說明,還要分析租用戶對此類物業(yè)及管理上的期望、要求等。以下分別對不同性質(zhì)物業(yè)管理中的重點、難點做出分析:
(1)住宅小區(qū)
對于住宅小區(qū)而言,舒適便捷是業(yè)主最起碼的要求,高檔次的優(yōu)質(zhì)服務則是其更高的享受追求,因此其物業(yè)管理應當突出的是:
①環(huán)境管理。要求物業(yè)管理能維護規(guī)劃建設的嚴肅性,定期進行檢查維修,禁止亂鑿洞、亂開門窗的破壞性行為,禁止個別業(yè)主隨意改動房屋結構或亂搭建行為,保證業(yè)主的居住安全。
②衛(wèi)生綠化管理。定時對小區(qū)公共場所進行清掃保潔,及時清運垃圾,并對衛(wèi)生用具進行清潔消毒;加強小區(qū)綠化養(yǎng)護,派專人管理綠化帶、花草樹木,禁止人為破壞行為。
③治安管理。成立保衛(wèi)處,負責小區(qū)內(nèi)的治安巡邏與防范,確保住戶財產(chǎn)安全。
④市政設施管理。即市政道路、下水管道、窨井與消防等公共設施的管理、維修、保養(yǎng)等工作。
⑤便利服務。為特殊住戶提供各種專業(yè)
有償服務和特需服務。
(2)高層住宅
高層住宅相對于普通住宅小區(qū)而言,其特點是建筑規(guī)模大、機電設備多、住戶集中,居住人員的素質(zhì)也相應較高。因此,這類物業(yè)管理的重點應放在:
①機電設備管理。這是大樓的核心部分,如發(fā)電機、中央空調(diào)、供水、消防、通信系統(tǒng)等,一旦哪一部分發(fā)生問題,必將嚴重影響住戶生活和工作。因此物業(yè)管理部門必須備有一支技術熟練的專業(yè)人員,做好管理人員的培訓,健全各項管理制度,保證能及時排除故障。
②保衛(wèi)治安管理。須設保安班,24小時值班守衛(wèi),建立來訪人員登記制度,公共場所安裝閉路電視監(jiān)視系統(tǒng),保證大樓每個角落都能處在保安人員控制中。
③衛(wèi)生清潔管理。堅持早上清掃樓梯、走廊通道、電梯間等,收倒各樓層垃圾,清洗衛(wèi)生用具,保持大樓清潔衛(wèi)生。
④保養(yǎng)維護。主要是對公用設施、公共場所進行定期檢查、維修。
(3)寫字樓
寫字樓作為辦公場所,要求環(huán)境應保持寧靜、清潔、安全,其物業(yè)管理重點應放在:
①安全保衛(wèi)工作。保證防盜及安全設施運作良好,堅持出入登記制度,24小時值班守衛(wèi)。
②電梯、中央空調(diào)、水電設施維護。保證工作時間上述設備正常工作,不允許出錯。
③清潔衛(wèi)生服務。這同高層住宅相類似,但要求更高,應當天天擦洗門窗,清掃走廊,做到無雜物、無灰塵,同時保證上班時間的開水供應。
(4)商業(yè)大廈管理
在商業(yè)大廈管理中,公司形象、居民購物方便程度是考慮的首要因素,其管理重點在于:
①安全保衛(wèi)工作。通常大型商業(yè)中心客流量較大,容易發(fā)生安全問題,故應保證24小時專人值班巡邏,以及便衣保安人員場內(nèi)巡邏。
②消防工作。管理維護消防設施,制定嚴格的消防制度。
③清潔衛(wèi)生工作。有專職人員負責場內(nèi)巡回保潔、垃圾清掃,隨時保持商場環(huán)境衛(wèi)生。
④空調(diào)或供熱設備管理。設立專職操作及維護人員,保證設備正常運轉(zhuǎn)。
以上是針對各類型物業(yè)列舉其物業(yè)管理中普遍的重點和難點,但在具體編寫投標書時,投標公司應針對物業(yè)具體性質(zhì)與業(yè)主情況,就最突出的問題作詳細分析。
3.介紹本公司將提供的管理服務內(nèi)容及功能
(1)開發(fā)設計建設期間的管理顧問服務內(nèi)容
簡要介紹物業(yè)管理公司前期介入所應考慮的問題及其意義,接下來就各問題進行詳細敘述。
①對投標物業(yè)的設計圖紙?zhí)峁I(yè)意見。投標公司應從物業(yè)建成后管理的角度出發(fā),考慮設計圖紙是否具有操作的可行性,是否方便用戶,有時甚至可以就物業(yè)的發(fā)展趨勢提出一些有利于日后運用先進技術管理的設計預留建議。
②對投標物業(yè)的設施提供專業(yè)意見。投標公司應從使用者角度考慮設施的配置能否滿足住戶的普遍需要。
③對投標物業(yè)的建筑施工提供專業(yè)意見并進行監(jiān)督。包括參與開發(fā)商重大修改會議,向業(yè)主提供設備保養(yǎng)、維護等方面的建議。
④提出本投標物業(yè)的特別管理建議。主要就先前所分析到的管理難點有針對性地提出施工方面的建議,以利于日后管理。
(2)物業(yè)竣工驗收前的管理顧問服務內(nèi)容
①制訂員工培訓計劃。詳細說明員工培訓的課程內(nèi)容,以及經(jīng)培訓后員工所應具備的素質(zhì)。
②制訂租約條款、管理制度和租用戶手冊。
③列出財務預算方案。指出日常運作費用支出,確定日后收費基礎。
(3)用戶入住及裝修期間的管理顧問服務內(nèi)容
①住戶入住辦理移交手續(xù)的管理服務。說明物業(yè)管理公司在用戶入住時應向用戶解釋的事項,及其應當承辦的工作。
②住戶裝修工程及物料運送的管理服務。規(guī)定用戶裝修時應注意的問題及應提交的文件。
③遷入與安全管理服務。說明物業(yè)管理公司應當采取哪些措施,規(guī)定業(yè)主應遵守的規(guī)章制度。
(4)管理運作服務內(nèi)容
①物業(yè)管理人力安排。編制物業(yè)管理組織運作圖,說明各部門人員職責及其相互關系。
②保安服務。包括為聘任與培訓員工、設立與實施保安制度等而應采取的措施。
③清潔服務。包括擬定清潔標準,分包清潔工作的措施,監(jiān)督清潔工作,以及保證清潔標準的其他措施。
④維修保養(yǎng)服務。編制維修計劃,安排技術工程師監(jiān)督保養(yǎng)工作的實施。
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sp;⑤財務管理服務。包括制定預算案,代收管理費、處理收支賬目、管理賬戶等。
⑥綠化園藝管理服務。包括配置園藝工,布置盆栽,節(jié)日的裝飾工作等。
⑦租賃管理服務。這是針對承租用戶的管理工作,包括收取租金,提供租約,監(jiān)督租戶遵守規(guī)章等工作。
⑧與租用戶聯(lián)系及管理報告。主要包括通知、拜訪用戶,了解情況,并定期向業(yè)主大會報告管理情況等工作。
⑨其他管理服務內(nèi)容。補充說明由于招標物業(yè)的特殊功用或業(yè)主特殊要求而需要的其他特定服務。
(5)說明將提供的服務形式、費用和期限
①管理顧問服務期限:通常自接受委托開始至樓宇發(fā)放執(zhí)照為止。
②管理運作服務期限:自樓宇發(fā)放執(zhí)照起,至合同到期為止。
二、物業(yè)管理投標書編寫注意事項
(一)物業(yè)管理投標書的基本要素
物業(yè)管理投標書作為評標的基本依據(jù),必須具備統(tǒng)一的編寫基礎,以便于評標工作的順利進行。因此,投標公司必須對投標書的基本要素有所了解。
1.計量單位
計量單位是投標書中必不可少的衡量標準之一。因此,統(tǒng)一計量單位是避免在定標和履約中出現(xiàn)混亂的有力手段。投標書中必須使用國家統(tǒng)一規(guī)定的行業(yè)標準計量單位,不允許混合使用不同的度量制。
2.貨幣
國內(nèi)物業(yè)管理投標書規(guī)定使用的貨幣應為“人民幣”,而國際投標中所使用貨幣則應按招標文件的規(guī)定執(zhí)行。
3.標準規(guī)范
編制投標書應使用國家統(tǒng)一頒布的行業(yè)標準與規(guī)范,如果某些業(yè)主由于特定需要要求提供特殊服務,也應按照國家正式批準的統(tǒng)一的服務行業(yè)標準規(guī)范,嚴格準確地行事。
若采用國外的服務標準與規(guī)范,應將所使用的標準規(guī)范譯成中文,并在投標書中說明。
4.表述方式
投標書的文字與圖紙是投標者借以表達其意圖的語言,它必須要能準確表達投標公司的投標方案,因此,簡潔、明確、文法通暢、條理清楚是投標書文字必須滿足的基本要求。編制投標書時,切忌拐彎抹角、廢話連篇、用詞模棱兩可,應盡量做到言簡意賅,措辭準確達意,最大限度地減少招標單位的誤解和可能出現(xiàn)的爭議。
圖紙、表格較之于文字在表達上更為直接,簡單明了,但這同樣要求其編寫做到前后一致、風格統(tǒng)一、符合招標文件的要求。最好能以索引查閱方式將圖紙表格裝訂成冊,并和標書中的文字表述保持一致。
5.理論技巧
投標書的編寫不僅應做到投標目標明確、方案可行,編寫人員還應熟練掌握與投標書內(nèi)容相關的法律、技術和財務知識,并以服務為出發(fā)點,綜合運用心理學、運籌學、統(tǒng)計學等方面的理論和技巧。
6.資料真實性
投標文件應對招標文件的要求作出實質(zhì)響應,其內(nèi)容應符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定,且無重大偏離與保留。投標人應按招標文件的要求提供投標文件,并保證所提供全部資料的真實性,以使其投標文件對應招標文件的要求。否則,其投標將被拒絕。
(二)物業(yè)管理投標書編寫中應注意的問題
1.確保填寫無遺漏,無空缺。投標文件中的每一空白都需填寫,如有空缺,則被認為放棄意見;重要數(shù)據(jù)未填寫,可能被作為廢標處理。因此投標公司在填寫時務必小心謹慎。
2.不得任意修改填寫內(nèi)容。投標方所遞交的全部文件均應由投標方法人代表或委托代理人簽字;若填寫中有錯誤而不得不修改,則應由投標方負責人在修改處簽字。
3.填寫方式規(guī)范。投標書最好用打字方式填寫,或者用墨水筆工整填寫;除投標方對錯處作必要修改外,投標文件中不允許出現(xiàn)加行、涂抹或改寫痕跡。
4.不得改變標書格式。若投標公司認為原有標書格式不能表達投標意圖,可另附補充說明,但不得任意修改原標書格式。
5.計算數(shù)字必須準確無誤。投標公司必須對單價、合計數(shù)、分步合計、總標價及其大寫數(shù)字進行仔細核對。
6.報價合理。投標人應對招標項目提出合理的報價。高于市場的報價難以被接受,低于成本報價將被作為廢標,或者即使中標也無利可圖。因唱標一般只唱正本投標文件中的“開標一覽表”,所以投標人應嚴格按照招標文件的要求填寫“開標一覽表”、“投標價格表”等。
7.包裝整潔美觀。投標文件應保證字跡清楚、文本整潔,紙張統(tǒng)一,裝幀美觀大方。
8.報價方式規(guī)范。凡是以電報、電話、傳真等形式進行的投標,招標方概不接受。
