物業(yè)公司租售業(yè)務(wù)信息資料管理規(guī)范
物業(yè)公司租售業(yè)務(wù)信息、資料管理規(guī)范
1.目的
對(duì)租售信息的傳遞與更新過程,以及租售中心及各部門租售業(yè)務(wù)資料的管理進(jìn)行規(guī)范。
2.范圍
適用于租售中心全體及各部門租售人員。
3.職責(zé)
3.1租售中心及各部門租售人員負(fù)責(zé)信息的收集、整理和傳遞;
3.2租售中心負(fù)責(zé)公司各類租售信息的匯總、分析和對(duì)外發(fā)布。
4.方法和過程控制
4.1租售信息報(bào)送
4.1.1管理處當(dāng)日所登記的委托、交易、撤單業(yè)務(wù),需及時(shí)記錄,并在一個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送租售中心;如連續(xù)半個(gè)月都沒有任何業(yè)務(wù)發(fā)生,要在當(dāng)月15日、30日前發(fā)知會(huì)到租售中心。
4.1.2租售中心每半個(gè)月統(tǒng)計(jì)租售交易信息,并掛到內(nèi)部信息網(wǎng)上。
4.1.3租售中心每周將各管理處上報(bào)信息登記,有效信息在外部信息網(wǎng)上發(fā)布。
4.2租售資料保管
4.2.1管理處所填寫的初始租售資料,應(yīng)明確專人嚴(yán)格保管,除上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)管理部和租售中心工作人員外,不得提供他人使用或借閱。
4.2.2在進(jìn)行委托登記時(shí),租售人員必須注意登記資料的保管,避免客戶看到其它相關(guān)資料。租售人員應(yīng)熟記委托記錄,當(dāng)有業(yè)主或客戶前來咨詢時(shí),要口述房屋委托情況,不可將重要資料出示給客戶。
4.2.3對(duì)已失效的租售資料,各部門需至少再保存二年。
4.3租售信息表格的填寫
4.3.1在填寫租售信息電子文檔時(shí),填入的信息用宋體11號(hào)字,表格格式不得改動(dòng)。
4.3.2表格內(nèi)的編號(hào)為八位:**aabccc-*為年度代碼;a為管理處代碼;b為表格代碼;c為業(yè)務(wù)發(fā)生的序號(hào),初始序號(hào)為001。
4.3.3管理處代碼(同郵箱編碼):天景-01;威登-02;荔景-03;萬景-04;桂苑-05;城花-06;福景-07;俊園-08;彩園-09;花城-10;金色-11;溫馨-12。
4.3.4業(yè)務(wù)表格代碼:出租-1;轉(zhuǎn)讓-2;客戶委托-3;交易-4;撤單-5。
4.3.5日期填寫的格式:例如:2001年10月1日,寫為。
4.3.6戶型填寫的格式:幾房幾廳幾衛(wèi),復(fù)式戶型并需注明。
4.3.7附屬設(shè)施欄主要填寫室內(nèi)是否含裝修、家電、家私。
4.3.8各部門應(yīng)對(duì)所有租售合約統(tǒng)一編號(hào)保存,編號(hào)規(guī)則如下:部門簡(jiǎn)稱+[年份]序號(hào),例如:天景[2001]001。
4.3.9備注:物業(yè)類型(高層、多層、別墅等)、有無留鑰匙、另要補(bǔ)充的內(nèi)容。
4.3.10價(jià)格:售價(jià)和月租在登記時(shí),要了解客戶的心理價(jià)位,如報(bào)最低價(jià)需注明。
4.3.11付清/供樓以及原價(jià)需填寫。
4.3.12房號(hào):標(biāo)明具體房號(hào)-*苑*幢*號(hào)。
4.3.13撤單表內(nèi)的撤單類別,分為業(yè)主撤單和客戶撤單兩類,根據(jù)撤單類別填寫其中一種。后面對(duì)應(yīng)的原編號(hào),填寫相應(yīng)原表內(nèi)的編號(hào)。
4.3.14郵件發(fā)送業(yè)務(wù)表格時(shí),要把所發(fā)內(nèi)容用顏色區(qū)分:新增或新更改的統(tǒng)一用紅色字體,對(duì)房源和客戶信息中非本期成交或撤單的統(tǒng)一用藍(lán)色字體,其它格式不變。但在更新信息傳遞時(shí),要將相應(yīng)字體顏色調(diào)換。
4.4租售信息以年度為單位保存,在下年開始時(shí),啟用新表格,相應(yīng)序號(hào)、合同號(hào)從001開始登記。對(duì)于跨年度仍然有效的委托,要順延至下一年度,但原編號(hào)不變。
4.5各部門租售人員崗位若發(fā)生變動(dòng),必須及時(shí)通知租售中心,并完善各項(xiàng)交接手續(xù)(須有租售中心人員監(jiān)督),前任租售人員應(yīng)對(duì)新租售人員進(jìn)行必要的培訓(xùn),以保證租售工作的連續(xù)性。
4.6部門每季度應(yīng)對(duì)本部門租售業(yè)務(wù)工作情況進(jìn)行分析總結(jié),并將分析報(bào)告報(bào)租售中心。
5.質(zhì)量記錄表格
vkwy7.5.1-g06-01-f1《房屋出租登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f2《房屋轉(zhuǎn)讓登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f3《客戶委托登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f4《房屋交易登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f5《撤單記錄表》
