商住項目檔案資料管理規(guī)范
商住項目檔案資料的管理
資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來越被重視,法律、法規(guī)的健全,業(yè)主維權(quán)意識的日益覺醒,對物業(yè)資料的管理,特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。
*發(fā)商移交的原始資料的管理
樓宇交接時,開發(fā)商和物業(yè)公司需要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業(yè)公司做好今后管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。這主要包括以下資料:1、原始規(guī)劃資料;2、竣工驗收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設(shè)備安裝圖紙、說明書、供應(yīng)商資料。
*業(yè)主入住的原始登記資料的管理
業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分,也是物業(yè)管理中基礎(chǔ)的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時,一次性收集完整。主要資料如下:1、房產(chǎn)證、購房合同復(fù)印件;2、營業(yè)執(zhí)照或身份證復(fù)印件;3、業(yè)主開戶原始登記表;4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協(xié)議、業(yè)主公約,消防安全責(zé)任書;5、租戶變更情況登記表。
*業(yè)主、用戶裝修資料的管理
業(yè)主、用戶在辦理裝修時,管理處對裝修資料的審批很重要,一方面為方便今后的維修,一方面為房屋的使用安全。因此,管理處在審核裝修資料時,一定要細致、嚴(yán)格,為今后的日常管理工作奠定基礎(chǔ)。裝修資料的管理主要分為如下內(nèi)容:1、消防審批報告;2、裝修圖紙;3、消防驗收報告;4、裝修施工單位資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗收報告;8、二次裝修申報手續(xù)、消防驗收報告。
*管理處日常記錄文件的管理
日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作,也是物業(yè)管理工作中非常繁瑣的工作,更是督促物業(yè)公司提高服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內(nèi)容,如:綠化、清潔、設(shè)備維護、公共設(shè)施維護、安防巡查等等。值班記錄包含各責(zé)任部門的值班情況登記,如:機房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄情況登記等。對外包項目,盡管我們只是進行月評價,但為了監(jiān)督日常的服務(wù)質(zhì)量,也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業(yè)主投訴進行分類,及時處理并將處理結(jié)果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內(nèi)容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項目的評價記錄;4、業(yè)主投訴情況記錄;5、突發(fā)事件記錄及處理情況。
*財務(wù)資料管理
物業(yè)公司的核心是提供服務(wù)和贏得利潤,在做好服務(wù)的同時,加強財務(wù)管理,收取應(yīng)收費用,降低管理成本也是相當(dāng)重要的。因此在財務(wù)資料管理上必須講究完整、連續(xù)性。財務(wù)管理主要有如下資料:1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費的交繳資料;2、固定資產(chǎn)的登記管理資料;3、外包單位按合同付費記錄資料;4、有償服務(wù)收費記錄資料。
*業(yè)主、用戶往來函件的管理
業(yè)主、用戶往來函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進行交往的原始記錄文件,對今后會引起法律糾紛的事件是一個很好的原始記錄,特別是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知,這類文件一定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知;2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件;3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復(fù)函。
*業(yè)主委員會資料管理
對已經(jīng)成立業(yè)主委員會的管理處,要將業(yè)主委員會的相關(guān)資料整理備案,做好每次業(yè)主委員會會議紀(jì)要,留案備查。1、歷屆業(yè)主委員會選舉資料;2、業(yè)主委員會會議資料;3、業(yè)主委員會委員個人登記資料;4、社區(qū)文化活動記錄資料及圖片。
*上級主管部門、公司內(nèi)部請示、匯報文件的管理
給上級主管部門、公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門的請示、匯報文件,做好登記、記錄,對請示文件中領(lǐng)導(dǎo)的批示進行登記,安排人員落實,并做到及時檢查落實情況。1、給上級主管部門的請示;2、給公司領(lǐng)導(dǎo)的請示;3、給公司相關(guān)部門的報告;4、與公司相關(guān)部門的往來函件。
*管理處員工人事資料的管理
對員工人事資料的管理,可以為管理處日?？荚u、年終評比提供依據(jù),同時也可以使管理處合理使用人力資源,用人所長。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日?？荚u記錄;3、員工獎懲記錄;4、員工專業(yè)資格證書的登記;5、員工日常培訓(xùn)的記錄。
*公司文件、管理制度的收集管理
為使管理處每一位員工能更好掌握公司動態(tài),貫徹公司的經(jīng)營方針、目標(biāo),對公司下發(fā)的文件要求相關(guān)人員要傳閱、學(xué)習(xí),并進行登記。1、公司編號公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關(guān)專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。
*業(yè)管理相關(guān)資料的收集管理
為及時掌握、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動態(tài)、法律法規(guī),注意收集相關(guān)資料,存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集;2、報紙、雜志相關(guān)案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關(guān)報道的剪貼資料;4、管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主、租戶的相關(guān)報道資料。
