物業(yè)企業(yè)采購管理工作程序

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：33

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物業(yè)管理有限公司程序文件

--采購管理程序

1.目的

對各部門采購物資過程進行控制,確保采購物資符合質(zhì)量要求及物資采購價格的合理。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

3.1品質(zhì)管理部負責對a類物資采購供方/品牌的選擇和評估。

3.2財務管理部負責對采購物資的價格的審核及采購行為的監(jiān)控。

3.3各部門負責對采購物資的驗收和使用過程的跟蹤。

4.物資的分類:

a類:是指對服務質(zhì)量影響較大、采購批量較大或須在指定供方或品牌中采購的物資。

b類:除a類物資外單價在人民幣2000元以上,必須經(jīng)過評估方能采購的物資。

c類:a、b類以外物資。

5.物資采購的審批權限

5.1業(yè)務部門經(jīng)理:單宗(一次性,下同)采購金額2000元以下的物資。

5.2職能部門經(jīng)理:單宗采購金額2000元以上(含2000元)5000元以下的物資。

5.3分管總經(jīng)理助理:單宗采購金額5000元以上(含5000元)10000元以下的物資。

5.4總經(jīng)理:所有固定資產(chǎn)及單宗采購金額10000元及以上的物資。

6. 方法和控制過程

6.1供方或品牌的選擇和評估

6.1.1評估必備資料

6.1.1.1供方的營業(yè)執(zhí)照復印件(需加蓋供方的公章)。

6.1.1.2特種產(chǎn)品的經(jīng)營許可證(如:安防器材)。

6.1.1.3采購物資的報價(單)。

6.1.1.4采購物資的合同/協(xié)議樣本。

6.1.2評估內(nèi)容主要包括

6.1.2.1采購供方的資信。

6.1.2.2采購物資的質(zhì)量。

6.1.2.3采購物資的價格。

6.1.2.4采購供方服務的及時性。

6.1.2.5采購物資品質(zhì)保證系統(tǒng)

6.1.2.6采購物資的合同樣本。

6.1.3評估的權限

6.1.3.1 a類物資供方/品牌由品質(zhì)管理部負責選擇和評估。a類物資中ci產(chǎn)品的物資供方由總經(jīng)理辦公室負責選擇和評估,并發(fā)送品質(zhì)管理部審核。

6.1.3.2 b類和需評估的c類物資,由各部門負責選擇和評估,并發(fā)送相關職能部門和公司領導審核。對已經(jīng)過某個部門評估合格的,在半年內(nèi),該部門或其他部門可不經(jīng)過評估,直接按采購程序向該供方/品牌采購。

6.1.3.3所有物資的采購價格由財務管理部負責審核,必要時須經(jīng)審算和公開招標。

6.2采購資料的準備

6.2.1部門經(jīng)理有審批權限的物資,各部門根據(jù)月工作計劃,結合倉庫庫存情況,由倉管員填寫《物資申請單》,按程序報經(jīng)批準后方可安排采購。

6.2.2統(tǒng)一結算的a類物資,由使用部門倉管員每月五日前單獨填寫《物資申請單》,經(jīng)部門經(jīng)理審批后,在指定供方或品牌中采購,并于每月25日前直接與供方索取正式發(fā)票,核對無誤后按財務制度進行報銷。

6.2.3 ci產(chǎn)品采購資料的準備按《標識管理程序》進行。

6.2.4對b類物資的采購,須取得三家以上的相關資料,并將有關供方情況記錄在《物資申請報告》中,按權限進行審批。對于某種特殊物資(如兒童娛樂設施、健身器材等),無法取得三家同類型產(chǎn)品的資料時,須在表中評估結論中注明。

6.2.5本部門無審批權限的物資采購(ci產(chǎn)品除外)均須填寫《物資申請報告》進行報批。

6.2.6采購人員在采購前,應檢查采購物資的審批資料是否完善,當審批資料不完善時應向部門經(jīng)理報告,并按公司規(guī)定的審批權限補齊相關的審批手續(xù)后,再行采購或簽訂采購合同。

6.3物資的采購

6.3.1 a類物資的采購。

必須在指定的供方或指定的品牌中采購,無法在指定的供方或品牌中選購的情況,必須在《物資申請報告》'備注'注明,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理同意后方可采購。

6.3.2資產(chǎn)的采購。

6.3.2.1購買資產(chǎn)的審批權限按照'5.物資采購的審批權限'執(zhí)行。

6.3.2.2檢測儀表的采購必須報品質(zhì)管理部審核,其他資產(chǎn)采購超過審批權限的,必須先報以下相關部門審核:

a.家私、家電、服裝、車輛及配件報房產(chǎn)后勤管理部;

b.電腦及配件報總經(jīng)理辦公室;

c.保安器材、工具報品質(zhì)管理部;

6.3.3 ci產(chǎn)品及宣傳品的采購

6.3.3.1 ci產(chǎn)品的采購參見《標識管理程序》執(zhí)行。

6.3.3.2各部門宣傳品如需委托外界設計、制作,必須由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排制作,并在報銷的發(fā)票上簽字確認后,方可辦理報銷手續(xù)。

6.3.4代客購物

顧客需要代購物品時,部門須填寫《居家服務情況記錄表》,分別注明材料費及服務費,材料費超過400元時,應直接向顧客收取現(xiàn)金,采購后將材料費發(fā)票交顧客,管理處只收取服務費。

6.4物資的驗收

6.4.1物資采購完成后,采購員應及時通知各物資的專項檢驗員、倉管員檢驗、入庫,填寫《進倉單》。

6.4.2對2000元以上的資產(chǎn),由房產(chǎn)后勤管理部或委派人員到現(xiàn)場檢驗核實,并在《資產(chǎn)情況審核單》上簽字確認后,方可到財務管理部辦理報銷手續(xù)。

6.4.3對于不屬于資產(chǎn)的電腦配件、零件、備件等直接安裝使用的物品,由使用部門管理人員在《電腦軟、硬件故障維護記錄表》上簽字確認,可不填《進倉單》,未使用的須填寫《進倉單》。

6.4.4專項檢驗員驗收時,發(fā)現(xiàn)無標識、有受潮、水跡、油污、破損等異樣,必須打開包裝進行驗收;倉管員按照《物資申請單》對物資的數(shù)量進行驗收入庫。

6.4.5 檢驗出現(xiàn)不合格物資時,由檢驗者填寫《不合格物資處理單》,報部門經(jīng)理,不合格物資的處理按公司相關規(guī)定執(zhí)行。

6.4.6 采購完成后,有關文件記錄由使用部門經(jīng)理指定專人收集、保管、存檔。

6.4.7如顧客有要求時,應在采購合同中增加條款,以明確顧客或其代表可到供方現(xiàn)場對采購物資或服務進行驗證。

6.5物資供方/品牌的增加及變更

6.5.1因公司服務質(zhì)量要求,需要增加a類物資供方/品牌時,由使用部門根據(jù)該物資對服

務質(zhì)量的影響程度進行評價,填寫《a類物資供方或品牌變更申請表》,報品質(zhì)管理部審批。

6.5.2對a類物資供方無法滿足公司服務質(zhì)量要求,破產(chǎn)倒閉或搬遷、更名時,采購員負責填寫《a類物資供方或品牌變更申請表》,報品質(zhì)管理部審批后,可以更改或取消該項物資供方資格。

6.5.3在指定品牌、供方處采購物資時,如購到偽劣商品,檢驗員需在一周內(nèi)上報品質(zhì)管理部,如一個月在某一供方處采購兩次以上偽劣商品或半年內(nèi)出現(xiàn)四次偽劣商品,品質(zhì)管理部將取消合格供方資格,在三天內(nèi)通知到各部門,并會同有關部門選擇新的合格供方。

6.5.4各部門確定以定期結算方式的物資供方時,須由部門填寫《物資申請報告》進行評估,并簽定物資采購合同或協(xié)議,在結帳時需以市場平均價或合同協(xié)議價為標準,認真核對物資價格,無誤后方可結帳。合同期滿前需重新評估,填寫《物資申請報告》報相關職能部門審批,

6.5.5所有采購合同/協(xié)議必須包括以下條款:

'甲方嚴禁自己的任何員工接受乙方的禮品、娛樂性招待、金錢或其它形式的饋贈。乙方不得有任何饋贈或賄賂甲方人員行為,否則,甲方視為乙方違約,并將立即取消供方資格。'

6.5.6品質(zhì)管理部應即時更新已評估的物資供方或品牌,以便各部門直接與供方進行聯(lián)系。

6.6物資供方/品牌的回訪

6.6.1財務管理部負責對各類物資指定供方進行抽查回訪,具體回訪方法按《采購行為回訪程序》進行,以了解采購人員的職務行為及各類物資價格的浮動情況,每季度公布一次常用物資參考價格。

6.6.2品質(zhì)管理部負責每半年向各部門進行一次a類物資供方的調(diào)查。并將調(diào)查情況進行統(tǒng)計分析,提交管理評審。根據(jù)年底調(diào)查的統(tǒng)計分析情況來決定與

a類物資供方續(xù)簽合同,對調(diào)查情況普遍反映差的供方,不再續(xù)簽,由品質(zhì)管理部負責進行市場了解選擇合格的a類物資供方。

6.7采購合同的簽訂

6.7.1簽訂所有物資采購合同均須按《合同管理程序》執(zhí)行。

6.7.2以下幾種情況的物資采購必須簽訂合同:

a.采購的物資對服務質(zhì)量影響較大,且該物資沒有獨立的保修單(卡),必須以合同/協(xié)議形式進行保修條款的約定。