會議大廈會務(wù)工作管理要求

會議大廈會務(wù)工作管理要求

會議大廈會務(wù)工作的管理要求

(一)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的服務(wù)工作;

(二)負(fù)責(zé)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各類會務(wù)的安排和服務(wù),及時向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室通報會務(wù)安排情況;

(三)負(fù)責(zé)會議登記和提前確認(rèn)工作,確保會議如期召開:

(四)負(fù)責(zé)按會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施:

(五)負(fù)責(zé)安排工作人員對會議室進(jìn)行布置,保障會議室整潔舒適;

(六)負(fù)責(zé)在會議進(jìn)行期間巡查,及時處理突發(fā)事件,確保會議順利進(jìn)行;

(七)日常會務(wù)工作

l、小型會議的會務(wù)工作

(1)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗;

(2)到崗后首先檢查燈光、空調(diào)、影視音響設(shè)備是否正常,發(fā)現(xiàn)異常及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告;

(3)仔細(xì)做好會議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個舒適整潔的會議環(huán)境;

(4)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員;

(5)參會人員進(jìn)入會場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水,并每隔15分鐘加茶水一次;

(6)服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕):

(7)會務(wù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人必須到場監(jiān)督服務(wù)員工作,巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對;

(8)會議快結(jié)束時,服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員:

(9)會議結(jié)束后,及時做好茶杯及會議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、窗等。

2、中、大型及重要會議的會務(wù)工作

(1)客戶服務(wù)部接到中、大型及重要會議通知后,作出詳盡的會務(wù)安排并及時向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室匯報;

(2)客戶服務(wù)部根據(jù)會議需要,提前一天準(zhǔn)備好橫幅并作好相關(guān)協(xié)調(diào)工作:

(3)提前一天對會議室進(jìn)行全面檢查,應(yīng)與會議主辦單位保持聯(lián)系,對座位數(shù)、名位牌、會標(biāo)等進(jìn)行核對,同時應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水、茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查,要求達(dá)標(biāo)后對會議室進(jìn)行封閉管理,不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會場(會議室);

(4)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小時到崗;

(5)仔細(xì)做好會議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個舒適整潔的會議環(huán)境;

(6)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員;

(5)參會人員進(jìn)入會場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水。并每隔15分鐘加茶水一次并牢記領(lǐng)導(dǎo)飲用茶水的習(xí)慣,以便做好個性化服務(wù);

(6)若領(lǐng)導(dǎo)有事交待,應(yīng)主動熱情地走上前去詢問,及時辦好領(lǐng)導(dǎo)交待的事情。服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕):

(7)會務(wù)部部長必須到場監(jiān)督會務(wù)t作人員的情況,巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況。以便育突發(fā)事情時及時應(yīng)對:

(8)會議快結(jié)束時.服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員;

(9)會議結(jié)束后,及時做好茶杯及會議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、宙等.

(10)安全管理部在會議期間應(yīng)加強與機(jī)關(guān)事務(wù)管理局保衛(wèi)科聯(lián)系,防止無關(guān)人員進(jìn)入會場擾亂會議,應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,保證走火通道的餐通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。