酒店財(cái)務(wù)管理工作側(cè)重點(diǎn)
酒店財(cái)務(wù)管理工作側(cè)重點(diǎn)
酒店企業(yè)以獲取最經(jīng)濟(jì)效益、獲得最大利潤為自己管理目標(biāo),酒店企業(yè)在經(jīng)營管理中要取得最好的經(jīng)濟(jì)效益,酒店財(cái)務(wù)管理起著不可缺少的重要作用。每一位管理人員,都要關(guān)心酒店財(cái)務(wù)管理工作和財(cái)務(wù)經(jīng)營狀況。酒店總經(jīng)理要親自分管,并經(jīng)常關(guān)心、研究財(cái)務(wù)經(jīng)營狀況。駐店經(jīng)理要經(jīng)常了解分析營業(yè)收入和成本控制,以及與預(yù)算執(zhí)行情況的對比;總會計(jì)師(財(cái)務(wù)總監(jiān))具體負(fù)責(zé)酒店內(nèi)的整個(gè)日常財(cái)務(wù)經(jīng)營管理工作;各部門經(jīng)理、各營業(yè)點(diǎn)的管理人員每天都要了解并分析營業(yè)情況。
一.財(cái)務(wù)總監(jiān)的主要工作任務(wù)
酒店總經(jīng)理和運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)理授權(quán)財(cái)務(wù)總監(jiān)對整個(gè)酒店的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行日常管理。總經(jīng)理對酒店的財(cái)務(wù)管理的決策,要經(jīng)常聽取財(cái)務(wù)總監(jiān)(或財(cái)務(wù)部主任)的咨詢和意見。有時(shí)要請財(cái)務(wù)總監(jiān)參與一道討論、研究、制定財(cái)務(wù)經(jīng)營政策。
財(cái)務(wù)總監(jiān)的日常工作側(cè)重點(diǎn)是:
1、組織制定并控制酒店的經(jīng)營預(yù)算。
1)財(cái)務(wù)總監(jiān)的第一大任務(wù)就是協(xié)助總經(jīng)理在制作酒店經(jīng)營預(yù)算中起著具體組織、討論、編制、協(xié)調(diào)實(shí)施的作用。制定經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃,是酒店經(jīng)營管理工作的首要任務(wù)。他是在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,經(jīng)過上下反復(fù)討論修改制定而成的。
1)預(yù)算計(jì)劃中的收入指標(biāo)和經(jīng)營指標(biāo)是酒店經(jīng)營的目標(biāo)和方向。財(cái)務(wù)總監(jiān)在具體組織、制定經(jīng)營預(yù)算的初始階段,要對酒店的資產(chǎn)、實(shí)力、短處、市場前景和經(jīng)營作出估計(jì),要對去年經(jīng)營情況和來年的通貨膨脹率有個(gè)預(yù)測和分析,目的是尋找和制定出合理可行的預(yù)算計(jì)劃。
2)酒店的經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃一經(jīng)確定,財(cái)務(wù)總監(jiān)的任務(wù)就是要協(xié)調(diào)、控制酒店及各部門、各營業(yè)點(diǎn)都認(rèn)真執(zhí)行這個(gè)預(yù)算計(jì)劃。酒店各部門的經(jīng)營管理工作,都是以酒店的經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃為中心展開的。而這個(gè)計(jì)劃完成得如何,是以經(jīng)營成果來?量的。因此,經(jīng)營預(yù)算計(jì)劃是經(jīng)營管理活動(dòng)的核心。酒店財(cái)務(wù)總監(jiān)每月都要對整個(gè)酒店和各部門執(zhí)行預(yù)算的實(shí)際情況進(jìn)行控制、分析和評估。
2.了解分析市場、制定價(jià)格政策。
經(jīng)常了解酒店的市場行情和本酒店在整個(gè)客源市場中的定位和比重,并對市場和營銷工作進(jìn)行預(yù)測分析。這是進(jìn)行經(jīng)營預(yù)算和管理的基礎(chǔ)。
酒店總經(jīng)理、運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)理和酒店財(cái)務(wù)總監(jiān)要對價(jià)格問題十分敏感。財(cái)務(wù)總監(jiān)要與市場營銷部的負(fù)責(zé)人經(jīng)過對市場的調(diào)研和其他同行酒店的價(jià)格比較,制定出本酒店的一整套價(jià)格結(jié)構(gòu)。看看客房價(jià)格、餐飲價(jià)格、各娛樂消費(fèi)點(diǎn)的價(jià)格是否具有競爭力。如果酒店的經(jīng)營成本增加了,市場又可以承受所增加成本帶來的加價(jià),就可以研究上漲價(jià)格。價(jià)格政策的制定要非常慎重,根據(jù)市場供求關(guān)來調(diào)整,酒店價(jià)格具有導(dǎo)向和杠桿的功能作用。酒店財(cái)務(wù)總監(jiān)要經(jīng)常作價(jià)格上的定位工作,使酒店的經(jīng)營價(jià)格定在一個(gè)合適的、利于競爭的、又能確保盈利的地位。
3.閱讀分析各類經(jīng)營報(bào)表,控制經(jīng)營成本。
通過閱讀各類經(jīng)營報(bào)表了解每日經(jīng)營狀況。如:
(1)每天的營業(yè)收入情況如何;
(2)酒店的每天應(yīng)付款和費(fèi)用支出情況如何,并作費(fèi)用支出的控制;
(3)當(dāng)天應(yīng)收款情況如何?？偨?jīng)理、運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)理要過問此事。財(cái)務(wù)總監(jiān)要關(guān)心信用上的有關(guān)問題,努力使應(yīng)收款如期到帳,確保酒店資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn);
(4)要分析每日營業(yè)收入(總收入、餐飲收入、客房收入和其他娛樂消費(fèi)營業(yè)點(diǎn)的收入)與成本費(fèi)用的消耗關(guān)系,天氣變化與水、電、氣等能源費(fèi)用的比例關(guān)系如何,餐飲收入與餐飲成本的控制是否得當(dāng)。如果發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象,就要預(yù)先進(jìn)行控制,幫助各有關(guān)部門分析原因,提出解決問題的思路和辦法,以避免異?，F(xiàn)象的出現(xiàn),確保酒店經(jīng)營達(dá)到預(yù)算計(jì)劃的目標(biāo)。
4.審批簽字,加強(qiáng)物資管理。
1)財(cái)務(wù)總監(jiān)協(xié)助總經(jīng)理對酒店發(fā)生的營業(yè)費(fèi)用支出情況進(jìn)行控制。大項(xiàng)費(fèi)用支出都要經(jīng)過財(cái)務(wù)審批。看這些費(fèi)用是否符合預(yù)算計(jì)劃,不在預(yù)算的費(fèi)用支出要嚴(yán)格控制和制止,預(yù)算外的特殊費(fèi)用支出有特殊的審批辦法。財(cái)務(wù)總監(jiān)要特別重視對固定資產(chǎn)購置、外匯支付使用、計(jì)劃外采購的審批和控制。
1)另一方面財(cái)務(wù)總監(jiān)要對酒店物資、進(jìn)貨、采購方面進(jìn)行控制和督導(dǎo)。要做到所購物資價(jià)廉物美,避免給酒店帶來損失和資金浪費(fèi)。同時(shí)要保證經(jīng)營生產(chǎn)所需各類物資及時(shí)保質(zhì)保量供應(yīng),以保證各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行。
5.財(cái)務(wù)方面的其他日常工作。
(1)例行參加每日晨會,了解運(yùn)轉(zhuǎn)信息和接待情況,接受總經(jīng)理和運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)理的工作指令,會后貫徹落實(shí)執(zhí)行;
(2)檢查各營業(yè)收款點(diǎn)的工作是否正常,真正做到各營業(yè)收款點(diǎn)能發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督控制作用,并使每筆收入準(zhǔn)確無誤記錄在案;
(3)關(guān)心每天財(cái)務(wù)信用情況,了解各旅行社的應(yīng)付款項(xiàng)是否如期到帳;
(4)檢查所屬各點(diǎn)工作情況是否規(guī)范,是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);
(5)處理案頭工作,與外界保持聯(lián)系和信息溝通;
(6)平時(shí)注意幫助下屬解決工作上和思想上的問題,創(chuàng)造輕松愉快的工作環(huán)境;
(7)準(zhǔn)備每個(gè)月財(cái)務(wù)分析報(bào)告,匯總整個(gè)酒店經(jīng)營情況進(jìn)行分析,寫出分析意見報(bào)總經(jīng)理和運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)理參閱和審批。
二.建立物資采購管理體系,加強(qiáng)成本費(fèi)用控制
1.把各項(xiàng)物資采購工作列入財(cái)務(wù)部管理范圍內(nèi)的好處在于:
*有利于資金的統(tǒng)一調(diào)度;
*便于采購工作的統(tǒng)一管理;
*便于酒店的費(fèi)用和成本控制。
2.方法:
1)建立健全采購管理工作制度。
*重大的物資采購必須按預(yù)算進(jìn)行,沒有預(yù)算計(jì)劃不得輕易采購。這樣可以避免重大采購上的隨意性和盲目性。
*所有物資采購均需物資采購計(jì)劃,每月由各部門制作一份采購申請報(bào)告,報(bào)有關(guān)方面審批簽字后,交采購部執(zhí)行。
*采購部門要確保各部門正常物資用品的最低庫存量,超過最低庫存量,由庫房保管員及時(shí)補(bǔ)充,而不需要部門作采購申請。
*餐飲部的采購工作量比較大,要簡易方便,但也要有利于控制。采購管理制度為每天早晨前各餐飲廚房需購點(diǎn)(西廚房要在前一天晚上下班前)提出所需的采購申請單報(bào)采購部,由采購根據(jù)酒店規(guī)定要求聯(lián)系供貨。供貨商送來所需材料,餐飲廚房各點(diǎn)驗(yàn)收數(shù)量和質(zhì)量。
*倉儲管理制度和進(jìn)貨驗(yàn)貨管理制度。
*這些制度的建立要根據(jù)各地、各酒店的實(shí)際情況來研究制定,在實(shí)踐中不斷完善,以形成酒店自己的物資采購的管理體系。
2)合理價(jià)格是物資采購管理的關(guān)鍵因素。
必須做到以下幾個(gè)方面:
a各部門報(bào)來的采購申請單對所需的物資要標(biāo)明價(jià)格、廠家、地址、尺寸和價(jià)格質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。
b在準(zhǔn)備進(jìn)貨的時(shí)候,堅(jiān)持貨比三家的原則,從
中進(jìn)行分析研究,這樣可以減少盲目性和隨意性。
c餐飲日常采購的原材料的價(jià)格確定,要按照酒店制定的采購定價(jià)辦理。以下程序和做法可供參考:
d每段時(shí)間(半個(gè)月或一個(gè)月)由三到六家蔬菜、水果、肉類、海鮮供貨商報(bào)價(jià)。程序如下:
*供貨間將報(bào)價(jià)單寄到成本控制室主任,由他拆封,并與采購部經(jīng)理討論選定供貨商,確定價(jià)格;
*采購部根據(jù)商定的價(jià)格和確定的供貨商,每天給他們打電話,要求采購訂貨。這是有效控制餐飲日常原材料采購供應(yīng)價(jià)格的好方法。
*加強(qiáng)成本費(fèi)用的控制。
內(nèi)容有:
a)總收入與總成本的對比分析;
b)能源消耗的節(jié)約與控制;
c)餐飲成本是否控制在規(guī)定的比例上;
d)各項(xiàng)費(fèi)用開支是否有預(yù)算,是否必要;
e)所購物資、物品是否因過多而積壓倉庫,導(dǎo)致資金積壓;
f)各部門的營收和物品消耗是否在確定的標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi);
g)應(yīng)收款是否及時(shí)到帳;
h)更新改造的項(xiàng)目是否急需和有必要;
i)酒店的行政開支費(fèi)用是否得當(dāng);
j)酒店管理中還有哪些可以節(jié)省的方法等等,都是成本費(fèi)用控制的內(nèi)容。
三.財(cái)務(wù)管理與其他方面的關(guān)系
1、合理有效的資金運(yùn)作。
1)為了確保供貨質(zhì)量和酒店資金有效運(yùn)轉(zhuǎn),對鮮活產(chǎn)品一般可以每月付款一次。
2)財(cái)務(wù)部對內(nèi)部各部門和員工所發(fā)生的費(fèi)用報(bào)銷,可以采取每月一次或兩次的報(bào)銷方法。這樣既可以使財(cái)務(wù)工作人員有更多時(shí)間和精力去做財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)控制,又可以使酒店資金得到充分利用。
3)要使酒店資金不斷增值,酒店總經(jīng)理、分管多種經(jīng)營和投資開發(fā)的副總經(jīng)理要與財(cái)務(wù)總監(jiān)一道商量,將有限的資金投向最有效的地方,開拓經(jīng)營。
2、市場和財(cái)務(wù)經(jīng)營分析會議。
1)財(cái)務(wù)總監(jiān)(財(cái)務(wù)部主任)每月要向總經(jīng)理、運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)理和各部門負(fù)責(zé)人報(bào)告分析上月財(cái)務(wù)經(jīng)營狀況,并與市場和營銷情況的分析一道進(jìn)行。每月財(cái)務(wù)情況分析會既研究分析市場格局的變化對酒店當(dāng)月的影響,又要分析當(dāng)月酒店各部門在經(jīng)營過程中影響經(jīng)營所存在的問題,指出沒有完成或超額完成當(dāng)月經(jīng)營預(yù)算的原因,對所存在的問題提出改進(jìn)的對策和意見。
2)財(cái)務(wù)經(jīng)營情況的每月分析會議的目的:
*向各部門分析全店實(shí)際經(jīng)營狀況與預(yù)算的比較,
*分析研究,明確下個(gè)月財(cái)務(wù)經(jīng)營管理應(yīng)注意的問題,使酒店的財(cái)務(wù)管理卓有成效,使酒店的經(jīng)營取得成功。
3、及時(shí)掌握信息。
財(cái)務(wù)管理工作要及時(shí)掌握有關(guān)信息,以此來指導(dǎo)財(cái)務(wù)工作。比如對旅游市場有關(guān)信息的了解;對同行酒店價(jià)格上政策的研究;對市場上與酒店關(guān)聯(lián)的一些價(jià)格了解;還有市場上物資供應(yīng)價(jià)格變動(dòng)情況等。此外,參加一些行業(yè)的聯(lián)系會議或行業(yè)協(xié)會,以此來獲得信息,共同研討酒店財(cái)務(wù)管理上的一些問題。
4、讓酒店各級管理人員都關(guān)心財(cái)務(wù)。
