記錄和記錄管理控制工作程序
1 目的
本程序用于標識、保存和處置職業(yè)健康安全記錄,為職業(yè)健康安全管理體系的有效運行提供真實的證據(jù)和信息。
2 范圍
適用于本礦與職業(yè)健康安全管理體系相關記錄和管理。
3 職責
3.1企管科是職業(yè)健康安全記錄的主管部門,負責記錄的管理和監(jiān)督檢查。
3.2各單位負責本單位記錄的填寫、收集、保管、標識和管理。
4 工作流程
4.1記錄表格的設計與要求
4.1.1記錄表格的內(nèi)容應與職業(yè)健康安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致,接口清楚。
4.1.2記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設計整理。必要時,在某些較復雜的記錄表格中要有填寫說明。
4.13記錄表格由記錄產(chǎn)生部門負責人審批,多部門使用的由業(yè)務歸口負責人審批。
4.1.4記錄表格編號按《職業(yè)健康安全管理體系文件編號規(guī)則》執(zhí)行。
4.2記錄的填寫、收集、整理
4.2.1記錄必須用鋼筆填寫,做到內(nèi)容真實、準確、完整、清晰,填寫及時。表格中的所有項目必須按規(guī)定填寫。
4.2.2職業(yè)健康安全管理體系運行過程中形成的記錄,由記錄產(chǎn)生部門指定人員收集、整理。
4.2.3記錄一般為文字記錄形式,也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。
4.3記錄的貯存和保管
4.3.1記錄由產(chǎn)生部門保存,填寫人記錄完畢定期交付保存者。
4.3.2記錄保存者確保收集記錄的連續(xù)性,不得缺損和丟失。
4.4記錄的查閱
外來人員查閱記錄,須經(jīng)管理者審批后方可進行。
4.5記錄差錯的修正和空格的要求
4.5.1當記錄存在筆誤和計算差錯時,只允許劃改(在差錯處劃一道橫線),并在修正處加蓋修改人員印章或簽名。
4.5.2當有空格時,應在空白處劃一道斜線“ / ”表示此處無內(nèi)容。
4.6表格的修改,
4.6.1當表格不能滿足要求時,記錄產(chǎn)生部門應重新設計表格,并執(zhí)行4.1條款。
4.6.2新表格到位后,表格發(fā)放部門應將作廢的表格收回處理。
4.6.3每月5日前表格發(fā)放部門將新增表格和作廢表格清單上報企管科。
4.7記錄的處理
記錄超過保存期,由保管部門列出清單,填寫《記錄處理申請單》,由企管科批準后,處理如下:
4.7.1需留著參考的,在記錄的首頁上加蓋“作廢”印章,分開保存。
4.7.2其余記錄由保管部門銷毀,企管科監(jiān)督執(zhí)行。
