第1篇 營(yíng)銷工作管理規(guī)定范例
營(yíng)銷工作管理規(guī)定
為了進(jìn)一步強(qiáng)化銷售分公司的各項(xiàng)管理工作,細(xì)化、落實(shí)各項(xiàng)管理工作程序,不斷提高管理水平,從而更好地適應(yīng)公司和市場(chǎng)的需要,銷售分公司要在公司已經(jīng)制定的各項(xiàng)管理規(guī)定和分配、考核等政策的基礎(chǔ)上,制定切實(shí)可行的營(yíng)銷工作管理細(xì)則。
一、 銷售分公司下設(shè)各部門的分工和責(zé)任
銷售分公司下設(shè)部門:
業(yè)務(wù)部、外貿(mào)部、綜合管理部、內(nèi)蒙包頭辦事處、山東淄博辦事處、技術(shù)開發(fā)科。
各部門職責(zé):
1、業(yè)務(wù)部:負(fù)責(zé)承攬國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)、并與用戶溝通協(xié)調(diào)售后服務(wù)工作;
2、外貿(mào)部:負(fù)責(zé)承攬外貿(mào)業(yè)務(wù)、并與用戶溝通協(xié)調(diào)售后服務(wù)工作;
3、綜合管理部:負(fù)責(zé)銷售分公司日常管理工作,并定期向公司有關(guān) 部門報(bào)送數(shù)據(jù)、表格,負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品的發(fā)貨、運(yùn)輸工作;
4、內(nèi)蒙包頭辦事處:在內(nèi)蒙境內(nèi)及周邊地區(qū)開展業(yè)務(wù)、承攬訂貨,并做好本地區(qū)用戶的售后服務(wù)工作;
5、山東淄博辦事處:在山東及周邊地區(qū)開展業(yè)務(wù)、承攬訂貨,并做好本地區(qū)用戶的售后服務(wù)工作;
6、技術(shù)開發(fā)科:負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品開發(fā)、改進(jìn)等設(shè)計(jì)工作,負(fù)責(zé)外來項(xiàng)目圖紙轉(zhuǎn)化,配合營(yíng)銷、生產(chǎn)做好技術(shù)服務(wù)工作。
二、 用戶信息的管理規(guī)定
1、綜合管理部為用戶信息的歸口管理部門;
2、各部門每名業(yè)務(wù)員要積極主動(dòng)地收集相關(guān)信息,并及時(shí)報(bào)本部門經(jīng)理經(jīng)部門經(jīng)理每月報(bào)綜合管理部登記備案,綜合管理部對(duì)各部門收集的信息量進(jìn)行考核。銷售分公司業(yè)務(wù)部、外貿(mào)部、山東淄博辦事處、內(nèi)蒙包頭辦事處于每月30日前將本月用戶信息報(bào)到綜合管理部,具體指標(biāo)為:.....
對(duì)當(dāng)月未完成客戶信息調(diào)查的業(yè)務(wù)員或?qū)嵙?xí)業(yè)務(wù)員提出警告,連續(xù)三個(gè)月未完成指標(biāo)的業(yè)務(wù)員給予停發(fā)提成獎(jiǎng)或效益獎(jiǎng)。
3、綜合管理部對(duì)各部門提供的信息,建立信息登記檔案。綜合管理部針對(duì)不同信息分地區(qū)、設(shè)備種類等,落實(shí)到相應(yīng)部門進(jìn)行跟蹤,各部門要對(duì)所掌握的信息,按項(xiàng)目落實(shí)到具體業(yè)務(wù)人員進(jìn)行跟蹤;
4、各部門要將本部信息及時(shí)上報(bào),對(duì)未通報(bào)者給予一定處罰,造成嚴(yán)重后果的給予嚴(yán)肅處理。信息與公司的經(jīng)濟(jì)效益直接相關(guān),任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)將信息擴(kuò)散、傳播給其它部門、單位或個(gè)人,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將責(zé)任人清除出銷售隊(duì)伍;
5、綜合管理部每月將產(chǎn)品的定貨信息情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。
6、銷售分公司各部門經(jīng)理可直接查閱用戶信息檔案,其它人員查閱要經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
三、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理制度
1、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指在營(yíng)銷工作中指定的對(duì)某項(xiàng)工作(如信息收集、跟蹤處理、設(shè)備產(chǎn)品的談判、簽訂合同的某些環(huán)節(jié)、售后服務(wù)的某些環(huán)節(jié)等)擁有權(quán)力和責(zé)任的人員,全面負(fù)責(zé)(指定的)所管項(xiàng)目的整個(gè)工作,是該項(xiàng)目的重要責(zé)任人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由部門經(jīng)理安排指定,重大項(xiàng)目由銷售分公司經(jīng)理指定。
2、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r,積極主動(dòng)與用戶及公司內(nèi)有關(guān)部門進(jìn)行資料、數(shù)據(jù)、文件等相關(guān)信息交流和溝通,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定編制項(xiàng)目周期和計(jì)劃表,根據(jù)周期和計(jì)劃表進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施和跟蹤;
3、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按iso9000質(zhì)量管理體系規(guī)定的程序,組織合同評(píng)審,并對(duì)合同文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充工作,對(duì)給顧客提供的產(chǎn)品實(shí)行監(jiān)控;
4、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織合作方的技術(shù)、商務(wù)談判,負(fù)責(zé)按雙方達(dá)成的各項(xiàng)協(xié)議規(guī)定簽訂合同;
5、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在合同生效后,主動(dòng)代表用戶監(jiān)督合同的執(zhí)行情況,了解掌握合同的執(zhí)行狀態(tài),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)、溝通和督促有關(guān)部門嚴(yán)格執(zhí)行合同;
6、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)用戶來函、來電的回復(fù)工作,負(fù)責(zé)用戶的來人、來訪接待工作,積極主動(dòng)去解決用戶在合同執(zhí)行過程中提出的有關(guān)要求及為用戶提供的資料、產(chǎn)品的催交、協(xié)調(diào)、管理工作;
7、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)完成按合同中規(guī)定的預(yù)付款、進(jìn)度款、貨款、質(zhì)保金等催收工作,并按銷售分公司計(jì)劃要求,完成好回款任務(wù);
8、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)產(chǎn)品在安裝、調(diào)試過程中發(fā)現(xiàn)的問題,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)有關(guān)部門及時(shí)有效解決,對(duì)難點(diǎn)問題應(yīng)積極主動(dòng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),促進(jìn)該項(xiàng)目全面順利完成;
9、 對(duì)重大項(xiàng)目成立項(xiàng)目小組,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出小組人員組成,由公司總經(jīng)理任命項(xiàng)目組組長(zhǎng)。
四、 工作聯(lián)系單傳遞過程管理制度
1、 銷售分公司與其它部門的業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)實(shí)行工作聯(lián)系單制度;
2、 合同簽訂前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作(技術(shù)資料數(shù)據(jù)、生產(chǎn)周期、進(jìn)度、采購(gòu)價(jià)格等)需同有關(guān)部門協(xié)調(diào)的,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門經(jīng)理組織傳遞;
3、 合同執(zhí)行過程中根據(jù)用戶要求,需同有關(guān)部門協(xié)調(diào)(如技術(shù)資料、數(shù)據(jù)修改、補(bǔ)充合同等事宜)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或合同管理員負(fù)責(zé)組織傳遞;
4、 在售后服務(wù)中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目所在部門對(duì)用戶在開箱點(diǎn)件、安裝調(diào)試等過程中發(fā)生的問題,負(fù)責(zé)組織傳遞與有關(guān)部門協(xié)調(diào)解決;
5、 對(duì)用戶提出的生產(chǎn)進(jìn)度、配套情況、交貨時(shí)間、產(chǎn)成品交付形式、產(chǎn)品發(fā)運(yùn)等事宜由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織傳遞工作聯(lián)系單,至綜合管理部合同管理員;
6、 合同執(zhí)行部門經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與公司以外的其它單位傳遞工作聯(lián)系單,并將聯(lián)系單送到合同管理員處備案;
7、 填寫聯(lián)系單要規(guī)范,填準(zhǔn)填全所要求的內(nèi)容,需要回執(zhí)簽字、存檔的應(yīng)做好合簽以備存查,全部工作聯(lián)系單應(yīng)裝入產(chǎn)品合同檔案,不得私自保存。
8、 各部門聯(lián)系單由各部門統(tǒng)一編號(hào)登記,聯(lián)系單臺(tái)帳編號(hào)如下:業(yè)務(wù)部hay05***;外貿(mào)部haw05***;綜合管理部hag05***;山東辦事處has05***;包頭辦事處hab05***(聯(lián)系單及臺(tái)帳格式附后)
五、 日常綜合管理規(guī)定
1、 綜合管理部負(fù)責(zé)綜合統(tǒng)計(jì),有關(guān)信息的管理,為公司領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù);
2、 客人、用戶的招待管理制度;
(1)顧客來訪前,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門要將顧客來訪的目的、日程、人員、職務(wù)等情況,做出詳細(xì)接待計(jì)劃報(bào)綜合管理部。
(2)綜合管理部在接到報(bào)告后,按計(jì)劃安排落實(shí)好(我方接待人員、會(huì)談地點(diǎn)、用車情況、就餐地點(diǎn)、禮品標(biāo)準(zhǔn)、日程安排等),協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好接待工作。
(3)客人因生產(chǎn)進(jìn)度、交貨等原因來公司,應(yīng)幫助安排食宿。
(4)客人來公司后需參觀景點(diǎn)的,按業(yè)務(wù)部門提出的接待計(jì)劃,管理部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。
(5)綜合管理部每次接待完畢應(yīng)做接待小結(jié),登記存檔。
3、 禮品贈(zèng)送的管理規(guī)定;
(1)贈(zèng)送禮品由部門經(jīng)理將受贈(zèng)的單位、人員、禮品價(jià)格等情況向銷售分公司經(jīng)理事先匯報(bào),待批準(zhǔn)后方可安排進(jìn)行。在沈陽時(shí)報(bào)到綜合管理部,由綜合管理部統(tǒng)一安排。
(2)業(yè)務(wù)員在外地贈(zèng)送禮品,必須事先請(qǐng)示,經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行,否則由當(dāng)事人負(fù)責(zé)一切費(fèi)用。
(3)購(gòu)買禮品的當(dāng)事人要留有效票據(jù)。各部要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的禮品單,比質(zhì)比價(jià)采購(gòu),杜絕假貨現(xiàn)象。
4、 支付代理費(fèi)、中間費(fèi)的管理規(guī)定;
(1)選型費(fèi)、代理費(fèi)、答謝費(fèi)、傭金等的洽談與支付,必須事先向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,待批準(zhǔn)后方可實(shí)施,且上述的協(xié)議必須由主管經(jīng)理簽訂方有效。
(2)選型費(fèi)、代理費(fèi)、答謝費(fèi)、傭金等協(xié)議簽訂后,必須報(bào)綜合管理部一份登記備案,各項(xiàng)費(fèi)用支付前需到綜合管理部呈公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后方可支付。
(3)為確保雙方合作不斷加深,中間費(fèi)的確定和支付透明度一定要控制在一定范圍內(nèi),避免造成不良影響。
5、 貴重物品的管理;
(1)對(duì)2000元以上的設(shè)備(含計(jì)算機(jī)、照相器材等),要建帳登記。
(2)要設(shè)專人管理公司貴重物品,搞好防范,防止被盜。
(3)重要設(shè)備只能用在工作上,不得從事工作以外的私人活動(dòng)。
(4)物品發(fā)生損壞,要馬上報(bào)到綜合管理部進(jìn)行維修,不得影響工作。
6、 日常工作紀(jì)律、行為規(guī)范的管理(參見公司有關(guān)管理規(guī)定);
7、 用餐制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定(參見公司有關(guān)管理規(guī)定)
六、 產(chǎn)品的發(fā)貨運(yùn)輸程序
1、 產(chǎn)品產(chǎn)成前由該產(chǎn)品的簽訂部門與用戶確定發(fā)運(yùn)形式、到貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、運(yùn)輸路線及能力等,以工作聯(lián)系單的形式通知綜合管理部;
2、 綜合管理部負(fù)責(zé)組織發(fā)運(yùn)。綜合管理部依據(jù)制造部生產(chǎn)科的《完工通知單》及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或用戶溝通,確定發(fā)貨日期。依據(jù)產(chǎn)品的箱數(shù)、重量等因素,通過比質(zhì)比價(jià)方式確定運(yùn)輸價(jià)格。用戶自負(fù)運(yùn)費(fèi)的應(yīng)協(xié)助辦理有關(guān)事宜;
3、 綜合管理部負(fù)責(zé)辦理產(chǎn)品出門手續(xù),并通知制造部按運(yùn)輸及用戶要求安排裝車。
第2篇 營(yíng)銷工作管理規(guī)定辦法
為了進(jìn)一步強(qiáng)化銷售分公司的各項(xiàng)管理工作,細(xì)化、落實(shí)各項(xiàng)管理工作程序,不斷提高管理水平,從而更好地適應(yīng)公司和市場(chǎng)的需要,銷售分公司要在公司已經(jīng)制定的各項(xiàng)管理規(guī)定和分配、考核等政策的基礎(chǔ)上,制定切實(shí)可行的營(yíng)銷工作管理細(xì)則。
一、 銷售分公司下設(shè)各部門的分工和責(zé)任
銷售分公司下設(shè)部門:
業(yè)務(wù)部、外貿(mào)部、綜合管理部、內(nèi)蒙包頭辦事處、山東淄博辦事處、技術(shù)開發(fā)科。
各部門職責(zé):
1、業(yè)務(wù)部:負(fù)責(zé)承攬國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)、并與用戶溝通協(xié)調(diào)售后服務(wù)工作;
2、外貿(mào)部:負(fù)責(zé)承攬外貿(mào)業(yè)務(wù)、并與用戶溝通協(xié)調(diào)售后服務(wù)工作;
3、綜合管理部:負(fù)責(zé)銷售分公司日常管理工作,并定期向公司有關(guān) 部門報(bào)送數(shù)據(jù)、表格,負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品的發(fā)貨、運(yùn)輸工作;
4、內(nèi)蒙包頭辦事處:在內(nèi)蒙境內(nèi)及周邊地區(qū)開展業(yè)務(wù)、承攬訂貨,并做好本地區(qū)用戶的售后服務(wù)工作;
5、山東淄博辦事處:在山東及周邊地區(qū)開展業(yè)務(wù)、承攬訂貨,并做好本地區(qū)用戶的售后服務(wù)工作;
6、技術(shù)開發(fā)科:負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品開發(fā)、改進(jìn)等設(shè)計(jì)工作,負(fù)責(zé)外來項(xiàng)目圖紙轉(zhuǎn)化,配合營(yíng)銷、生產(chǎn)做好技術(shù)服務(wù)工作。
二、 用戶信息的管理規(guī)定
1、綜合管理部為用戶信息的歸口管理部門;
2、各部門每名業(yè)務(wù)員要積極主動(dòng)地收集相關(guān)信息,并及時(shí)報(bào)本部門經(jīng)理經(jīng)部門經(jīng)理每月報(bào)綜合管理部登記備案,綜合管理部對(duì)各部門收集的信息量進(jìn)行考核。銷售分公司業(yè)務(wù)部、外貿(mào)部、山東淄博辦事處、內(nèi)蒙包頭辦事處于每月30日前將本月用戶信息報(bào)到綜合管理部,具體指標(biāo)為:.....
對(duì)當(dāng)月未完成客戶信息調(diào)查的業(yè)務(wù)員或?qū)嵙?xí)業(yè)務(wù)員提出警告,連續(xù)三個(gè)月未完成指標(biāo)的業(yè)務(wù)員給予停發(fā)提成獎(jiǎng)或效益獎(jiǎng)。
3、綜合管理部對(duì)各部門提供的信息,建立信息登記檔案。綜合管理部針對(duì)不同信息分地區(qū)、設(shè)備種類等,落實(shí)到相應(yīng)部門進(jìn)行跟蹤,各部門要對(duì)所掌握的信息,按項(xiàng)目落實(shí)到具體業(yè)務(wù)人員進(jìn)行跟蹤;
4、各部門要將本部信息及時(shí)上報(bào),對(duì)未通報(bào)者給予一定處罰,造成嚴(yán)重后果的給予嚴(yán)肅處理。信息與公司的經(jīng)濟(jì)效益直接相關(guān),任何人未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)將信息擴(kuò)散、傳播給其它部門、單位或個(gè)人,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將責(zé)任人清除出銷售隊(duì)伍;
5、綜合管理部每月將產(chǎn)品的定貨信息情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。
6、銷售分公司各部門經(jīng)理可直接查閱用戶信息檔案,其它人員查閱要經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
三、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理制度
1、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指在營(yíng)銷工作中指定的對(duì)某項(xiàng)工作(如信息收集、跟蹤處理、設(shè)備產(chǎn)品的談判、簽訂合同的某些環(huán)節(jié)、售后服務(wù)的某些環(huán)節(jié)等)擁有權(quán)力和責(zé)任的人員,全面負(fù)責(zé)(指定的)所管項(xiàng)目的整個(gè)工作,是該項(xiàng)目的重要責(zé)任人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由部門經(jīng)理安排指定,重大項(xiàng)目由銷售分公司經(jīng)理指定。
2、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r,積極主動(dòng)與用戶及公司內(nèi)有關(guān)部門進(jìn)行資料、數(shù)據(jù)、文件等相關(guān)信息交流和溝通,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定編制項(xiàng)目周期和計(jì)劃表,根據(jù)周期和計(jì)劃表進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施和跟蹤;
3、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按iso9000質(zhì)量管理體系規(guī)定的程序,組織合同評(píng)審,并對(duì)合同文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充工作,對(duì)給顧客提供的產(chǎn)品實(shí)行監(jiān)控;
4、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織合作方的技術(shù)、商務(wù)談判,負(fù)責(zé)按雙方達(dá)成的各項(xiàng)協(xié)議規(guī)定簽訂合同;
5、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在合同生效后,主動(dòng)代表用戶監(jiān)督合同的執(zhí)行情況,了解掌握合同的執(zhí)行狀態(tài),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)、溝通和督促有關(guān)部門嚴(yán)格執(zhí)行合同;
6、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)用戶來函、來電的回復(fù)工作,負(fù)責(zé)用戶的來人、來訪接待工作,積極主動(dòng)去解決用戶在合同執(zhí)行過程中提出的有關(guān)要求及為用戶提供的資料、產(chǎn)品的催交、協(xié)調(diào)、管理工作;
7、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)完成按合同中規(guī)定的預(yù)付款、進(jìn)度款、貨款、質(zhì)保金等催收工作,并按銷售分公司計(jì)劃要求,完成好回款任務(wù);
8、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)產(chǎn)品在安裝、調(diào)試過程中發(fā)現(xiàn)的問題,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)有關(guān)部門及時(shí)有效解決,對(duì)難點(diǎn)問題應(yīng)積極主動(dòng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),促進(jìn)該項(xiàng)目全面順利完成;
9、 對(duì)重大項(xiàng)目成立項(xiàng)目小組,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出小組人員組成,由公司總經(jīng)理任命項(xiàng)目組組長(zhǎng)。
四、 工作聯(lián)系單傳遞過程管理制度
1、 銷售分公司與其它部門的業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)實(shí)行工作聯(lián)系單制度;
2、 合同簽訂前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作(技術(shù)資料數(shù)據(jù)、生產(chǎn)周期、進(jìn)度、采購(gòu)價(jià)格等)需同有關(guān)部門協(xié)調(diào)的,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門經(jīng)理組織傳遞;
3、 合同執(zhí)行過程中根據(jù)用戶要求,需同有關(guān)部門協(xié)調(diào)(如技術(shù)資料、數(shù)據(jù)修改、補(bǔ)充合同等事宜)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或合同管理員負(fù)責(zé)組織傳遞;
4、 在售后服務(wù)中項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目所在部門對(duì)用戶在開箱點(diǎn)件、安裝調(diào)試等過程中發(fā)生的問題,負(fù)責(zé)組織傳遞與有關(guān)部門協(xié)調(diào)解決;
5、 對(duì)用戶提出的生產(chǎn)進(jìn)度、配套情況、交貨時(shí)間、產(chǎn)成品交付形式、產(chǎn)品發(fā)運(yùn)等事宜由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織傳遞工作聯(lián)系單,至綜合管理部合同管理員;
6、 合同執(zhí)行部門經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與公司以外的其它單位傳遞工作聯(lián)系單,并將聯(lián)系單送到合同管理員處備案;
7、 填寫聯(lián)系單要規(guī)范,填準(zhǔn)填全所要求的內(nèi)容,需要回執(zhí)簽字、存檔的應(yīng)做好合簽以備存查,全部工作聯(lián)系單應(yīng)裝入產(chǎn)品合同檔案,不得私自保存。
8、 各部門聯(lián)系單由各部門統(tǒng)一編號(hào)登記,聯(lián)系單臺(tái)帳編號(hào)如下:業(yè)務(wù)部hay05***;外貿(mào)部haw05***;綜合管理部hag05***;山東辦事處has05***;包頭辦事處hab05***(聯(lián)系單及臺(tái)帳格式附后)
五、 日常綜合管理規(guī)定
1、 綜合管理部負(fù)責(zé)綜合統(tǒng)計(jì),有關(guān)信息的管理,為公司領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù);
2、 客人、用戶的招待管理制度;
(1)顧客來訪前,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門要將顧客來訪的目的、日程、人員、職務(wù)等情況,做出詳細(xì)接待計(jì)劃報(bào)綜合管理部。
(2)綜合管理部在接到報(bào)告后,按計(jì)劃安排落實(shí)好(我方接待人員、會(huì)談地點(diǎn)、用車情況、就餐地點(diǎn)、禮品標(biāo)準(zhǔn)、日程安排等),協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好接待工作。
(3)客人因生產(chǎn)進(jìn)度、交貨等原因來公司,應(yīng)幫助安排食宿。
(4)客人來公司后需參觀景點(diǎn)的,按業(yè)務(wù)部門提出的接待計(jì)劃,管理部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。
(5)綜合管理部每次接待完畢應(yīng)做接待小結(jié),登記存檔。
3、 禮品贈(zèng)送的管理規(guī)定;
(1)贈(zèng)送禮品由部門經(jīng)理將受贈(zèng)的單位、人員、禮品價(jià)格等情況向銷售分公司經(jīng)理事先匯報(bào),待批準(zhǔn)后方可安排進(jìn)行。在沈陽時(shí)報(bào)到綜合管理部,由綜合管理部統(tǒng)一安排。
(2)業(yè)務(wù)員在外地贈(zèng)送禮品,必須事先請(qǐng)示,經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行,否則由當(dāng)事人負(fù)責(zé)一切費(fèi)用。
(3)購(gòu)買禮品的當(dāng)事人要留有效票據(jù)。各部要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的禮品單,比質(zhì)比價(jià)采購(gòu),杜絕假貨現(xiàn)象。
4、 支付代理費(fèi)、中間費(fèi)的管理規(guī)定;
(1)選型費(fèi)、代理費(fèi)、答謝費(fèi)、傭金等的洽談與支付,必須事先向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,待批準(zhǔn)后方可實(shí)施,且上述的協(xié)議必須由主管經(jīng)理簽訂方有效。
(2)選型費(fèi)、代理費(fèi)、答謝費(fèi)、傭金等協(xié)議簽訂后,必須報(bào)綜合管理部一份登記備案,各項(xiàng)費(fèi)用支付前需到綜合管理部呈公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后方可支付。
(3)為確保雙方合作不斷加深,中間費(fèi)的確定和支付透明度一定要控制在一定范圍內(nèi),避免造成不良影響。
5、 貴重物品的管理;
(1)對(duì)2000元以上的設(shè)備(含計(jì)算機(jī)、照相器材等),要建帳登記。
(2)要設(shè)專人管理公司貴重物品,搞好防范,防止被盜。
(3)重要設(shè)備只能用在工作上,不得從事工作以外的私人活動(dòng)。
(4)物品發(fā)生損壞,要馬上報(bào)到綜合管理部進(jìn)行維修,不得影響工作。
6、 日常工作紀(jì)律、行為規(guī)范的管理(參見公司有關(guān)管理規(guī)定);
7、 用餐制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定(參見公司有關(guān)管理規(guī)定)
六、 產(chǎn)品的發(fā)貨運(yùn)輸程序
1、 產(chǎn)品產(chǎn)成前由該產(chǎn)品的簽訂部門與用戶確定發(fā)運(yùn)形式、到貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、運(yùn)輸路線及能力等,以工作聯(lián)系單的形式通知綜合管理部;
2、 綜合管理部負(fù)責(zé)組織發(fā)運(yùn)。綜合管理部依據(jù)制造部生產(chǎn)科的《完工通知單》及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或用戶溝通,確定發(fā)貨日期。依據(jù)產(chǎn)品的箱數(shù)、重量等因素,通過比質(zhì)比價(jià)方式確定運(yùn)輸價(jià)格。用戶自負(fù)運(yùn)費(fèi)的應(yīng)協(xié)助辦理有關(guān)事宜;
3、 綜合管理部負(fù)責(zé)辦理產(chǎn)品出門手續(xù),并通知制造部按運(yùn)輸及用戶要求安排裝車。
